Приложение N 8

Приложение N 8
к постановлению Правительства
Новосибирской области
от 7 августа 2018 г. N 341-п

"Приложение N 9
к Регламенту проектной деятельности областных
исполнительных органов государственной власти
Новосибирской области, государственных
органов Новосибирской области

Ход процесса завершения проекта

N п/п	Название действия	Ответственный	Предшествующее событие	Входящий документ	Описание	Продолжительность, рабочие дни	Результат
1	Передача результатов проекта ключевым пользователям	Руководитель проекта (далее - РП)	Обновлен статус проекта в реестре проектов после получения последнего результата в проекте	Документы, подтверждающие получение результатов проекта	РП организует передачу результатов проекта ключевым пользователям в соответствии с рабочим планом стадии "Завершение". При необходимости проводятся мероприятия по информированию общественности о результатах проекта. Далее переход к действию N 2 и действию N 3	5	Протокол передачи результатов проекта
2	Осуществление необходимых процедур по закрытию контрактов	РП	Результаты проекта переданы ключевым пользователям	Государственный(ые) контракт(ы); акты приемки промежуточных этапов	Если в проекте задействованы подрядчики, РП оказывает помощь при коммуникациях подрядчиков с ГКУ НСО "Управление контрактной системы" по закрытию контракта. Далее переход к действию N 3	30	Закрытый(ые) госконтракт(ы)
3	Проведение совещания по выявлению извлеченных уроков по проекту	РП	Результаты проекта переданы ключевым пользователям	Реестр рисков проекта; журнал контроля поручений; отчеты для Проектного комитета; запросы на изменение; отчет об извлеченных уроках реализации проекта	РП организует совещание рабочих органов проекта по выявлению извлеченных уроков: непредвиденных негативных ситуаций, случившихся в проекте, которых в будущем нужно избегать, и позитивных ситуаций, которые можно использовать в будущих проектах. Далее переход к действию N 4	1	Отчет об извлеченных уроках реализации проекта
4	Подготовка итогового отчета реализации проекта	РП	Отчет об извлеченных уроках реализации проекта сформирован	Сводный план проекта; отчет об извлеченных уроках реализации проекта; рабочий план проекта; журнал контроля поручений; отчеты для Проектного комитета; запросы на изменение; шаблон итогового отчета реализации проекта	РП формирует итоговый отчет реализации проекта и направляет на согласование в Проектный офис. Далее переход к действию N 5 (для отраслевых проектов) или к действию N 8 (для приоритетных проектов)	3	Итоговый отчет реализации проекта
5	Рассмотрение итогового отчета реализации проекта	Отраслевой Проектный офис (далее - ОПО)	Итоговый отчет реализации проекта подготовлен	Итоговый отчет реализации проекта	ОПО оценивает соответствие итогового отчета реализации проекта методологии проектного управления и информирует РП о статусе рассмотрения отчета. Если итоговый отчет реализации проекта соответствует методологии, далее переход к действию N 11. Если итоговый отчет реализации проекта не соответствует методологии, далее переход к действию N 6	3	Электронное письмо
6	Направление итогового отчета реализации проекта на доработку	ОПО	Итоговый отчет реализации проекта не соответствует методологии проектного управления	Итоговый отчет реализации проекта	ОПО направляет перечень замечаний к итоговому отчету реализации проекта РП для доработки. Далее переход к действию N 7	1	Электронное письмо с замечаниями ОПО
7	Доработка итогового отчета реализации проекта	РП	Получены замечания к итоговому отчету реализации проекта от ОПО	Электронное письмо с замечаниями ОПО	РП дорабатывает итоговый отчет реализации проекта с учетом замечаний, полученных от ОПО, и направляет отчет на повторное рассмотрение. Далее переход к действию N 5	3	Итоговый отчет реализации проекта с учетом замечаний ОПО
8	Рассмотрение итогового отчета реализации проекта	Региональный Проектный офис (далее - РПО)	Итоговый отчет реализации проекта подготовлен	Итоговый отчет реализации проекта	РПО оценивает соответствие итогового отчета реализации проекта методологии проектного управления и информирует РП о статусе рассмотрения отчета. Если итоговый отчет реализации проекта соответствует методологии, далее переход к действию N 11. Если итоговый отчет реализации проекта не соответствует методологии, далее переход к действию N 9	3	Электронное письмо
9	Направление итогового отчета реализации проекта на доработку	РПО	Итоговый отчет реализации проекта не соответствует методологии проектного управления	Итоговый отчет реализации проекта	РПО направляет перечень замечаний к итоговому отчету реализации проекта РП для доработки. Далее переход к действию N 10	1	Электронное письмо с замечаниями РПО
10	Доработка итогового отчета реализации проекта	РП	Получены замечания к итоговому отчету реализации проекта от РПО	Электронное письмо с замечаниями РПО	РП дорабатывает итоговый отчет реализации проекта с учетом замечаний, полученных от РПО, и направляет отчет на повторное рассмотрение. Далее переход к действию N 8	3	Итоговый отчет реализации проекта с учетом замечаний РПО
11	Согласование итогового отчета реализации проекта	РП	Итоговый отчет реализации проекта согласован Проектным офисом	Итоговый отчет реализации проекта	РП согласовывает итоговый отчет с Заказчиком проекта и Куратором проекта. Далее переход к действию N 12 (для приоритетных проектов) или к действию N 14 (для отраслевых проектов)	3	Лист согласования
12	Подготовка заседания регионального Проектного комитета (далее - РПК)	РПО	Итоговый отчет реализации проекта согласован	Итоговый отчет реализации проекта; лист согласования	РПО формирует повестку заседания РПК, информирует членов РПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании РПК. Далее переход к действию N 13	5	Повестка заседания РПК
13	Принятие решения о завершении проекта	РПК	Сформирована повестка заседания РПК	Повестка заседания РПК; итоговый отчет реализации проекта	РПК рассматривает итоговый отчет реализации проекта и принимает решение о завершении проекта. РПК вправе отправить итоговый отчет реализации проекта на доработку и отклонить предложение о завершении проекта. Далее переход к действию N 16	1	Протокол РПК о завершении проекта
14	Подготовка заседания отраслевого Проектного комитета (далее - ОПК)	ОПО	Итоговый отчет реализации проекта согласован	Итоговый отчет реализации проекта; лист согласования	ОПО формирует повестку заседания ОПК, информирует членов ОПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании ОПК. Далее переход к действию N 15	5	Повестка заседания ОПК
15	Принятие решения о завершении проекта	ОПК	Сформирована повестка заседания ОПК	Повестка заседания ОПК; итоговый отчет реализации проекта	ОПК рассматривает итоговый отчет реализации проекта и принимает решение о завершении проекта. ОПК вправе отправить итоговый отчет реализации проекта на доработку и отклонить предложение о завершении проекта. Далее переход к действию N 16	1	Протокол ОПК о завершении проекта
16	Подготовка архива проекта для передачи в Проектный офис	Администратор (далее - АП)	Принято решение о завершении проекта	Протокол Проектного комитета о завершении проекта	АП формирует архив проекта (финальные версии всех документов по управлению проектом) и передает в Проектный офис для обновления базы данных по проектному управлению. Далее переход к действию N 17	1	Архив проекта
17	Расформирование рабочих органов проекта	РП	Архив проекта передан в Проектный офис	Протокол Проектного комитета о завершении проекта	РП организует заключительное совещание с рабочими органами проекта, подводит общие итоги по проекту и расформировывает рабочие органы проекта. Совещание может быть проведено в заочном формате. Далее переход к действию N 18 (для отраслевых проектов) или к действию N 19 (для приоритетных проектов)	1	Протокол совещания
18	Направление запроса в РПО об обновлении статуса проекта в реестре проектов	ОПО	Рабочие органы расформированы	Протокол заключительного совещания по проекту	ОПО информирует РПО о принятии решения о завершении проекта и необходимости обновить статус проекта в реестре проектов. Далее переход к действию N 19	1	Электронное письмо
19	Обновление статуса проекта в реестре проектов	РПО	Рабочие органы проекта расформированы; получен запрос от ОПО об обновлении статуса проекта в реестре проектов	Протокол заключительного совещания по проекту; электронное письмо от ОПО об обновлении реестра проектов	РПО меняет в реестре проектов стадию жизненного цикла "Завершение" на "Архив". Проект завершен	1	Реестр проектов (обновление)