Приложение N 4

Приложение N 4
к постановлению Правительства
Новосибирской области
от 7 августа 2018 г. N 341-п

"Приложение N 5
к Регламенту проектной деятельности областных
исполнительных органов государственной власти
Новосибирской области, государственных
органов Новосибирской области

Ход процесса планирования проекта

N п/п	Название действия	Ответственный	Предшествующее событие	Входящий документ	Описание	Продолжительность, рабочие дни	Результат
1	Формирование рабочих органов проекта	Руководитель проекта (программы) (далее - РП)	Обновлен статус инициативы в реестре проектов после утверждения паспорта проекта	Паспорт проекта (программы); протокол Проектного комитета	РП определяет требуемое количество, личный состав, роли и функционал участников проекта. Состав ролей определяется потребностями каждого отдельного проекта и может различаться от проекта к проекту. Возможный состав ролей участников проекта представлен в п. 26 Положения о проектной деятельности областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, государственных органов Новосибирской области. Далее переход к действию N 2	1	Список участников проекта (раздел 4. Состав рабочих органов проекта в сводном плане проекта)
2	Согласование состава рабочих органов проекта с функциональными руководителями	РП	Состав рабочих органов проекта сформирован	Список участников проекта (раздел 4. Состав рабочих органов проекта в сводном плане проекта)	РП согласовывает выделение каждого участника рабочего органа проекта с его функциональным руководителем. Необходимо договориться о периоде времени, на который сотрудник выделяется в проект, его загрузке (полная или частичная, если частичная - оговорить процент рабочего времени, который сотрудник будет тратить на работу в проекте). Далее переход к действию N 3	3	Электронное письмо от функционального руководителя, подтверждающее выделение сотрудника в проект
3	Проведение установочного совещания с рабочими органами проекта	РП	Состав рабочих органов проекта согласован с функциональными руководителя-ми	Электронное письмо от функционального руководителя, подтверждающее выделение сотрудника в проект (по всем участникам)	РП проводит установочное совещание для ознакомления всех участников с целями и задачами проекта, зоной ответственности каждого участника, ближайшими шагами. Далее переход к действию N 4	1	Протокол совещания
4	Формирование состава работ проекта	РП	Установочное совещание проведено	Паспорт проекта; информация по выполненным проектам	РП совместно с рабочим органом проекта детализирует задачи проекта. Это может быть сделано в формате общей встречи или серии интервью, проводимых РП с участниками проекта. Далее переход к действию N 5 и действию N 7	5	Сводный план проекта (заполнен состав работ)
5	Организация работы рабочих органов проекта по выявлению рисков	РП		Сводный план проекта (заполнен состав работ); шаблон реестра рисков	РП в соответствии с Методикой заполнения реестра рисков организует встречу рабочих органов проекта для формирования списка рисков проекта. Далее переход к действию N 6	1	Реестр рисков (заполнен список рисков)
6	Формирование реестра рисков	Администратор проекта (далее - АП)	Сформирован список рисков	Реестр рисков (заполнен список рисков)	АП рассылает реестр рисков с заполненным списком выявленных рисков рабочим органам проекта для оценки вероятности и влияния, предложений по мерам реагирования. Для каждой меры реагирования определяется срок и ответственный и в виде поручения заносится в журнал контроля поручений. Далее переход к действию N 12	3	Реестр рисков
7	Организация работы рабочих органов проекта по выявлению заинтересованных сторон	РП	Установочное совещание проведено	Рабочий план проекта (заполнен состав работ); шаблон реестра заинтересованных сторон	РП в соответствии с Методикой заполнения реестра заинтересованных сторон организует встречу рабочих органов проекта для формирования списка заинтересованных сторон проекта. Далее переход к действию N 8	1	Реестр заинтересованных сторон (заполнен список заинтересованных сторон)
8	Формирование реестра заинтересованных сторон	АП	Сформирован список заинтересованных сторон	Реестр заинтересованных сторон (заполнен список заинтересованных сторон)	АП рассылает реестр заинтересованных сторон с заполненным списком заинтересованных сторон рабочему органу проекта для оценки вовлеченности и влияния, предложений по взаимодействию. Для каждой меры взаимодействия определяется срок и ответственный и в виде поручения заносится в журнал контроля поручений. Далее переход к действию N 12	3	Реестр заинтересованных сторон
9	Формирование запроса на включение проекта в госпрограмму	РП	Обновлен статус инициативы в реестре проектов после утверждения паспорта проекта. Для реализации проекта требуется выделение денежных средств	Паспорт проекта; протокол Проектного комитета об утверждении паспорта проекта	Если для реализации проекта требуются денежные средства, РП формирует запрос (с указанием получателя запроса) на финансирование проекта в рамках государственной программы и внесение в нее соответствующих изменений. К запросу прилагается паспорт проекта. Далее переход к действию N 10	1	Запрос на включение проекта в госпрограмму
10	Детализация бюджета	РП	Выделен бюджет на проект в государственной программе	Государственная программа	РП распределяет общую сумму, выделенную на проект, по мероприятиям и статьям затрат. Далее переход к действию N 11	1	План финансового обеспечения проекта (раздел сводного плана проекта)
11	Определение требований к подрядчикам	РП	Бюджет проекта детализирован	Рабочий план проекта (заполнен состав работ); план финансового обеспечения проекта (раздел плана управления проектом)	Исходя из объема выделенных денежных средств и состава работ проекта РП определяет, какие работы в проекте будут выполнены подрядчиками, какие обязательные требования к подрядчикам необходимо указать при разработке конкурсной документации. Для подготовки, запуска и проведения конкурсных процедур информация передается либо в ГКУ НСО "Управление контрактной системы", либо в областные исполнительные органы государственной власти Новосибирской области, государственные органы Новосибирской области. Далее переход к действию N 12	3	Информация о работах, выполняемых подрядчиками (раздел рабочего плана проекта)
12	Формирование рабочего плана проекта и Детализация плана работ стадии "Реализация"	РП	Определены требования к подрядчикам; сформирован реестр рисков; сформирован реестр заинтересованных сторон	Рабочий план проекта (заполнен состав работ); реестр рисков; реестр заинтересованных сторон; паспорт проекта; информация о работах, выполняемых подрядчиками; план финансового обеспечения проекта	Используя все имеющиеся на текущий момент данные о проекте, РП формирует финальный состав работ, устанавливает взаимосвязи между работами, определяет длительность работ, устанавливает контрольные точки. Для улучшения управляемости стадия "Реализация" в проекте может быть разделена на несколько этапов. Далее переход к действию N 13	5	Рабочий план проекта (детализирована стадия "Реализация")
13	Формирование сводного плана проекта	РП	Рабочий план проекта сформирован	Паспорт проекта; рабочий план проекта; реестр рисков; реестр заинтересованных сторон; информация о работах, выполняемых подрядчиками; план финансового обеспечения проекта	РП на основе имеющейся на текущий момент информации по проекту заполняет сводный план проекта и направляет сводный план проекта, рабочий план проекта в Проектный офис на согласование. Далее, если проект приоритетный, переход к действию N 17 или, если проект отраслевой, переход к действию N 14	1	Сводный план проекта
14	Рассмотрение сводного плана проекта, рабочего плана	Отраслевой Проектный офис (далее - ОПО)	Сводный план проекта сформирован	Сводный план проекта; рабочий план проекта	ОПО рассматривает комплект документов, полученный от РП, и оценивает на соответствие методологии проектного управления. ОПО информирует РП о результатах рассмотрения документов. Если документы соответствуют методологии, далее переход к действию N 20. Если документы не соответствуют методологии (у ОПО имеются замечания), далее переход к действию N 15	10	Электронное письмо
15	Направление сводного плана проекта, рабочего плана на доработку	ОПО	Сводный план проекта; рабочий план рассмотрены ОПО, имеются замечания	Электронное письмо	В случае наличия замечаний комплект документов возвращается РП с указанием необходимых доработок. Далее переход к действию N 16	1	Электронное письмо
16	Доработка сводного плана проекта, рабочего плана	РП	Получены замечания к сводному плану, рабочему плану от ОПО	Электронное письмо от ОПО с перечнем замечаний	РП дорабатывает документы по замечаниям ОПО. Далее переход к действию N 14	3	Сводный план проекта; рабочий план проекта (доработанные по замечаниям)
17	Рассмотрение сводного плана проекта, рабочего плана	Региональный Проектный офис (далее - РПО)	Сводный план проекта сформирован	Сводный план проекта; рабочий план проекта	РПО рассматривает комплект документов, полученный от РП, и оценивает на соответствие методологии проектного управления. РПО информирует РП о результатах рассмотрения документов. Если документы соответствуют методологии, далее переход к действию N 20. Если документы не соответствуют методологии (у РПО имеются замечания), далее переход к действию N 18	3	Электронное письмо
18	Направление сводного плана проекта, рабочего плана на доработку	РПО	Сводный план проекта и рабочий план рассмотрены РПО, имеются замечания	Электронное письмо	В случае наличия замечаний комплект документов возвращается РП с указанием необходимых доработок. Далее переход к действию N 19	1	Электронное письмо
19	Доработка сводного плана проекта, рабочего плана	РП	Получены замечания к сводному плану проекта, рабочему плану от РПО	Электронное письмо от РПО с перечнем замечаний	РП дорабатывает документы по замечаниям РПО. Далее переход к действию N 17	3	Сводный план проекта; рабочий план (доработанные по замечаниям)
20	Согласование сводного плана проекта, рабочего плана	РП	Сводный план проекта и рабочий план согласованы Проектным офисом	Сводный план проекта и рабочий план (доработаны по замечаниям)	РП согласовывает документы по управлению проектом с ключевыми участниками проекта: Заказчиком и Куратором проекта. В перечень согласующих лиц могут также быть включены эксперты по предметной области проекта. Далее переход к действию N 21	3	Лист согласования
21	Актуализация паспорта проекта (при необходимости)	РП	Сводный план проекта и рабочий план согласованы	Лист согласования	При необходимости РП обновляет паспорт проекта в соответствии с согласованными сводным планом проекта, рабочим планом. Может быть скорректирован перечень задач и результатов проекта, сроки, бюджет, состав рабочих органов проекта и др. В рамках данного действия производится упрощенное обновление паспорта без процедуры управления изменениями. Далее переход к действию N 22 (для отраслевых проектов) или к действию N 25 (для региональных проектов)	1	Паспорт проекта (Обновление)
22	Подготовка заседания отраслевого Проектного комитета (далее - ОПК)	ОПО	Паспорт проекта актуализирован	Сводный план проекта; рабочий план; паспорт проекта (обновлен)	ОПО формирует повестку заседания ОПК, информирует членов ОПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании ОПК. Далее переход к действию N 23	5	Повестка заседания ОПК
23	Утверждение сводного плана проекта и актуализированного паспорта; принятие решения о завершении стадии "Планирование" и переходе на стадию "Реализация"	ОПК	Сформирована повестка заседания ОПК	Повестка заседания; сводный план проекта; рабочий план проекта; паспорт проекта (обновлен)	ОПК рассматривает представленный комплект документов и принимает решение об утверждении сводного плана проекта и актуализированного паспорта, завершении стадии "Планирование" и переходе к стадии "Реализация". ОПК вправе отклонить представленные документы или отправить на доработку. Далее переход к действию N 24	1	Протокол ОПК об утверждении сводного плана проекта
24	Направление запроса в РПО об обновлении статуса проекта в реестре проектов	ОПО	Сводный план проекта утвержден	Протокол ОПК об утверждении сводного плана проекта	ОПО информирует РПО об утверждении сводного плана проекта и необходимости обновить статус проекта в реестре проектов. Далее переход к действию N 27	1	Электронное письмо
25	Подготовка заседания регионального Проектного комитета (далее - РПК)	РПО	Паспорт проекта актуализирован	Сводный план проекта; рабочий план проекта; паспорт проекта (обновлен)	РПО формирует повестку заседания РПК, информирует членов РПК о дате заседания, обеспечивает готовность документов по проекту к рассмотрению на заседании РПК. Далее переход к действию N 26	5	Повестка заседания РПК
26	Утверждение сводного плана проекта и актуализированного паспорта; принятие решения о завершении стадии "Планирование" и переходе на стадию "Реализация"	РПК	Сформирована повестка заседания РПК	Повестка заседания; сводный план проекта; рабочий план проекта; паспорт проекта (обновлен)	РПК рассматривает представленный комплект документов и принимает решение об утверждении сводного плана проекта и актуализированного паспорта, завершении стадии "Планирование" и переходе к стадии "Реализация". РПК вправе отклонить представленные документы или отправить на доработку. Далее переход к действию N 27	1	Протокол РПК об утверждении сводного плана проекта
27	Обновление статуса проекта в реестре проектов	РПО	Сводный план проекта утвержден; получен запрос от РПО на обновление реестра проектов	Протокол Проектного комитета	РПО меняет в реестре проектов стадию жизненного цикла "Планирование" на "Реализация". Далее переход к действию N 1 стадии "Реализация"	1	Реестр проектов (Обновление)