Глава 2. Требования к организации хранения учетно-технической документации

Глава 2. Требования к организации хранения учетно-технической документации

2.1. Постоянное хранение учетно-технической документации, содержащей сведения об учтенном по состоянию на 01 января 2013 года недвижимом имуществе на территории Республики Калмыкия, осуществляется в архивохранилище.

2.2. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архивохранилища и его оборудованию, определяются в соответствии с Правилами организации хранения, комплектации, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных фондов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526.

2.3. В архивохранилище осуществляется хранение учетно-технической документации на бумажных носителях.

2.4. Основными задачами архивохранилища являются хранение, учет, прием и использование учетно-технической документации, формирование инвентарных дел, а также предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений.

2.5. В целях обеспечения постоянного хранения, использования и предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в ней сведений уполномоченная организация выполняет следующие функции:

- обеспечивает сохранность документов в пределах всего срока хранения;

- осуществляет учет и использование документов;

- осуществляет проверку наличия и состояния документов, размещенных на постоянное хранение.

2.6. Круг лиц, имеющих доступ к материалам основного хранения, устанавливается приказом уполномоченной организации согласованным с исполнительным органом государственной власти Республики Калмыкия. Другие должностные лица могут допускаться в помещение основного архивохранилища с разрешения руководителя уполномоченной организации в сопровождении лиц, имеющих постоянный допуск.

2.7. Сохранность учетно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.8. В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:

- предоставление помещений для размещения учетно-технической документации (архивохранилищ);

- обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации;

- выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

- проверка наличия и состояния документов (инвентаризация).

2.8.1. Основными требованиями к помещению архивохранилища являются оптимальные условия хранения учетно-технической документации, раздельное размещение сотрудников архива и материалов хранения, оборудование.

2.8.2. Оптимальные условия хранения учетно-технической документации, которые обеспечиваются предоставлением под размещения архива отдельного, специально оборудованного помещения.

Если под архивохранилище нет возможности выделить отдельное помещение, то оно должно быть отделено от рабочей комнаты несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.

2.8.3. Рабочие места сотрудников архива рекомендуется располагать отдельно от хранилища учетно-технической документации. Рабочие места должны быть оборудованы компьютером для работы с электронным научно-справочным аппаратом. Сотрудник архива должен быть обеспечен спецодеждой.

2.8.4. Архивохранилище должно быть удалено от любых лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

2.8.5. Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении и иметь запасный выход. Запасным выходом может служить окно, снабженное металлической распашной решеткой. Замок на ней пломбируется.

Основным противопожарным оборудованием архивохранилища являются углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. м, но не менее двух на каждое отдельное помещение архивохранилища. Помещение архивохранилища оборудуется пожарной сигнализацией.

В помещении архивохранилища категорически запрещается курение, применение электроприборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся и взрывоопасных веществ и захламление помещения посторонними предметами.

В архивохранилище на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации учетно-технической документации и имущества на случай чрезвычайной ситуации. В пожарный расчет включаются сотрудники архивохранилища, а также еще 2-3 сотрудника. Периодически проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время чрезвычайной ситуации.

При отделке стен помещения архивохранилища нельзя использовать обои. Стены выкладываются кафелем либо окрашиваются краской.

Электропроводка допускается скрытая, либо в газовых трубах. Используются светильники, электрощиты и распределительные устройства закрытого исполнения. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением. Установка электроприборов (кроме осветительных), а также устройство штепсельных разъемов, в помещении архивохранилища запрещается.

2.8.6. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано охранной сигнализацией. Наружная дверь помещения архивохранилища должна быть полностью металлической, либо обшита металлом и оборудована прочными запорами. В нерабочее время она опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранят в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

2.8.7. Температурно-влажностный режим хранения должен соответствовать температуре 17 - 19 градусов и влажности 50-55%.

В целях улучшения режима хранения в помещениях архивохранилища рекомендуется устраивать проветривания, при необходимости увлажнять или просушивать помещения.

Для контроля температурно-влажностного режима производится измерение температуры и влажности воздуха с помощью психрометра (гигрометра). Измерения производятся не менее 2-х раз в неделю в одно и то же время, полученные данные заносятся в журнал. Психрометр (гигрометр) размещается на расстоянии 1,5 м от пола, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

2.8.8. Освещение в архивохранилище может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение учетно-технической документации прямым солнечным светом.

С целью защиты учетно-технической документации от разрушающего действия солнечных лучей желательно располагать архивохранилище на северной стороне здания.

Кроме того, защита от действия света обеспечивается хранением инвентарных дел в коробках (блоках), применением на окнах светорассеивателей, жалюзи, защитных фильтров и т.д.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование неярких люминесцентных ламп.

2.8.9. Санитарно-гигиенический режим помещения архивохранилища должен обеспечивать постоянное поддержание порядка и чистоты.

Постоянно следует проверять помещение на возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопление пыли.

Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность помещения;

- не реже 1 раза в год проводить обеспыливание коробок (блоков) с инвентарными делами с помощью ватного тампона, увлажненного раствором формалина;

- проводить ежедневную влажную уборку помещения, ежемесячно протирать подоконники, плинтусы;

- следить за состоянием полов, чтобы они не имели щелей; по мере необходимости производить обеспыливание стеллажей с блоками с помощью пылесоса;

- периодически проветривать помещение с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха. Сухая обработка пола (подметание) запрещается.

При обнаружении в помещении насекомых, грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

Учетно-техническая документация, пораженная насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества учетно-технической документации насекомыми, необходима обработка всего помещения.

При обнаружении учетно-технической документации, пораженных плесенью, необходимо изолировать пораженную учетно-техническую документацию, провести их дезинфекцию; стеллажи, блоки, шкафы протереть водным раствором формалина (3-5%) и просушить; при появлении плесени на стенах, потолках, полах, произвести поверхностную обработку пораженных мест водным раствором формалина.

Для проведения санитарно-гигиенических мероприятий в плане работы архивохранилища предусматриваются санитарные дни (1 день в квартал).

2.8.10. Оборудование архивохранилища должно состоять из стационарных или раздвижных металлических стеллажей.

Порядок их размещения должен соответствовать следующим нормам:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей)-120 см;

- ширина проходов между стеллажами - см;

- расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене - 75 см;

- расстояние между полками по высоте-40 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа-45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 15 см.

2.8.11. Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Разрешается для хранения учетно-технической документации использовать металлические закрывающиеся шкафы.

2.8.12. Для хранения учетно-технической документации ограниченного доступа используются сейфы или металлические шкафы, которые опечатываются в конце рабочего дня. Для размещения справочных картотек в архивохранилище или в рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

2.8.13. Для хранения инвентарных дел, находящихся в работе у сотрудников допускается в рабочих комнатах устанавливать металлические закрывающиеся шкафы, которые опечатываются в конце рабочего дня.

2.8.14. Проверка наличия и состояния учетно-технической документации выявляется в результате инвентаризации дел, имеющихся в архивохранилище, которая проводится периодически, но не реже одного раза в год.

На основе ее устанавливаются пришедшие в ветхое состояние документы и намечаются сроки их обновления.

2.8.15. Инвентаризация дел в архивохранилище проводится инвентаризационной комиссией, назначаемой приказом руководителя уполномоченной организации. В состав комиссии включаются ответственный работник архивохранилища. Комиссию возглавляет начальник ОТИ или его заместитель.

По итогам инвентаризации учетно-технической документации составляется акт.

2.8.16. При инвентаризации учетно-технической документации в архивохранилище устанавливается соответствие фактического наличия дел и числящихся по инвентарным книгам.

Количество установленных проверкой инвентарных дел указывается по состоянию на 01.01 следующего года в инвентарной книге после последней регистрационной записи.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки записей в инвентарной книге с описанием дел на обложках (номера, названия объекта).

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.8.16. Одновременно с инвентаризацией учетно-технической документации проводится проверка состояния инвентарных дел в архивохранилище. Целью этой проверки является выявление дел, требующих улучшения физического состояния (реставрации, подшивки).

Выявление учетно-технической документации, требующих улучшения физического состояния (реставрации и подшивки) осуществляется и при приеме инвентарных дел на хранение в архивохранилище, при выдаче их в работу исполнителям.

Физическое состояние дела определяется путем визуального осмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.

2.8.17. Инвентарные дела, которые на момент инвентаризации архивохранилища или проверки наличия и состояния дел были выданы сотрудникам уполномоченной организации, либо изъяты в соответствии с действующим законодательством, проверяются по книгам выдачи дел и актам и считаются имеющимися в наличии.

2.8.18. Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск, для чего изучаются все учетные документы архивохранилища, организуется розыск в подразделениях, проверяются еще раз стоящие рядом блоки с делами.

Если розыск дела в течение года не принес положительных результатов, то составляется акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Акт представляется в экспертную комиссию и утверждается руководителем уполномоченной организации.

Руководитель уполномоченной организации может принять решение о восстановлении утраченных инвентарных дел за счет уполномоченной организации, либо за счет конкретного виновника утраты, если таковой выявлен.

2.8.19. По результатам проверки состояния дел должны предприниматься меры по подшивке выявленных не прошитых документов, реставрации ветхих листов и дел в целом.