Глава 4. Порядок приема и учета учетно-технической документации

Глава 4. Порядок приема и учета учетно-технической документации

4.1. Поступающие в архивохранилище инвентаризационно-технические материалы на объекты недвижимости регистрируются в соответствующих инвентарных книгах.

4.2. Листы в инвентарных книгах нумеруются, шнуруются и скрепляются печатью и подписью.

На обложке инвентарной книги обязательно проставляется наименование уполномоченной организации, наименование (и при необходимости номер) структурного подразделения, N книги (при наличии двух и более инвентарных книг, продолжающих друг друга), дата первой записи в книге.

4.3. Все записи в инвентарной книге должны заноситься аккуратно, разборчиво, стержнем синего или черного цвета. Записи не должны допускать двойного толкования при прочтении.

Особое внимание следует уделить правильному наименованию улиц в графе "Адрес", в частности правильному написанию окончаний в названиях: ул. Вязовская, а не ул. Вязовского и т.п. Кроме того, при первичном приеме дела в архивохранилище, следует проверять, имеется ли полное соответствие записей адреса на обложке дела, титульном листе технического паспорта, экспликации, планах, абрисах и в инвентарной книге.

Записи в инвентарной книге должны производиться полностью с указанием даты записи, инвентарного номера и пр. Не допускается проставлять в графах книги прочерки или писать "То же". В книге должны быть заполнены все строки без пропусков.

В конце каждого года, после проведения инвентаризации архива, в инвентарной книге производится итоговая запись о наличии дел: "Итого на 01.01.20___ г. учтено _____ объектов".

После итоговой записи делается пропуск в две строки и далее продолжаются записи следующих инвентарных номеров.

4.4. Инвентарная книга первоначально заполняется в порядке существующей в архивохранилище комплектации дел. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются в порядке их поступления.

Номер инвентарного дела соответствует порядковому номеру записи в инвентарной книге.

4.5. При разделе одного инвентарного объекта (домовладения, сооружения) на два или несколько самостоятельных объектов на самостоятельных земельных участках, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым объектам присваиваются новые инвентарные номера в порядке регистрации нового дела в архивохранилище.

Документы на прежде единый инвентарный объект погашаются и оставляются в деле, которому оставлен прежний инвентарный номер.

4.6. При возникновении ошибки и внесении исправления в запись в инвентарной книге, в графе "Примечания" пишется "Исправленному верить. Дата. Подпись".

Ошибочно занесенные данные не замазываются, не заклеиваются, а аккуратно зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было их прочесть. Правильные данные вписываются сверху либо в следующей строке, если она еще не заполнена.