Приложение N 3

Приложение N 3
к распоряжению
Губернатора Хабаровского края
от 20 сентября 2016 г. N 464-р

"Приложение N 4
к пункту 3.3, подпункту 6.3.10

Правила
оформления реквизитов документов

1. Герб Хабаровского края, герб муниципального образования

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Хабаровского края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", образцами, разработанными органами местного самоуправления на основе приложения к постановлению Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов органов местного самоуправления герб Хабаровского края и герб муниципального образования изображаются в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение гербов помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа местного самоуправления".

2. Наименование органа местного самоуправления

Наименование органа местного самоуправления - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документа, должно соответствовать наименованию, установленному уставом муниципального образования.

Сокращенное наименование органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

3. Наименование должности

Наименование должности указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа местного самоуправления).

Наименование должности размещается ниже наименования организации.

4. Справочные данные об органе местного самоуправления

Справочные данные об органе местного самоуправления указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления.

5. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (Приказ, Протокол, Акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Документы, изданные совместно двумя или более органами местного самоуправления, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

- в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя арабскими цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 02 апреля 2015 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

- в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2015.

7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе местного самоуправления.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами местного самоуправления, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами местного самоуправления - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов местного самоуправления в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

8. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

9. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (например, с. Троицкое) указывается в бланках документов органа местного самоуправления, за исключением бланков писем.

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

10. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

11. Адресат

Документы адресуют органам государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа органу государственной власти, органу местного самоуправления, организации или структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Законодательная Дума Хабаровского края Информационный сектор

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации городских округов и муниципальных районов Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю комитета потребительского рынка, пищевой и перерабатывающей промышленности Правительства края Н.С. Крецу

или

Генеральному директору ОАО "Термика" А.Г. Цицину

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Калинину И.П. Садовая ул., д. 5, кв. 2, с. Богородское, Ульчский район, Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

12. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

Утверждаю Глава Гаткинского сельского поселения Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено постановлением администрации Гаткинского сельского поселения от 10.06.2015 N 952-р

13. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции. Указания по исполнению документа включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 07.04.2015

Подпись

Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание документа составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и, как правило, отвечать на вопросы:

- о ком (о чем) издан документ, например:

Об утверждении Положения о ...;

Об оказании консультативной помощи ...;

- кого (чего), например:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Должностная инструкция специалиста ...

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок состоит из пяти и более строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы или центрованным способом.

15. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа может излагаться от:

1-го лица единственного числа (например: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение ...; прошу рассмотреть вопрос о ...);

3-го лица единственного числа (например: Глава сельского поселения постановляет ...; коллегия постановила ...; управление не считает возможным ...);

1-го лица множественного числа (например: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение ...).

В совместных документах, а также в протоколах текст излагают от первого лица множественного числа: (например: приказываем ...).

В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя органа местного самоуправления или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.".

В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"... .".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

16. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

17. Отметка о приложении

Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно". Если приложение названо в тексте письма, в отметке о наличии приложения указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о наличии приложения они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложения: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо отдела образования администрации г. Комсомольска-на-Амуре от 05.06.2014 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: справка о неплатежеспособности предприятий, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например, Приложение N 1, Приложение N 3). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о наличии приложения указываются наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к распоряжению администрации Гаткинского сельского поселения от 15.03.2015 N 35

18. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

не на бланке:

Глава Гаткинского сельского поселения

Подпись

М.М. Гоздок

на бланке:

Глава

Подпись

М.М. Гоздок

При оформлении документа на бланке должностного лица должность не указывается, например:

Подпись

М.М. Гоздок

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением (приказом) о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением (приказом) исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. главы Гаткинского сельского поселения

Подпись

А.И. Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии	Подпись	А.П. Яковлев
Члены комиссии:	Подпись	Б.Н. Иванков
	Подпись	И.Н. Ковалев
	Подпись	К.М. Шкурин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно".

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

19. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи проставляется на первом листе копии документа в виде штампа "Подписано ЭП" с указанием должности, фамилии и инициалов владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

20. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

Согласовано

Заместитель главы администрации

Матвеевского сельского поселения

Хабаровского муниципального района

Подпись В.А. Тетеркин

Дата

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

Согласовано

Письмо министерства культуры

Хабаровского края

от 26.09.2012 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

- должностными лицами органа местного самоуправления;

- организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.);

- общественными организациями (при необходимости).

21. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа местного самоуправления оформляется визой (внутреннее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник отдела

правовой работы

Подпись О.Л. Терешина

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа местного самоуправления, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа местного самоуправления, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник отдела

правовой работы

Подпись О.Л. Терешина

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

22. Печать

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП", или иным образом.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов органов местного самоуправления определяется положением, разрабатываемым органом местного самоуправления в соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края", постановлением Губернатора Хабаровского края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

23. Отметка о заверении копии

Для подтверждения верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа; слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа местного самоуправления) N _______ за ____ год.

Верно

Главный специалист	Подпись	Л.А. Карташова
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии __________ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12), включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Николаев Петр Олегович

(4212) 32-56-88; komza@adm.khv.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает: указание количества отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилию исполнителя и номер его телефона, дату печатания документа.

25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратких сведений об исполнении; слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты направления документа в дело.

Отметка об исполнении документа может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

27. Ссылка на документ

Запись, предназначенная для идентификации электронного документа в системе электронного документооборота и проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Приложение N 13
к пункту 8.10

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота органов местного самоуправления

1. Адресант (автор).

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

20. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение N 14
к пункту 11.3

Форма

Администрация Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края Номенклатура дел на ___________ год

Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления __________ _________________ (подпись) (расшифровка подписи) __________ (дата)

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя службы делопроизводства органа местного самоуправления
	(подпись)		(расшифровка подписи)

__________

(дата)

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Согласовано		Согласовано
Протокол ЭК администрации Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края от ____________ N ____________		Протокол ЭПК архивного отдела администрации Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края от ____________ N ____________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в органе местного самоуправления

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Всего

Наименование должности руководителя службы делопроизводства органа местного самоуправления
	(подпись)		(расшифровка подписи)

__________

(дата)

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.

Наименование должности лица, передавшего сведения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

__________

(дата)

Приложение N 15
к пункту 12.8

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

     (наименование государственного (муниципального) архива)

____________________________________________________________________

                  (наименование организации)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

          (наименование структурного подразделения)

Дело N _______ Том N ______

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                               На ___________ листах

                                               Хранить _____________

Ф. N	__________
Оп. N	__________
Д. N	__________

Приложение N 16
к пунктам 12.8, 13.2

Форма

Лист - заверитель дела N ________

    В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов

                                       (цифрами и прописью)

с N ___________________ по N ________________________ , в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составившего лист - заверитель дела
	(подпись)		(расшифровка подписи)

__________

(дата)

Приложение N 17
к пункту 12.8

Форма

Внутренняя опись
документов дела N _________________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

    Итого ______________________________________________ документов.

                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________ .

                                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
	(подпись)		(расшифровка подписи)

__________

(дата)

Приложение N 18
к пункту 13.2

Форма

Наименование органа местного самоуправления Акт _______________ N ______________ г. Хабаровск

о выдаче дел во временное пользование

________________________________

  (наименование организации,

________________________________

    адрес, почтовый индекс)

    Основание ______________________________________________________

____________________________________________________________________

    Для какой цели выдаются ед. хр. из фонда N _____________________

                                                 (название фонда)

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов, формат (объем, Мб)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    Всего выдается ________________________________________ ед. хр.,

                              (цифрами и прописью)

срок возвращения _________________________________________________ .

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дела, полученные во временное пользование, посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности руководителя организации, выдающей дела		Наименование должности руководителя организации - получателя
____________	__________________	____________	__________________
(подпись)	(расшифровка подписи)	(подпись)	(расшифровка подписи)
Дата Печать организации		Дата Печать организации

Приложение N 19
к пункту 13.2

Форма

Наименование органа

местного самоуправления

Карта-заместитель дела

    Дело ___________________________________________________________

                              (номер и название)

    Опись __________________________________________________________

                              (номер и название)

    Фонд ___________________________________________________________

                              (номер и название)

Выдано во временное пользование (читальный зал):

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата	Подпись выдавшего дело	Подпись получившего дело
1	2	3	4	5	6

Приложение N 20
к пункту 13.2

Форма

Наименование органа

местного самоуправления

Лист
использования документов

Фонд N ________________ Опись N _______________ Дело N _____________

Заголовок дела _____________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр)	Номер использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Приложение N 21
к подпункту 14.1.13

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения структурного подразделения

Наименование органа

местного самоуправления

Наименование

структурного подразделения

Опись N _________
дел постоянного хранения

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

    В данную опись внесено _____________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N ____________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Согласовано Наименование должности руководителя службы делопроизводства				Согласовано Протокол ЭК структурного подразделения от _____________ N _____
(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

    Передал ____________________________________________________ дел

                                (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

    Принял _____________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

________________________

При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 22
к подпункту 14.1.13

Форма годового раздела описи дел по личному составу структурного подразделения

Наименование органа

местного самоуправления

Наименование

структурного подразделения

Опись N _______
дел по личному составу

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

    В данную опись внесено _____________________________________ дел

                                (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N _____________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Согласовано Наименование должности руководителя службы делопроизводства				Согласовано Протокол ЭК структурного подразделения
(подпись)		(расшифровка подписи)		от _____________ N _____

_________

(дата)

    Передал ____________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности работника структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

    Принял _____________________________________________________ дел

                              (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности работника архива
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

___________________

При наличии ЭК структурного подразделения.

Приложение N 23
к подпункту 14.1.13

Форма годового раздела описи электронных документов структурного подразделения

Наименование органа

местного самоуправления

Наименование

структурного подразделения

Опись N ________
электронных дел, документов постоянного хранения
за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Объем (Мб)	Примечание
1	2	3	4	5
		Наименование раздела

    В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

                                         (цифрами и прописью)

с N ___________________________ по N _____________________________ ,

       (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

объемом ______________________________________ Мб.

Наименование должности руководителя структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Согласовано Наименование должности руководителя службы делопроизводства				Согласовано Протокол ЭК структурного подразделения
(подпись)		(расшифровка подписи)		от ____________ N _____

_________

(дата)

    Передал ____________________________________________________ дел

                              (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.

 (цифрами и прописью)

объемом ______________________________________ Мб.

Наименование должности работника структурного подразделения
	(подпись)		(расшифровка подписи)

    Принял _____________________________________________________ дел

                               (цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам,

 (цифрами и прописью)

объемом ______________________________________ Мб.

Наименование должности работника архива
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Приложение К описи N ______

электронных дел, документов

постоянного хранения за ____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:

    N ед. хр. по описи ________________

    Индекс дела _______________________

    Заголовок дела _________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем (Мб)	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_____________________________

При наличии ЭК структурного подразделения.

Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 24
к подпункту 14.1.18

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

Наименование органа местного самоуправления Фонд N Опись N ____ дел постоянного хранения за _________ год

Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления _____________ __________________ (подпись) (расшифровка подписи) _____________ (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

    В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

                                        (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N ___________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности составителя описи
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Ответственный за ведение делопроизводства и архив органа местного самоуправления
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Согласовано		Утверждено
Протокол ЦЭК (ЭК) органа местного самоуправления		Протокол ЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Хабаровского края в области архивного дела
от ______________ N _______		от _______________ N ________

Приложение N 25
к подпункту 14.1.18

Форма годового раздела описи дел по личному составу

Наименование органа местного самоуправления Фонд N Опись N дел по личному составу за _________ год

Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления _____________ __________________ (подпись) (расшифровка подписи) _____________ (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N _____________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности составителя описи
		(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
		(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Согласовано		Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) органа местного самоуправления		Протокол ЭПК архивного органа
от _____________ N __________		от _______________ N _________

Приложение N 26
к подпункту 14.1.18

Форма годового раздела описи электронных документов

Наименование органа местного самоуправления Фонд N Опись N электронных дел, документов постоянного хранения за _________ год

Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления (подпись) (расшифровка подписи) _____________ (дата)

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Объем (Мб)	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

                                          (цифрами и прописью)

с N ____________________________ по N ____________________________ ,

       (цифрами и прописью)            (цифрами и прописью)

объемом ______________________________________ Мб.

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(расшифровка подписи)
Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Согласовано		Утверждено
Протокол ЦЭК (ЭК) органа местного самоуправления		Протокол ЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Хабаровского края в области архивного дела
от ____________ N ___________		от ______________ N ___________

Приложение к описи N ______

электронных дел, документов

постоянного хранения за ____ год

Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:

    N ед. хр. по описи _______________

    Индекс дела ____________________

    Заголовок дела _________________________________________________

____________________________________________________________________

Дата документа	Регистрационный номер документа	Наименование документа	Объем (Мб)	Примечания
1	2	3	4	5

Наименование должности лица, составившего опись дел
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_______________________

Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 27
к подпункту 14.1.19

Форма

Наименование органа местного самоуправления Акт _______________ N ______________ г. Хабаровск		Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления (подпись) (расшифровка подписи) _____________ (дата)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

    На основании ___________________________________________________

                 (название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

                   с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _________________

                                                   (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Индекс по номенклатуре дел	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

    Итого ___________________________ ед. хр. за _____________ годы.

             (цифрами и прописью)

    Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены ЭПМК

____________________________________________________________________

    (наименование уполномоченного органа исполнительной власти

____________________________________________________________________

          Хабаровского края в области архивного дела)

(протокол от ____________ N __________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Согласовано
Протокол ЦЭК (ЭК) от ____________ N __________

    Документы в количестве ________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ______________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________

____________________________________________________________________

                        (способ уничтожения)

Наименование должности работника, сдавшего документы
		(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

_______________________

При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

Приложение N 28
к подпункту 14.2.8

Структура
исторической справки о фондообразователе и фонде

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в ведомственный архив;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в муниципальный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.

Приложение N 29
к пункту 15.6

Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления				Утверждаю Наименование должности руководителя организации, принимающей документы
(подпись)		(расшифровка подписи)		(подпись)		(расшифровка подписи)
(дата)		МП		(дата)		МП

Акт

___________ N __________

приема-передачи архивных

документов на хранение

____________________________________________________________________

                       (основание передачи)

____________________________________________________________________

                   (название передаваемого фонда)

______________________________________________________________ сдал,

          (наименование организации, передающей документы)

____________________________________________________________________

         (наименование организации, принимающей документы)

принимает документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечание
1	2	3	4	5

    Итого принято __________________________________________ ед. хр.

                                (цифрами и прописью)

Передачу произвели:
Наименование должности
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Прием произвели:
Наименование должности
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Фонду присвоен номер ______________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
	(подпись)		(расшифровка подписи)

_________

(дата)

Приложение N 30
к пункту 15.6

Наименование органа местного самоуправления Акт _______________ N ______________ г. Хабаровск

Утверждаю Наименование должности руководителя органа местного самоуправления (подпись) (расшифровка подписи) _____________ (дата)

об утрате документов

    Фонд N _________________________________________________________

                                 (название фонда)

В результате _________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов (объем, Мб)	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6	7

    Итого __________________________________________________ ед. хр.

                            (цифрами и прописью)

    Содержание утраченных документов может быть частично  восполнено

следующими ед. хр.: ________________________________________________

                      (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Согласовано		Согласовано
Протокол ЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Хабаровского края в области архивного дела		Протокол ЦЭК (ЭК) органа местного самоуправления
от ______________ N _______		от ____________ N _______

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника архива
	(подпись)		(расшифровка подписи)"

_________________________

Если не обнаружены дела постоянного хранения.