Приложение N 1

Приложение N 1
к распоряжению Министерства
здравоохранения Хабаровского края
от 17 октября 2016 г. N 1336-р

"Приложение N 1
к подпунктам 3.1.6, 3.1.10

Журнал
учета поступления бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номер бланков
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнала учета поступления бланков

Приложение N 2
к подпункту 3.1.6

Журнал
учета выдачи бланков

N п/п	Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, фамилия, имя, отчество получателя	Расписка в получении	Примечания
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнала учета выдачи бланков

Приложение N 3
к подпункту 3.1.12

       Министерство                             Утверждаю

      здравоохранения                    Министр здравоохранения

     Хабаровского края                      Хабаровского края

              АКТ                  __________ _____________________

                                    (подпись) (расшифровка подписи)

______________ N _____________     __________

         г. Хабаровск                (дата)

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

Председатель комиссии ____________________________________________ ,

                         (фамилия, имя, отчество, должность)

члены комиссии: ____________________________________________________

                         (фамилия, имя, отчество, должность)

составили акт о признании испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в министерстве здравоохранения Хабаровского края,  в  том

числе:

1) гербовые бланки писем министерства формата A4 N _______ .

Всего ______ штук;

2) гербовые бланки распоряжений N _______ .

Всего ______ штук;

3) гербовые бланки приказов N _______ .

Всего ______ штук;

4) гербовые общие бланки N _______ .

Всего ______ штук.

На _____ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе:

  (дата)

1) гербовых бланков писем формата A4: ______ штук;

2) гербовых бланков распоряжений: ______ штук;

3) гербовых бланков приказов: ______ штук;

4) гербовых общих бланков: ______ штук.

Испорченные гербовые бланки уничтожены в установленном порядке. Акт

составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

Председатель комиссии ________________ ___________________

                          (подпись)       (И.О. Фамилия)

Члены комиссии        ________________ ___________________

                          (подпись)       (И.О. Фамилия)

Приложение N 4
к пункту 3.3, подпункту 6.8.8

Правила
оформления реквизитов документов

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края", постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 постановление Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 признано утратившим силу

На бланках документов министерства здравоохранения Хабаровского края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти края".

2. Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края

Наименование министерства здравоохранения Хабаровского края - автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве здравоохранения Хабаровского края.

3. Справочные данные о министерстве здравоохранения Хабаровского края

Справочные данные о министерстве указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

4. Наименование вида документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого министерством, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа, он состоит из порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента или автора.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Не допускается отправлять письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти края - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти края в заголовочной части документа.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив министерства и находится под его контролем.

Регистрационный номер документа состоит из знака "N" и порядкового номера, при этом:

- приказы по основной деятельности министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года: N 21;

- приказы о проверке нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "п": N 45-п;

- приказы по личному составу министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру приказа по личному составу со сроком хранения 75 лет через дефис добавляется строчная буква "к" (N 5-к), со сроком хранения 5 лет - через дефис добавляются строчные буквы "лс" (N 120-лс);

- распоряжения по основной деятельности министерства нумеруются по порядку издания в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру через дефис добавляется строчная буква "р": N 155-р;

- поступающие в министерство документы нумеруются по порядку поступления в пределах календарного года: N 10521;

- отправляемые из министерства документы нумеруются в пределах календарного года с указанием индекса по номенклатуре дел и порядкового номера: N 03.07-01-6804;

- протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др., например, ПРОТОКОЛ N 4;

- договоры, соглашения, контракты нумеруются по порядку заключения в пределах календарного года, при этом к порядковым номерам через дефис добавляются заглавные буквы "Д", "С", "К" соответственно.

7. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа, включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

8. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов министерства, за исключением бланков писем.

Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

9. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа к документу печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки через один межстрочный интервал в режиме "точно" и центрируется по отношению к нему.

10. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации городских округов и муниципальных районов Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Председателю комитета по труду и занятости населения Правительства края

Т.А. Воробьевой

или

Главному врачу КГБУЗ "Родильный дом N 2" министерства здравоохранения Хабаровского края

Д.Ж. Ежову

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Федеральное бюджетное учреждение "Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела"

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 2, с. Богородское, Ульчский район, Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно" (12 пт).

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный исполнителем, подготовившим документ, непосредственным руководителем исполнителя документа, а также первым заместителем министра, заместителем министра, начальником управления организации медицинской помощи населению, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения или начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в соответствии с распределением обязанностей и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату ответственные исполнители помещают контрольный (второй) экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководством министерства документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

11. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

Утверждаю Министр здравоохранения Хабаровского края

Подпись А.В. Витько Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов "Утверждено", согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 15.04.2013 N 65-р

Перечень документов, подлежащих утверждению:

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий, уничтожения гербовых бланков).

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, доходов по жилищно-коммунальному ремонту, работы коллегии, ученого совета).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок).

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

12. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2013

Подпись

Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

В системе электронного документооборота тексты резолюций вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ в системе электронного документооборота направляется на исполнение.

13. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту - краткое содержание составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием вида документа и, как правило, отвечать на вопросы:

о ком (о чем) издан документ, например:

Об утверждении Положения о ...,

Об оказании консультативной помощи ...;

чего (кого), например:

Правила внутреннего трудового распорядка,

Должностной регламент специалиста ....

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", без кавычек, максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает пять строк, то он печатается по ширине страницы (от левого до правого поля). Точка в конце заголовка не ставится.

При регистрации заголовок заносится в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы или центрованным способом.

14. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается официально-деловым стилем с учетом вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: (например: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...);

3-го лица единственного числа: (например: Правительство Хабаровского края постановляет...; министерство не считает возможным...);

1-го лица множественного числа: (например: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: (например: приказываем..., решили...).

В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2..."

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (например: имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы могут быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

15. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

16. Отметка о приложении

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля с межстрочным интервалом "точно". Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (например, Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 2 к приказу министерства здравоохранения Хабаровского края

от 15.03.2013 N 15

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1 Утверждено приказом министерства здравоохранения Хабаровского края

от 15.03.2013 N 25

17. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

не на бланке:

Министр здравоохранения Хабаровского края

Подпись

А.В. Витько

на бланке:

Министр

Подпись

А.В. Витько

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника управления организации лечебно-профилактической помощи населению

Подпись

И.И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии

Подпись

А.П. Яковлев

Члены комиссии:	Подпись	Б.Н. Иванков
	Подпись	А.Н. Ковалев
	Подпись	Т.И. Шкурин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые в федеральные государственные органы власти и органы государственной власти Хабаровского края, подписываются министром здравоохранения Хабаровского края (или лицом, исполняющим обязанности министра здравоохранения Хабаровского края), первым заместителем министра.

Документы, направляемые руководителям организаций, подведомственных министерству, другим организациям и гражданам, подписываются министром (или лицом, исполняющим обязанности министра), первым заместителем министра, заместителем министра, начальником управления организации медицинской помощи населению, начальником управления лицензирования и лекарственного обеспечения, начальником управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения в пределах установленной компетенции.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (12 пт).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

18. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи проставляется на первом листе копии документа в виде штампа "Подписано ЭП" с указанием должности, фамилии, инициалов владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

19. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с органами исполнительной власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Хабаровскому краю и

Еврейской автономной области

Подпись К.А. Трошин

дата

Если согласование оформляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства

социальной защиты населения

Хабаровского края

от 26.02.2013 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Лист согласования подшивается в дело вместе с документом, к которому относится.

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

должностными лицами Правительства края в случаях, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами;

органами исполнительной власти края, интересы которых затрагиваются в содержании документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.);

вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

подведомственными организациями;

общественными организациями (при необходимости).

20. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами министерства оформляется визой (внутреннее согласование).

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник управления лицензирования

и лекарственного обеспечения министерства

здравоохранения Хабаровского края

Подпись О.В. Кунько

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела министерства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело министерства, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник управления организации

медицинской помощи населению

министерства здравоохранения

Хабаровского края

Подпись И.А. Баглай

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

21. Печать

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законами или нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать должна захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Изготовление, хранение, использование и уничтожение гербовых и простых печатей, штампов министерство осуществляется в соответствии с распоряжением Губернатора края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Хабаровского края от 6 июля 2017 г. N 83 постановление Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 признано утратившим силу

Министерство здравоохранения Хабаровского края имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, иные печати, указанные в положении о министерстве.

Гербовой печатью заверяются подписи должностных лиц на документах, если тексты напечатаны не на бланках или требуют особого удостоверения: почетные грамоты, представления, ходатайства о награждении орденами и медалями Российской Федерации и т.д., на документах, удостоверяющих факты, вызывающие расходование денежных средств и материальных ценностей; подтверждающих права лиц: на уставах, положениях, доверенностях, договорах, удостоверениях и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено соответствующими нормативными актами.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, выходящих за пределы организации, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.

Если документ (его копия) заверяются печатью, то она ставится перед подписью таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи. Оттиск печати должен захватывать часть слов наименования должности лица, подписавшего документ.

Перечень документов, подлежащих заверению гербовой печатью:

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

НОРМЫ РАСХОДА.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).

ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

Перечень документов, подлежащих заверению простой печатью:

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.

ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел работников министерства в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).

ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв на гражданской службе Хабаровского края.

ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения государственной гражданской службы работников министерства (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ работников министерства для оформления загранпаспорта.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником.

КОПИИ приказов, распоряжений министра (министерства) здравоохранения Хабаровского края (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.

СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.

СПРАВКИ (с места работы, о прохождении государственной службы).

ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности

22. Отметка о заверении копии

Для подтверждения верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в отделе документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края

Верно

Заведующий отделом документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края

подпись

Н.В. Иванова

Дата Печать

Копии документов объемом более одного листа прошиваются нитками, концы которых выводятся на оборотной стороне последнего листа. Листы нумеруются в правом верхнем углу. Место прошивания заклеивается ярлыком (длина выступающих концов нитей составляет 2 - 2,5 см) с надписью:

Прошито, пронумеровано, скреплено печатью	_________ (__________) листов
	(цифрами) (прописью)

Заведующий отделом документационного обеспечения министерства здравоохранения Хабаровского края

подпись

Н.В. Иванова

Дата Печать

23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, оформляется шрифтом Times New Roman (размер N 12), включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) (полностью) исполнителя, номер его телефона, а при необходимости - адрес электронной почты; в письмах иногородним адресатам указывается код города автора документа, например:

Николаев Петр Олегович

(4212) 34 56 88; komza@adm.khv.ru

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилию исполнителя и номер его телефона, дату печатания документа.

24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратких сведений об исполнении; слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты направления документа в дело.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

25. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в министерство содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

26. Ссылка на документ

Запись, предназначенная для идентификации электронного документа в системе электронного документооборота и проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа.

Приложение N 12
к подпункту 8.8.7

Перечень
обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в министерстве здравоохранения Хабаровского края

1. Адресант (автор).

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

20. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Приложение N 13
к подпункту 10.1.2

        Министерство                          Утверждаю

      здравоохранения                   Министр здравоохранения

     Хабаровского края                    Хабаровского края

      Номенклатура дел                  ______________ А.В. Витько

                                           (подпись)

     на ___________ год                 ______________

                                            (дата)

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и номер статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Заведующий отделом

документационного обеспечения _______________ Н.В. Иванова

                                 (подпись)

____________

   (дата)

Виза лица, ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО                        СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства           Протокол НЭМС краевого

здравоохранения Хабаровского       государственного казенного

края                               учреждения "Государственный архив

                                   Хабаровского края"*

от _______________ N _____         от _______________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________

году в министерстве здравоохранения Хабаровского края

_______________________

* Согласование НЭМС краевого государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" не реже одного раза в 5 лет.

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Заведующий отделом

документационного обеспечения _______________ Н.В. Иванова

                                 (подпись)

____________

   (дата)

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения         _______________ ________________

                                 (подпись)    (И.О. Фамилия)

____________

   (дата)

Форма номенклатуры дел

Приложение N 14
к пункту 11.7

Форма
обложки дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) срока хранения

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                (наименование государственного архива)

____________________________________________________________________

                      (наименование организации)

____________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

                       ДЕЛО N _____ ТОМ N ___

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                          (заголовок дела)

____________________________________________________________________

                           (крайние даты)

                                              На ____________ листах

                                              Хранить ______________

Ф. N _______ Оп. N _______ Д. N _______

Приложение N 15
к подпункту 11.7, 12.2[2]

Лист-заверитель дела N ________

    В деле подшито и пронумеровано __________________________ листов

                                      (цифрами и прописью)

с N ____________________ по N _______________________ , в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________

пропущенные номера листов __________________________________________

+ листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего лист-заверитель

дела                          _______________ ________________

                                 (подпись)     (И.О. Фамилия)

____________

   (дата)

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 16
к подпункту 11.7

Внутренняя опись
документов дела N _____________________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ документов,

                    (цифрами и прописью)

количество листов внутренней описи _________________________________

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела           ____________ ____________________

                            (подпись)     (И.О. Фамилия)

__________

   (дата)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 17
к подпунктам 13.1.8, 13.1.17[1]

       Министерство                              Утверждаю

     здравоохранения

    Хабаровского края                    Министр здравоохранения

                                            Хабаровского края

  Фонд N

                                         _______________ А.В. Витько

  Опись N 1                                 (подпись)

                                         _______________

  дел постоянного хранения                    (дата)

  за 2010 год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6
125.	03.07-07	Постановления, распоряжения Губернатора Хабаровского края в области архивного дела	01 января - 31 декабря 2010 г.	19
...
129.	03.07-14	Документы (информации, справки, указания) о проведении комплексной проверки состояния делопроизводства...	01 января - 31 декабря 2010 г.	41
...

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N ____________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности лица,

составившего опись дел      ______________ ____________________

                              (подпись)       (И.О. Фамилия)

__________

   (дата)

Ответственный за ведение

делопроизводства и архив    ______________ ____________________

                              (подпись)       (И.О. Фамилия)

__________

   (дата)

Согласовано                       Утверждено

Протокол ЭК министерства          Протокол ЭПМК уполномоченного

здравоохранения Хабаровского      органа исполнительной власти

края                              Хабаровского края в области

                                  архивного дела

от ______________ . N _____        от _______________ . N _____

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения министерства здравоохранения Хабаровского края

Приложение N 18
к подпункту 13.1.8, 13.1.17[1]

       Министерство                              Утверждаю

     здравоохранения

    Хабаровского края                    Министр здравоохранения

                                            Хабаровского края

  Фонд N

                                         _______________ А.В. Витько

  Опись N 1                                 (подпись)

                                         _______________

  дел личному составу                        (дата)

  за _______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4		5	6

В данный раздел описи внесено __________________________________ дел

                                     (цифрами и прописью)

с N ______________________ по N _____________________ , в том числе:

литерные номера: ___________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________

Наименование должности лица,

составившего опись дел          _____________ ___________________

                                  (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Начальник отдела кадровой и

наградной работы                _____________ ___________________

                                  (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Начальник отдела

документационного обеспечения

(лица, ответственного за архив) _____________ ___________________

                                  (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО                           СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства              Протокол НЭМС краевого

здравоохранения Хабаровского          государственного казенного

края                                  учреждения "Государственный

                                      архив Хабаровского края"

от ______________  N _____            от ________________ N _____

Форма годового раздела описи дел по личному составу

Приложение N 19
к подпунктам 13.1.8, 13.1.22

       Министерство                            Утверждаю

     здравоохранения

    Хабаровского края                   Министр здравоохранения

                                           Хабаровского края

            Акт

                                        _______________ А.В. Витько

   ____________ N ________                 (подпись)

        г. Хабаровск                    _______________

                                             (дата)

 о выделении к уничтожению

 документов, не подлежащих

 хранению

    На основании ___________________________________________________

                    (название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

                    с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N _______________ .

                                                   (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номера описи*	Индекс по номенклатуре дел	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

_____________________

* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.

Итого ______________________________ ед. хр. за ______________ годы.

           (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены ЭПМК

____________________________________________________________________

     (наименование уполномоченного органа исполнительной власти

____________________________________________________________________

             Хабаровского края в области архивного дела)

(протокол от ____________ N __________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов         _____________ ___________________

                              (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК министерства

здравоохранения Хабаровского края

от ____________ N __________

Документы в количестве _____________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________________ кг сданы на

уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение _____________________

____________________________________________________________________

                        (способ уничтожения)

Наименование должности

работника, сдавшего документы ______________ ___________________

                                 (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности

работника архива, внесшего

изменения в учетные документы ______________ ___________________

                                 (подпись)      (И.О. Фамилия)

__________

  (дата)

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 20
к подпункту 13.2.7[1]

Структура
исторической справки о фондообразователе и фонде

1. История фондообразователя:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

- крайние даты деятельности организации;

- задачи и функции организации, их изменения;

- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

- место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни;

- изменения в названии и подчиненности организации;

- структура организации и ее изменения.

2. История фонда:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в ведомственный архив;

- изменения в составе и объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

3. Характеристика документов фонда:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- научно-справочный аппарат к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки".