Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 17 октября 2016 г. N 1336-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края" (документ утратил силу)

Распоряжение Министерства здравоохранения Хабаровского края от 17 октября 2016 г. N 1336-р
"О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края"

В соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 20 сентября 2016 г. N 464-р "О внесении изменений в отдельные распоряжения Губернатора Хабаровского края", в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в министерстве здравоохранения Хабаровского края:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края, утвержденную распоряжением министерства здравоохранения Хабаровского края от 18 ноября 2013 г. N 1702-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Хабаровского края", следующие изменения:

1.1. Пункт 1.2 изложить в следующей редакции:

"1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Хабаровского края, Правительства Хабаровского края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р, Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах Хабаровского края, иных органах исполнительной власти Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 13 мая 2013 г. N 200-р.".

1.2. В абзаце втором пункта 1.3 слова "Системы электронного документооборота (система автоматизированной обработки документов)" заменить словами "Автоматизированные технологии обработки документов".

1.3. Раздел 2 изложить в следующей редакции:

"2. Термины и определения

Для целей настоящей Инструкции по делопроизводству используются следующие термины и определения:

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в министерстве;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот министерства;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в министерстве, с указанием сроков их хранения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности министерства;

служба делопроизводства - структурное подразделение министерства, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях министерства;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.".

1.4. В разделе 3:

1.4.1. В пункте 3.1:

1) в абзаце втором пункта 3.1.1 слова "управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края" заменить словами "органом исполнительной власти Хабаровского края, уполномоченным в области архивного дела";

2) подпункт 3.1.6 изложить в следующей редакции:

"3.1.6. Гербовые бланки министерства подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение N 1) и в журнале учета выдачи бланков (приложение N 2).";

3) в подпункте 3.1.9 слово "Бланки" заменить словом "Гербовые бланки";

4) в подпункте 3.1.11 абзац первый дополнить словами "(приложение N 2)";

5) в первом предложении подпункта 3.1.12 слова "три человека" заменить словами "не менее трех человек".

1.4.2. Пункт 3.2 изложить в следующей редакции:

"3.2. Электронные шаблоны документов

Электронный документ создается в соответствии с перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, разрабатываемым в министерстве в соответствии с Примерным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р "О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края" (далее - перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов).

Электронные документы, создаваемые в министерстве, оформляются с использованием электронных шаблонов документов.

Образцы электронных шаблонов документов министерства утверждаются министром по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, указанные в пункте 3.3 настоящего раздела, за исключением реквизита "герб Хабаровского края".

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) электронного шаблона документа не допускается.".

1.4.3. Пункт 3.3 изложить в следующей редакции:

"3.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые министерством, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в министерстве, являются:

1) герб Хабаровского края;

2) наименование министерства;

3) наименование должности;

4) справочные данные о министерстве;

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дата входящего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) гриф ограничения доступа к документу;

11) адресат;

12) гриф утверждения документа;

13) указания по исполнению документа (резолюция);

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) отметка о контроле;

17) отметка о приложении;

18) подпись;

19) отметка об электронной подписи;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26) отметка о поступлении документа;

27) ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в министерство; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.".

1.5. В разделе 4:

1) пункт 4.2 изложить в следующей редакции:

"4.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края с приложением следующих материалов:

1) пояснительная записка, содержащая предмет законодательного регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта;

2) текст законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;

3) перечень актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению или принятию в связи с принятием данного закона;

4) финансово-экономическое обоснование.";

2) в пункте 4.3 слова "главное юридическое управление Губернатора и Правительства края" заменить словами "министерство юстиции Хабаровского края".

1.6. В разделе 5:

1.6.1. В пункте 5.1:

1) в подпункте 2 подпункта 5.1.2 после слов "Инструкции по делопроизводству" дополнить словами ", Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края";

2) в абзаце седьмом подпункта 5.1.4 последнее предложение исключить;

3) подпункт 5.1.8 изложить в следующей редакции:

"5.1.8. Порядок согласования проектов актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.";

4) подпункт 5.1.9 признать утратившим силу;

5) подпункт 5.1.10 изложить в следующей редакции:

"5.1.10. Порядок расположения должностей руководителей в листе согласования осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.";

6) подпункт 5.1.12 изложить в следующей редакции:

"5.1.12. В указателях рассылки актов Губернатора края, Правительства края, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.

Если акты Губернатора края, Правительства края должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, то исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса.

Порядок составления указателя рассылки актов Губернатора края, Правительства края осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края.".

1.6.2. В пункте 5.3:

1) в подпункте 5.3.3 слова "в подпункте 5.1.9 пункта 5.1 настоящей Инструкции по делопроизводству" заменить словами "Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края";

2) в подпункте 5.3.5 слова "пунктами 5.1, 5.2 настоящей Инструкции по делопроизводству" заменить словами "требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края".

1.7. В разделе 6:

1.7.1. Пункт 6.2 изложить в следующей редакции:

"6.2. При подготовке документов от имени Губернатора края, Правительства края органы исполнительной власти края, которым дано соответствующее поручение, руководствуются Регламентом Правительства края, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства края. Издание нормативных правовых актов органов исполнительной власти края в виде писем и телеграмм не допускается.".

1.7.2. В пункте 6.3 слова "управлением по делам архивов Правительства края" заменить словами "органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела".

1.7.3. В пункте 6.4 слова "с использованием гербового бланка документа" исключить.

1.7.4. В пункте 6.5:

1) в подпункте 6.5.1.8 слова "при установке данного функционала в министерстве" исключить;

2) в подпункте 6.5.1.11 слова ", при установке данного функционала в министерстве" исключить;

3) в подпунктах 6.5.1.12 - 6.5.1.14 после слов "основной деятельности" дополнить словами "(с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения)".

1.7.5. В подпункте 6.8.8 пункта 6.8 слова "с пунктом 13" заменить словами "с пунктом 16".

1.8. В разделе 8:

1.8.1. Абзац второй подпункта 8.1.4 пункта 8.1 изложить в следующей редакции:

"Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется министром (или лицом, исполняющем обязанности министра) в соответствии с утвержденным перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, по согласованию с органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела.".

1.8.2. В абзаце первом подпункта 8.2.1 пункта 8.2 после слова "связи" дополнить словами ", в том числе с использованием системы электронного документооборота Правительства края и межведомственного электронного документооборота,".

1.8.3. В пункте 8.3:

1) подпункт 8.3.10 изложить в следующей редакции:

"8.3.10. Прием и регистрация поступающих служебных писем в системе электронного документооборота включают:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности адресования (доставки);

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку наличия сопроводительного письма, а также всех указанных в тексте приложений;

- проверку правильности заполнения полей регистрационной карточки;

- проверку наличия логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс;

- проверку электронной базы данных на наличие повторного обращения;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- формирование электронной регистрационной карточки путем заполнения ее полей;

- применение технологии сканирования и прикрепление электронной копии служебного письма к электронной регистрационной карточке;

- установление связей между отдельными документами при наличии ссылок на документ;

- постановку документа на контроль.

Служебные письма одинакового содержания, но направляемые нескольким адресатам, регистрируются одним исходящим номером.

В системе электронного документооборота фиксируются дата, время приема на регистрацию электронного служебного письма, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).";

2) дополнить подпунктами 8.3.13 - 8.3.14 следующего содержания:

"8.3.13. Исполнителям резолюций, не являющимся участниками системы электронного документооборота, службой делопроизводства по соответствующему поручению руководства направляются бумажные копии документа и регистрационные карточки с резолюциями.

8.3.14. Служебные письма с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в системе электронного документооборота.".

1.8.4. В пункте 8.4:

1) в подпункте 8.4.5:

- абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационной карточке документа;";

- абзац пятый признать утратившим силу;

2) дополнить пунктом 8.4.5[1] следующего содержания:

"8.4.5[1]. Регистрация отправляемых служебных писем в системе электронного документооборота включает:

- определение необходимости регистрации;

- проверку правильности заполнения полей электронной регистрационной карточки и наличия прикрепленного файла (документа), созданных исполнителем;

- проверку правильности адресования;

- проверку правильности выбора типа проекта и электронного шаблона документа;

- проверку подлинности электронной подписи;

- проверку оформления реквизитов служебного письма;

- проверку логических связей между отдельными документами, составляющими единый комплекс документов;

- автоматическое формирование порядкового (регистрационного) номера в электронной регистрационной карточке;

- проставление регистрационного номера.".

1.8.5. В пункте 8.5:

1) подпункт 8.5.3 изложить в следующей редакции:

"8.5.3. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.";

2) подпункт 8.5.8 изложить в следующей редакции:

"8.5.8. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью в системе электронного документооборота, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, определены в соответствии с действующим законодательством.";

3) подпункты 8.5.11, 8.5.13 признать утратившими силу.

1.8.6. В подпункте 8.8.1 пункта 8.8 слова "управлением по делам архивов Правительства края" заменить словами "органом исполнительной власти края, уполномоченным в области архивного дела".

1.9. В разделе 9:

1.9.1. Пункты 9.1 - 9.3 изложить в следующей редакции:

"9.1. Контроль за исполнением документов и поручений руководства министерства в системе электронного документооборота включает: постановку документа на контроль (с указанием вида контроля, ответственного исполнителя, сроков исполнения), регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, учет, обобщение и анализ результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения в установленный срок или по резолюции руководства министерства.

При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

9.3. Контроль за исполнением документов осуществляется руководителем структурного подразделения министерства.

В течение срока исполнения документа руководитель структурного подразделения министерства осуществляет предварительные проверки и регулирование хода исполнения документа. Ответственность за правильность, своевременность и достоверность представленной информации несет исполнитель и его непосредственный руководитель.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, основным исполнителем считается исполнитель, указанный в резолюции первым, либо в отношении которого сделана соответствующая отметка. Соисполнители представляют основному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа, за исключением случаев установления основным исполнителем иных сроков представления информации.

Контроль за ходом исполнения нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края осуществляет руководитель структурного подразделения министерства, которому дано соответствующее поручение руководством министерства.".

1.9.2. Пункт 9.4 изложить в следующей редакции:

"9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: для внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, организаций, и обращений граждан - с даты их регистрации.

Сроки исполнения документов определяются руководством министерства исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Весьма срочно" - в двухдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Срочно" - в трехдневный срок;

- без указания конкретной даты исполнения с пометкой "Оперативно", "В кратчайшие сроки" - в 10-дневный срок;

- по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации;

- иные документы - в течение 30 дней со дня их регистрации.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.".

1.9.3. Пункт 9.5 изложить в следующей редакции:

"9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

В случае согласования руководителем продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель до истечения срока исполнения документа направляет в организацию - автору документа мотивированный промежуточный ответ о продлении срока исполнения документа.

Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Председателя Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае министерство представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения.

В случае если в ходе исполнения поручения или указания Губернатора края возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, министерство за семь рабочих дней до истечения срока исполнения поручения или указания Губернатора края направляет на имя Губернатора края служебную записку о продлении срока исполнения поручения или указания, содержащую информацию о состоянии выполнения поручения или указания, причинах нарушения сроков выполнения, мерах дисциплинарного воздействия, примененных к лицам, виновным в ненадлежащем выполнении поручения или указания Губернатора края, и мотивированные предложения о продлении срока исполнения поручения или указания Губернатора края. Продление срока исполнения поручения или указания Губернатора края допускается по решению Губернатора края.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право вышестоящий орган или организация - автор документа.".

1.9.4. Дополнить пунктом 9.5[1] следующего содержания:

"9.5[1]. К служебной записке о продлении срока исполнения документа исполнитель в обязательном порядке прикладывает документ (копию документа с резолюцией), в отношении которого дано поручение. В системе электронного документооборота служебная записка в адрес руководителя или промежуточный ответ на письмо-запрос создается с указанием взаимосвязи с электронной карточкой письма-запроса.".

1.9.5. Пункт 9.7 изложить в следующей редакции:

"9.7. Снятие документов с контроля осуществляется на основании представленных материалов или информации в системе электронного документооборота, подтверждающих исполнение документа и направление ответов заинтересованным организациям и лицам, если руководством министерства не дано дополнительных поручений по исполнению документа и материалы не возвращены на доработку.

Если подготовленный исполнителем документ является ответом на поступивший документ, то исполнителем в обязательном порядке в системе электронного документооборота делается связь с документом-запросом.

Исполнитель документа в качестве отчета об исполнении документа в течение одного рабочего дня с момента его исполнения представляет в системе электронного документооборота документ по исполнению и комментарий об исполнении документа со ссылкой на номер документа-ответа.

В случае поступления документов, для исполнения которых не требуется создание официального ответа на запрос, основанием для снятия с контроля будет являться отчет об исполнении с представлением подтверждения об отправке.

Снятие документа с контроля оформляется в электронной карточке отметкой о его исполнении и направлении в дело на основании проставленной руководством министерства пометки "В дело", даты и подписи на ответе, распечатанном на бумажном носителе.

Датой исполнения документа считается дата регистрации документа-ответа в системе электронного документооборота.".

1.10. В разделе 10:

1.10.1. Подпункт 10.1.5 пункта 10.1 изложить в следующей редакции:

"10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства, согласовывается экспертной комиссией министерства и утверждается (не позднее конца текущего года) министром. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) на ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела для согласования.

В случае коренных изменений функций и структуры министерства номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока предыдущего согласования.".

1.10.2. В абзаце четвертом пункта 10.2 слова "(томов, частей)" исключить.

1.10.3. В пункте 10.4 слово "(томов)" исключить.

1.11. В разделе 11:

1.11.1. Абзац четвертый пункта 11.4 изложить в следующей редакции:

"- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в министерстве;".

1.11.2. Абзац тринадцатый пункта 11.5 изложить в следующей редакции:

"Документы, не имеющие отношения к характеристике государственного служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения государственного служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив министерства.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы министерства, а также все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.".

1.12. В разделе 12:

1.12.1. В пункте 12.1:

1) абзац шестой изложить в следующей редакции:

"Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив министерства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.";

2) дополнить абзацами следующего содержания:

"Документы по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, передаются в архив министерства по истечении 10 лет со дня увольнения.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению министра дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив министерства по описям дел, документов или по номенклатуре дел.".

1.12.2. Пункт 12.2 изложить в следующей редакции:

"12.2. Документы выдаются из архива министерства на основании письменного разрешения начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства:

работникам структурных подразделений министерства;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архива министерства на срок, не превышающий:

одного месяца, - для использования работниками министерства и иными пользователями;

шести месяцев, - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения начальника управления юридической и кадровой работы, документационного обеспечения министерства на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.".

1.12.3. Дополнить пунктами 12.2[1] - 12.2[3] следующего содержания:

"12.2[1]. Выдача документов из архива министерства регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 27).

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

12.2[2]. Выдачу документов на бумажном носителе из архива министерства и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архива и при возврате, производит работник службы делопроизводства, ответственный за архив, в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архива единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 28). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве министерства до минования надобности.

Дела, выдаваемые из архива, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N 15) и лист использования документов (приложение N 29).

Подготовка архивных документов к выдаче из архива включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архива в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись министра или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

12.2[3]. Документы из архива, как правило, не выдаются:

при наличии фонда пользования;

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.".

1.12.4. Пункты 12.4, 12.5 признать утратившими силу.

1.13. В разделе 13:

1.13.1. В пункте 13.1:

1) подпункт 13.1.1 дополнить предложением следующего содержания: "Экспертизе ценности подлежат все документы министерства независимо от видов носителей и способов записи.";

2) в подпункте 13.1.4 второе предложение исключить;

3) подпункты 13.1.12 - 13.1.14 изложить в следующей редакции:

"13.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 22 - 23) в двух экземплярах и представляются в архив министерства не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

13.1.13. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи дел; индекс дела; заголовок дела; крайние даты дела; количество листов в деле; срок хранения дела (для описей дел по личному составу).

13.1.14. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, об особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.";

4) подпункт 13.1.16 изложить в следующей редакции:

"13.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и ЭК министерства.";

5) дополнить подпунктом 13.1.17[1] следующего содержания:

"13.1.17[1]. Сводные описи дел, документов министерства состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив министерства описей дел его структурных подразделений за определенные годы и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой министерства на этот год.

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 17, 18, 24) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.";

6) в подпункте 13.1.20 слова "управления по делам архивов Правительства Хабаровского края" заменить словами "органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела,";

7) дополнить подпунктом 13.1.22 следующего содержания:

"13.1.22. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 19).".

1.13.2. В пункте 13.2:

1) подпункт 13.2.2 изложить в следующей редакции:

"13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив министерства не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.";

2) в третьем предложении подпункта 13.2.6 после слов "принятых дел," дополнить словами "номера отсутствующих дел,";

3) абзац третий подпункта 13.2.6 исключить;

4) дополнить подпунктом 13.2.6[1] следующего содержания:

"13.2.6[1]. Передача электронных документов для хранения в архив министерства, являющегося источником комплектования государственного архива, осуществляется в формате PDF/A.";

5) дополнить подпунктами 13.2.9, 13.2.10 следующего содержания:

"13.2.9. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве министерства, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в министерстве и в его архиве, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве министерства не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив министерства по решению министра (или лица, исполняющего обязанности министра) должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив министерства по решению министра (или лица, исполняющего обязанности министра) должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 13.2.6[1] настоящего раздела.

13.2.10. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

Передача электронных документов в архив министерства производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив министерства выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе министерства электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив министерства на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив министерства по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью министра (или лица, исполняющего обязанности министра) или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование министерства (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел, документов;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.".

1.13.3. Пункт 13.3 изложить в следующей редакции:

"13.3. Передача документов на хранение в государственный архив

13.3.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в министерстве по истечении сроков их временного хранения в архиве министерства, передаются на постоянное хранение в государственный архив края.

13.3.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

13.3.3. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств министерства.

13.3.4. Передача документов постоянного хранения в государственный архив края осуществляется в соответствии с планом, утвержденным генеральным директором государственного архива края по согласованию с министерством.

13.3.5. Документы передаются в государственный архив края по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПМК органа исполнительной власти края, уполномоченного в области архивного дела.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива края проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами министерства.

Передача дел проводится в государственном архиве края поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив края передается историческая справка к фонду (приложение N 20). При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

13.3.6. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 25), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве края, другой - в министерстве. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел - в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной министерством.

Архив министерства принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 26). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

13.3.7. При ликвидации министерства его документы подлежат передаче в орган исполнительной власти, являющийся его правопреемником.

13.3.8. При ликвидации министерства без образования правопреемника документы постоянного хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации (архив Правительства Хабаровского края).

В случае невозможности передачи документов в архив вышестоящей организации по решению ликвидационной комиссии, согласованному с органом исполнительной власти Хабаровского края, уполномоченным в области архивного дела, эти документы передаются в государственный архив Хабаровского края.

13.3.9. При ликвидации министерства без образования правопреемника упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу, передачу их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом Хабаровского края.".

1.14. Приложения N 1 - 4, 12 - 20 изложить в новой редакции согласно приложению N 1 к настоящему распоряжению.

1.15. Дополнить приложениями N 22 - 29 согласно приложению N 2 к настоящему распоряжению.

Министр

А.В. Витько