Приложение. Регламент работы с модулем электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот"

Приложение

Регламент
работы с модулем электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот"
(утв. распоряжением администрации города Хабаровска от 20 апреля 2018 г. N 260-р)

1. Общие положения

1.1. Регламент работы в модуле электронного согласования муниципальных правовых актов в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - регламент) устанавливает порядок и общие требования к организации работы по электронному согласованию муниципальных правовых актов (далее - МПА) в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД") с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, простой электронной подписи.

1.2. Регламент определяет процессы создания черновика проекта МПА, согласования, регистрации проекта МПА в АИС "МЭД" с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, простой электронной подписи.

1.3. Действие настоящего регламента не распространяется на:

- порядок согласования документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе персональные данные;

- порядок согласования документов, содержащих конфиденциальную информацию с пометкой "Для служебного пользования";

- порядок согласования документов по личному составу;

- порядок согласования проектов решений Хабаровской городской Думы;

- процесс согласования черновиков проектов МПА при наличии двух и менее участников электронного согласования;

- заместителей Мэра города Хабаровска, ответственных за исполнение документа;

- юридическое управление администрации города Хабаровска (в качестве Согласующего);

- сторонние организации (прокуратура города Хабаровска, муниципальные предприятия, учреждения и т.п.).

Вышеперечисленные участники не участвуют в электронном согласовании черновиков проектов МПА, а согласовывают черновики проектов МГТА только на бумажном носителе.

Если согласование черновика проекта МПА заместителем Мэра города - управляющим делами администрации города Хабаровска требуется только в связи с наличием приложений, такое согласование также оформляется на бумажном носителе.

Согласование окончательно доработанных проектов МПА после обсуждения вопроса на заседании коллегии при Мэре города Хабаровска оформляется на бумажном носителе.

1.4. Модуль электронного согласования МПА является частью АИС "МЭД", поэтому приемы работы в нем аналогичны приемам работы в АИС "МЭД".

1.5. Правила, установленные настоящим регламентом, являются обязательными для всех участников АИС "МЭД".

2. Нормативные ссылки

Регламент разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

- распоряжение администрации города Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р "О Регламенте администрации города Хабаровска";

- распоряжение администрации города Хабаровска от 28.08.2015 N 525-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- распоряжение администрации города Хабаровска от 13.01.2017 N 20-р "Об утверждении регламента работы в транспортном модуле автоматизированной информационной системы "Муниципальный электронный документооборот";

- инструкция пользователя АИС "МЭД".

3. Термины и определения

3.1. Руководитель - заместитель Мэра города Хабаровска, руководитель структурного подразделения администрации города Хабаровска, подготовивший черновик проекта МПА.

3.2. Согласующий - заместитель Мэра города Хабаровска, руководитель структурного подразделения администрации города Хабаровска, участвующий в процессе согласования черновиков проектов МПА ввиду наличия в тексте черновика проекта МПА задания или поручения, отнесенных к компетенции возглавляемого им структурного подразделения.

3.3. Разработчик - лицо, которому поручена подготовка и/или организация согласования черновика проекта МПА, в справке к проекту МПА указанный как ответственный исполнитель.

3.4. Ответственный за делопроизводство - лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении администрации города Хабаровска, секретарь или помощник заместителя Мэра города Хабаровска, отправляющий и получающий документы.

3.5. Пользователь - зарегистрированный в АИС "МЭД" сотрудник администрации города Хабаровска, имеющий право работы в АИС "МЭД".

3.6. Регистрационная карточка - форма для прикрепления файлов документа, заполнения реквизитов документа при регистрации в АИС "МЭД".

3.7. Черновик проекта МПА - документ, требующий согласования должностным лицом или несколькими такими лицами в модуле электронного согласования МПА, до регистрации его в общем отделе управления делами администрации города Хабаровска как проекта МПА.

3.8. Проект МПА - согласованный должностными лицами черновик проекта МПА, зарегистрированный в общем отделе управления делами.

3.9. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

4. Основные задачи

Модуль электронного согласования МПА в АИС "МЭД" предназначен для автоматизации процессов согласования черновиков проектов МПА и обеспечивает следующие функции:

- регистрация черновиков проектов МПА;

- согласование в определенном Разработчиком порядке согласования черновика проекта МПА;

- контроль сроков согласования;

- отчет и анализ результатов согласования;

- поиск проектов черновиков МПА;

- регистрация проекта МПА.

5. Последовательность выполнения операций при электронном согласовании черновиков проектов МПА в АИС "МЭД"

5.1. Подготовка черновика проекта МПА осуществляется Разработчиком по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.2. Регистрация черновика проекта МПА в АИС "МЭД" происходит путем создания Разработчиком регистрационной карточки с заполнением полей: "Наименование документа", "ФИО", "О чем" и прикреплением электронного файла черновика проекта МПА и документов, необходимых при согласовании проекта.

Номер регистрационной карточке присваивается системой автоматически при сохранении карточки. Редактирование регистрационной карточки, имеющей статус "Зарегистрирован", не допускается.

5.3. Разработчик определяет участников процесса электронного согласования, участников процесса согласования на бумажном носителе, порядок согласования черновика проекта МПА (последовательное или параллельное согласование).

Срок согласования черновика проекта МПА каждым Согласующим по общему правилу - 3 дня. Если МПА предусмотрены иные сроки согласования, то Разработчик изменяет срок в регистрационной карточке в окне "Срок исполнения".

Перечень Согласующих может быть изменен в случае необходимости исключения ошибочно включенных Согласующих или включения недостающих.

Структурное подразделение Разработчика автоматически добавляется первым в электронный лист согласования.

5.4. Зарегистрированный черновик проекта МПА и определенный Разработчиком порядок согласования направляется Руководителю для рассмотрения и подписания.

5.5. После подписания Руководителем регистрационная карточка черновика проекта МПА с прикрепленными файлами проекта и сопроводительных документов автоматически направляется в согласующие структурные подразделения администрации города Хабаровска в соответствии с определенным порядком согласования.

5.6. В случае ошибочного направления черновика проекта МПА на согласование Согласующий готовит служебную записку Руководителю о том, что данный черновик направлен ошибочно, согласование не требуется, и об исключении его из процесса электронного согласования.

5.7. В случае согласования черновика проекта МПА в порядке последовательного согласования он становится доступен для работы в той последовательности, в которой направлен в согласующие структурные подразделения администрации города Хабаровска в соответствии с порядком согласования.

5.8. В случае согласования черновика проекта МПА в порядке параллельного согласования он становится доступным для работы одновременно всем согласующим структурным подразделениям администрации города Хабаровска.

5.9. Поступивший в АИС "МЭД" черновик проекта МПА генерирует в системе напоминаний новое сообщение, которое рассылается Согласующему лично и ответственному за делопроизводство.

5.10. Ответственный за делопроизводство при получении регистрирует поступивший черновик проекта МПА в АИС "МЭД" как входящий документ.

5.11. Согласующий рассматривает поступивший черновик проекта МПА, может сразу согласовать его либо направить сотрудникам своего структурного подразделения для проведения экспертизы, подготовки заключения.

5.12. Ответственный за делопроизводство после рассмотрения Согласующим вносит его резолюцию в регистрационную карточку.

5.13. При согласовании черновика проекта МПА Согласующим может быть принято одно из следующих решений:

- согласовано - при отсутствии замечаний и предложений к черновику проекта МПА;

- согласовано с замечаниями - при наличии обоснованных замечаний и предложений, которые требуют доработки проекта.

5.14. Имеющиеся замечания и предложения излагаются в файле, который прикрепляется к регистрационной карточке черновика проекта МПА в виде исходящего документа согласующего структурного подразделения администрации города Хабаровска путем создания связи.

5.15. Решение о принятии или отклонении замечаний, поступивших от Согласующих, принимает Руководитель. Замечания могут быть учтены полностью и частично.

5.16. Разработчик определяет необходимость повторного согласования черновика проекта МПА со структурными подразделениями администрации города Хабаровска, ранее согласовавшими документ, и запускает новый этап согласования с выбранными структурными подразделениями администрации города Хабаровска, после чего черновик проекта МПА продолжит движение по определенному Разработчиком порядку согласования. При этом в блоке "Расположение файла" и/или "Сопроводительные документы" регистрационной карточки должна быть размещена доработанная версия проекта, а предыдущие версии вложений остаются в поле предыдущего этапа.

5.17. В процессе согласования черновика проекта МПА начальником контрольного управления администрации города Хабаровска определяется необходимость постановки на контроль документа после его подписания и регистрации.

При наличии такой необходимости ставится отметка о контроле, и контрольное управление администрации города Хабаровска включается в реестр рассылки документа после его подписания и регистрации.

5.18. После согласования черновика проекта МПА контрольным управлением администрации города Хабаровска Разработчик распечатывает электронный лист согласования. В нижнем правом углу листа системой генерируется надпись "Сгенерировано АИС "МЭД", ФИО (Разработчика) и дата" Разработчик визирует лист согласования, подтверждая, что лист распечатан из АИС "МЭД".

5.19. Разработчик готовит лист согласования на бумажном носителе для Согласующих, не являющихся участниками электронного согласования.

5.20. Оригинал согласованного в электронном виде черновика проекта МПА, лист согласования (лист согласования для Согласующих, не являющихся участниками электронного согласования, и его продолжение - лист электронного согласования, распечатанный из АИС "МЭД") вместе с необходимым пакетом документов передаются на согласование в юридическое управление администрации города Хабаровска.

5.21. При отсутствии замечаний и предложений к черновику проекта МПА согласование оформляется визой Согласующего на бумажном листе согласования.

5.22. При наличии замечаний и предложений к черновику проекта МПА они оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на бумажном листе согласования рядом с подписью Согласующего. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания сняты", дата и виза Согласующего.

5.23. После согласования юридическим управлением администрации города Хабаровска новая версия черновика проекта МПА прикрепляется Разработчиком к регистрационной карточке.

5.24. Если в процессе согласования юридическим управлением в черновик проекта МПА вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию.

5.25. После согласования черновика проекта МПА юридическим управлением администрации города Хабаровска оригинал проекта черновика МПА с листом согласования (лист согласования для Согласующих, не являющихся участниками электронного согласования, и его продолжение - лист электронного согласования, распечатанный из АИС "МЭД") вместе с необходимыми документами передаются на согласование заместителю Мэра города Хабаровска, ответственному за исполнение документа.

5.26. После согласования с согласующими структурными подразделениями администрации города Хабаровска Разработчик направляет полный пакет документов черновика проекта МПА в общий отдел управления делами администрации города Хабаровска на бумажном носителе и в АИС "МЭД", нажав в регистрационной карточке кнопку "Отправить на регистрацию".

Если в процессе согласования замечания не снимаются, Руководителем пишется служебная записка на имя Мэра города Хабаровска о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения Мэром города Хабаровска.

5.27. Сотрудник общего отдела управления делами администрации города Хабаровска рассматривает поступивший черновик проекта МПА и принимает решение:

- принять черновик проекта МПА на регистрацию;

- вернуть на доработку с указанием причины возврата.

5.28. В случае возврата на доработку Разработчику через систему напоминаний приходит сообщение о возврате черновика проекта МПА с указанием причины возврата.

5.29. После устранения замечаний Разработчик повторно направляет проект черновика на регистрацию в общий отдел управления делами администрации города Хабаровска.

5.30. Сотрудник общего отдела управления делами администрации города Хабаровска регистрирует черновик проекта МПА как проект МПА, проводит его проверку и после устранения ошибок передает его заместителю Мэра города - управляющему делами администрации города Хабаровска для визирования справки к проекту и согласования при наличии приложений к проекту.

5.31. Сотрудник общего отдела управления делами администрации города Хабаровска в разделе "Список согласования" регистрационной карточки проекта МПА вносит запись о Согласующем - заместителе Мэра города - управляющем делами администрации города Хабаровска, указывает дату передачи проекта МПА на согласование, а также фиксирует дату и результат согласования.

5.32. В разделе "Список согласования" регистрационной карточки проекта МПА сотрудником общего отдела управления делами администрации города Хабаровска вносится запись о передаче на подпись Мэру города Хабаровска. Проект МПА на бумажном носителе передается Мэру города Хабаровска на подпись.

5.33. После подписания сотрудник общего отдела управления делами администрации города Хабаровска регистрирует МПА в АИС "МЭД" с автоматической привязкой к регистрационной карточке проекта МПА.

5.34. В случае отклонения проекта МПА Мэром города Хабаровска сотрудником общего отдела управления делами администрации города Хабаровска заполняется дата возврата и резолюция Мэра города Хабаровска.

6. Использование электронной подписи в АИС "МЭД"

В АИС "МЭД" используются два вида электронной подписи - простая и усиленная квалифицированная.

Ключом простой электронной подписи (далее - ЭП) является сочетание логина и пароля пользователя для входа в АИС "МЭД". Посредством простой ЭП пользователь АИС "МЭД" авторизуется и идентифицируется в системе.

Согласование черновиков проектов МПА в АИС "МЭД" заместителями Мэра города Хабаровска, руководителями структурных подразделений администрации города Хабаровска осуществляется с использованием усиленной квалифицированной ЭП в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласование черновиков проектов МПА контрольным управлением администрации города Хабаровска может осуществляться с использованием простой ЭП в соответствии с приказом контрольного управления администрации города Хабаровска.