Приложение. Положение о порядке оформления служебных командировок и порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками

Приложение

Положение
о порядке оформления служебных командировок и порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками
(утв. постановлением администрации города Хабаровска от 30 ноября 2018 г. N 4215)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке оформления служебных командировок и порядке и размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками, разработано в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

1.2. Действие настоящего положения распространяется на муниципальных служащих города Хабаровска, работников администрации города Хабаровска, замещающих должности, не являющиеся должностями муниципальной службы (далее - работники), мэра города Хабаровска.

1.3. Работники направляются в служебные командировки на определенный срок для выполнения служебного поручения вне постоянного места работы.

1.4. Основаниями для оформления служебной командировки являются письма, приглашения, вызовы, судебные повестки, определения судов, планы мероприятий (работы), служебные записки заместителей мэра города, руководителей структурных подразделений администрации города по вопросу направления работника в служебную командировку.

2. Оформление служебных командировок

2.1. Управлением кадров и муниципальной службы, управлением международных связей администрации города Хабаровска в соответствии с пунктом 1.4 настоящего постановления оформляются распоряжения о командировании мэра города, работников.

2.2. Обязанности по бронированию и приобретению билетов до места командирования и обратно, по организации бронирования жилого помещения возлагаются на командируемого работника.

2.3. При наличии дополнительных расходов, связанных с участием в семинаре, форуме, конгрессе и иных мероприятиях мэра города, работников, в управление кадров и муниципальной службы представляются документы, оформленные в соответствии с требованиями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".

2.4. Фактический срок пребывания в служебной командировке определяется по проездным документам, представляемым мэром города, работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в служебной командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.10.2015 N 1085 "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации".

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в служебной командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места служебной командировки).

2.5. Мэру города, работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

3. Срок служебной командировки

3.1. Срок служебной командировки определяется с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в служебную командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из служебной командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в служебную командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

3.2. Вопрос о явке работника на работу в день отъезда в служебную командировку и в день прибытия из служебной командировки решается по договоренности с работодателем.

3.3. В случае изменения (продления, сокращения) сроков служебной командировки работником на имя работодателя представляется служебная записка с объяснением причин изменения сроков.

4. Возмещение и размеры расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации

4.1. При убытии мэра города, направлении работника в служебную командировку им гарантируется сохранение среднего заработка за период нахождения в служебной командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, а также возмещение следующих расходов:

а) расходы по проезду к месту командирования и обратно к постоянному месту работы;

б) расходы по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах;

в) расходы по найму жилого помещения и его бронированию;

г) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);

д) иные расходы, связанные со служебной командировкой (при условии, что они произведены с разрешения или ведома работодателя).

4.2. В случае временной нетрудоспособности в период командирования мэра города, работника, удостоверенной в установленном порядке, ему возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего периода времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к постоянному месту жительства.

За период временной нетрудоспособности мэру города, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.3. В случае командирования работника в такую местность, откуда он по условиям транспортного сообщения и характеру выполняемого служебного поручения имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается работодателем с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого поручения, а также необходимости создания командированному работнику условий для отдыха.

4.4. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются:

- работникам - по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера (не выше стоимости номера экономического класса);

- мэру города - по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не более стоимости номера класса "люкс".

4.5. Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения:

а) в случае проживания мэра города, работника в гостинице: квитанция (талон) либо иной подтверждающий заключение договора на оказание услуг по месту командирования документ, содержащий сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Правительством Российской Федерации;

б) в случае проживания мэра города, работника не в гостинице: первичные учетные документы, сформированные в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете и содержащие обязательные реквизиты, установленные Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Министерством финансов Российской Федерации.

4.6. В случае если в населенном пункте отсутствует гостиница, работнику предоставляется иное отдельное жилое помещение либо аналогичное жилое помещение в ближайшем населенном пункте с гарантированным транспортным обеспечением от места проживания до места командирования и обратно.

При отсутствии подтверждающих документов (в случае непредоставления места в гостинице) расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30 процентов установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной командировке.

Сумма за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

4.7. В случае вынужденной остановки в пути мэру города, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в размерах, установленных настоящим Положением.

Мэру города, работнику также возмещаются суточные за время вынужденной остановки при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной остановки в пути.

4.8. Предоставление мэру города, работникам услуг по проживанию в гостинице осуществляется в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 09.10.2015 N 1085.

4.9. Расходы по проезду работников к месту командирования и обратно, а также по проезду из одного населенного пункта в другой возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам:

- воздушным транспортом - по тарифу экономического класса;

- морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в четырехместной каюте с комплексным обслуживанием пассажиров;

- железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам экономического класса, с четырехместными купе категории "К" (вагон без услуг) или в вагоне категории "С" (вагон без услуг) с местами для сидения;

- автомобильным транспортом - в автомобильном средстве общего пользования (кроме такси).

4.10. Расходы по проезду мэра города на территории Российской Федерации к месту командирования и обратно к постоянному месту деятельности возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным проездными документами, по следующим нормам:

- воздушным транспортом - по тарифу бизнес-класса;

- морским и речным транспортом - по тарифам, устанавливаемым перевозчиком, но не выше стоимости проезда в каюте "люкс" с комплексным обслуживанием пассажиров;

- железнодорожным транспортом - в вагоне повышенной комфортности, отнесенном к вагонам бизнес-класса, с двухместными купе категории "СВ" или в вагоне категории "С" с местами для сидения, соответствующими требованиям, предъявляемым к вагонам бизнес-класса.

4.11. При отсутствии проездных документов (билетов) или документов, выданных транспортными организациями и подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), оплата проезда не производится.

Расходы, связанные с получением в транспортных организациях документов, подтверждающих информацию, содержащуюся в проездных документах (билетах), осуществляются за счет средств мэра города, работника.

4.12. Возмещение расходов, связанных с использованием работниками личного транспорта для проезда к месту командирования и обратно к постоянному месту работы, производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

4.13. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), выплачиваются мэру города, работнику за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, в размерах, устанавливаемых постановлением мэра города Хабаровска от 21.03.2005 N 458 "О нормах возмещения расходов на выплату суточных в городе Хабаровске".

4.14. Расходы (по бронированию и найму жилого помещения, по проезду к месту командирования и обратно к постоянному месту работы), превышающие указанные выше размеры, могут быть возмещены работнику с согласия работодателя при условии отсутствия возможности расходования их в пределах норм, установленных настоящим положением.

4.15. При наличии обоснования мэру города возмещаются документально подтвержденные расходы, связанные со служебной командировкой, сверх норм, установленных настоящим Положением, в пределах средств, предусмотренных на эти цели на текущий год.

5. Возмещение расходов, связанных со служебными командировками за пределы территории Российской Федерации

5.1. Оплата и (или) возмещение расходов в иностранной валюте, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного мэру города, работнику в связи со служебной командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле".

5.2. За время нахождения в пути мэра города, работника, направляемого в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации в размерах, устанавливаемых постановлением мэра города Хабаровска от 21.03.2005 N 458 "О нормах возмещения расходов на выплату суточных в городе Хабаровске";

б) при проезде по территории иностранного государства - в размерах, которые предусмотрены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".

5.3. При следовании мэра города, работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При убытии мэра города, направлении работника в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4. При убытии мэра города, направлении работника в служебную командировку на территории государств - участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

5.5. Мэру города, работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".

5.6. Расходы по найму жилого помещения при направлении мэра города, работников в служебные командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в размерах, которые предусмотрены Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений".

5.7. Расходы по проезду при направлении мэра города, работника в служебную командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, что и при направлении в служебную командировку в пределах территории Российской Федерации.

5.8. Расходы на проезд мэра города воздушным, морским, речным, железнодорожным и автомобильным транспортом к месту командирования за пределы Российской Федерации и обратно к постоянному месту деятельности возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, по тарифам бизнес-класса.

5.9. Мэру города, работнику при направлении их в служебную командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

5.10. При убытии в заграничные служебные командировки мэр города проходит оформление паспортного и таможенного контроля в залах приемов официальных делегаций международных терминалов аэропортов. Оплата указанных услуг осуществляется по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, за счет средств городского бюджета.

5.11. При наличии обоснования мэру города возмещаются документально подтвержденные расходы, связанные с заграничной служебной командировкой, сверх норм, установленных настоящим Положением, в пределах средств, предусмотренных на эти цели на текущий год.

6. Заключительные положения

Работник по возвращении из служебной командировки обязан представить:

а) авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной командировкой суммах в течение 3 рабочих дней и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в служебную командировку денежному авансу с приложением документов о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных со служебной командировкой;

б) отчет в письменной форме о служебной командировке на территории Российской Федерации согласно приложению к настоящему Положению в управление кадров и муниципальной службы администрации города Хабаровска.