Приложение. Положение об архиве проектного офиса Министерства груда и социальной политики Республики Тыва (далее - Положение)

Приложение
к приказу Министерства труда и
социальной политики Республики Тыва
от 17 января 2017 г. N 20/1

Положение
об архиве проектного офиса Министерства груда и социальной политики Республики Тыва (далее - Положение)

1. Общие положения

1.1 Настоящее Положение об архиве проектного офиса Министерства труда и социальной политики Республики Тыва (далее - проектный офис) разработано на основании приказа Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Тыва, утвержденного Решением Аппарата Правительства Республики Тыва от 05 декабря 2002 г. N 398-АП.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "на основании Примерного положения, утвержденного приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. N 176"

1.2 Документы проектного офиса, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Республики Тыва, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в Государственном бюджетном учреждении "Государственном архиве Республики Тыва" (ГБУ "ГА РТ"), До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом Российской Федерации, хранятся в архиве проектного офиса Министерства.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"."

1.3 Проектный офис министерства обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов, образующихся в результате деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным Архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся за счет Министерства труда и социальной политики Республики Тыва. За утрату и порчу документов ответственный сотрудник проектного офиса Министерства несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.4 Для хранения документов законченных делопроизводством документов практического значения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение имеется архив проектного офиса министерства, который обеспечивает необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.5 Функции по ведению архива проектного офиса министерства возлагается на ответственного сотрудника проектного офиса Министерства.

1.6 В своей работе ответственный сотрудник руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Архивного агентства Российской Федерации, методическими документами Архивного агентства Республики Тыва и настоящим положением.

1.7 Планирование работы архива проектного офиса Министерства ведется в соответствии с годовым планом работы Министерства на предстоящий год, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8 Контроль за деятельностью архива проектного офиса Министерства осуществляет ответственный сотрудник проектного офиса Министерства.

1.9 Организационно-методическое руководство деятельностью архива проектного офиса Министерства осуществляет ГБУ "Государственный архив Республики Тыва" /далее - ГБУ "ГА РТ".

2. Состав документов архива проектного офиса

В архив проектного офиса поступают:

2.1 Законченные делопроизводством проектного офиса Министерства документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

2.2 Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений- предшественников;

2.3 Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных проектному офису министерства;

2.4 Личные фонды ведущих работников проектного офиса Министерства, поступившие в архив проектного офиса;

2.5 Служебные и ведомственные издания;

2.6 Научно-справочный аппарат к документам архива проектного офиса.

3. Задачи архива проектного офиса

Основными задачами архива проектного офиса являются:

3.1 комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.2 учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве проектного офиса;

3.3 подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Министерства на государственное хранение в ГБУ "ГА РТ" с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральным Архивным агентством РФ;

3.4 осуществление контроля за формированием и оформлением дел в деятельности проектного офиса Министерства;

4. Функции архива проектного офиса

В соответствии с возложенными на него задачами архив проектного офиса министерства осуществляет следующие функции:

4.1 принимает документы не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным Архивным агентством РФ;

4.2 разрабатывает и согласовывает с ГБУ "ГАРТ" графики предоставления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Архивного агентства РТ и передачей документов Архивного фонда РТ на государственное хранение;

4.3 составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводства, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии Архивного агентства РТ;

4.4 осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

4.5 создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом ГБУ "ГАРТ";

4.6 организует использование документов:

- информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива проектного офиса;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива проектного офиса;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве проектного офиса;

4.7 проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве проектного офиса, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

4.8 оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

4.9 ежегодно представляет в ГБУ ГА РТ сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

4.10 подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в ГБУ ГА РТ документы постоянного срока хранения согласно описи.

5. Права архива проектного офиса

Для выполнения возложенных задач и функций архив проектного офиса имеет право:

5.1 контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

5.2 запрашивать от Министерства и структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива проектного офиса, с учетом обеспечения выполнения возложенных на архив проектного офиса задач и функций.

5.3 вносить на рассмотрение руководству Министерства предложения по улучшению деятельности архива проектного офиса;

5.4 контролировать выполнение установленных правил работы с документами проектного офиса Министерства;

6. Ответственность лица ответственного за введение архива

6.1. Ответственный сотрудник за ведение архива проектного офиса несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.