Приложение N 4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству в
Избирательной комиссии Республики Хакасия

Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производятся на компьютерах с использованием текстового процессора MS Word. Внедрение электронных таблиц, созданных в табличных процессорах, в документы MS Word не допускается. Допускается, при необходимости, создание, форматирование и вывод на печать таблиц посредством табличного процессора MS Excel.

6. При форматировании документов обязательно используется включенная кнопка, , чтобы видеть на экране все служебные символы.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

Шрифт TimesNewRomanCyr

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал полуторный

Первая строка отступ на 1,25 см

Выравнивание по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по правому полю документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

верхнее 2,0 см

нижнее 2,0 см

левое 3,0 см

правое 1,5 см

От края до колонтитула:

верхнего 1,25 см

нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

- Государственный герб Республики Хакасия;

- наименование "Избирательная комиссия Республики Хакасия";

- наименование должностного лица;

- справочные сведения об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

- место составления (издания) документа;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- заголовок к тексту документа;

- указания по исполнению документа;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- виза;

- печать;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- идентификатор электронной копии документа.

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

Шрифт TimesNewRomanCyr

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

Шрифт TimesNewRomanCyr

Размер 14 пунктов

Отступ слева 7 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter), например:

СОГЛАСОВАНО Руководитель Федерального архивного агентства А.Н. Артизов

13. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без всяких знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы.

14. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах рекомендуется осуществлять проверку документов, используя системы проверки правописания.

15. Каждый документ со всеми приложениями к нему помещают в отдельный файл (если приложения созданы одним процессором). Внутр