Приложение 2. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью в Правительстве Республики Хакасия

Приложение 2

Функциональная структура
системы управления проектной деятельностью в Правительстве Республики Хакасия
(утв. постановлением Правительства Республики Хакасия от 6 апреля 2017 г. N 152)

1. Постоянные органы управления проектной деятельностью в Правительстве Республики Хакасия

Президиум Совета развития Республики Хакасия при Главе Республики Хакасия - Председателе Правительства Республики Хакасия

1.1. Президиум Совета развития Республики Хакасия при Главе Республики Хакасия - Председателе Правительства Республики Хакасия (далее - президиум Совета):

а) координирует подготовку предложений по параметрам и приоритетам для формирования портфеля приоритетных проектов (программ);

б) формирует портфель приоритетных проектов (программ) и осуществляет оценку их реализации;

в) утверждает паспорта приоритетных проектов (программ), а также принимает решения о внесении изменений в паспорта приоритетных проектов (программ);

г) принимает решение о начале реализации приоритетного проекта (программы), об утверждении его значимых результатов, о прохождении ключевых контрольных точек и этапов приоритетного проекта (программы) (при их выделении для контроля на уровне президиума Совета), завершении (в том числе досрочном) либо приостановлении приоритетного проекта (программы);

д) формирует проектные комитеты приоритетных проектов (программ), назначает руководителей и функциональных заказчиков приоритетных проектов (программ);

е) рассматривает информацию о ходе реализации портфеля приоритетных проектов (программ) и одобряет отчеты о ходе реализации портфеля приоритетных проектов (программ);

ж) координирует деятельность исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Совета развития Республики Хакасия при Главе Республики Хакасия - Председателе Правительства Республики Хакасия и президиума Совета;

з) принимает решение о реализации проекта (программы) в режиме эксперимента в целях последующего инициирования проекта (программы) в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия, а также определяет уровень управления таким проектом (программой);

и) координирует развитие и применение системы стимулирования государственных гражданских служащих Республики Хакасия, участвующих в проектной деятельности;

к) определяет случаи и порядок осуществления в отношении приоритетных проектов (программ) внешнего управления (в том числе региональным проектным офисом);

л) согласовывает кандидатуры заместителей руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, ответственных за организацию проектной деятельности;

м) рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления и соответствующих информационных технологий обеспечения проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия;

н) осуществляет иные функции, возложенные на президиум Совета в соответствии с законодательством.

Региональный проектный офис

1.2. Региональный проектный офис:

1.2.1. Министерство экономики Республики Хакасия в части осуществления функций регионального проектного офиса осуществляет следующие полномочия: обеспечивает формирование и ведение портфеля приоритетных проектов (программ), а также представляет в президиум Совета отчеты о ходе реализации портфеля приоритетных проектов (программ);

согласовывает проектные предложения, паспорта, а также сводные планы приоритетных проектов (программ), рассматривает вопросы соответствия представленных документов порядку организации проектной деятельности в Правительстве Республике Хакасия;

представляет для утверждения в соответствии с Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия составы проектных комитетов, общественно-деловых советов;

согласовывает кандидатуры ответственных секретарей проектных комитетов приоритетных проектов (программ) или направлений;

участвует во взаимодействии с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, и органами местного самоуправления в Республике Хакасия, государственными и иными организациями в мониторинге приоритетных проектов (программ), инициирует рассмотрение вопросов, требующих решения органами управления приоритетными проектами (программами), а также может направлять предложения в части организации реализации приоритетных проектов (программ) федеральным органам исполнительной власти, исполнительным органам государственной власти Республики Хакасия и участникам приоритетных проектов (программ);

обеспечивает проведение с участием заинтересованных органов государственной власти оценок и иных контрольных мероприятий в отношении приоритетных проектов (программ) и итогов реализации приоритетных проектов (программ), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

обеспечивает деятельность президиума Совета;

участвует в работе проектных офисов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия (далее - ведомственные проектные офисы);

запрашивает у исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, органов местного самоуправления в Республике Хакасия и организаций материалы и информацию по вопросам реализации приоритетных проектов (программ);

осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством.

1.2.2. Аппарат Правительства Республики Хакасия в части осуществления функций регионального проектного офиса осуществляет следующие полномочия:

согласовывает кандидатуры руководителей и администраторов проектов (программ), а также рассматривает вопросы соответствия указанных кандидатур квалификационным требованиям в сфере проектного управления;

обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия, издает методические рекомендации по организации проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия, а также координирует деятельность по их применению;

согласовывает проекты актов исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, регламентирующих организацию проектной деятельности, а также назначение руководителей ведомственных проектных офисов;

координирует формирование и развитие автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

обеспечивает внедрение и развитие системы стимулирования государственных гражданских служащих Республики Хакасия, участвующих в проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия;

координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональной компетентности государственных гражданских служащих Республики Хакасия в сфере проектной деятельности, а также ведение соответствующего резерва профессиональных кадров;

осуществляет мониторинг внедрения и функционирования системы управления проектной деятельностью в Правительстве Республики Хакасия, включая достижение соответствующих показателей деятельности региональным проектным офисом и исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, а также представляет соответствующие отчеты и предложения;

участвует в работе ведомственных проектных офисов;

осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством.

1.2.3. Министерство финансов Республики Хакасия в части осуществления функций регионального проектного офиса осуществляет следующие полномочия:

осуществляет подготовку и представление в ведомственные проектные офисы предложений об отражении расходов на реализацию приоритетных проектов (программ) при формировании (исполнении) республиканского бюджета Республики Хакасия, исходя из места, определенного для приоритетных проектов (программ) в структуре государственных программ Республики Хакасия;

обеспечивает соответствие методических рекомендаций по организации проектной деятельности в Республике Хакасия нормативным правовым актам в сфере организации бюджетного процесса;

обеспечивает методическое сопровождение по формированию приоритетных проектов (программ) Республики Хакасия, а также их включения в состав государственных программ Республики Хакасия;

согласовывает проектные предложения, паспорта, сводные планы проектов (в части планов финансового обеспечения);

участвует в проведении мониторинга и иных контрольных мероприятий в отношении приоритетных проектов (программ) в части их финансового обеспечения и соблюдения условий софинансирования из республиканского бюджета Республики Хакасия приоритетных проектов (программ) Российской Федерации, реализуемых на территории Республики Хакасия, подготавливает соответствующие рекомендации и предложения по их результатам;

участвует в работе ведомственных проектных офисов по приоритетным проектам (программам);

запрашивает у исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, органов местного самоуправления в Республике Хакасия материалы и информацию по вопросам исполнения бюджетных расходов, предусмотренных на реализацию приоритетных проектов (программ);

осуществляет иные функции, предусмотренные законодательством.

Ведомственный проектный офис

1.3. Ведомственный проектный офис:

а) определяет параметры и приоритеты для формирования портфеля ведомственных проектов (программ);

б) обеспечивает ведение портфеля ведомственных проектов (программ), а также представляет отчет о ходе реализации портфеля ведомственных проектов (программ);

в) осуществляет функции администратора проекта (программы), функциональным заказчиком которых является соответствующий исполнительный орган государственной власти Республики Хакасия;

г) согласовывает паспорта и сводные планы ведомственных проектов (программ);

д) представляет на утверждение руководителям соответствующих исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия кандидатуры руководителей и администраторов ведомственных проектов (программ);

е) рассматривает вопросы внедрения передовых методов проектного управления;

ж) согласовывает кандидатуры администраторов ведомственных проектов (программ) и составы общественно-деловых советов ведомственных проектов (программ);

з) обеспечивает текущий мониторинг и анализ рисков ведомственных проектов (программ), инициирует рассмотрение вопросов, требующих решений проектного комитета, и руководителей ведомственных проектов (программ);

и) проводит оценку проектных (программных) предложений, оценку хода и итогов реализации ведомственных проектов (программ), а также подготавливает соответствующие рекомендации и предложения;

к) осуществляет мониторинг достижения ключевых показателей проектной деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, ведомственного проектного офиса, подведомственных организаций, а также рассматривает вопросы качества проектного управления в соответствующем исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия;

л) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и подведомственных организациях, издает соответствующие методические рекомендации, а также координирует деятельность администраторов ведомственных проектов (программ) по их применению;

м) координирует в исполнительном органе государственной власти Республики Хакасия и подведомственных организациях формирование и развитие автоматизированной информационной системы проектной деятельности, а также внедрение и развитие системы стимулирования государственных гражданских служащих Республики Хакасия, участвующих в проектной деятельности;

н) выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия и иными нормативными правовыми актами.

Функции ведомственного проектного офиса возлагаются решением руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия на соответствующее структурное подразделение либо на подведомственную организацию.

1.4. Ведомственный проектный офис возглавляет руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия либо его заместитель, ответственный за организацию проектной деятельности.

1.5. В целях обеспечения единства организации проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия в состав ведомственного проектного офиса включается представитель регионального проектного офиса по согласованию. В случае несогласия с решением ведомственного проектного офиса региональный проектный офис вправе заявить особое мнение и инициировать рассмотрение соответствующего вопроса президиумом Совета. В этом случае решение ведомственного проектного офиса приводится в соответствие с решением президиума Совета.

2. Временные органы управления проектной деятельностью в Правительстве Республики Хакасия

Проектный комитет

2.1. Проектный комитет:

а) рассматривает поступившие в установленном порядке проектные (программные) предложения на очередном заседании;

б) одобряет проект паспорта приоритетного проекта (программы);

в) утверждает сводный план проекта (программы) и вносит в него изменения, а также принимает решения о прохождении контрольных точек и этапов, контролируемых на уровне проектного комитета;

г) утверждает паспорта проектов, входящих в состав приоритетной программы, принимает решение о начале их реализации, утверждает значимые промежуточные результаты, прохождение ключевых контрольных точек и этапов (при их выделении для контроля на уровне проектного комитета), принимает решение о завершении (в том числе досрочном) проекта в составе приоритетной программы, а также о внесении изменений, требующих корректировки паспорта проекта, входящего в состав приоритетной программы;

д) рассматривает информацию о ходе реализации приоритетного проекта (программы) и координирует в соответствующей сфере деятельность исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия и участников проекта (программы);

е) запрашивает у федеральных органов исполнительной власти, в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия, органов местного самоуправления в Республике Хакасия и организаций материалы и информацию по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

ж) заслушивает руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия и членов проектного комитета по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

з) заслушивает представителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, органов местного самоуправления в Республике Хакасия, организаций и предпринимательского сообщества по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

и) представляет в президиум Совета доклады и предложения по вопросам реализации приоритетного проекта (программы);

к) принимает решения по проектам нормативных правовых актов по вопросам реализации приоритетного проекта (программы) для их внесения в Правительство Республики Хакасия;

л) одобряет отчеты о реализации проекта (программы);

м) устанавливает цели и показатели деятельности руководителей проекта (программы), оценивает эффективность и результативность их деятельности.

2.2. Решением президиума Совета проектному комитету могут быть делегированы полномочия по утверждению значимых промежуточных результатов, принятию решения о прохождении ключевых контрольных точек и этапов, а также о внесении изменений в приоритетный проект (программу).

2.3. Проектный комитет приоритетного проекта (программы) или направления формируется президиумом Совета.

Проектный комитет может формироваться в целях реализации одного или нескольких приоритетных проектов (программ) в рамках определенного направления, в том числе на этапе решения вопроса о целесообразности подготовки приоритетного проекта (программы), либо формироваться на постоянной основе для реализации всех приоритетных проектов (программ) в рамках соответствующего направления.

Руководителем проектного комитета является соответствующий заместитель Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.

В состав проектного комитета приоритетного проекта (программы) или направления включаются руководители либо заместители руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий приоритетного проекта (программы) либо заинтересованных в результатах реализации приоритетного проекта (программы), руководитель приоритетного проекта (программы), представитель регионального проектного офиса, а также представители общественно-делового совета приоритетного проекта (программы).

В состав проектного комитета приоритетного проекта (программы) могут включаться руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия и муниципальных образований Республики Хакасия, а также иных организаций, являющихся исполнителями или соисполнителями мероприятий приоритетного проекта (программы) либо заинтересованных в результатах реализации приоритетного проекта (программы).

2.4. Подготовку и организацию проведения заседаний проектного комитета проекта (программы) осуществляет ответственный секретарь проектного комитета.

2.5. Решение о проведении заседания проектного комитета принимается его руководителем, либо его заместителем, либо одним из членов проектного комитета.

Заседание проектного комитета считается правомочным, если на нем присутствуют более половины членов проектного комитета.

Члены проектного комитета участвуют в заседаниях лично. В случае невозможности присутствия члена проектного комитета на заседании он имеет право заблаговременно представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

Решения проектного комитета принимаются простым большинством голосов членов проектного комитета, присутствующих на заседании. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего на заседании проектного комитета.

Принимаемые на заседаниях проектного комитета решения оформляются протоколом. который подписывается руководителем либо иным председательствующим на заседании проектного комитета.

Протоколы заседаний проектного комитета рассылаются членам проектного комитета, а также заинтересованным органам, организациям и должностным лицам по списку, утверждаемому его руководителем в течение пяти дней после их подписания (утверждения).

Проектный комитет может принимать решения заочно путем письменного опроса его членов.

2.6. Проектный комитет также может выступать функциональным заказчиком.

2.7. Основной задачей проектных комитетов ведомственных проектов (программ) является координация деятельности участников ведомственных проектов (программ).

Состав проектных комитетов ведомственных проектов (программ) и порядок их работы определяется руководителями соответствующего исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия.

Функциональный заказчик приоритетного проекта (программы)

2.8. Функциональный заказчик приоритетного проекта (программы):

а) определяет основные требования в отношении результатов проекта (программы), согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности проекта (программы);

б) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) и представляет их для утверждения в проектный комитет;

в) принимает участие в работе проектного комитета проекта (программы);

г) участвует в проведении мониторинга реализации приоритетных проектов (программ), а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту (программе);

д) выполняет иные функции, предусмотренные Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Республики Хакасия и иными нормативными правовыми актами.

2.9. Функциональный заказчик приоритетного проекта (программы) назначается президиумом Совета из числа исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, в наибольшей степени заинтересованных в результатах проекта (программы). При отсутствии такого органа функции функционального заказчика приоритетного проекта (программы) могут быть возложены на проектный комитет.

Функциональный заказчик приоритетного проекта (программы) указывается в паспорте приоритетного проекта (программы).

Руководитель проекта (программы)

2.10. Руководитель проекта (программы):

а) осуществляет оперативное управление реализацией проекта (программы), обеспечивая достижение целей, показателей, промежуточных, непосредственных и долгосрочных результатов и выгод проекта (программы) в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками осуществления проекта (программы) и с заданными требованиями к качеству:

б) руководит рабочими органами проекта (программы) и организует их работу, включая работу подгрупп и иных рабочих органов проекта (программы);

в) обеспечивает разработку, исполнение и своевременную актуализацию сводного плана проекта (программы), а также формирование на его основе рабочего плана проекта (программы):

г) обеспечивает формирование и актуализацию документов и данных, касающихся проекта (программы), в автоматизированной информационной системе проектной деятельности:

д) обеспечивает представление отчетности и организацию внутреннего мониторинга проекта (программы):

е) согласует кандидатуры руководителей входящих в программу проектов, а также руководителей рабочих органов проекта (программы);

ж) определяет основные требования в отношении результатов проекта (программы), согласовывает результаты и ключевые показатели эффективности проекта (программы);

з) обеспечивает приемку промежуточных и окончательных результатов проекта (программы) и представляет их для утверждения в проектный комитет и координационный орган соответствующего уровня;

и) принимаем участие в работе проектного комитета проекта (программы);

к) участвует в проведении мониторинга реализации приоритетных проектов (программ), а также в проведении оценки и иных контрольных мероприятий по проекту (программе);

л) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением и иными нормативными правовыми актами.

Администратор проекта (программы)

2.11. Администратор проекта (программы):

а) осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя проекта (программы) и рабочих органов проекта (программы);

б) обеспечивает ведение мониторинга реализации проектов (программ) и формирование отчетности по проекту (программе);

в) обеспечивает учет методических рекомендаций по организации проектной деятельности и требований в отношении применения автоматизированной информационной системы проектной деятельности;

г) выполняет иные функции, предусмотренные настоящим Положением, нормативными правовыми актами, а также принимаемыми в соответствии с ними решениями президиума Совета, проектного комитета и руководителя проекта (программы).

2.12. Для осуществления функций администратора на время реализации приоритетного проекта (программы) может создаваться структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия либо указанные функции могут возлагаться на ведомственный проектный офис, иную организацию, на соответствующий рабочий орган приоритетного проекта (программы) или на одного из участников приоритетного проекта (программы).

Рабочие органы проекта (программы)

2.13. Рабочие органы проекта (программы) и его участники обеспечивают выполнение работ по проекту (программе) в соответствии с планами и иными документами проекта (программы), указаниями руководителя проекта (программы) и руководителей соответствующих рабочих органов проекта (программы).

2.14. Решение о привлечении работника исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия в проект (программу) в качестве участника принимается совместно руководителем проекта (программы) и руководителем структурного подразделения органа, который является непосредственным руководителем привлекаемого в проект (программу) работника.

2.15. Руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия и их структурных подразделений несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников и в случае необходимости принимают решение о перераспределении должностной и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов (программ).

3. Обеспечивающие и вспомогательные органы управления проектной деятельностью в Правительстве Республики Хакасия

Общественно-деловые советы

3.1. Общественно-деловой совет образуется в случае его необходимости и реализует следующие основные функции:

а) участвует в определении основных требований к результатам проекта (программы), качественных результатов и ключевых показателей эффективности;

б) готовит заключение на паспорт приоритетного проекта (программы);

в) участвует в организации мониторинга, оценки и иных контрольных мероприятий по проекту (программе);

г) разрабатывает и направляет проектному комитету и руководителю проекта (программы) рекомендации и предложения по увеличению выгод от проекта (программы), в том числе с учетом открывшихся по ходу проекта (программы) возможностей, а также рекомендации по управлению рисками.

3.2. Общественно-деловой совет приоритетного проекта (программы) формируется с привлечением представителей общественных и деловых объединений, иных организаций и групп граждан, непосредственно заинтересованных в результатах соответствующего приоритетного проекта (программы).

По решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия функции общественно-делового совета ведомственного проекта (программы) могут быть возложены на общественный совет, образованный при соответствующем органе.

3.3. Общественно-деловой совет может формироваться как по отдельному приоритетному проекту (программе), так и по нескольким приоритетным проектам (программам), а также в целом по направлению.