Приложение 2. Перечень регистрируемых событий прохождения документа, уведомления о которых направляются по системе межведомственного электронного документооборота, и состав передаваемой информации

Приложение 2
к Регламенту взаимодействия федеральных информационных
систем электронного документооборота с системой
автоматизации делопроизводства и документооборота
Правительства Республики Хакасия с использованием
системы межведомственного электронного документооборота

Перечень
регистрируемых событий прохождения документа, уведомления о которых направляются по системе межведомственного электронного документооборота, и состав передаваемой информации

В целях организации получения в автоматическом режиме информации о прохождении документов в системе "Дело" XML-файлы, передаваемые в составе уведомлений, докладов, должны содержать сведения о следующих событиях:

1. Прием документа.

Уведомление формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Уведомление о приеме", после проверки паспорта поступившего документа на возможность прочтения идентификационных данных документа. Уведомление содержит дату, время приема сообщения.

2. Отказ в регистрации.

Уведомление формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Уведомление о регистрации", по факту отказа в регистрации поступившего документа в системе "Дело" с указанием причины отказа.

3. Регистрация.

Доклад формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Уведомление о регистрации", по факту о регистрации поступившего документа в системе "Дело" (создание регистрационной карточки документа). Доклад содержит регистрационный номер и дату, время регистрации.

4. Направление (пересылка) документа.

Доклад формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Доклад о направлении (пересылке) документа", по факту пересылки поступившего документа (регистрационной карточки и файлов документа) средствами системы "Дело". Доклад содержит информацию о том. кому и когда был направлен, передан документ.

5. Рассмотрение документа (ввод новых резолюций).

Доклад формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Доклад о рассмотрении документа (ввода новых резолюций и их редактирование)", по факту создания в системе "Дело" резолюции по поступившему документу, за исключением конфиденциальной, и ее последующему редактированию. Доклад содержит информацию о поручениях, введенных по полученному документу в системе "Дело" при его рассмотрении, с сообщением реквизитов этих поручений и отчетов исполнителей.

6. Исполнение присланных вместе с документом поручений.

Доклад формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Доклад об отчете исполнения присланного поручения", по фактам ввода в системе "Дело" отчетов об исполнении поручений, присланных вместе с инициативным документом. Доклад содержит текст и дату отчетов исполнителей присланных с документом поручений.

7. Отправка документа.

Доклад формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Доклад об отправке документа", при фиксировании в системе "Дело" факта отправки поступившего документа внешнему получателю (любым способом отправки). Доклад содержит идентификатор адресата и перечисленные в текстовом виде наименование адресата, дату, время и вид отправки.

8. Отправка ответа.

Доклад формируется для тех корреспондентов, кто подписался на "Доклад об отправке документа-ответа", по факту отправки средствами сервера электронного взаимодействия (при наличии) документа-ответа в адрес корреспондента поступившего документа, регистрационная карточка документа-ответа должна быть связана с регистрационной карточкой поступившего документа. Доклад содержит регистрационный номер документа и дату отправки ответа корреспонденту.