Приложение. Положение о муниципальном архиве Администрации Таштыпского района Республики Хакасия

Приложение
к постановлению Администрации
Таштыпского района
от 25 декабря 2017 г. N 550

Положение
о муниципальном архиве Администрации Таштыпского района Республики Хакасия

I. Общие положения

Муниципальный архив Администрации Таштыпского района Республики Хакасия (далее - муниципальный архив) создается Администрацией Таштыпского района для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела на территории муниципального образования Таштыпский район, а также непосредственного хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, относящихся к муниципальной собственности.

Муниципальный архив является структурным подразделением Администрации Таштыпского района Республики Хакасия (далее - Администрация), непосредственно подчиняется Главе Таштыпского района .

Муниципальный архив возглавляет главный специалист, назначаемый на должность Главой Таштыпского района.

Муниципальный архив имеет печать, угловой штамп и бланки с указанием своего наименования.

В своей деятельности муниципальный архив руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Хакасия, Законом Республики Хакасия "Об архивном деле в Республике Хакасия", другими законами Республики Хакасия и принимаемых в соответствии с ними иными нормативно-правовыми актами Республики Хакасия, Уставом муниципального образования Таштыпский район, муниципальными правовыми актами Таштыпского района и настоящим Положением.

В своей деятельности муниципальный архив взаимодействует с Министерством культуры Республики Хакасия, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Финансирование и материально-техническое обеспечение муниципального архива осуществляется Администрацией за счет средств местного бюджета. Дополнительными источниками финансирования могут быть субвенции из бюджета Республики Хакасия на осуществление переданных Администрации района отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, а также целевые средства из бюджета Российской Федерации или Республики Хакасия, направленные для реализации федеральных или республиканских целевых программ по архивному делу.

Администрация обеспечивает муниципальный архив помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности архивных документов, охрану помещений, их содержание, оборудование, техническое оснащение, транспортное обслуживание; создание необходимых условий труда работникам и условий пользователям для работы с архивными документами.

II. Структура

Состав и структура архива утверждается постановлением Администрации Штатная численность и номенклатура должностей -работников архива устанавливается Главой Таштыпского района.

Работники архива назначаются на должности и освобождаются от должностей Главой Таштыпского района.

III. Задачи

Основными задачами муниципального архива являются:

1) Организация архивного дела на территории Таштыпского района;

2) Обеспечение сохранности и ведение государственного учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.

3) Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для населения района и Республики Хакасия в целом.

4) Организационно-методическое руководство организацией архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие организациям частной и иных форм собственности и гражданам, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Республики Хакасия, другие архивные документы.

5) Информационное обеспечение органов местного самоуправления района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

6) Реализация отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной части Архивного Фонда Республики Хакасия и находящихся на территории района, при наделении ими Администрации в установленном порядке.

IV. Функции

1) Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному или временному хранению, в том числе:

а) хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив; предоставление в установленном порядке учетных данных в Министерство культуры Республики Хакасия;

б) проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

в) подготовка, представление и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

2) Муниципальный архив обеспечивает хранение:

а) архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Республики Хакасия, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;

б) архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения;

в) документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) действовавших на территории Таштыпского района;

г) печатных, аудиовизуальных и других материалов дополняющих фонды муниципального архива;

д) учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

3) Комплектование муниципального архива документами имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования в том числе:

а) составление списков организаций -источников комплектования муниципального архива, утверждаемых Администрацией и согласовываемых с экспертно-проверочной методической комиссией по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия; систематическая работа по их уточнению;

б) отбор и прием документов постоянного (долговременного) хранения в муниципальный архив;

в) проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве.

4) Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов структурных подразделениях Администрации, органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в вопросах сохранения, комплектования и использования их архивов, включая:

а) проведение проверок состояния ведомственного хранения документов в т.ч. по личному составу;

б) ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях -источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

в) рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования муниципального архива и инструкций по делопроизводству;

г) рассмотрение описей дел постоянного хранения и по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив и направление их для утверждения (согласования) экспертно-проверочной методической комиссией по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия;

д) изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов, распространение их положительного опыта;

- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

е) разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

5) Информационное обеспечение органов местного самоуправления, органов государственной власти Республики Хакасия, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

а) информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов муниципального архива по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;

б) организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведении встреч с общественностью и публикаторская деятельность;

в) исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и архивных выписок;

г) рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;

д) создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

6) Осуществление взаимодействия с органами местного самоуправления поселений Таштыпского района по вопросам управления архивным делом.

V. Права

Муниципальный архив для выполнения возложенных на него задач и функций имеет право:

1) Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию муниципального архива.

2) Вносить на рассмотрение Администрации, Министерства культуры Республики Хакасия предложения по развитию архивного дела, улучшению сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов, участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией вопросов архивного дела, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3) Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов.

4) Давать в пределах своей компетенции организациям-источникам комплектования, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов.

5) Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

6) Входить в состав ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

7) Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

8) Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, муниципальными организациями, расположенными на территории Таштыпского района, Министерством культуры Республики Хакасия, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно- методических и практических вопросов архивного дела.

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, муниципальный архив взаимодействует:

- с общим отделом Администрации Таштыпского района и со всеми подразделениями Администрации по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- подготовки и представления документов на хранение в архив;

- передачи документов и их копий, справок для использования в работе подразделений;

- поиска необходимой информации;

- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями;

бланками документов;

- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования,

- с юридической группой Администрации Таштыпского района по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

- с группой по информационным технологиям и информационной безопасности Администрации Таштыпского района по вопросам обеспечения работы оргтехники и сопровождения работы программных комплексов и СИР.

VII. Организация работы. Ответственность

Муниципальный архив возглавляет главный специалист.

Главный специалист:

- организует деятельность муниципального архива и несет персональную ответственность за своевременное выполнение возложенных на муниципальный архив задач и функций;

- создает надлежащие условия для использования документов, находящихся в архиве (оперативный поиск, подготовка помещений для работы с документами, изготовление копий, пр.);

- подписывает и заверяет печатью муниципального архива архивные справки, копии и выписки;

- обеспечивает сохранность принятых документов и выдаваемых для использования документов, соблюдение работниками муниципального архива трудовой и производственной дисциплины;

- отвечает за сохранность имущества, находящегося в муниципальном архиве, и соблюдение правил пожарной безопасности;

- отчитывается о работе муниципального архива и состоянии архивного дела в Таштыпском районе перед Администрацией, а также в установленном порядке перед отделом по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия;

- вносит предложения руководству Администрации о перемещении работников архива, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину;

- дает разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива;

- подписывает и визирует документы, связанные с деятельностью архива.

Ответственность работников муниципального архива устанавливается должностными инструкциями.

При смене главного специалиста муниципального архива прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации, а также Министерства культуры Республики Хакасия. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и предоставляется в Министерство культуры Республики Хакасия.

Деятельности муниципального архива организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на основании целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией, с учетом рекомендаций Министерства культуры Республики Хакасия.

VIII. Ликвидация

Ликвидация муниципального архива осуществляется Администрацией в установленном порядке.

При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Государственный архив и иные муниципальные учреждения Республики Хакасия в установленном порядке.