Приложение 1. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия

Приложение 1

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия
(утв. приказом Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия от 20 марта 2018 г. N 37)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Республики Хакасия, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Правительства Республики Хакасия (далее - Правительство), Управления по обеспечению деятельности Правительства Республики Хакасия (далее - Управление).

1.2. ЭК является совещательным органом при начальнике Управления по обеспечению Правительства Республики Хакасия (далее - начальник Управления).

Решения ЭК вступают в силу после их утверждения начальником Управления. В случаях, установленных пунктом 3.3 настоящего Положения, решения ЭК утверждаются после их предварительного согласования с экспертно-проверочной методической комиссией по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия (далее - ЭПМК).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с последующими изменениями), Законом Республики Хакасия от 13.11.2012 N 106-ЗРХ "Об архивном деле в Республике Хакасия", нормативно-методическими документами Росархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется заместителем начальника Управления, ее секретарем является главный эксперт отдела документационного обеспечения, планирования и контроля Управления.

Персональный состав ЭК назначается приказом начальника Управления из числа наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений Управления. В состав ЭК входят представители Государственного казенного учреждения Республики Хакасия "Национальный архив Республики Хакасия".

1.5. Настоящее положение утверждается и вводится в действие приказом начальника Управления после согласования с ЭПМК.

2 Основные задачи ЭК Управления

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности Правительства и Управления, на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел, а также на стадии подготовки их к государственному хранению.

2.2. Организация и проведение отбора и подготовки документов Правительства, Управления к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

3. Основные функции ЭК Управления

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с Государственным казенным учреждением Республики Хакасия "Национальный архив" работу по ежегодному отбору документов Правительства, Управления, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и специальной документации, для ее дальнейшего хранения или уничтожения.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Правительства, Управления и по подготовке их к государственному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по данному направлению.

3.3. Рассматривает, принимает решение о согласовании и представляет:

3.3.1. На утверждение ЭПМК, а затем на утверждение начальнику Управления:

описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, образующейся в результате деятельности Правительства, Управления;

перечни проектов, проблем (тем), научно-технической документации, которая подлежит передаче на государственное хранение.

3.3.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение начальнику Управления:

сводную номенклатуру дел Управления;

описи дел постоянного хранения;

описи дел по личному составу;

акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, отметкой "ЭПК").

3.3.3. На рассмотрение ЭПМК:

предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.3.4. На утверждение начальнику Управления:

акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в пунктах 3.3.1, 3.3.2);

акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников Управления консультации по вопросам работы с документами.

4. Права ЭК Управления

ЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Управления по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел поличному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Управления о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов Архивного фонда Республики Хакасия, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, сторонних организаций.

4.5. Информировать начальника Управления о деятельности ЭК, проблемах, возникающих в процессе работы

4.6. В лице председателя и секретаря комиссии не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

5. Организация работы ЭК Управления

5.1. ЭК работает в тесном контакте с ЭПМК, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному начальником Управления.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов, присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК или начальник Управления (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря ЭК.