Приложение N 2. Положение о требованиях к типовой форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна"

Приложение N 2
к административному регламенту
организации работы
информационно-консультационного
Центра по работе с субъектами малого
и среднего бизнеса в режиме "одного окна"

Положение
о требованиях к типовой форме журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна"

Для держателей "одного окна" предусматривается ведение журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна" в одной из двух форм: электронной либо бумажной (рукописной).

Электронный документооборот ведется в случае установленного программного обеспечения в Центре "одного окна".

Необходимым условием ведения электронной формы регистрации и контроля за обращениями заявителей является возможность электронной базы документооборота вести автоматизированный учет и регистрацию технологических операций по введению данных в карточку с автоматическим присвоением порядкового номера каждому обращению заявителя, а также формированием электронных записей, соответствующих типовым формам журнала и выписки.

Электронный журнал регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна" (далее - электронный журнал) - это совокупность записей базы данных информационной системы Центра "одного окна". Электронный журнал за интересующий период формируется по запросу, с возможностью вывода на экран, принтер, или сохранения в виде файла (в формате Microsoft Word или Excel).

Электронный журнал регистрации содержит следующие обязательные реквизиты при работе с обращениями заявителей:

1. Порядковый номер;

2. Регистрационный номер;

3. Дата и время регистрации обращения заявителя.

4. Сведения о заявителе:

- для физических лиц -фамилия, инициалы;

- для индивидуальных предпринимателей - фамилия, инициалы;

- для юридических лиц - наименование организации.

5. Адрес заявителя, контактные данные (телефон, e-mail).

6. Наименование запрашиваемого документа, в соответствии с реестром, с указанием

количества экземпляров.

7. Перечень представленных заявителем документов.

8. Должность, фамилия, инициалы сотрудника, принявшего документы.

9. Должности, фамилии, инициалы исполнителей.

10. Согласования, необходимые для подготовки документа.

11. Срок исполнения документа, с указанием даты в соответствии с реестром документов.

12. Фактическое исполнение документа.

13. Дата фактической выдачи документа заявителю на руки.

14. Результат рассмотрения обращения заявителя:

- "решено положительно" - означает, что подготовлен требующийся заявителю документ;

- "отказано" - означает, что подготовлен письменный ответ, содержащий мотивированный отказ в выдаче заявителю документа и рекомендации о том, что нужно сделать, чтобы получить требуемый документ.

15. Номер и дата конечного документа.

16. Фамилия, инициалы сотрудника выдавшего конечный документ.

Бумажный (рукописный) журнал регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна" (далее - бумажный (рукописный) журнал) - это книга учета, заполненная вручную, в твердом переплете, прошнурованная, пронумерованная, заверенная подписью руководителя держателя "одного окна".

Бумажный (рукописный) журнал ведется в обязательном порядке при отсутствии установленного программного обеспечения.

Бумажная (рукописная) форма журнала заполняется от руки, чернилами синего либо фиолетового цвета. Ошибки в записях исправляются путем зачеркивания неправильной записи с указанием правильной редакции и заверением подписью сотрудника Центра "одного окна", внесшего исправления, с указанием его должности, фамилии, инициалов. Использование корректирующих средств либо заклеивание, замен страниц в журнале не допускается.

Составной частью регистрации и учета обращений заявителей в Центр "одного окна" в электронном виде являются заполнение сотрудником службы "одного окна" электронной регистрационно-контрольной карточки обращения заявителя, в которую заносятся сведения об обращении заявителя в Центр "одного окна" и входящих (исходящих) запросов, направляемых в структурные подразделения администрации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, республиканские министерства и ведомства о предоставлении информации, согласовании, выдачи заключения и т.д. необходимых при подготовке документов в режиме "одного окна".

Электронная регистрационно-контрольная карточка обращения заявителя (далее - карточка) - это совокупность записей базы данных информационной системы Центра "одного окна", содержащих поля для ввода информации сотрудником Центра "одного окна" в присутствии заявителя на основании принятого от него заявления.

Выписка из электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна" (далее выписка) - это совокупность записей журнала регистрации и учета обращений заявителей в Центр "одного окна" по одному обращению заявителей. При ведении электронного журнала регистрации и учета обращений заявителей в Центр "одного окна" выписка формируется информационной системой Центра "одного окна" с возможностью последующей выдачи на печать на листах формата А4.

Выписка распечатывается в двух экземплярах. Первый экземпляр выписки заверяется подписью сотрудника Центра "одного окна", выдается на руки заявителю после регистрации обращения заявителя вместо копии его заявления. Второй экземпляр выписки подписывается сотрудником службы "одного окна" и заявителем дважды: при сдаче заявления с комплектом документов и при выдаче конечного документа на руки заявителю. Второй экземпляр подшивается к заявлению и остается в службе "одного окна".

При получении запрашиваемого документа на руки заявитель ставит личную подпись (с расшифровкой) в соответствующей строке выписки, а также в соответствующей графе бумажного (рукописного) журнала (если его ведение предусмотрено данным постановлением), удостоверяя получение документа (с указанием номера и даты), удовлетворяющего его обращение.

Каждое поле электронного журнала и выписки дублирует соответствующее поле карточки. Заполнение полей журнала производится в соответствии со следующими требованиями.

В графе 1 указывается порядковый номер, присвоенный обращению заявителя в Центр "одного окна".

В графе 2 указывается регистрационный номер заявления с индексом Центра.

В графе 3 указывается дата и время регистрации обращения заявителя.

В графе 4 указывается: для индивидуальных предпринимателей - фамилия, инициалы заявителя, для юридических лиц - наименование организации, Ф. И. О. руководителя.

В графе 5 указываются: для индивидуальных предпринимателей - адрес регистрации, контактные телефоны и адрес электронной почты (при наличии), для юридических лиц - юридические и фактические адреса местонахождения, контактные телефоны и адрес электронной почты (при наличии).

В графе 6 указывается наименование запрашиваемого документа с указанием количества требуемых экземпляров.

В 7-й графе перечисляется весь перечень представленных заявителем документов, с указанием даты и номера каждого документа.

В графах 8-9 указываются должности, фамилии, инициалы: сотрудника, принявшего документы, и исполнителей по документу.

В графе 10 перечисляются согласования документа, осуществляемые Центром "одного окна" с другими структурными подразделениями администрации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, республиканскими министерствами и ведомствами при необходимости.

В графе 11 указывается срок исполнения документа в количестве дней, в соответствии со сроками Единого реестра документов

В графе 12 указывается дата фактического исполнения.

В графе 13 указывается дата фактической выдачи документа заявителю или доверенному лицу на руки.

В графе 14 указывается результат рассмотрения обращения заявителя.

В графе 15 указывается номер и дата конечного документа, выдаваемого заявителю.

В графе 16 указывается должность, фамилия, инициалы сотрудника Центра "одного окна", выдавшего конечный документ.

Графы 1-8, заполняются в момент обращения заявителя.

Графы 9, 10, 12-16 заполняются при исполнении документа и закрытии карточки в электронной базе документооборота.

В бумажной (рукописной) форме журнала используются поля N 1-5, 8, 11-15 типовой формы электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна". Кроме того, в бумажную (рукописную) форму журнала добавляется графа с личной подписью заявителя в получении конечного документа на руки.

Выписка содержит поля соответствующие графам 2-6, 7, 8, 11, 16 типовой формы электронного журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна".

В выписке графы 2-6, 7, 11 заполняются автоматически, в графах 8, 16 сотрудник Центра "одного окна", принявший документы от заявителя и выдавший конечный документ заявителю, ставит личную подпись.

Ответственным лицом за ведение журнала регистрации и контроля за обращениями заявителей в Центр "одного окна" является руководитель Центра "одного окна".