Постановление Правительства Республики Хакасия от 13 августа 2018 г. N 440 "О внесении изменений в постановление Правительства Республики Хакасия от 11.11.2011 N 761 "Об утверждении Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия"

Правительство Республики Хакасия постановляет:

Внести в постановление Правительства Республики Хакасия от 11.11.2011 N 761 "Об утверждении Инструкции о порядке организации делопроизводства и контроля в Правительстве Республики Хакасия" ("Вестник Хакасии", 2011, N 104; 2013, N 24; 2014, N 20, N 65; 2015, N 5; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 19.06.2015, N 1900201506190002; 28.12.2017, N 1900201712280003) следующие изменения:

1) пункт 2 изложить в следующей редакции:

"2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия при организации исполнения документов, поступающих из Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, руководствоваться Порядком организации контроля исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации и Порядком организации контроля исполнения правовых актов, резолюций и поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, утвержденными постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 30.05.2014 N 35-ПП.";

2) в приложении:

пункт 1.3 раздела 1 изложить в следующей редакции:

"1.3. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", правовыми актами, нормативными и методическими документами, регламентирующими создание, обработку, хранение и использование документов, с учетом особенностей постановки делопроизводства в Правительстве.";

в пункте 2.1.7.3:

в абзаце втором слова "отделе документационного обеспечения" заменить словами "структурном подразделении Управления, ответственном за ведение делопроизводства в Правительстве";

в абзаце третьем слова "и управлением делопроизводства" исключить;

в пункте 2.2.5:

в абзаце пятом слова "управлением делопроизводства" заменить словами "структурным подразделением Управления, ответственным за ведение делопроизводства в Правительстве";

абзац девятнадцатый изложить в следующей редакции:

"Документы, изданные двумя или более органами управления, должны иметь одну (единую) дату.";

пункт 2.2.6 дополнить абзацем десятым следующего содержания:

"На документе, составленном совместно двумя и более органами управления, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органа управления. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.";

пункт 2.2.7 дополнить абзацем одиннадцатым следующего содержания: "Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.";

пункт 2.2.8.4 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.";

абзац двадцать восьмой пункта 2.2.9 признать утратившим силу:

в абзаце двенадцатом пункта 2.2.10 слова "отдела документационного обеспечения" заменить словами "структурного подразделения Управления, ответственного за ведение делопроизводства в Правительстве";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Слова "отдела документационного обеспечения" в пункте 2.2.10 отсутствуют

в пункте 2.2.11:

абзац девятый изложить в следующей редакции:

"Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:";

дополнить абзацами десятым - двенадцатым следующего содержания:

"на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

ниже реквизита "подпись" в нижнем левом углу последнего листа подлинника документа;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.";

пункт 2.2.14 изложить в следующей редакции:

"2.2.14. Отметка об исполнителе (составителе документа) проставляется на последней странице документа в нижнем левом углу лицевой стороны или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева, и включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в две строки шрифтом размером N 10, например:

"Николаев Павел Олегович 8 (3902) 23-56-88".

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru.

В случае подготовки документа группой исполнителей в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.";

пункт 2.3.6.2 дополнить абзацем пятьдесят пятым следующего содержания: "Если структурная единица проекта постановления, которой утверждается приложение к постановлению, признается утратившей силу, то считается утратившим силу и приложение к постановлению, указанное в структурной единице проекта постановления. При этом отдельно приложение к постановлению, указанное в такой структурной единице проекта постановления, признавать утратившим силу не требуется.";

в пункте 2.3.8:

в абзаце втором слова "с пунктом 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" заменить словами "со статьями 19 и 32 Федерального закона от 13.07.2015 N 218-ФЗ "О государственной регистрации недвижимости";

пятое предложение третьего абзаца исключить;

абзац пятый пункта 2.4.11 после слова "Подпись" дополнить словами "и включает:

слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп";

в пункте 2.5.2.3:

абзац шестой изложить в следующей редакции:

"фамилия и инициалы (в дательном падеже);";

абзац восьмой изложить в следующей редакции:

"Составные части почтового адреса указываются в последовательности, определенной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.";

абзацы семнадцатый - девятнадцатый изложить в следующей редакции: "Инициалы фамилии и имени, отчества отделяются от наименования организации, структурного подразделения, должности, почтового адреса одной строкой.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

При адресовании документа должностному лицу и (или) физическому лицу инициалы указываются после фамилии. Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.";

подпункт 1 дополнить абзацами четвертым-пятым следующего содержания: "При рассылке документа группе органов одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Например: Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия";

подпункт 2 изложить в следующей редакции:

"2) адресование документа конкретным должностным лицам.

Должность и фамилия должностного лица указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Министру юстиции Российской Федерации Фамилия И.О.

При направлении документа иным должностным лицам наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Фамилия И.О.

В отдельных случаях, кроме наименования должности руководителя, указываются дополнительные сведения о нем (воинское звание, ученая степень или почетное звание).

Например:

Начальнику штаба в/ч 4532 генерал-майору Фамилия И.О. или

Директору Института твердых металлов доктору технических наук Фамилия И.О.

Если документ направляется лицу, совмещающему несколько должностей или выполняющему одновременно служебные и общественные функции, то документ адресуется ему по той должности, к которой относится его содержание. Указывать в составе адресата все занимаемые им должности не допускается.

Если документ направляется лицу, исполняющему обязанности руководителя, сокращение и.о. в адресате не допускается и оформляется следующим образом:

Исполняющему обязанности директора Института твердых металлов доктору технических наук Фамилия Имя Отчество";

в подпункте 3:

слова "И.П. Смирнову" заменить словами "Фамилия И.О.";

дополнить абзацами десятым-пятнадцатым следующего содержания:

"При отправке документа по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Всероссийский научно-

исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru";

абзац третий пункта 2.5.2.10 изложить в следующей редакции:

"Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, может дополняться указанием номера экземпляра документа.";

в абзаце втором пункта 3.1.2 слова "отделом документационного обеспечения" заменить словами "структурным подразделением Управления, ответственным за ведение делопроизводства в Правительстве";

абзац четвертый пункта 3.1.3 дополнить словами ", по защищенным каналам связи системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО)";

пункт 3.1.5 изложить в следующей редакции:

"3.1.5. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни почтовым отделением связи, факсимильной связью, электронной почтой, телеграфной связью, по защищенным каналам связи системы МЭДО, нарочно, осуществляется структурным подразделением Управления, ответственным за ведение делопроизводства в Правительстве.";

в пункте 3.1.6:

в абзаце первом слово "Управления" заменить словами "управления Главы Республики Хакасия по защите государственной тайны";

в абзаце втором слова "отдел документационного обеспечения" заменить словами "структурное подразделение Управления, ответственное за ведение делопроизводства в Правительстве";

в пункте 3.1.7:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"3.1.7. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проставляется отметка о поступлении документа. Проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).";

абзац третий изложить в следующей редакции:

"При отсутствии реестра (разносной книги) на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов проставляется дата приема документа и входящий регистрационный номер. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.";

дополнить абзацем четвертым следующего содержания:

"Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.";

в пунктах 3.1.8, 3.1.9, 3.1.12, 3.1.13, 3.1.13.1, 3.1.13.4, 3.1.13.6, 3.1.14 слова "отдел документационного обеспечения" в соответствующем падеже заменить словами "структурное подразделение Управления, ответственное за ведение делопроизводства в Правительстве" в соответствующем падеже;

абзац пятый пункта 3.3.1 дополнить словами ", по защищенным каналам связи системы МЭДО";

в абзаце седьмом пункта 3.3.5 слова "постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221" заменить словами "приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234";

в пункте 3.3.9:

первое предложение абзаца первого изложить в следующей редакции: "Исходящие документы, требующие срочной отправки, выдаются на руки автору для отправки фельдъегерской связью или доставки адресатам незамедлительно.";

в абзаце втором слова "в Управлении" заменить словами "управления Главы Республики Хакасия по защите государственной тайны";

в пункте 3.3.11:

первое предложение абзаца первого после слов "электронной почтой" дополнить словами ", по защищенным каналам связи системы МЭДО";

абзац второй дополнить словами "управления Главы Республики Хакасия по защите государственной тайны";

пункт 3.3.12 изложить в следующей редакции:

"3.3.12. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, по защищенным каналам связи системы МЭДО, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются руководителем, подписавшим документ.";

абзац пятый пункта 3.3.13 дополнить словами ". "Конфиденциально", "Коммерческая тайна";

в пункте 3.6.2 слова "управлении делопроизводства" заменить словами "структурном подразделении Управления, ответственном за ведение делопроизводства в Правительстве";

в пункте 3.7.6:

абзац первый изложить в следующей редакции:

"3.7.6. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и номер экземпляра.";

абзац третий изложить в следующей редакции:

"Кроме отметки "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером N 10 проставляются:";

пункты 3.7.7, 3.7.11 после слов "Для служебного пользования" дополнить словами ", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна";

пункт 3.7.12 изложить в следующей редакции:

"3.7.12. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного пользования".";

пункты 3.7.13 - 3.7.15 после слов "Для служебного пользования" дополнить словами ", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна";

пункт 4.2.13 изложить в следующей редакции:

"4.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает в себя: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело N 01-18 за 2018 г.

Начальник отдела делопроизводства

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Не рекомендуется проставление отметки о списании в дело на бланке резолюции.";

в абзаце втором пункта 4.3.6 слова "управления делопроизводства" заменить словом "Управления";

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Слова "управления делопроизводства" в пункте 4.3.6 отсутствуют

пункт 4.3.7 признать утратившим силу;

пункт 5.3 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").";

в тексте приложений 9 и 10 слова "И.О. Фамилия" заменить словами "Фамилия И.О.".

Исполняющий обязанности Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия

А. Новоселов