Постановление Избирательной комиссии Республики Хакасия от 17 января 2019 г. N 114/722-7 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Хакасия"

На основании статьи 11 Закона Республики Хакасия "Об Избирательной комиссии Республики Хакасия", учитывая приказ Росстандарта от 8 декабря 2016 года N 2004-ст "Об утверждении национального стандарта Российской Федерации", Избирательная комиссия Республики Хакасия постановила:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Республики Хакасия, утвержденную постановлением Избирательной комиссии Республики Хакасия от 07 апреля 2016 года N 163/1223-6, следующие изменения:

1) в пункте 3.5.7 слова "17 января 2016 г." заменить словами "5 января 2016 г.";

2) пункт 3.5.12 изложить в новой редакции:

"3.5.12. Адресат.

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица, например:

Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О.

При адресовании письма в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию указывается их полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Федеральное архивное агентство

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указываются в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, например:

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

АО "Профиль"

Руководителю договорно- правового отдела Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий Республики Хакасия

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "по списку", например:

Председателям территориальных избирательных комиссий Республики Хакасия (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы государственной власти, избирательные комиссии субъектов Российской Федерации, территориальные избирательные комиссии Республики Хакасия и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

Веерная ул., д. 15, кв. 10, г. Люберцы, Московской обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела vniidad@mail.ru";

3) пункт 3.5.17 дополнить абзацем следующего содержания:

"При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.";

4) в первом абзаце пункта 3.5.18 слова "Отметка о приложении" заменить словами "Отметка о наличии приложения.";

5) пункт 3.5.23 изложить в новой редакции:

"3.5.23. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа), например:

Верно
Инспектор службы кадров	Подпись	И.О. Фамилия
Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N ... за ... год") и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии _____ листов". Допускается заверять отметкой "Верно" или "Копия верна" каждый лист многостраничной копии документа.";

6) пункт 3.5.24 изложить в новой редакции:

"3.5.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева, например:

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru;

Забелин Иван Андреевич, +7(495) 924-45-67.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.";

7) дополнить пунктом 3.5.27 следующего содержания:

"3.5.27. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи на аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает: фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством, например:

Наименование должности	Эмблема органа власти	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
			Н.Н. Николаев
	Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Николаев Николай Николаевич Действителен с 01.12.2018 по 01.12.2023				";

8) в приложении N 3 по тексту слова "ikrh@khakasnet.ru" заменить словами "ikrh@mail.ru".

2. Направить настоящее постановление в территориальные избирательные комиссии Республики Хакасия и разместить на официальном сайте Избирательной комиссии Республики Хакасия в сети Интернет.

Председатель комиссии

А.В. Чуманин

Секретарь комиссии

О.С. Куюкова