Приложение. Инструкция о порядке делопроизводства в администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия

Приложение

Инструкция
о порядке делопроизводства в администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия
(утв. постановлением Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 25 декабря 2012 г. N 77-ПП)

С изменениями и дополнениями от:

4 сентября 2018 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке делопроизводства и контроля в Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Инструкция) определяет единую систему организации делопроизводства и порядок работы с документами в Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Администрация).

Правила, порядок и организация работы с документами, содержащими государственную тайну, устанавливаются специальными инструкциями.

1.2. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации, осуществление контроля за исполнением документов возлагается на начальников управления документационного обеспечения, контрольного управления, других управлений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.

1.3. Сотрудники подразделений Администрации несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. Об утрате документов немедленно докладывается начальнику структурного подразделения, начальнику управления документационного обеспечения. По факту утери документов проводится проверка, о результатах которой сообщается руководителю Администрации.

1.4. Методическое руководство работой с документами и контроль за соблюдением в подразделениях Администрации единой системы делопроизводства возлагаются на управление документационного обеспечения Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - управление документационного обеспечения).

1.5. Работать с документами Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия (далее - Глава Республики Хакасия), Администрации вне служебных помещений не разрешается, с содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку государственные гражданские служащие и другие работники Администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении документы исполняющим их обязанности по распоряжению руководителя Администрации через управление документационного обеспечения.

1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный гражданский служащий или другой сотрудник Администрации должен сдать документы в управление документационного обеспечения или передать по акту вновь назначенному работнику.

1.8. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебной информации или копий документов для опубликования осуществляется через управление информационной политики Главы Республики Хакасия, в отдельных случаях - по поручению руководителя Администрации.

1.9. При работе с документами, поступившими в Администрацию и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них исправления, делать любые пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.10. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Администрации, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.11. Документы оформляются на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Wind версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 13 (для писем, служебных документов информационного характера, постановлений, распоряжений, протоколов), N 14 (для проектов законов), допускается использование шрифта N 12 (для оформления табличных материалов).

2. Прием, регистрация и порядок прохождения входящих документов

2.1. Документооборот - это движение документов в Администрации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

2.2. В Администрацию документы доставляются:

отделом документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства Республики Хакасия;

электронной почтой, телеграфной связью;

нарочно: представителями (курьерами) различных учреждений, организаций, предприятий.

2.3. В документообороте Администрации выделяются следующие документопотоки:

2.3.1. Поступающая документация (входящая) на имя Главы Республики Хакасия, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации регистрируются в отделе документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства Республики Хакасия и передаются в управление документационного обеспечения Администрации два раза в день: в 11.00 и 15.00.

2.3.2. Внутренняя документация:

регистрируется в управлении документационного обеспечения (законы Республики Хакасия, постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия, договоры и соглашения Правительства Республики Хакасия (далее - Правительство) с субъектами Российской Федерации, федеральными органами государственной власти, поручения Главы Республики Хакасия и протоколы по итогам совещаний, проводимых Главой Республики Хакасия).

2.3.3. Внутренняя документация Администрации:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация (распоряжения по основной деятельности, по личному составу, поручения руководителя Администрации, протоколы, договоры по обеспечению деятельности).

2.4. Документы, поступившие в Администрацию, формируются в папку для передачи на рассмотрение Главой Республики Хакасия:

полученные в первой половине дня - до 13.00, передаются на рассмотрение в тот же день;

поступившие после 14.00 - на следующий день.

2.5. Подготовленные папки на подпись Главе Республики Хакасия передаются специалистом начальнику управления документационного обеспечения не позднее 14.00.

2.6. Все поступившие из отдела документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства документы направляются специалисту управления документационного обеспечения для предварительного рассмотрения, распределения, обработки и последующей передачи начальнику управления документационного обеспечения.

2.7. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление с его содержанием руководителя органа государственной власти Республики Хакасия, в компетенции которого находится решение данного вопроса, до рассмотрения документа Главой Республики Хакасия или его заместителем, о чем делается отметка "ознакомлен" с указанием фамилии должностного лица и даты ознакомления. Отметка проставляется специалистом управления документационного обеспечения.

2.8. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа поступления (электронной почтой, телеграфной связью, нарочно: представителями (курьерами).

2.9. Документы, поступившие в Администрацию, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания, отправляемые - в день их отправления.

2.10. Документу, ответу на инициативный документ, присваивается самостоятельный входящий номер.

2.11. Отдельно регистрируются законы Республики Хакасия, постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия, распоряжения Администрации, договоры и соглашения от имени субъекта Российской Федерации и от имени Правительства, хозяйственные договоры по обеспечению деятельности Администрации.

2.12. Прием и регистрация писем, телеграмм, устных обращений граждан осуществляется в управлении Главы Республики Хакасия по взаимодействию с муниципальными образованиями Республики Хакасия и работе с обращениями граждан.

2.13. Конверты с корреспонденцией вскрываются. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления, наличие вложенных в конверты документов.

При недостаче или повреждении документа на оборотной стороне листа делается соответствующая отметка, а при необходимости составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему документу, другой посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Пакеты с пометкой "лично" передаются адресатам без вскрытия.

2.14. Все поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

2.15. На первом листе поступившего документа в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, который содержит номер документа, дату поступления (при необходимости часы и минуты). Регистрация корреспонденции осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - система "Дело") в соответствии с требованиями, предъявляемыми системой.

2.16. В исключительных случаях документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения их Главой Республики Хакасия, руководителем Администрации. Все этапы работы с документом: текст резолюции, контрольные сроки исполнения, отметки о направлении документа исполнителю, промежуточные ответы вносятся в систему "Дело".

К исключительным случаям относятся ситуации, когда:

документ попадает на рассмотрение Главе Республики Хакасия, руководителю Администрации при личной встрече с исполнителем (инициатором) документа;

поступивший документ содержит пометку "доложить немедленно" и ознакомление с ним Главы Республики Хакасия, руководителя Администрации производится до регистрации документа.

2.17. Работники (сотрудники) Администрации несут ответственность за своевременность исполнения документов и отражение соответствующей информации в базе данных системы "Дело".

2.18. Зарегистрированные документы передаются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - немедленно.

2.19. Документы, поступившие в адрес Главы Республики Хакасия и зарегистрированные в отделе документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства, подготовленные специалистом управления документационного обеспечения (помощником Главы Республики Хакасия), начальник управления документационного обеспечения передает Главе Республики Хакасия в день их поступления. Ежедневно (один раз) в 16.00.

2.20. Если в документе имеется ссылка на другие поступившие ранее документы, они прилагаются к этому документу. Если поступивший ранее документ находится на исполнении, то прилагается его регистрационная карточка с резолюцией и отметками о ходе исполнения документа.

2.21. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации передаются в контрольное управление Главы Республики Хакасия (далее - контрольное управление) через управление документационного обеспечения.

2.22. Рассмотрение служебной корреспонденции производится в день ее поступления. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции, в которой указываются исполнитель, срок, порядок и характер исполнения. Документы, по которым резолюция предполагает исполнение сразу несколькими лицами, передаются поочередно каждому под роспись, либо делаются фотокопии документов (приложение 1).

Порядок оформления резолюции и направления в соответствии с ней документов исполнителям изложен в пункте 4.12.5 настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 4.13.5 настоящей Инструкции

2.23. Специальные поступления: телеграммы, телефонограммы, документы с отметками о срочном вручении подлежат регистрации в первую очередь и незамедлительно передаются Главе Республики Хакасия, руководителю Администрации. На данных документах проставляются часы и минуты поступления.

2.24. Сотрудниками управления документационного обеспечения производится сканирование документов и прикрепление к регистрационным карточкам электронных образов текстов документов в системе "Дело".

2.25. Исполненные документы, поступившие на рассмотрение Главе Республики Хакасия, передаются в отдел документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства Республики Хакасия для приобщения к делу и дальнейшего хранения.

Каждый документ должен иметь отметку об исполнении "В дело". Документ списывается в дело руководителем, начальником управления документационного обеспечения, специалистом управления документационного обеспечения (помощником Главы Республики Хакасия). При этом сотрудники управления проверяют правильность отнесения документа в то или иное дело, устанавливают последовательность группировки документов внутри дела по принятой системе, изымают лишние дубликаты и черновики документов, удаляют скрепки и булавки.

Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.

Информация об изменениях:

Раздел 3 изменен с 7 сентября 2018 г. - Постановление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия от 4 сентября 2018 г. N 56-ПП

См. предыдущую редакцию

3. Прием, регистрация и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

Все предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие в адрес Главы Республики Хакасия, Правительства Республики Хакасия, Администрации, рассматриваются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Республики Хакасия по рассмотрению обращений граждан.

В случае если письменное обращение гражданина, объединения граждан, в том числе юридического лица (далее - обращение), поступило государственному гражданскому служащему (работнику) Администрации, в должностные (трудовые) обязанности которого не входит рассмотрение таких обращений, оно в обязательном порядке передается в структурное подразделение Администрации, ответственное за рассмотрение обращений граждан, для его регистрации и последующей организации работы по его рассмотрению.

4. Подготовка и оформление постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия, исходящих писем и внутренних документов администрации. оформление реквизитов документов

4.1. При подготовке и оформлении документов специалисты Администрации руководствуются требованием о том, что все документы, которые готовятся на основании законов, указов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов, должны содержать ссылку на них.

4.2. Ответственность за подготовку проекта исходящего документа (докладной записки, справки, письма и т.д.) возлагается на специалистов Администрации, если документ готовится в структурном подразделении Администрации.

4.3. При подготовке исходящих документов в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия персональную ответственность за их качество несут руководители исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия в соответствии с направлениями деятельности и Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства.

4.4. При подготовке и оформлении постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия до передачи документа на согласование (заинтересованным лицам) или на подпись Главе Республики Хакасия он должен быть проверен и отредактирован специалистом-корректором Аппарата Правительства согласно пунктам 6.1 - 6.3 Регламента Главы Республики Хакасия и Правительства.

4.5. К распечатыванию на бланках допускаются экземпляры документов, полностью отредактированные и откорректированные исполнителями совместно с заинтересованными лицами и специалистом-корректором Аппарата Правительства, согласно Регламенту Главы Республики Хакасия и Правительства.

Распечатка окончательных текстов документов производится в отделе документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства с электронных носителей информации на нумерованных бланках.

Подготовка писем

4.6. Служебные письма Администрации печатаются на бланках установленной формы (приложение 2) в двух экземплярах (второй экземпляр выполняется не на бланке, этот экземпляр, подлинно подписанный, подшивается в дело после регистрации письма).

4.7. Текст письма должен быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации (как правило, не превышать двух страниц). В том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложение, размер письма не должен превышать 5 - 6 страниц.

4.8. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении адресата.

4.9. Если письмо направляется в дополнение к ранее направленному, то в нем следует указать номер и дату этого письма.

4.10. На втором экземпляре письма ставятся визы исполнителей и ответственных лиц, с которыми согласован проект письма. Подпись визирующего должна быть написана разборчиво с расшифровкой должности, фамилии и указанием даты визирования. Порядок визирования документа определен в подпункте 4.12.10 настоящего раздела Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 4.13.10 настоящей Инструкции

4.11. При необходимости передачи срочной информации адресату готовится телеграмма. Текст телеграммы должен излагаться кратко, без союзов, предлогов, если при этом не искажается содержание, без переноса слов, поправок и исправлений. Подпись оформляется с новой строки от начала поля документа. Телеграмма готовится в одном экземпляре.

4.12. Все исходящие документы: служебные письма, телеграммы регистрируются в день их подписания у специалиста управления документационного обеспечения. Срок исполнения контролируемых документов отмечается в регистрационной карточке системы "Дело", о чем уведомляется исполнитель.

4.13. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

4.13.1. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

В документах дату оформляют цифровым способом, тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 25.05.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты в следующей последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное написание слова "год" и цифры года разделяются пробелом, например, 05 марта 2010 года или 05 марта 2010 г.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты.

Дата на документе проставляется лицом, его подписавшим. Если должностным лицом, подписавшим документ, дата не проставлена, то она указывается специалистом Администрации, ответственным за регистрацию, в соответствии с фактической датой поступления документа на регистрацию.

4.13.2. Регистрационный номер

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Входящий регистрационный номер документа состоит из заглавной буквы, означающей принадлежность государственному органу, порядкового номера документа и индекса, указывающего, откуда поступил документ,

например:

Москва: А-358/М;

субъекты: А-423/С;

Хакасия: А-583/Х;

зарубежье: А-335/Г.

При присвоении регистрационного номера исходящему документу используется буквенно-цифровой способ, при котором первая буква - принадлежность государственному органу, цифры означают порядковый номер исходящего документа, далее буквы являются инициалом имени и фамилии руководителя, подписавшего документ, например: А-345-ВН; А-85-АА.

Ссылка на дату документа и его регистрационный номер используется только в тех видах документов, которые являются ответами, и включает дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ.

4.13.3. Адресат

Реквизит "адресат" является обязательным и располагается на первой странице в правом верхнем углу. Состав реквизита "адресат" может быть полным или кратким в зависимости от конкретного документа.

Полный адрес максимально может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

наименование должности руководителя структурного подразделения (в дательном падеже);

инициалы и фамилия в дательном падеже (инициалы указываются перед фамилией);

почтовый адрес.

Составные части почтового адреса указываются в последовательности, определенной правилами почтовой связи.

Полный почтовый адрес указывается исполнителем документа в случае его направления разовому корреспонденту,

например:

                                    Редакция журнала "Делопроизводство",

                                                         отдел доставки,

                                           заместителю начальника отдела

                                                            И.О. Фамилия

                                                    ул. Полянка, д. 2/1,

                                                          Москва, 117036

Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

При направлении документа руководителю организации или его заместителю допускается в реквизите "адресат" не указывать наименование организации или структурного подразделения, если оно входит в наименование должности адресата,

например:

                                                      Министру экономики

                                                      Республики Хакасия

                                                          Т.Г. Красновой

При направлении документов в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ, при этом он не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, при этом на каждом экземпляре подготовленного на бланке документа указывается только один адресат, на экземпляре канцелярии (без бланка) в реквизите "адресат" указывают "(по списку)".

Список на рассылку должен содержать точные наименования организаций, их почтовые адреса и быть подписан исполнителем с указанием даты.

Составные части реквизита "адресат" разделяются 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

4.13.4. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан, является его утверждение.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,

например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава Республики Хакасия -
Председатель Правительства
Республики Хакасия
_________________ В. Зимин
"___" ___________ 20__ г.

Документы утверждаются должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера,

например:

Утверждено
постановлением Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
от "___" ___________ 20__ г. N _____

Слово УтвержденО (Утвержден, Утверждена, Утверждены) должно согласовываться в роде и числе с первым словом наименования того документа, который утверждается. Например: положение - УтвержденО, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены, перечень - Утвержден.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

При наличии нескольких документов (например, состав координационного совета, положение о нем), утверждаемых одним актом (постановлением, распоряжением), допускается определение их в составе документа в качестве приложений. Отметка "приложение" проставляется выше грифа "УтвержденО" (через интервал) в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа,

например:

Приложение 1

УтвержденО

постановлением Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
от "___" ___________ 20__ г. N _____

ПОЛОЖЕНИЕ
о Межведомственной рабочей группе

(далее текст)

или

Приложение 2

Утвержден
постановлением Главы Республики
Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
от "___" ___________ 20__ г. N _____

СОСТАВ
Межведомственной рабочей группы

(далее текст)

4.13.5. Резолюция

Поручения по исполнению документов оформляются в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, порядок и характер исполнения документа, срок исполнения, подпись и дату. Резолюция оформляется на свободном поле документа.

В случае если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 (карточке) утвержденной формы (приложение 6). В этом случае на карточке резолюции в правом нижнем углу проставляется дата входящего документа и его регистрационный номер. Карточка с резолюцией скрепляется с основным документом и подлежит оформлению в архив.

4.13.6. Заголовок к тексту

Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок составляется к документу, оформляемому на бумаге формата А4, независимо от его назначения. Заголовок - это обязательный реквизит документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Он должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например: постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии, акт (чего?) передачи материальных ценностей. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок не указывается на телеграммах, телефонограммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (184 x 210 мм).

4.13.7. Текст документа

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой.

4.13.8. Отметка о наличии приложений

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Приложения к документу могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом, например, приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение;

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительным письмом.

Приложения к документам должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи или визы лиц, ответственных за содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Сведения о наличии приложений к служебным письмам, документам информационного характера оформляются в следующем порядке:

слово "приложение" печатается ниже основного текста письма от левого края текстового поля (без красной строки). После слова "приложение" ставится двоеточие;

если документ имеет приложение, названное в тексте, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

      Приложение: на 10 л. в 2 экз.

если документ имеет приложения, не названные в тексте, их необходимо пронумеровать и перечислить с указанием наименования, количества листов и экземпляров в каждом приложении,

например:

      Приложение:

      1. Проект государственного стандарта на 20 л. в 1 экз.

      2. Пояснительная записка к проекту государственного

     стандарта на 4 л. в 1 экз.

если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

      Приложение: письмо Федеральной архивной службы России от 21 мая 2005

      года N 1-102 и приложение к нему, всего на 11 л. в 1 экз.

если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

      Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают,

например:

      Приложение: брошюра в 2 экз.

Приложения к постановлениям, распоряжениям Главы Республики Хакасия оформляются в соответствии с требованиями пункта 7.13 раздела 7 настоящей Инструкции.

4.13.9. Подпись

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями:

направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации и в другие органы государственной власти Российской Федерации - Главой Республики Хакасия, в случае его отсутствия - Первым заместителем Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия - министром финансов Республики Хакасия (далее - Первый заместитель Главы Республики Хакасия) либо заместителем Главы Республики Хакасия, на которого возложено исполнение обязанностей Главы Республики Хакасия, либо курирующим заместителем Главы Республики Хакасия;

направленные главам муниципальных образований Республики Хакасия и в другие организации - Главой Республики Хакасия либо его заместителями в зависимости от содержания вопросов, поднимаемых в письмах.

Сопроводительные письма по законодательным инициативам подписываются Главой Республики Хакасия.

В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, наименование учреждения - автора, если документ оформляется не на бланке, личная подпись, инициал имени и фамилия.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности в разных органах власти (организациях), их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей,

например:

Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия	Председатель Верховного Совета Республики Хакасия
_______________ В. Зимин личная подпись	_______________ В. Штыгашев личная подпись

Такого рода письма готовятся без использования бланков.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности,

например:

Руководитель Администрации Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия	личная подпись	И. Фамилия
Главный бухгалтер	личная подпись	И. Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением,

например:

Председатель комиссии:	личная подпись	И. Фамилия
Члены комиссии:	личная подпись личная подпись личная подпись	И. Фамилия И. Фамилия И. Фамилия

Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего не допускается.

4.13.10. Согласование (визирование) документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия правовым актам проводится согласование документа.

Согласование документа может быть как внутренним (с подразделениями и должностными лицами), так и внешним (со сторонними заинтересованными органами и организациями).

Перечень согласующих органов и организаций определяется составителем документа исходя из его содержания, вида адресата или предусматривается нормативными правовыми актами.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования, в состав которого входит слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата,

например:

      СОГЛАСОВАНО

      Директор Государственного архива

      Российской Федерации

      Личная подпись И.О. Фамилия

     ______________

     от "____" ________________ 20__ г.

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, постановлением и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:

      СОГЛАСОВАНО

      постановлением Главы Республики

      Хакасия - Председателя

      Правительства Республики Хакасия

      "____" ________________ 20__ г. N ___

Гриф согласования располагается ниже реквизита "подпись" и занимает левое поле документа.

Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования документа (далее - виза). Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости наименование должности визирующего,

например:

      Начальник юридического отдела

      Личная подпись В. Петров

      ______________

      25.03.2011

Виза подтверждает, что должностное лицо ознакомилось с документом.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

      Замечания прилагаются

      Личная подпись И. Иванов

      ______________

      25.05.2011

Отказ от визирования не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается отметка,

например:

      С проектом не согласен, замечания прилагаются

      Заведующий юридическим отделом

      Личная подпись А. Сидоров

      ______________

      05.06.2011

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе.

Визы проставляются на нижнем поле последнего листа второго экземпляра подготовленного письма.

Проекты постановлений, распоряжений подлежат согласованию со всеми заинтересованными лицами в системе "Дело" и принимаются для подписания Главой Республики Хакасия с листом согласования, распечатанным из системы "Дело". При необходимости согласования проекта с органами, у которых отсутствует система "Дело", заполняется лист согласования установленной формы на бумажном носителе.

Если виз не более четырех, допускается их оформлять на нижнем поле последнего листа подлинника документа. Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования при согласовании проектов постановлений, распоряжений установлены Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства, пунктом 7.9 настоящей Инструкции.

Служебные письма визируются руководителем органа, ответственного за подготовку документа, или должностным лицом, исполняющим его обязанности.

4.13.11. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе проставляется на последней странице документа, на лицевой или оборотной его стороне и состоит из фамилии или фамилии, имени, отчества исполнителя и номера его телефона,

например:

      Иванов

      29-99-75

или

      Иванов Иван Петрович

      29-99-75

На документе, подготовленном по поручению Главы Республики Хакасия группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. Допускается отметку об исполнителе выполнять шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

4.14. Все исходящие документы (письма) Администрации после подписания рассылаются специалистом управления документационного обеспечения адресатам в день их регистрации, а телеграммы и срочная корреспонденция - немедленно после регистрации.

Отправка исходящих документов в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации, прокуратуры, судебных органов осуществляется через отдел документационного обеспечения управления делопроизводства Аппарата Правительства. В остальных случаях отправка корреспонденции осуществляется через министерства и ведомства республики, ответственные за подготовку документов.

Направление исходящей корреспонденции с использованием фельдъегерской связи осуществляется специалистами управления документационного обеспечения.

4.15. В тех случаях, когда к исходящему документу прилагаются другие подлинные документы: письма организации, заявления, жалобы конкретных лиц, в регистрационной карточке прилагаемого документа отмечается дата отправки и наименование адресата.

При направлении исполнителю подлинника документа, подлежащего возврату, на первой его странице ставится штамп "Подлежит возврату".

4.16. Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт.

4.17. Для отправки документов постоянным адресатам могут использоваться конверты с адресами получателя и отправителя, напечатанными типографским способом.

Оформление протоколов

4.18. Для оформления записи хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых Главой Республики Хакасия или в Администрации, составляется протокол (приложения 3, 4, 5).

4.18.1. Ведение и оформление протоколов совещаний, проводимых Главой Республики Хакасия, руководителем Администрации, осуществляется специалистами управления документационного обеспечения совместно со специалистами исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия по профилю проводимого совещания либо специалистами, назначаемыми руководителем Администрации, либо председательствующим на совещании.

4.18.2. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman (размер N 13, через один интервал).

Форма оформления протокола может быть полной или краткой. Для оформления протоколов заседаний, совещаний, проводимых Главой Республики Хакасия, принята краткая форма протокола, при которой не включаются тексты докладов, обсуждений, не излагаются подробно мнения выступающих. Однако в случае высказывания особого мнения кого-либо из участников совещания по обсуждаемому вопросу данное мнение отражается и в краткой форме протокола.

4.18.3. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование формы документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подписи.

4.18.4. Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется буквенно-цифровым методом, например: 15 февраля 2011 года. Если протоколируемое мероприятие заняло более одного дня, то указываются начальная и конечная даты.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания (совещания) в течение календарного года.

Регистрация протоколов осуществляется в управлении документационного обеспечения.

Протоколы заседаний (совещаний) комиссий, советов, рабочих групп, оргкомитетов регистрируются в составе документов данных органов.

4.18.5. Заголовок к тексту протокола должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа, например: Протокол совещания у Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.

4.18.6. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

В вводной части указываются фамилия и инициалы председательствовавшего на заседании, фамилии или общее количество участников заседания (совещания) и приглашенных лиц, повестка дня.

Фамилии присутствовавших на заседании записываются в протокол, если их количество не более 15, в алфавитном порядке с указанием места и должности; если их больше, то составляется отдельный список, о чем делается отметка: "Список прилагается".

4.18.7. В повестке дня заседания, совещания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должности и фамилии докладчиков. Допускается не указывать докладчиков при оформлении повестки дня в протоколе заседания, если эта повестка прикладывается к протоколу.

4.18.8. Основная часть текста протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ (для полной формы протокола)... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)...

Эти слова печатаются прописными буквами. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня.

В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся наименование обсуждаемого вопроса, фамилия и инициалы докладчика, краткое содержание его доклада, информации, отчета (для полной формы протокола).

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении и выработке решения, краткое содержание их выступления. При необходимости в этом же разделе фиксируются вопросы, заданные докладчику.

При оформлении краткого протокола совещаний Главы Республики Хакасия данный раздел входит в состав раздела "СЛУШАЛИ" и оформляется следующим образом:

      "СЛУШАЛИ: ... (наименование вопроса по повестке)

      Выступили:... (перечисляются фамилии лиц, выступивших по

      конкретному вопросу)".

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, таким образом, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: "утвердить...", "предусмотреть...", "внести изменения...".

4.18.9. В краткой форме протокола совещания Главы Республики Хакасия количество голосов указывается только в случае, если по конкретному вопросу председательствующим было организовано поименное голосование, в случае, если в процессе обсуждения возникли разногласия.

4.18.10. Участник заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после принятия соответствующего решения.

4.18.11. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем.

При необходимости осуществляется рассылка копий протоколов и выписок из них по решению Главы Республики Хакасия.

4.18.12. Подлинные экземпляры протоколов совещаний Главы Республики Хакасия хранятся в контрольном управлении вместе с имеющейся служебной перепиской, формируются в дела по мере возрастания их порядковых номеров специалистом управления, ответственным за хранение документации.

Оформление актов

4.19. Для оформления результатов приема-передачи, ревизии, инвентаризации, ликвидации и т.д. составляются акты.

4.19.1. Акт оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (размер N 13, через один интервал).

Обязательными реквизитами акта являются наименование формы документа (АКТ), дата и номер, место составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

4.19.2. Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: акт списания материальных ценностей.

4.19.3. Датой акта является дата события или действия (передачи, проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

4.19.4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ с указанием его номера и даты), должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При этом первой указывается фамилия председателя комиссии, далее в алфавитном порядке фамилии членов комиссии, а также указываются должности, фамилии и инициалы лиц, присутствие которых необходимо при составлении акта.

В основной части акта излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если имеются).

4.19.5. При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых обследуется. Акт считается принятым и вступает в действие после подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

4.19.6. В Администрации акты утверждаются руководителем Администрации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

4.19.7. По решению руководителя Администрации акты могут быть зарегистрированы в управлении документационного обеспечения. В этом случае подлинные экземпляры актов хранятся в управлении документационного обеспечения, для работы в управления передаются копии актов.

4.19.8. Хранение актов осуществляется в подразделениях Администрации, участвовавших в его составлении.

5. Порядок подписания, регистрации и обнародования Законов Республики Хакасия

5.1. Законы Республики Хакасия, принятые на сессии Верховного Совета Республики Хакасия (далее - Верховный Совет), поступают в отдел документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства в двух экземплярах вместе с соответствующим постановлением Верховного Совета о принятии данного закона и сопроводительным письмом Председателя Верховного Совета Республики Хакасия (далее - Председатель Верховного Совета).

5.2. Для осуществления контроля за сроками подписания и обнародования представленных законов сопроводительное письмо регистрируется отделом документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства, после чего законы вместе с сопроводительным письмом передаются в управление документационного обеспечения в день их поступления.

5.3. Копии законов с сопроводительным письмом направляются в Государственный правовой комитет Республики Хакасия (далее - правовой комитет) для подготовки заключений. До получения заключения подлинные экземпляры законов хранятся в управлении документационного обеспечения.

5.4. Правовой комитет в течение семи дней со дня поступления закона в управление документационного обеспечения дает заключение на его соответствие действующему законодательству. С заключением правового комитета законы передаются на подпись Главе Республики Хакасия.

В случае отклонения Главой Республики Хакасия закона, принятого Верховным Советом, подлинные экземпляры законов возвращаются в Верховный Совет с соответствующим письмом, подписанным Главой Республики Хакасия и завизированным председателем правового комитета.

5.5. После подписания законы регистрируются и оформляются для государственного хранения в установленном порядке в управлении документационного обеспечения. Второй экземпляр закона со всеми документами после регистрации возвращается в Верховный Совет.

Копии законов передаются для опубликования, размещения на Официальном портале органов государственной власти Республики Хакасия и рассылаются всем заинтересованным лицам.

При необходимости осуществляется подписание дополнительных экземпляров законов для направления их в органы государственной власти Российской Федерации по соответствующим запросам.

Регистрация законов осуществляется в день их подписания.

5.6. Сроки, установленные для подписания и обнародования законов Республики Хакасия в соответствии с законодательством республики, не должны превышать 14 календарных дней с момента их регистрации отделом документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства.

5.7. Экземпляр копии закона в обязательном порядке направляется управлением документационного обеспечения на опубликование в средствах массовой информации, специалисты которого осуществляют контроль сроков опубликования в соответствии с законодательством.

5.8. Ответственность за правильностью регистрации, хранения и сдачи в архив законов Республики Хакасия возлагается на специалистов и начальника управления документационного обеспечения.

6. Порядок регистрации договоров, соглашений о взаимодействии и социально-экономическом сотрудничестве с другими регионами российской федерации, о разграничении предметов ведения и полномочий с федеральными органами государственной власти, хозяйственных договоров по обеспечению деятельности администрации

6.1. Регистрация подписанных договоров, соглашений от имени Республики Хакасия и Правительства с субъектами Российской Федерации, федеральными органами государственной власти, учреждениями и организациями Республики Хакасия производится в управлении документационного обеспечения, где им присваивается порядковый номер с индексом "д" или "А-N-дх" (если договор носит хозяйственный характер).

Регистрация подписанных договоров осуществляется в порядке, определенном настоящей Инструкцией, в течение календарного года.

6.2. Подлинные экземпляры подписанных соглашений и договоров оформляются в дело и хранятся в управлении документационного обеспечения в установленном порядке. Вторые экземпляры соглашений и договоров направляются через исполнителя другой стороне договора.

6.3. Копии подписанных договоров (соглашений) рассылаются управлением документационного обеспечения всем заинтересованным лицам согласно перечню, представленному исполнителем.

6.4. Договоры (соглашения) о взаимодействии и сотрудничестве, разграничении предметов ведения и полномочий, иные договоры, подписанные Главой Республики Хакасия, подлежат визированию разработчиком, председателем Государственного правового комитета Республики Хакасия, Министром финансов Республики Хакасия (если предусматривает финансовые затраты).

Договоры по вопросам обеспечения хозяйственной деятельности, подписанные руководителем Администрации, должны быть завизированы начальником структурного подразделения Администрации, ответственного за подготовку документа, начальником управления делами Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и начальником экспертно-аналитического управления Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.

6.5. Оформление соглашений и договоров на архивное хранение осуществляется в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в Администрации.

7. Подготовка проектов постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия

7.1. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы Республики Хакасия организуется:

во исполнение или в соответствии с правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, Республики Хакасия;

по инициативе Главы Республики Хакасия, членов Правительства, руководителей территориальных федеральных и республиканских органов исполнительной власти, глав муниципальных районов и городских округов Республики Хакасия.

7.2. В случае необходимости одновременно с разработкой проекта постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия готовятся предложения об изменении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов или их частей, которые включаются в текст разрабатываемого проекта.

7.3. Текст проекта постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия должен быть четким, кратким, изложенным понятным языком, не допускающим различных толкований и сокращений.

7.4. В проекте постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия должны быть четко сформулированы цели и определены задачи, которые будут при этом решаться. Текст документа состоит из преамбулы и постановляющей части.

В преамбуле излагаются цели и задачи предписываемых действий, а также основания, послужившие причиной подготовки проекта решения. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный правовой документ органа государственной власти, то в преамбуле указываются дата, номер и наименование этого документа.

В постановляющей части в повелительной форме указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий.

7.5. При подготовке проекта правового акта особое внимание нужно обращать на конкретность и реальность постановляющей части, четкое определение исполнителей, наличие ресурсов и обоснованных сроков исполнения.

7.6. В зависимости от объема и содержания проект правового акта Главы Республики Хакасия может подразделяться на разделы, пункты и подпункты. Нумерация разделов, пунктов и подпунктов должна быть сквозной и выполняться арабскими цифрами.

7.7. Каждый пункт должен начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме (Министерству здравоохранения Республики Хакасия обеспечить), либо с указания предписываемого действия, а затем исполнителя (Рекомендовать главам муниципальных образований Республики Хакасия).

7.8. Постановления нормативного правового характера могут содержать положение о сроках и порядке вступления их в законную силу, либо нормативный правовой акт вступает в силу в соответствии с нормами действующего законодательства.

7.9. Согласование проектов постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия производится в системе "Дело", затем выводится на отдельном листе согласования, в котором должны быть визы, установленные пунктами 6.2 и 6.3 раздела VIII Регламента Главы Республики Хакасия и Правительства.

Проекты постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия должны быть проверены и отредактированы согласно Регламенту Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия и Правительства Республики Хакасия, VIII раздел, пункты 6.1, 6.2, 6.3.

Для проектов постановлений Главы Республики Хакасия обязательным является согласование с Государственным правовым комитетом Республики Хакасия, который готовит на проекты постановлений заключения о соответствии их действующему законодательству, возможности рассмотрения и подписания Главой Республики Хакасия.

Допускается согласование проектов распоряжений Главы Республики Хакасия без использования листа согласования, если количество визирующих не превышает четырех человек. Визы в этом случае располагают на свободном нижнем поле документа.

7.10. Если в процессе согласования проекта постановления возникают разногласия, то сторона, визирующая проект и имеющая замечания, указывает их в листе согласования, либо готовится заключение с обоснованием возражений. Как правило, все замечания по проекту должны быть устранены в процессе его подготовки. При наличии существенных замечаний необходимо вторичное согласование с лицом, вынесшим замечания.

Проект постановления в исключительных случаях может быть подписан Главой Республики Хакасия с замечаниями. В этом случае к проекту прилагается справка с изложением имеющихся по проекту возражений. Решение по такому проекту принимает непосредственно Глава Республики Хакасия.

7.11. Не допускаются к рассмотрению Главой Республики Хакасия проекты постановлений Главы Республики Хакасия, имеющие отрицательное заключение правового комитета либо подготовленные в нарушение настоящей Инструкции.

7.12. Постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия готовятся на специальных бланках (приложения 6, 7).

7.13. Объем постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия не должен превышать 1 - 3 страниц, по крупным вопросам - 5 - 6 страниц.

Если к проекту постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу следует писать "Приложение" с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера,

например:

Приложение
к постановлению Главы
Республики Хакасия - Председателя
Правительства Республики Хакасия
от "___" _________ 20___ г. N ___

Если документ содержит две и более страницы, обязательной является их нумерация (первая страница не нумеруется). В многостраничных документах, имеющих несколько приложений, должна быть сквозная нумерация страниц.

Если постановлением, распоряжением Главы Республики Хакасия утверждается другой документ, например, положение, перечень мероприятий, смета расходов, состав комиссии и т.д., то оформление прилагаемых документов осуществляется в соответствии с пунктом 4.12.8 настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 4.13.8 настоящей Инструкции

7.14. Названия предприятий и организаций, используемые в тексте документа, должны указываться в точном соответствии с их официальным наименованием.

7.15. Отредактированные, откорректированные исполнителями и согласованные в соответствии с пунктами 6.1, 6.2, 6.3 раздела VIII Регламента Главы Республики Хакасия и Правительства проекты постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия, имеющие положительное заключение Государственного правового комитета Республики Хакасия, представляются в управление документационного обеспечения на бумажном носителе в следующем составе:

1) лист согласования (визирования) (приложение 8), включающий в себя номер регистрационной карточки (например, РКПД 285), наименование проекта постановления, фамилию, имя, отчество докладчика с наименованием его должности. Наличие необходимых виз фиксируется визированием листа согласования начальником управления документационного обеспечения.

Обязательным является заполнение оборотной стороны листа согласования, которая содержит перечень организаций и учреждений, куда должны быть направлены копии подписанного нормативного правового акта (приложение 9). Для уточнения вопросов, возникающих в связи с рассылкой копий постановлений, распоряжений, в установленном месте листа рассылки проставляется подпись, ее расшифровка, дата и рабочий телефон исполнителя;

2) текст проекта постановления в одном экземпляре визируется руководителем органа, подготовившего проект постановления. При наличии приложения к проекту оно визируется руководителем органа, подготовившего проект. Виза оформляется на нижнем поле последнего листа приложения или нескольких приложений к проекту постановления;

3) пояснительная записка к проекту постановления, подписанная руководителем органа, подготовившего проект постановления. Пояснительная записка должна содержать информацию о подготовленном проекте, в четкой и краткой форме раскрывающую его замысел, в ней обязательно указывается обоснование необходимости принятия постановления, цель, выводы, планируемый результат. Пояснительная записка не должна превышать четырех печатных страниц;

4) заключение Государственного правового комитета Республики Хакасия;

5) перечень нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие документа, и перечень предложений о разработке нормативных правовых актов, принятие которых необходимо для реализации документа;

6) финансово-экономическое обоснование, в случае необходимости;

7) замечания, возникшие в процессе согласования проекта постановления, подписанные автором.

В тех случаях, когда проект постановления подготавливается на основании письма или ходатайства, к проекту прикладывается основание - подлинник входящего письма.

Для защиты от возможной замены листов проект постановления Главы Республики Хакасия приложения к нему полистно штампуются при помощи специального штемпеля с буквенным обозначением "ГПК" Государственным правовым комитетом Республики Хакасия.

7.16. Проекты распоряжений Главы Республики Хакасия оформляются аналогично (кроме пояснительной записки и заключения правового комитета).

7.17. Подготовленные проекты постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия распечатываются на номерных бланках отделом документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства, после чего начальник управления документационного обеспечения проводит экспертизу состава пакета документа и наличия виз в листе согласования, что фиксирует визированием листа согласования. Далее проекты постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия передаются на визирование руководителю Администрации, после чего направляются на подпись Главе Республики Хакасия.

7.18. Постановления, распоряжения Главы Республики Хакасия визируются руководителем Администрации и подписываются Главой Республики Хакасия. Все приложения к актам должны быть завизированы руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Хакасия, где они готовились.

7.19. Подписанные постановления и распоряжения Главы Республики Хакасия регистрируются специалистами управления документационного обеспечения в системе "Дело" в день их подписания.

7.20. Нумерация постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия ведется в течение календарного года. По каждому зарегистрированному акту распечатывается регистрационная карточка и реестр рассылки, в соответствии с которым осуществляется направление копий заинтересованным лицам и исполнителям. Регистрационные карточки накапливаются в течение года.

7.21. Постановлениям Главы Республики Хакасия присваивается порядковый номер и индекс "ПП", например: 38-ПП.

Распоряжения Главы Республики Хакасия по основной деятельности имеют индекс "рп", например: 133-рп.

Распоряжения руководителя Администрации: индексы "А-N-р" - по основной деятельности и "А-N-л" - по личному составу, например: А-15-р, А-15-л (приложение 10).

7.22. Размножение постановлений, распоряжений Главы Республики Хакасия осуществляется отделом документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства. Документы рассылаются в соответствии с реестром рассылки в трехдневный срок после подписания и регистрации управлением документационного обеспечения. В случае необходимости срочной доставки документа адресату его копия передается специалистами управления документационного обеспечения под роспись.

Принятые нормативные правовые акты Главы Республики Хакасия по заключению Государственного правового комитета Республики Хакасия в обязательном порядке направляются для опубликования в средствах массовой информации специалистами управления документационного обеспечения.

7.23. В случае несоответствия принятых постановлений или распоряжений Главы Республики Хакасия действующему законодательству и поступления в Правительство, Администрацию соответствующего акта реагирования прокурора Республики Хакасия, заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Хакасия подготовку документов об их отмене или изменении осуществляют заинтересованные исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия в соответствии с поручением Главы Республики Хакасия.

8. Оформление поручений. Подготовка проектов поручений Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия

8.1. Поручения Главы Республики Хакасия оформляются в виде перечня поручений Главы Республики Хакасия, утверждаемого Главой Республики Хакасия.

8.2. Проекты поручения и перечней поручений Главы Республики Хакасия готовятся управлением документационного обеспечения Главы Республики Хакасия во взаимодействии с исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия.

8.3. Поручения составляются и оформляются по итогам проведения рабочих поездок, рабочих совещаний, рабочих встреч.

8.4. Поручения излагаются лаконично с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица либо круга лиц, которому (которым) дано поручение, сроков исполнения, оформляются на бланках по прилагаемой форме (приложение 11).

8.5. Поручение может быть дано должностному лицу либо исполнительному органу государственной власти Республики Хакасия, другому органу и организации Республики Хакасия.

При этом наименование учреждения, организации ставится в дательном падеже, фамилия руководителя заключается в скобки и ставится в именительном падеже. При оформлении поручения должностному лицу скобки не используются, должность и фамилия ставятся в дательном падеже,

например:

     заместителю Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства

    Республики Хакасия - министру сельского хозяйства и продовольствия

                                      Республики Хакасия И.Э. Вагнеру.

                            (далее текст)

или

   Министерству регионального развития Республики Хакасия (С.Н. Новиков

                            (далее текст)

8.6. В случае если поручение дается двум или нескольким лицам, ответственным исполнителем считается лицо, указанное в поручении первым.

8.7. Подготовленный проект поручения и перечня поручений Главы Республики Хакасия должен быть завизирован начальником управления документационного обеспечения, начальником экспертно-аналитического управления. Затем проект передается на согласование Первому заместителю Главы Республики Хакасия, а в его отсутствие - лицу, замещающему его в соответствии с распоряжением об исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя.

8.8. Согласованный и отработанный всеми проект поручения, перечня поручений Главы Республики Хакасия визируется руководителем Администрации либо лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя.

8.9. Подготовленный проект поручения и перечня поручения Главы Республики Хакасия передается на утверждение Главе Республики Хакасия.

8.10. Подписанное поручение, перечень поручений регистрируется и сканируется специалистом управления документационного обеспечения в системе "Дело" в день их подписания.

8.11. Датой поручения является дата его подписания, утверждения.

8.12. Поручению Главы Республики Хакасия присваивается регистрационный номер, включающий буквенный индекс "Пр-N п" и порядковый номер, например: Пр-85п.

8.13. Поручения руководителя Администрации оформляются и регистрируются аналогично перечню поручения Главы Республики Хакасия, им присваивается индекс "А-N-пр", например: А-15-пр.

8.14. Копии поручений направляются организациям и должностным лицам, которым даны поручения, а также организациям и должностным лицам, на обращение которых даны соответствующие поручения.

8.15. Подлинный экземпляр поручения Главы Республики Хакасия после регистрации передается в контрольное управление Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия.

8.16. Поручения руководителя Администрации передаются ведущему эксперту экспертно-аналитического управления Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия для хранения и контроля.

9. Порядок подготовки проектов Законов Республики Хакасия и оформление законодательной инициативы от имени Главы Республики Хакасия

9.1. Подготовка проектов законов Республики Хакасия осуществляется по инициативе Главы Республики Хакасия, а также на основании плана законопроектной работы Правительства.

9.2. По решению Главы Республики Хакасия законодательная инициатива может быть направлена в Верховный Совет без рассмотрения либо после рассмотрения на заседании Правительства.

9.3. Если Главой Республики Хакасия принято решение о направлении законопроекта в Верховный Совет без предварительного рассмотрения на заседании Правительства, законодательная инициатива, оформленная в соответствии с требованиями Регламента Верховного Совета, с сопроводительным письмом за подписью Главы Республики Хакасия передается в Верховный Совет в установленном порядке.

9.4. Сопроводительное письмо с законодательной инициативой Главы Республики Хакасия регистрируется в отделе документационного обеспечения, планирования и контроля управления делопроизводства Аппарата Правительства Республики Хакасия в составе исходящих документов.

Второй экземпляр сопроводительного письма (экземпляр канцелярии) должен быть завизирован руководителем исполнительного органа государственной власти, подготовившим документ (исполнителем), Государственным правовым комитетом Республики Хакасия. К нему должны быть приложены все документы, составляющие законодательную инициативу, для оформления в дело.

9.5. Если законопроект перед внесением в Верховный Совет рассмотрен на заседании Правительства, то осуществляется подготовка проекта постановления Правительства о проекте закона Республики Хакасия. Проект закона в данном случае оформляется как приложение к проекту постановления Правительства.

9.6. Подготовка и представление на заседание Правительства проекта постановления о проекте закона Республики Хакасия осуществляется в порядке и сроки, установленные Регламентом Главы Республики Хакасия и Правительства.

9.7. Оформление законодательной инициативы по проекту закона Республики Хакасия, одобренной на заседании Правительства, осуществляется в соответствии с порядком, изложенном в пункте 9.3 настоящего раздела Инструкции.

9.8. Ответственность за своевременное и правильное представление законодательной инициативы Главы Республики Хакасия несут разработчики проекта закона.

10. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"

10.1. Пометка "Для служебного пользования" проставляется на подготовленных в подразделениях Администрации документах (в необходимых случаях и на их проектах), изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

10.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

описания структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

10.3. Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем, руководителем подразделения Администрации или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

10.4. Прием и учет (регистрация) документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется специалистом управления документационного обеспечения, которому поручен прием и учет несекретных документов.

10.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

при незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилия специалиста, печатавшего документ;

передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками для регистрации специалисту управления документационного обеспечения. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах;

копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителя Администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

передаются работникам подразделений под расписку;

пересылаются другим организациям фельдъегерской службой или спецсвязью (или курьером);

обрабатываются в информационных сетях, сетях связи и автономных персональных компьютерах, включение которых в состав средств международного информационного обмена, включая сеть Интернет, запрещается (Указ Президента Российской Федерации от 17.03.2008 N 351);

рассылаются адресатам согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения Администрации, в котором подготовлен документ.

10.6. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

10.7. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в подразделениях Администрации по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

Аналогичный акт составляется на утраченные (утерянные) дела, документы и издания с пометкой "Для служебного пользования", на основании которого вносятся соответствующие отметки в учетных формах.

10.8. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением руководителя Администрации. Результаты проверки оформляются актом.

10.9. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, специалист Администрации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих информацию ограниченного распространения, либо разглашение этой информации ставится в известность руководитель Администрации и проводится расследование обстоятельств утраты или разглашения.

11. Номенклатура дел и архив администрации. Формирование и хранение дел

11.1. В целях установления единой системы формирования дел в Администрации разрабатывается и утверждается номенклатура дел. Номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Министерства культуры Республики Хакасия.

11.2. Формирование дел в Администрации осуществляется децентрализовано, в структурных подразделениях.

Исполненные и законченные делопроизводством документы, накапливающиеся в управлениях Администрации в течение года, формируются в дела сотрудниками, ответственными за делопроизводство. Номера дел определяются исполнителями в соответствии с номенклатурой.

11.3. При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящие к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

ксерокопии факсограмм, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.4. Оформление дел для постоянного или временного хранения включает в себя комплекс работ: описание дела на обложке, брошюровка, нумерация листов и проставление заверительной надписи.

11.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документы по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 12);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (приложение 13);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы Главы Республики Хакасия, Администрации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

11.7. Хранение дел постоянного и временного сроков осуществляется в подразделениях Администрации:

в управлении документационного обеспечения: законы Республики Хакасия, постановления и распоряжения Главы Республики Хакасия, распоряжения руководителя Администрации, входящие документы, зарегистрированные в Администрации, с ответами, информационными материалами по их исполнению, исходящие (инициативные) письма, подписанные руководителем Администрации, начальниками управлений Администрации, договоры по основной и хозяйственной деятельности, документы по личному составу;

в контрольном управлении Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия: контрольные дела по выполнению федеральных законов, указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации и документов, связанных с их исполнением, законов Республики Хакасия, постановлений, распоряжений и перечней поручений Главы Республики Хакасия, договоров и соглашений, заключенных между Правительством Республики Хакасия и субъектами Российской Федерации, федеральными органами государственной власти, учреждениями и организациями Республики;

в управлении делами Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия: бухгалтерские документы по финансово-хозяйственной деятельности Администрации, годовая, квартальная, месячная отчетность об исполнении бюджета, налоговая и статистическая отчетность;

в других подразделениях Администрации: документация о деятельности управлений Администрации.

11.8. Дела хранятся в подразделениях Администрации в шкафах в вертикальном положении. В каждом шкафу должна быть выписка из номенклатуры дел Администрации, в соответствии с которой осуществляется размещение дел. На корешках обложек и папок должны быть указаны индексы.

11.9. В случае необходимости дела могут выдаваться для служебного пользования специалистам Администрации под расписку. Они должны быть возвращены в тот же день в течение рабочего времени.

11.10. По окончании делопроизводственного года экспертной комиссией Администрации проводится экспертиза ценности документов, составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, описи документов, выделяемых по решению экспертной комиссии к уничтожению, которые утверждаются руководителем Администрации.

11.11. Списание документов временного срока хранения осуществляется по акту на списание после соответствующего заключения экспертной комиссии и утверждения описей дел постоянного хранения и по личному составу и согласования их на ЭПМК Министерства культуры Республики Хакасия за соответствующий год.

11.12. Порядок отбора документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и передача дел на архивное хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой Российской Федерации.