Раздел 09.3

09.3. подпрограмма
"Архивное дело" муниципальной программы "Муниципальное управление"

Паспорт подпрограммы "Архивное дело" муниципальной программы "Муниципальное управление" (далее - подпрограмма Архивное дело)

Наименование подпрограммы	Архивное дело
Координатор	Заместитель главы Администрации Вавожского района по социальным вопросам
Ответственный исполнитель	Архивный отдел Администрации муниципального образования "Вавожский район"
Соисполнители	-
Цель	Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства
Задачи	1) обеспечение сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов 2) удовлетворение потребностей населения на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах, хранящихся в архивном отделе Администрации муниципального образования "Вавожский район" 3) повышение качества и доступности муниципальных и государственных услуг в области архивного дела, расширение доступа населения к документам Архивного фонда Удмуртской Республики; 4) осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела, переданных муниципальному образованию "Вавожский район".
Целевые показатели (индикаторы)	1) Предоставление заявителям государственных и муниципальных услуг в области архивного дела в установленные законодательством сроки от общего количества предоставленных государственных и муниципальных услуг в области архивного дела, в процентах 2) Доля архивных документов, хранящихся в архивном отделе в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов архивного отдела Администрации МО "Вавожский район", в процентах 3) Удельный вес архивных единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы в архивном отделе, в процентах 4) Удельный вес документов архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся сверх установленных сроков их временного хранения в организациях - источникам комплектования архивного отдела, в процентах 5) Доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме хранящихся в архивном отделе, в процентах
Сроки и этапы реализации	Сроки 2015 - 2020 гг. Этапы не предусмотрены.
Ресурсное обеспечение за счет средств бюджета муниципального образования	Общий объем бюджетных ассигнований на реализацию подпрограммы 2015 год - 499,5 тыс. руб. за счет средств бюджета Удмуртской Республики, выделенных на осуществление переданных государственных полномочий. 2016 год - 503,4 тыс. руб. за счет средств бюджета Удмуртской Республики, выделенных на осуществление переданных государственных полномочий. 2017 год - 507,2 тыс. руб. за счет средств бюджета Удмуртской Республики, выделенных на осуществление переданных государственных полномочий. 2018 год - 507,2 тыс. руб. за счет средств бюджета Удмуртской Республики, выделенных на осуществление переданных государственных полномочий. 2019 год - 507,2 тыс. руб. за счет средств бюджета Удмуртской Республики, выделенных на осуществление переданных государственных полномочий. 2020 год - 507,2 тыс. руб. за счет средств бюджета Удмуртской Республики, выделенных на осуществление переданных государственных полномочий.
Ожидаемые конечные результаты, оценка планируемой эффективности	Реализация подпрограммы позволит достичь следующих результатов: 1) повысить доступность и качество предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела; 2) повысить оперативность исполнения запросов пользователей по архивным документам для обеспечения гарантий их конституционных прав; 3) повысить уровень безопасности документов Архивного фонда Удмуртской Республики за счет создания современной материально-технической базы архивного отдела, включить 100% архивных дел, хранящихся в архивном отделе в автоматизированную систему централизованного государственного учета; 4) пополнить Архивный фонд Удмуртской Республики документами, востребованными в исторической перспективе; 5) отсутствие документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела Администрации муниципального образования "Вавожский район" сверх установленных законодательством сроков их временного хранения; 6) обеспечить перевод в цифровую форму 2% документов Архивного фонда Удмуртской Республики для формирования фонда пользования наиболее востребованных архивных фондов и доступ пользователей к справочно-поисковым средствам и электронным копиям документов Архивного фонда Удмуртской Республики, в том числе на основе удаленного доступа через сеть "Интернет"; 7) повысить уровень патриотического и гражданского сознания жителей Вавожского района путем пропаганды документов Архивного Фонда Удмуртской Республики.

9.3.1. Характеристика состояния архивного дела в Вавожском районе, основные проблемы и прогнозы развития

В архивном отделе Администрации муниципального образования "Вавожский район" (далее - архивный отдел) по состоянию на 01.01.2014 года хранится 22467 единиц хранения за 1929 - 2012 годы, в том числе:

- управленческой документации - 16880 ед.хр.;

- документов личного происхождения - 89 ед.хр.;

- документов по личному составу - 5442 ед.хр.;

- научно-технической документации - 13 ед.хр.;

- фотодокументов - 33 ед.хр.;

- видеодокументов - 10 ед.хр.

От общего объема документов, хранящихся в архивном отделе, 46% составляют документы государственной собственности Удмуртской Республики.

Архивный отдел находится в приспособленном помещении. Доля архивных документов, хранящихся в нормативных условиях, составляет 90%.

В источники комплектования архивного отдела включено 70 организаций, в которых на временном хранении до передачи на постоянное хранение в архивный отдел на 01.12.2013 г. находилось более 6 тыс. документов Архивного фонда Удмуртской Республики, из них, с нарушением законодательно установленных сроков временного хранения документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела более 2 тыс.ед.хр.

Для ускорения поиска информации ведутся 2 автоматизированные базы данных. В автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Удмуртской Республики включено 100% фондов и 71% дел, находящихся на хранении в архивном отделе.

Документы Архивного фонда Удмуртской Республики широко используются в социальных и научно-просветительских целях. Ежегодно проводятся информационные мероприятия (выставки, школьные уроки, и др.), направленные на популяризацию архивных документов, исполняется около 500 запросов от граждан и организаций. В архивном отделе организован прием граждан в режиме "Одного окна".

В целях осуществления межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных и муниципальных услуг осуществляется обмен электронными документами по телекоммуникационным системам связи с территориальными органами Пенсионного фонда РФ в Удмуртской Республике, Комитетом по делам архивов при Правительстве УР.

Основными проблемами развития архивного дела в Вавожском районе являются:

1. Отсутствие свободных площадей архивохранилища для приема документов Архивного фонда Удмуртской Республики.

2. Отсутствие обособленного читального зала для работы пользователей с архивными документами и широкого доступа к информационным ресурсам архивного отдела.

3. Нехватка штатной численности специалистов архивного отдела, и как следствие, невыполнение некоторых плановых показателей, в том числе, по переводу в цифровую форму документов Архивного фонда Удмуртской Республики (оцифровке).

9.3.2. Приоритеты, цели и задачи развития архивного дела

Полномочиями муниципального образования "Вавожский район" в сфере реализации подпрограммы являются:

1) формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений, в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

2) осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела, переданных муниципальному образованию "Вавожский район" в соответствии с Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела".

Приоритетами реализации подпрограммы являются:

- обеспечение сохранности архивных документов, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства;

- качественное оказание государственных и муниципальных услуг;

- обеспечение широкого доступа населения к документам Архивного фонда Удмуртской Республики, в том числе на основе внедрения информационных и телекоммуникационных технологий.

Приоритетные направления реализации подпрограммы определены в соответствии с:

- контрольными значениями показателей развития информационного общества, предусмотренных Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008, Пр-212;

- государственной программой Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)", утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. N 1815-р;

- государственной программой Российской Федерации "Развитие культуры и туризма на 2013 - 2020 годы", утвержденной Правительством Российской Федерации от 27 декабря 2012 года N 2567-р;

- федеральной целевой программой "Культура России (2012-2018 годы)", утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 3 марта 2012 года N 186;

- программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011 - 2020 годы, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 года N 104;

- государственной программой Удмуртской Республики "Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2014-2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства Удмуртской Республики от 1 июля 2013 года N 268.

- государственной программой Удмуртской Республики "Развитие архивного дела на 2013 - 2020 годы", утвержденной Постановлением Правительства Удмуртской Республики от 11 марта 2014 года N 90;

Цель подпрограммы: обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Для достижения цели будут решаться следующие задачи:

1) обеспечение сохранности, комплектования и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов;

2) удовлетворение потребностей населения на получение информации, содержащейся в документах Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документах, хранящихся в архивном отделе;

3) повышение качества и доступности муниципальных и государственных услуг в области архивного дела, расширение доступа населения к документам Архивного фонда Удмуртской Республики, в том числе на основе внедрения информационных и телекоммуникационных технологий;

4) осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела, переданных муниципальному образованию "Вавожский район".

9.3.3. Целевые показатели, характеризующие развитие архивного дела:

Целевыми показателями развития архивного дела в Вавожском районе являются:

1) Предоставление заявителям государственных и муниципальных услуг в области архивного дела в установленные законодательством сроки от общего количества предоставленных государственных услуг в области архивного дела, в процентах.

Показатель характеризует степень качественного предоставления архивным отделом государственных и муниципальных услуг с целью удовлетворения потребности граждан и организаций в архивной информации, оказания методической и практической помощи по вопросам делопроизводства и архивного дела;

2) Доля архивных документов, хранящихся в архивном отделе в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов архивного отдела, в процентах.

Показатель характеризует условия хранения архивных документов, позволяет оценить решение задач по созданию условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов, хранящихся в архивном отделе;

3) Удельный вес архивных единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы, в процентах в архивном отделе;

Показатель характеризует работу по включению архивных документов в автоматизированные информационно-поисковые системы архивного отдела;

4) Удельный вес документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся сверх установленных сроков их временного хранения в организациях-источниках комплектования архивного отдела, в процентах;

Показатель характеризует степень решения проблемы с созданием резерва площадей для приема архивных документов на постоянное хранение в архивный отдел;

5) Доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме документов хранящихся в архивном отделе, в процентах.

Показатель характеризует процесс расширения доступа пользователей к документам Архивного фонда Удмуртской Республики на основе внедрения информационных и телекоммуникационных технологий. Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации установлен контрольный показатель: доля архивных документов, переведенных в электронную форму - не менее 20 процентов.

Сведения о составе и значениях целевых показателей (индикаторов) подпрограммы представлены в приложении 1.

9.3.4. Сроки и этапы реализации подпрограммы

Подпрограмма рассчитана на 2015 - 2020 годы. Этапы реализации подпрограммы не предусмотрены.

9.3.5. Основные мероприятия, направленные на достижение целей и задач в сфере реализации подпрограммы

Основными мероприятиями реализации подпрограммы являются:

1) Организация хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда УР и других архивных документов.

В рамках данного основного мероприятия реализуются следующие мероприятия:

- работы по повышению уровня безопасности архивов и сохранности архивных фондов (реализация противопожарных мер, обеспечение охраны объектов, оснащение оборудованием и материалами для хранения документов на различных видах носителей);

- физико-химическая и техническая обработка документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов;

- комплектование Архивного фонда Удмуртской Республики;

- расширение доступа к документам Архивного фонда Удмуртской Республики и их популяризация;

- государственный учет документов Архивного фонда УР, хранящихся в архивном отделе.

2) Модернизация технологий работы на основе внедрения современных информационных и телекоммуникационных технологий;

В рамках данного основного мероприятия осуществляются следующие мероприятия:

- внедрение автоматизированных программных комплексов, баз данных к архивным документам, хранящимся в архивном отделе;

- перевод архивных документов, хранящихся в архивном отделе в электронный вид (оцифровка).

3) Предоставление муниципальных и государственных услуг юридическим и физическим лицам;

В рамках данного основного мероприятия реализуются следующие мероприятия:

- предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов;

- обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым системам в читальном зале архивного отдела;

- оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

- предоставление архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики, временно хранящихся в архивном отделе, пользователям в читальный зал архивного отдела;

- оказание методической помощи государственным и унитарным предприятиям Удмуртской Республики, включая казенные предприятия, и государственным учреждениям Удмуртской Республики, расположенным на территории Вавожского района, по обеспечению сохранности, упорядочению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

- предоставление государственным организациям Удмуртской Республики, иным организациям и гражданам оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики;

4) Реализация переданных отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики, временно хранящихся в архивном отделе.

Мероприятия осуществляются в соответствии с Законом УР от 29 декабря 2005 г. N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела".

В рамках данного основного мероприятия реализуются следующие мероприятия:

- временное хранение в архивном отделе архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики;

- комплектование архивного отдела архивными документами, отнесенными к собственности Удмуртской Республики;

- государственный учет архивных документов, отнесенных к собственности Удмуртской Республики, временно хранящихся в архивном отделе;

- использование архивных документов, отнесенных к собственности Удмуртской Республики временно хранящихся в архивном отделе;

Перечень мероприятий, сроки их выполнения и ожидаемый непосредственный результат представлены в приложении 2.

9.3.6. Меры муниципального регулирования, направленные на достижение целей и задач в сфере реализации подпрограммы

Правовое регулирование сферы реализации подпрограммы осуществляется:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "об архивном деле в Российской Федерации", который регулирует отношения в области организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства;

- Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", в котором к вопросам местного значения отнесены для муниципальных районов - формирование и содержание архивного отдела, включая хранение архивных фондов поселений;

- Законом Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-HP "Об архивном деле в Удмуртской Республике", который регулирует отношения в области организации, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики Федерации и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства;

- Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела", который регулирует вопросы осуществления органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся в архивном отделе.

Архивный отдел предоставляет следующие муниципальные услуги:

1) предоставление гражданам, органам муниципальной власти, органам местного самоуправления и организациям всех форм собственности архивной информации и копий архивных документов;

2) обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архивного отдела;

3) оказание методической и практической помощи в работе по организации документов в делопроизводстве, отбору и передаче в состав Архивного фонда Удмуртской Республики архивных документов, находящихся на временном хранении, подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Административные регламенты предоставления архивным отделом муниципальных услуг утверждены Постановлением Администрации муниципального образования "Вавожский район" от 24 апреля 2012 года N 355 в редакции постановления Администрации муниципального образования "Вавожский район" от 26 сентября 2013 года N 1047.

Архивный отдел предоставляет следующие переданные государственные услуги:

- предоставление архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики, временно хранящихся в архивном отделе, пользователям в читальный зал архивного отдела Администрации муниципального образования "Вавожский район";

- оказание методической помощи государственным и унитарным предприятиям Удмуртской Республики, включая казенные предприятия, и государственным учреждениям Удмуртской Республики, расположенным на территории Вавожского района, по обеспечению сохранности, упорядочению, комплектованию, учету и использованию архивных документов;

- предоставление государственным организациям Удмуртской Республики, иным организациям и гражданам оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики.

Административные регламенты предоставления органами местного самоуправления соответствующих государственных услуг утверждены приказами Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 27 августа 2012 года N 79-п, N 80-п, N 81-п.

Финансовые средства, необходимые для осуществления отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики ежегодно передаются из бюджета Удмуртской Республики в бюджет муниципального образования "Вавожский район" на очередной финансовый год в форме субвенций.

Меры муниципального регулирования по предоставлению (выполнению) платных услуг (работ) и предоставлению льгот в рамках подпрограммы не предусмотрены (приложение 3.)

9.3.7. Прогноз сводных показателей муниципальных заданий на оказание муниципальных услуг (выполнение работ), осуществляемых в рамках подпрограммы

Муниципальные задания на оказание услуг, выполнение работ в рамках подпрограммы не формируются (приложение 4).

9.3.8. Взаимодействие с органами государственной власти Удмуртской Республики, поселениями, организациями и гражданами для достижения целей подпрограммы

Архивный отдел при реализации подпрограммы взаимодействует с:

1) Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, в соответствии с Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" Комитет по делам архивов при Правительстве УР осуществляет меры по координации деятельности архивного отдела при осуществлении отдельных государственных полномочий;

2) Территориальными органами Отделения Пенсионного фонда Российской Федерации в Удмуртской Республике в соответствии с Соглашением об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи от 16 января 2012 года N 17П/12 в части получения архивных справок, архивных выписок и архивных копий о стаже и заработной плате застрахованных лиц и иных юридически значимых документов в целях пенсионного обеспечения граждан;

3) Организациями - источниками комплектования архивного отдела в соответствии со списком организаций - источников комплектования архивного отдела, утвержденного Постановлением Администрации муниципального образования "Вавожский район" от 24 июля 2013 года N 761, в целях комплектования Архивного фонда Удмуртской Республики (включение документов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики, прием-передача документов на хранение, оказание методической и практической помощи и др.)

9.3.9. Ресурсное обеспечение подпрограммы

Подпрограмма финансируется за счет средств муниципального бюджета и средств, переданных из бюджета Удмуртской Республики на осуществление отдельных государственных полномочий в области архивного дела с учетом процентного соотношения документов муниципальной собственности и собственности Удмуртской Республики, хранящихся в архивном отделе. Сведения о ресурсном обеспечении подпрограммы представлены в приложениях 5,6.

9.3.10. Анализ рисков и описание мер управления рисками

К рискам реализации подпрограммы можно отнести:

возможность возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также преступных посягательств. Возникновение таких ситуаций влечет за собой утрату архивных документов. Для минимизации риска осуществляются меры по укреплению противопожарного и охранного режимов в архивном отделе;

финансовые риски, связанные с возможным сокращением бюджетного финансирования, нецелевого и неэффективного использования бюджетных средств. В качестве мер для управления риском будут применяться меры внутреннего финансового контроля за использованием субвенций на исполнение отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики;

правовые риски, связанные с возможностью возникновения ситуаций, следствием которых является значительное увеличение потребности граждан и (или) организаций в предоставлении государственных и муниципальных услуг в области архивного дела; В качестве мер для управления риском будут создаваться автоматизированные поисковые системы, перевод документов в электронный вид.

кадровые риски, связанные с недостаточной квалификацией работников архивного отдела по работе с новыми информационными технологиями. Для минимизации риска проводится повышение квалификации работников, стажировки на базе государственных архивов, участие в семинарах и обучающих мероприятиях по внедрению программных комплексов;

организационно-управленческие риски, связанные с ошибками в управлении подпрограммой, неисполнением в установленные сроки и в полном объеме отдельных мероприятий ответственными исполнителями или участниками подпрограммы. Для минимизации риска будет осуществляться мониторинг реализации подпрограммы, а также регулярная и открытая публикация данных о ходе ее реализации, проведение совещаний, обучение.

9.3.11. Конечные результаты реализации подпрограммы и оценка планируемой эффективности ее реализации

Ожидаемыми конечными результатами реализации подпрограммы являются:

1) повышение доступности и качества предоставления государственных и муниципальных услуг в области архивного дела;

2) повышение оперативности исполнения запросов пользователей по архивным документам для обеспечения гарантий их конституционных прав;

3) повышение уровня безопасности документов Архивного фонда Удмуртской Республики за счет создания современной материально-технической базы архивного отдела, включить 100% архивных дел, хранящихся в архивном отделе в автоматизированную систему централизованного государственного учета;

4) пополнение Архивного фонда Удмуртской Республики документами, востребованными в исторической перспективе;

5) отсутствие документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в организациях - источниках комплектования архивного отдела сверх установленных законодательством сроков их временного хранения;

6) обеспечение перевода в цифровую форму 2% документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в архивном отделе, для формирования фонда пользования наиболее востребованных архивных фондов и доступ пользователей к справочно-поисковым системам и электронным копиям документов Архивного фонда Удмуртской Республики, в том числе на основе удаленного доступа через сеть "Интернет";

7) повышение уровня патриотического и гражданского сознания жителей Вавожского района путем пропаганды документов Архивного фонда Удмуртской Республики.

Для оценки эффективности подпрограммы используются следующие критерии:

- степень достижения плановых значений целевых показателей (индикаторов);

- степень реализации основных мероприятий, мероприятий и достижения ожидаемых непосредственных результатов их реализации;

- степень соответствия фактических расходов запланированному уровню расходов бюджета муниципального образования "Вавожский район";

- эффективность использования средств бюджета муниципального образования "Вавожский район".