Приложение 1. Анкета участника конкурса на лучший архив организации среди организаций -источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска

Приложение 1
к Положению о проведении городского
конкурса на лучший архив организации среди
организаций -источника комплектования
Управления по делам архивов
Администрации города Воткинска

Анкета участника
конкурса на лучший архив организации среди организаций - источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска

1. Точное наименование, форма собственности организации -

2. Руководитель организации: (должность, ФИО)

3. Контактная информация: (почтовый адрес, телефон, e-mail)

N п/п	Раздел/Наименование показателя	Значение показателя	Размерность показателя	Источник информации / примечание	баллы
I. Обеспечение нормативно-правовой и методической документацией
1.	Актуальная номенклатура дел, согласованная с ЭПМК Комитета по делам архивов	Да/Нет	НД	Дата и N протокола ЭПМК Комитета (последнее согласование), дата утверждения руководителем организации
1.1.	Заполнение итоговой записи к номенклатуре дел	Да/Нет	ИЗ	(сканированный образ последней страницы номенклатуры дел за 2017 год с итоговой записью)*
1.2.	Заполнение графы "количество дел" номенклатуры дел	Да/Нет	КД	(сканированный образ одной страницы номенклатуры дел с заполненными графами)*
1.3.	Ежегодное согласование ЭК и утверждение руководителем организации номенклатуры дел	Да/Нет	ЕС	Дата утверждения руководителем и согласования ЭК организации номенклатуры дел на 2018 год
2.	Актуальная инструкция по делопроизводству, согласованная с ЭПМК Комитета по делам архивов	Да/Нет	ИД	Дата и N протокола ЭПМК Комитета (последнее согласование)
3.	Актуальное положение об архиве организации, согласованное с ЭПМК Комитета по делам архивов	Да/Нет	ПА	Дата и N протокола ЭПМК Комитета (последнее согласование)
4.	Актуальное положение об экспертной комиссии (ЭК) организации, согласованное с ЭПМК Комитета по делам архивов	Да/Нет	ПЭК	Дата и N протокола ЭПМК Комитета (последнее согласование)
5.	Наличие ответственных за ведение делопроизводства и архив	Да/Нет	ДОУ	(должности, даты и номера распорядительных документов о назначении)
6.	Периодичность проведения и порядок документального оформления заседаний ЭК за 2015 - 2017 годы.		ПрЭК	Даты и номера протоколов
7.	Состав и организация деятельности ЭК организации	Количество человек, должности членов ЭК	СЭК	(даты и номера приказов о составе комиссий, наличие приказов об обновлении состава комиссии)
8.	Вопросы рассмотренные ЭК в 2015 - 2017 гг.	-	-	перечислить рассмотренные вопросы
9.	Наличие утвержденного плана работы архива организации	Да/Нет	ПРА	(сканированный образ)*
10.	Соответствие нормативным требованиям оформления и формирования документов в делопроизводстве организации	Да/нет	-	(указать порядок оформления инструкции и номенклатуры дел)
11.	Наличие отдельной инструкции по пожарной безопасности в архиве организации	Да/Нет	ИПБ	(дата утверждения)
12.	Наличие отдельной инструкции об охранном режиме в архиве организации	Да/Нет	ИОР	(дата утверждения)
II. Обеспечение сохранности и учет документов
1.	Соблюдение периодичности проведения проверки наличия и состояния документов	Да/Нет	ПНД	Дата и N последнего акта
2.	Паспорт архива организации на 01.12.2017	Да/Нет	Паспорт	Ед. хр. Дата подписания руководителем организации
3.	Количество закартонированных дел по состоянию на 01.12.2017	Да/Нет	Ок	Количество ед. хр. %
4.	Наличие отдельного помещения под архивохранилище	Да/Нет	А	Площадь кв. м. Место расположения архивохранилища в здании
5.	Соблюдение порядка размещения архивных документов	Да/Нет	-	Наличие средств хранения
6.	Наличие охранной и пожарной сигнализаций		СП СО	Охранная %, Пожарная %. Наличие огнетушителей
7.	Наличие приточно-вытяжной вентиляции или системы кондиционирования воздуха	Да/Нет	В	Фото вентиляции или кондиционера *
8.	Наличие контрольно-измерительных приборов	Да/Нет	КИП	Фото прибора *
9.	Наличие журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов	Да/Нет	Жтв	Сканированный образ *
10.	Состояние температурно-влажностного режима	Соблюдается/ Не соблюдается	-	Данные по состоянию на 03.07.2017, 02.10.2017, 09.01.2018, 01.03.2018
11.	Наличие металлических шкафов (стеллажей) в архивохранилище(ах)	Да/Нет	МШ	Количество. Фото стеллажей *
12.	Наличие металлических противопожарных дверей в архивохранилище(ах)	Да/Нет	МД	Фото дверей *
13.	Наличие оконных решеток на окнах нижнего этажа	Да/Нет	ОР	Фото при наличии решеток *
14.	Соблюдение санитарно-гигиенического режима	Да/Нет	СГ	Периодичность проведения уборки, обеспыливания коробок и дел. Дата проведения последнего обеспыливания
15.	Описи дел постоянного хранения и по личному составу	Да/Нет	-	Указать фонд организации-источника ИК
16.	Состояние учета архивных документов в архиве организации, количество фондов	Да/Нет	-	подчеркнуть основные и вспомогательные учетные документы, ведущиеся в архиве: Книга учета поступления и выбытия дел, документов; Список фондов; Лист фонда; Опись дел, документов; Реестр описей
17.	Наличие научно-справочного аппарата к архивным документам: картотеки, каталоги, БД, указатели и др.	Да/Нет	НСА	Подчеркнуть состав справочного аппарата, ведущийся к архивным документам: Титульный лист; Предисловие; Оглавление; Список сокращений; Указатели. Наличие электронных описей
III. Комплектование
1.	Соблюдение порядка передачи документов от структурных подразделений в архив организации	Да/Нет	-	Указать, передаются дела от структурных подразделений в архив организации: по сдаточным описям, номенклатуре дел, иное
2.	Наличие графика приема дел от структурных подразделений организации	Имеется/ Не имеется	ГПД	Дата утверждения
3.	Соблюдение сроков передачи документов от структурных подразделений в архив организации	Соблюдается/ Не соблюдается	-	Обеспечение приема документов не позднее 3 лет после окончания делопроизводства. (Сканированный образ графика или приказа) *	ОК
4.	Количество и крайние даты документов постоянного срока хранения, находящихся на хранении в архиве организации по состоянию на 01.01.2018	Всего Ед. хр.	-	Из них включены в описи, утвержденные ЭПМК Ед. хр.
5.	Количество и крайние даты документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации по состоянию на 01.01.2018	Всего Ед. хр.	-	Из них включены в описи, согласованные ЭПМК Ед. хр.
6.	Своевременное выделение к уничтожение документов временного (до 10 лет) срока хранения	Да/Нет	-	Всего ед. хр. Дата и N последнего акта (по какой год уничтожены документы)
IV. Использование
1.	Наличие и количество поступивших запросов в 2015 - 2017 гг.	Да/Нет	-	Ед.
2.	Количество запросов, исполненных с положительным результатом в 2015 - 2017 гг.	-	-	Ед.
3.	Наличие и форма регистрации поступающих обращений и ответов на них	Да/Нет	РЗ	Форма журнала, карточки. Сканированный образ журнала *
4.	Соблюдение установленных сроков их исполнения, качество оформления архивных справок	Да/Нет	УСИЗ
5.	Оформление и учет выдачи архивных дел	Имеется/ Не имеется	ОиУ	Форма журнала. Сканированный образ журнала *
6.	Наличие жалоб	Имеется/ Не имеется	Ж	Если имеется, указать количество и тематику жалоб.

---------------------------------

* При предоставлении сканированного образа документа начисляются дополнительные баллы (0,5 балла). Сканированные образы представляются в виде приложений к анкете.