Приложение N 1

Приложение N 1
к распоряжению
Главы муниципального
образования "Город Ижевск"
от 11 июня 2019 г. N 14

1. Пункт 1.3 Инструкции изложить в следующей редакции:

"1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законами Удмуртской Республики, актами Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами и Уставом города Ижевска.".

2. В разделе 2 Инструкции заменить понятие "автор документа", указать:

"автор документа - наименование организации, структурного подразделения или должностного лица, создавшего документ".

3. Подпункт 3.1.1 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации города Ижевска, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления. Для создания документов используется шрифт Times New Roman, размер N 12 - 14 с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах - обычный. Интервал между словами - один пробел.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов - не более 12 см.

Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.".

4. Подпункт 3.1.3 Инструкции дополнить следующим предложением:

"Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.".

5. Подпункт 3.1.7 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.1.7. Бланки документов Администрации города Ижевска и ее структурных подразделений имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов.".

6. Подпункт 3.1.8 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.1.8. Бланк должен содержать следующие реквизиты:

3.1.8.1. Бланк постановления, распоряжения, приказа (далее - МПА) должностного лица муниципального образования "Город Ижевск":

- герб муниципального образования "Город Ижевск";

- наименование органа местного самоуправления;

- наименование структурного подразделения - автора документа (для структурных подразделений Администрации города Ижевска);

- наименование должности лица - автора документа;

- наименование вида документа - постановление (распоряжение, приказ);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- подпись (собственноручная подпись, расшифровка подписи).

3.1.8.2. Бланк постановления, распоряжения Администрации города Ижевска, структурного подразделения города Ижевска:

- герб муниципального образования "Город Ижевск";

- наименование органа местного самоуправления (Администрация города Ижевска);

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- наименование вида документа - постановление (распоряжение, приказ);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- подпись (наименование должности лица - автора документа, собственноручная подпись, расшифровка подписи).

3.1.8.3. Бланк письма Администрации города Ижевска:

- герб муниципального образования "Город Ижевск";

- наименование органа местного самоуправления на русском и удмуртском языках;

- справочные данные об Администрации города Ижевска (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

3.1.8.4. Бланк письма структурного подразделения Администрации города Ижевска, наделенного статусом юридического лица:

- герб муниципального образования "Город Ижевск";

- наименование органа местного самоуправления на русском и удмуртском языках;

- наименование структурного подразделения - автора документа (на русском и удмуртском языках);

- справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта);

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.".

7. Подпункт 3.2.1 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.2.1. Документы, создаваемые в Администрации города Ижевска, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. К реквизитам документов, создаваемых в Администрации города Ижевска, относятся:

а) герб муниципального образования "Город Ижевск";

б) наименование органа местного самоуправления (структурного подразделения) - автора документа;

в) наименование должности лица - автора документа;

г) справочные данные об органе местного самоуправления (структурном подразделении Администрации города Ижевска, наделенном статусом юридического лица);

д) наименование вида документа;

е) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) гриф ограничения доступа к документу;

к) адресат;

л) гриф утверждения документа;

м) резолюция;

н) заголовок к тексту;

о) текст документа;

п) отметка о контроле;

р) отметка о приложении;

с) подпись;

т) отметка об электронной подписи;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) печать;

ц) отметка о заверении копии;

ч) отметка об исполнителе;

ш) отметка о направлении документа в дело;

щ) отметка о поступлении документа в Администрацию города Ижевска.".

8. Подпункт 3.3.1 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.3.1. Герб города Ижевска

Изображение герба города Ижевска помещают на бланках документов в соответствии с Положением о гербе города Ижевска, утвержденным решением Городской думы города Ижевска от 27 мая 1997 года N 262 "О гербе города Ижевска".

На бланках документов герб города Ижевска изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите и помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Цветное изображение герба применяется на бланке письма Главы муниципального образования "Город Ижевск" на английском языке.".

9. Подпункт 3.3.4 Инструкции дополнить следующим предложением:

"Наименование вида документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием органа местного самоуправления, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).".

10. Подпункт 3.3.6 Инструкции дополнить следующим предложением:

"Например: 01524/01-18ДО; Г-443/01-19ДО; 093-ок".

11. Подпункт 3.3.7 Инструкции изложить в следующей редакции:

"3.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.".

12. Подпункт 3.3.9 Инструкции дополнить вторым абзацем следующего содержания:

"Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.".

13. Абзац 3 подпункта 3.3.9.1 Инструкции изложить в следующей редакции:

"При адресовании документа руководителю структурного подразделения организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

Министерство транспорта

Российской Федерации

Заместителю директора

Департамента в области

городского пассажирского

транспорта

Максимову А.Н.".

14. Подпункт 3.3.10 Инструкции дополнить следующим предложением:

"При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:

(Положение)

(протокол от 18.03.2019 N 12).".

15. Наименование подпункта 3.3.12 Инструкции изложить в следующей редакции: "Заголовок к тексту".

16. Абзац 2 подпункта 3.3.13 Инструкции изложить в следующей редакции:

"В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилий.

В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

заключительная этикетная фраза: "С уважением, ...".".

17. Подпункт 3.3.19.7 Инструкции исключить.

18. Наименование подпункта 3.3.20 Инструкции изложить в следующей редакции: "Печать".

19. Подпункт 3.3.23 Инструкции дополнить следующим предложением:

"Например:

В дело N 01-18 за 2016 г.

Начальник отдела

документационного обеспечения

Подпись

Дата.".

20. В подпункте 3.5.1 Инструкции абзац "документы архивного фонда Администрации города Ижевска, в том числе переданные на постоянное хранение в архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска (далее - архивный отдел Управления по делам архивов)" исключить.

21. Подпункт 4.1.5 Инструкции дополнить, указать после слов "далее - РКК" слова "отправка документов, исполнение поручений, согласование проектов документов, контроль исполнения поручений и др.".

22. Подпункт 4.5.10 Инструкции изложить в следующей редакции:

"4.5.10. Ответственный (основной) исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество подготовки и оформления документов, соблюдение сроков исполнения, в том числе после отправки проекта документа (ответа) для подписания.".

23. Подпункт 4.8.8 Инструкции изложить в следующей редакции:

"4.8.8. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телефонограмм, электронных сообщений, документов, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

Структурными подразделениями Администрации города Ижевска осуществляется передача официальных документов, включенных в Перечень официальных документов, межведомственный обмен которыми осуществляется в форме электронных документов или электронных копий документов (утвержденный Указом Главы Удмуртской Республики от 17.07.2014 N 230) (далее - Перечень), в государственные органы Удмуртской Республики и органы местного самоуправления городских округов и муниципальных районов в Удмуртской Республике, в другие организации исключительно в электронной форме в соответствии с Порядком работы с документами в электронной форме в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики, утвержденным постановлением Правительства Удмуртской Республики от 20.06.2011 N 206 "О системе межведомственного электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики" (далее - Порядок работы с документами в электронной форме), и установленными требованиями по защите информации ограниченного доступа на всех этапах ее обработки, хранения, передачи (приказ Минкомсвязи России от 27.05.2015 N 186, ФСО России N 258 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде") (далее - Требования по защите информации).

При передаче официальных документов, включенных в Перечень, в соответствии с Требованиями по защите информации допускается досылка на бумажном носителе документов, требующих оттиска гербовой печати, и в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Обмен официальными документами, не включенными в Перечень, осуществляется в электронной форме в соответствии с Порядком работы с документами в электронной форме и Требованиями по защите информации с обязательной досылкой таких документов на бумажном носителе.".

24. В подпункте 5.3.5.9 Инструкции указать после слов "описей дел постоянного хранения" дополнение "и по личному составу".

25. В приложениях N 14, 18, 20 грифы согласования изложить в новой редакции:

"__" ________________ N _______

"__" _______________ N _______".

26. Приложения N 9, 10, 11 к Инструкции изложить в новой редакции согласно приложению.

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка письма
Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

 АДМИНИСТРАЦИЯ                       Герб                      ИЖКАР

 ГОРОДА ИЖЕВСКА                 города Ижевска              АДМИНИСТРАЦИ

_________________________________________________________________________

     Пушкинская ул., д. 276, г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426070,

              тел. (3412) 41-41-43, факс: (3412) 41-41-41

                 е-mail: main@izh.ru, http://www.izh.ru

		N
на N		от

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Образец оформления протокола в полной форме

Формат А4 (210 297 мм)

ПРОТОКОЛ
(вид заседания (совещания))

"___" __________ ____ г.

N ____

Председатель - Фамилия И.О., наименование должности;

Секретарь - Фамилия И.О., наименование должности;

Присутствовали: - Фамилия И.О. присутствовавших.

Повестка дня:

1. Об организации работы ...

2. Об исполнении ...

1. Слушали:

Фамилия И.О. - Об организации работы ...

Выступили:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

1. Информацию об организации работы... принять к сведению.

2. Продолжить работу по...

2. Слушали:

Фамилия И.О. - Об организации работы ...

Выступили:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

1. Информацию об организации работы... принять к сведению.

2. Продолжить работу по...

Председатель,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Секретарь,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Формат А4 (210 297 мм)

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Образец оформления протокола краткой формы

Формат А4 (210 297 мм)

Протокол
(вид заседания (совещания))

"___" __________ ____ г.

N ____

Председатель - Фамилия И.О., наименование должности

Секретарь - Фамилия И.О., наименование должности

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

I. Об утверждении ...

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Утвердить ...

2. Обязать ...

II. О разработке ...

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Поручить...

Председатель,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Секретарь,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия