Приложение. Регламент автоматизированного сбора, обработки и анализа отчетности в сфере здравоохранения Приморского края

Приложение
к приказу ДЗ ПК от 23.11.2016 N 1131-о

Регламент
автоматизированного сбора, обработки и анализа отчетности в сфере здравоохранения Приморского края

Основные термины и сокращения

Термин	Описание
Центральный Офис	Единственное учреждение, которое формирует итоговый отчет, единый по всей цепочке сдачи отчетности (то есть по всем отчетам, собранным по подчиненным учреждениям (Офисам и Абонентам))
Офис	Учреждение, которое сводит и консолидирует отчеты, составленные абонентами.
Абонент	Учреждение, которое подлежит сдаче отчетности, то есть составляет отчет по своей базе.
Пассивный абонент	Учреждение, за которое сдают отчетность вышестоящие учреждения.
Система	Информационно-аналитическая система "Web-мониторинг показателей здравоохранения Приморского края".
Отчетный период	Период времени, за который учреждение сдает определенные отчетные формы. Содержит данные о сроках сдачи отчетности, пакет отчетных форм и список учреждений подлежащий сдаче отчетности.
Пакеты отчетных форм	Набор отчетных форм, которые заполняются учреждениями в определенном отчетном периоде.
Цепочки сдачи отчетности	Задают иерархию сдачи отчетности среди учреждений. Цепочки необходимы для того, чтобы сформировать отличную от иерархии учреждений иерархию сдачи отчетности.
Отчетная форма	Абстрактное обозначение набора ячеек с данными, логически объединенных с целью обеспечения единого представления и поведения с точки зрения предметной области.
Пакет метаописания отчетной формы	Набор файлов, которые полностью описывают структуру хранения, представления и поведения отчетной формы в Системе.
Ключевые параметры формы	Параметры, которые идентифицируют отчетную форму: идентификатор и код формы, группа формы, даты начала и окончания действия формы (период действия), название формы, автор и версия формы.
Структура формы (также, метаструктура)	Описание схемы хранения данных отчетной формы. Структура отчетной формы состоит из свободных ячеек, таблиц, свободных ячеек таблиц, строк таблицы и столбцов таблицы.
Структурный элемент формы	Абстрактное наименование для свободных ячеек, таблиц, строк и столбцов формы.
Свободная ячейка формы	Ячейка отчетной формы, которая может быть идентифицирована с помощью простого текстового имени, например, "НаименованиеБюджета". Структурно, свободная ячейка формы не принадлежит никакой из таблиц и, в большинстве случаев, располагается в шапке формы.
Таблица формы	Структурная единица отчетной формы, используемая для объединения нескольких ячеек.
Свободная ячейка таблицы	Ячейка отчетной формы, идентифицируемая с помощью простого составного имени в формате "КодТаблицы:КодСвободнойЯчейки".
Столбец и строка таблицы	Обозначения измерений таблицы, которые используются для идентификации ячеек в составе таблицы отчетной формы. Например, если для таблицы "Доходы" заданы столбец с кодом "4" и строка с кодом "200", то в отчетной форме появляется ячейка с идентификатором "Доходы: 4:200".
Статическая таблица формы (также, основная таблица)	Таблица отчетной формы с однозначно заданными строками и столбцами.
Динамическая таблица формы (также, субтаблица)	Таблица отчетной формы, для которой заданы только столбцы. Количество строк такой таблицы может меняться в зависимости от вводимых пользователем данных.
Автоблок	Арифметическое выражение, которое используется для автоматического вычисления значения одной ячейки формы на основе значений других ячеек той же отчетной формы.
Увязка формы (Увязка)	Контрольное соотношение, которое используется при проверке правильности заполнения отчетной формы. Увязки бывают внутриформенными (которые связывают ячейки одной формы) и межформенными (которые связывают ячейки из нескольких форм).
Макрос	Код, написанный на языке С#, который используется для назначения отчетной форме некоторого значимого поведения. Фактически, макросы являются обычными или переопределенными методами класса отчетной формы, унаследованного от системного класса Барс.Своды.БазовыйОбработчикФормы.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает единые требования к порядку сбора, рассмотрения, хранения и представления подведомственными учреждениями отрасли здравоохранения отчетности и порядок взаимодействия участников информационного обмена:

- медицинские организации, как источник информации;

- ГАУЗ "Приморский краевой медицинский информационно-аналитический центр" (ПК МИАЦ), как организация, уполномоченная за организацию процесса сбора и обработки информации;

- Департамент здравоохранения Приморского края, как конечный потребитель (заказчик) информации.

1.2. Под отчетностью учреждений понимается отчетность, состав и сроки представления которой установлены нормативными документами Росстата, Министерством здравоохранения РФ, региональным органом управления здравоохранения, а также разовые запросы государственных органов управления.

1.3. Работы по сбору отчетности обеспечивается единой технологией на базе платформы Информационно-аналитической системы "Web-мониторинг показателей здравоохранения Приморского края".

1.3.1. Платформа обеспечивает возможность ведения единой централизованной базы данных в учреждении, уполномоченной за организацию процесса сбора и консолидацию отчетности (Центральный Офис) с предоставлением удаленного доступа для подчиненных учреждений.

1.3.2. Вся информация собирается и консолидируется в разрезе отчетных периодов, утвержденных нормативно-административными актами.

1.3.3. Доступ к Информационно-аналитической системе "Web-мониторинг показателей здравоохранения Приморского края" осуществляется через сеть Интернет по адресу: https://monitoring.pkmiac.ru/RIA.

1.4. Медицинские организации подготавливают отчетность и заполняют отчетные формы, в Информационно-аналитической системе "Web-мониторинг показателей здравоохранения Приморского края", в соответствии с настоящим регламентом и инструкциями по работе в системе. Инструкции опубликованы в системе службы технической поддержки ГАУЗ "ПК МИАЦ" по адресу в сети Интернет https://pkmiac.intraservice.ru.

2. Состав и Роли участников информационного обмена.

2.1. Пользователи системы - участники участвующие в процессе сдачи, приема отчетности, разделяются на:

- Сдающие отчетность - должностные лица, ответственные за заполнение отчетных форм;

- Принимающие отчетность (Эксперты) - должностные лица, ответственные за прием и анализ введенных данных в отчетные формы;

- Получатель отчетности - должностные лица, являющиеся заказчиками информации, используют данные отчетных форм в своей работе.

2.2. Системный администратор системы - должностное лицо, в обязанности, которого входит техническая поддержка системы в рабочем состоянии в режиме 24 часа 365 дней в году, работа с базой данных;

2.3. Администратор системы - должностное лицо, в обязанности которого входит:

- актуализация форм отчетности в системе (мониторинги, запросы и др. отчетность);

- ведение учетных записей пользователей в системе (логин и пароль);

- назначение прав на функционал системы;

- актуализация нормативно-справочной информации (классификаторы).

2.4. Аналитик - должностное лицо, в обязанности которого входит взаимодействие с Получателями отчетности и Принимающими отчетность (Экспертами) с целью постановки задачи Разработчику (программисту) на создание или доработку отчетных форм и аналитических выборок, и Администратору системы на внесение необходимых настроек в Систему.

2.5. Разработчик (программист) - должностное лицо, в обязанности которого входит разработка или доработка отчетных форм с использованием встроенного конструктора и других современных средств разработок, разработка и настройка аналитических выборок.

2.6. Одно должностное лицо может выполнять несколько ролей, в зависимости от производственной необходимости и имеющейся квалификации. Рекомендуемые совмещения: Администратор системы + Разработчик, Пользователь системы (Принимающий отчетности) + Разработчик, Пользователь системы (Принимающий отчетности) + Аналитик.

3. Требования к порядку предоставления доступа к Системе

3.1. Администратор системы обеспечивает доступ всем заинтересованным должностным лицам (пользователям) к Системе посредством генерации и передачи логина и пароля для входа в Систему. Логин и пароль передаются по запросу.

3.2. Формирование запроса на доступ к системе осуществляется с помощью подачи анкеты-заявки установленной формы от заинтересованных лиц в службу технической поддержки ГАУЗ "ПК МИАЦ".

3.3. Требования к идентификатору учетной записи.

3.3.1. Для пользователей, которые участвуют в сдаче отчетности в Системе, заводятся не персонифицированные учетные записи следующего формата: <Ключевой идентификатор LPU> <Порядковый номер организации с учетом региона 5 символов> <Порядковый номер в системе 2 символа>.

3.3.2. Для пользователей, которые являются потребителями информации, заводятся не персонифицированные учетные записи следующего формата: <Ключевой идентификатор DZPK> <Порядковый номер в системе 3 символа>

3.3.3. Для пользователей, принимающих отчетность, сотрудников ГАУЗ "ПК МИАЦ", внештатных специалистов, заводятся персонифицированные учетные записи следующего формата <фамилия на латинице>_<инициалы>.

3.4. Одна учетная запись - один активный пользователь в Системе.

4. Порядок сдачи и приема отчетности в Системе

4.1. Информирование о сдаче отчетности учреждениями осуществляется лицами ответственными за прием в форме информационной рассылки по СЭД "Практика" в течение 1-го рабочего дня с момента добавления отчета в Систему.

4.2. Информация об отчетном периоде формируется на основании регламентирующего приказа о сдаче отчетной формы.

4.3. Ответственный за заполнение отчетной формы назначается внутренним распоряжением медицинской организации, с последующем предоставлением информации о нем в отчетной форме.

4.4. Отчетная форма считается переданной для рассмотрения ответственным за прием, когда она имеет состояние "Проверено" и признаки "Внутриформенные увязки" и "Межформенные увязки" находятся в состоянии "Проверено" или "Имеются предупреждения".

4.4.1. При отсутствии данных для ввода, форма все равно должна быть переведена в состояние "Проверено";

4.5. Изменения в форме возможны только в состоянии "Черновик".

4.6. Форма считается взятой в работу ответственным за прием при переводе ее в состояние "Экспертиза".

4.6.1. Экспертиза отчетных форм осуществляется ответственным, принимающим отчетность после заполнения отчетной формы, проверки увязок и присвоения отчетной форме статуса "Экспертиза". В рамках экспертизы осуществляется проверка заполнения отчетных форм на корректность.

4.7. При отказе в утверждении отчетной формы, ответственный принимающий отчетность переводит форму в состояние "Черновик". После исправления ошибок, учреждение должно снова представить форму к рассмотрению, перевести состояние формы в "Проверено".

4.8. По окончании приема, отчетная форма переводится в состояние "Утверждено". Для головного учреждения (Центрального офиса) установка данного статуса является признаком завершения приема отчетных форм ответственным за прием отчетных форм.

4.9. При наличии обособленных подразделений (Абонентов) форма для данного учреждения должна собираться автоматически, через функционал сводной формы. Ручные исправления в сводной форме не допускаются, они должны вноситься в исходные формы.

4.10. После утверждения отчетной формы, изменения запрещены. В случае необходимости провести корректировку, ответственный за заполнение отчетной формы подает заявку на изменение через специальный функционал системы, с указанием причины. Ответственный за прием отчетной формы, после рассмотрения заявки переводит отчетную форму в состояние "Черновик".

4.11. Обязанности ответственного лица за заполнение отчетной формы:

4.11.1. Соблюдать сроки сдачи отчетности;

4.11.2. Вводить корректные и верные данные;

4.11.3. Ежедневно заходить в Систему для проверки присланных средствами Системы сообщения и уведомления;

4.11.4. Оперативно реагировать на замечания Эксперта (ответственного за прием отчетной формы);

5. Требования к настройке системы для сдачи отчетности

5.1. Настройка Отчетных периодов для сдачи отчетности в Системе осуществляется Администратором системы на основании Заявки (Приложение 1), в течение 2-х рабочих дней. Заявка формируется Аналитиком, при участии Получателей отчетности и Принимающих отчетность (Эксперты), и должна содержать указание на приказ, регламентирующий отчетную форму, набор учреждений которым необходимо назначить форму, а также периодичность сдачи.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов здесь и далее по тексту приводится в соответствии с источником

5.3. В цепочке сдачи отчетности следует указать Экспертов, осуществляющих проверку форм. Эксперты проверяют правильность заполнения Отчетной формы. Эксперт обладает правом проверки форм учреждений, стоящих ниже уровнем по иерархии по отношению к назначенному учреждению, то есть, при назначении Эксперту учреждения, ему автоматически назначаются все подчиненные основному учреждения.

5.4. Для каждого или группы Ответственных лиц за прием отчетности назначается своя цепочка сдачи отчетности.

Идентификация цепочки сдачи:

- Код - Трехзначный порядковый номер цепочки в системе;

- Наименование - Наименование цепочки. В наименовании дается общее представление о перечне медицинских организаций. Пример: Все учреждения - цепочка включает в себя все медицинские организации, подчиненные департаменту здравоохранения Приморского края;

- Группа - Указывается Фамилия главного Эксперта (Ответственного) за прием отчетности по данным медицинским организациям

5.5. Список учреждений для создания Цепочек сдачи отчетности предоставляется Аналитику лицом. Ответственным за прием данной Отчетной формы.

5.6. В один Пакет отчетных форм объединяются формы, сдаваемые в один и тот же отчетный период одинаковым списком учреждений. Идентификация пакета отчетных форм:

- Код - Трехзначный порядковый номер пакета отчетных форм в системе, для запросов <Ключевое слово "Запрос">_<порядковый номер запроса в системе>;

- Наименование - Наименование мониторинга или сдаваемой отчетности;

- Группа - Указывается фамилия ответственного за прием данных форм отчетности.

5.7. Отчетные периоды заводятся для каждой Отчетной формы или группы отчетов, объединенных одним периодом сдачи.

5.7.1. Для каждого отчетного месяца заводится отдельный отчетный период. Пример - Январь 2015 - отчетность за январь 2015.

5.7.2. Для квартальных отчетов заводятся отдельные Отчетные периоды, разбивка осуществляется по квартально.

5.7.3. Для каждой недельной Отчетной формы создается отдельный отчетный период, разбивка по неделям осуществляется при помощи групп эквивалентности.

5.7.4. Для каждого календарного года Отчетный период заводится отдельно. Пример - Годовая статистическая отчетность 2014, Годовая статистическая отчетность 2015.

5.7.5. Для разовых запросов, создается один отчетный период в текущем календарном году.

5.7. Правила идентификации Отчетных форм:

5.7.1. Для отчетных форм утвержденных Департаментом здравоохранения Приморского края принят следующий формат: <Ключевое слово: ДЗПК>_<Признак отчетности М-Мониторинг, 3 - Запрос>_ <Краткое наименование отчета>.

5.7.2. Для отчетов утвержденных Министерством здравоохранения РФ принят следующий формат: <Ключевое слово: МЗРФ>_<Признак отчетности М-Мониторинг, 3 - Запрос>_ <Краткое наименование отчета>.

5.7.3. Для официальных статистических форм принят следующий формат: <официальный идентификатор формы>.

6. Порядок разработки дополнительных отчетных форм

6.1. Основанием для разработки отчетных форм является запрос регионального органа управления здравоохранения о введении формы со сроками её сдачи.

6.2. Поступивший запрос, вместе с сопутствующей документацией направляется Аналитику для постановки задачи на реализацию или изменение формы.

6.3. Па основании запроса назначается ответственный за прием данной отчетной формы, который указывается в Заявке на реализацию/изменение Отчетной формы.

6.4. Аналитик, получивший запрос, взаимодействуя с Получателями отчетности и Принимающими отчетность (Экспертами), в течение 2-х рабочих дней готовит Заявку, в которой указываются следующие данные:

- Наименование Отчетной формы;

- Периодичность сдачи отчета;

- Алгоритм приема (нарастающий итог и другие особенности приема);

- Список организаций, сдающих отчет;

- Шаблон экранной формы, для ввода данных;

- Шаблон печатной формы, если отличается от экранной;

- Характеристики Отчетной формы (количество таблиц, количество динамических таблиц, наличие проверок, свод в разрезе МО, общий свод по краю, наличие формул расчета данных, форматы ячеек);

- Описание алгоритмов проверок правильности заполнения информации в формы ввода (в т. ч. межтабличный и межформенный контроль);

- Составляющие справочника для формы, если таковой имеется;

- Аналитические выборки, получаемые из данной отчетной формы;

- Прочие данные, необходимые для разработки/изменения формы.

6.5. Сформированная Аналитиком Заявка передается на выполнение Разработчику (программисту).

6.6. Работы по разработке отчетных форм в Системе ведет Разработчик (программист) основываясь на данных, указанных в Заявке на реализацию/изменение отчетной формы.

6.7. На основании Заявки Разработчик проводит анализ отчетной формы, в срок не более 1 часа рабочего времени.

6.8. Реализация или корректировка отчетной формы осуществляется Разработчиком на тестовом экземпляре системы, в срок от 2 часов рабочего времени до 5 рабочих дней, в зависимости от сложности реализации.

6.9. Первичная проверка реализованной формы на работоспособность осуществляется Аналитиком на тестовом экземпляре системы.

6.10. При обнаружении недостатков/ошибок, форма направляется Разработчику на доработку.

6.11. После успешной проверки формы Аналитиком, производится проверка Ответственным за данную отчетную форму. Проверка производится в присутствии Аналитика, на тестовом экземпляре системы.

6.12. Общая длительность всех проверок не должна превышать 1 рабочего дня.

6.13. Критерием для переноса отчетной формы в продуктивную схему системы является полная работоспособность и удовлетворение всем требованиям отчетности. Перечень требований к сдаче разрабатываемой формы в продуктивную схему:

- Работоспособность всех таблиц экранной формы в разных клиентах;

- Работоспособность всех макросов данной Отчетной формы;

- Работоспособность всех печатных форм данной Отчетной формы;

- Работоспособность внутриформенных и межформенных Увязок данной Отчетной формы;

- Работоспособность всех Макросов сборки (сверки, консолидации и т.д.) в связанных Отчетных формах;

- Работоспособность всех межформенных Увязок, которые объявлены в связанных формах;

- Работоспособность всех аналитических выборок, которые собирают данные на основе данной формы.

6.14. Проверка формы в тестовом экземпляре системы может потребовать дополнительных затрат времени, так как существует вероятность необходимости доработки. Под ошибкой понимается воспроизводимое отклонение от заданного поведения Отчетной формы.

6.15. После тестирования и получения положительного результата работоспособности, отчетная форма переносится в продуктивную среду, и информация о ней передается Администратору системы для последующей настройки отчетного периода для приема данной Отчетной формы.

6.16. После окончания работ по настройке Отчетной формы или аналитической выборки согласно Заявке, Администратор системы прикладывает отработанную заявку к соответствующему делу.

7. Ответственность участников процесса.

7.1. Зона ответственности определяется на основании ролей участников процесса сбора, обработки и анализа отчетности.

7.2. За сроки сдачи отчетности подотчетными организациями отвечает лицо ответственное за прием отчетной формы.

7.3. За сроки сдачи отчетности организацией отвечает лицо ответственное за сдачу отчетности.

7.4. Ответственность за достоверность и актуальность данных предоставляемых в отчетных формах несет непосредственно руководитель медицинской организации.

7.5. Ответственность за работоспособность Отчетных форм, Увязок и Аналитических выборок несет Разработчик.

7.6. Ответственность за структуру Отчетной формы, наличие Увязок в Отчетной форме, и за структуру аналитической выборки несет Аналитик.

7.7. Ответственность за своевременную и корректную настройку отчетных периодов и системы в целом несет Администратор системы.

8. Информационно - техническая поддержка системы

8.1. В Системе в рамках информационной поддержки реализованы следующие возможности:

1) обмен сообщениями между пользователями;

2) настройка и рассылка писем, информирующих пользователя о сроках сдачи отчетности;

3) создание и рассылка системных сообщений;

4) автоматическое информирование экспертов о смене статусов отчетных форм во время прохождения процедуры экспертизы;

5) Информирование об ошибках при прохождении экспертизы отчетной формы.

8.2. Техническая поддержка осуществляется в рамках сервиса технической поддержки ГАУЗ "ПК МИАЦ". Доступ к сервису осуществляется по адресу: https://pkmiac.intraservice.ru.

9. Срок действия Регламента

9.1. Настоящий Регламент действует с момента его утверждения и действует до момента его отмены.

9.2. Пункты данного регламента могут быть изменены, изложены в новой редакции. О произведенных изменениях Регламента Администратор системы информирует Пользователей путем размещения сигнальной информации в Системе.

9.3. Изменения могут вноситься в случае корректировки порядка приема и сдачи отчетности, а также расширения функционала системы в части приема отчетности.