Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: как заполнить акты о результатах инвентаризации (ф. 0510463, 0510836) (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.)

Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0:
как заполнить акты о результатах инвентаризации (ф. 0510463, 0510836)

ГАРАНТ: Дата публикации: декабрь 2023 г., Релиз 1С:БГУ 8: 2.0.95.21 Подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ

Электронные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, утвержденные Приказом N 61н, должны применяться организациями бюджетной сферы с 2023 года.

Вторая редакция программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" позволяет формировать электронные документы и подписывать их электронными подписями, а также обмениваться электронными документами между участниками электронного взаимодействия (ЭДО). Поэтому организации бюджетной сферы, использующие для ведения бухгалтерского учета программу 1С:БГУ 8, ред. 2.0, должны с 2023 года перейти на ЭДО.

С 01.01.2023 все организации бюджетной сферы должны применять Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Этот электронный документ применяется для оформления результатов инвентаризации наличных денежных средств.

С 01.01.2024 обязателен к применению Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463). Этот электронный документ можно было применять и до 2024 года, если соответствующие положения были закреплены в учетной политике.

Таким образом, результаты инвентаризации наличных денежных средств и остальных объектов бухгалтерского учета оформляются разными документами. В статье мы покажем, как заполнить акты о результатах инвентаризации (ф. 0510463, 0510836) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0.

Итак, хозяйственная ситуация следующая.

Описание хозяйственной ситуации

В бюджетном учреждении "Аграрный университет" проводится инвентаризация перед составлением отчетности. Учреждением оформлено Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439).

Для инвентаризации объектов НФА, расчетов и наличных денежных средств предусмотрены разные инвентаризационные комиссии.

В ходе инвентаризации обнаружены следующие отклонения:

- у ответственного лица Кузнецов Василий Васильевич обнаружена недостача объекта основных средств "Принтер", а также факт несоответствия объекта "Компьютер в сборе" критериям актива. В отношении этих объектов принято решение о списании, установлении виновных лиц и утилизации соответственно;

- выявлена неподтвержденная кредиторская задолженность по контрагенту ООО "Сентябрь". Комиссией принято решение вести работу по поиску подтверждающих первичных учетных документов.

Кроме того, в ходе инвентаризации выявлено соответствие фактического наличия данным бухгалтерского учета по следующим объектам:

- по объектам НФА, числящихся за ответственным лицом Макаров Алексей Геннадьевич, отклонений не выявлено;

- фактическое наличие денежных средств в кассе соответствует данным бухгалтерского учета.

Соответствия и расхождения зафиксированы в Инвентаризационных описях по объектам НФА (ф. 0504087), Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) и Инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088). На основании инвентаризационных описей сформированы Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) и Акты о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Рассмотрим порядок оформления документов инвентаризации.

Порядок оформления первичных документов

Каждый документ инвентаризации формируется на основании предыдущего. Благодаря этому большая часть реквизитов в документах заполняется автоматически. Это позволяет исключить ошибки при заполнении первичных учетных документов.

Для оформления решения о проведении инвентаризации используется электронный документ по ф. 0510439. В Решении (ф. 0510439) указываются причины проведения инвентаризации, объекты инвентаризации, сроки проведения инвентаризации, даты, по состоянию на которую проводится инвентаризация, состав инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий), ответственные лица, в отношении которых проводится инвентаризация, место проведения инвентаризации.

На основании Решения (ф. 0510439) формируются Инвентаризационные описи. Результаты инвентаризации, зафиксированные в описях, обобщаются в Актах о результатах инвентаризации (ф. 0510836, 0510463).

Наглядно на схеме покажем порядок оформления документов инвентаризации для рассматриваемой в статье хозяйственной ситуации.

                    /------------------------------------------------\

                    |Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)|

                    \------------------------------------------------/

/-------------------------\  /-----------------------\  /-------------------------\

|  Инвентаризационная опись|  |Инвентаризационная опись|  |                          |

| (сличительная ведомость) |  |расчетов с покупателями,|  | Инвентаризационная опись |

| по объектам нефинансовых |  |поставщиками и прочими  |  |    наличных денежных     |

|   активов (ф. 0504087)   |  |дебиторами и кредиторами|  |    средств (ф. 0504088)  |

\--------------------------/  |   (ф. 0504089)         |  |                          |

             |                \------------------------/  \--------------------------/

             \----------------------------------\        /------------------------\

                |Акт о результатах инвентаризации |        |   Акт о результатах     |

                |(ф. 0510463)                     |        |  инвентаризации наличных|

                \--- -----------------------------/        |    денежных средств     |

                                                           |       (ф. 0510836)      |

                                                           \-------------------------/

Оформление Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463)

Документы инвентаризации, в том числе Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463), можно сформировать в разделе Учет и отчетность - Инвентаризация.

Для формирования электронной формы Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 используется учетный документ программы Решение о проведении инвентаризации.

В рассматриваемой ситуации инвентаризация объектов НФА, расчетов и наличных денежных средств проводится разными инвентаризационными комиссиями, номера которых указаны в графе Номер комиссии/рабочей комиссии документа Решение о проведении инвентаризации.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующих инвентаризационных описях.

Согласно условиям примера, инвентаризация объектов НФА, закрепленных за ответственным лицом Макаров Алексей Геннадьевич, не выявила отклонений. Эта информация отражена в документе Инвентаризация ОС, НМА, НПА, к шапке которого указано соответствующее Ответственное лицо.

Информация об отклонениях, выявленных в ходе инвентаризации объектов НФА, закрепленных за ответственным лицом Кузнецов Василий Васильевич, зафиксирована в отдельном документе Инвентаризация ОС, НМА, НПА.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) формируется по одному Решению (ф. 0510439), по состоянию на одну дату и по одной инвентаризационной комиссии. Информация об указанных реквизитах указывается в шапке документа и отображается в заголовочной части Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Документ Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) заполняется автоматически по кнопке Заполнить по описям.

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463) состоит из трех разделов и приложений к ним. Приложения формируются в зависимости от объектов бухгалтерского учета, по которым выявлены отклонения.

На закладке Раздел 1 документа отображается информация об Инвентаризационных описях, по которым не было выявлено отклонений фактического наличия (состояния) с данными бухгалтерского учета. Эта информация используется для заполнения раздела 1 "Результаты инвентаризации без выявленных отклонений по суммовым (количественным) показателям и качественным характеристикам" содержательной части Акта (ф. 0510463).

На закладке Раздел 2 документа отображается информация об Инвентаризационных описях, по которым выявлено несоответствие фактического наличия инвентаризируемых объектов учетным данным, и (или) наличие неподтвержденных расчетов и (или) обязательств, а также несоответствие учетных данных денежных средств банковским выпискам.

Одновременно к разделу 2 формируются приложения, в которых раскрываются установленные в ходе инвентаризации отклонения по каждому объекту инвентаризации с указанием принятого инвентаризационной комиссией решения о мерах по их устранению. Номер приложения указывается в графе Приложение N. Информация об отклонениях отображается на закладке Приложения к разделу 2.

В рассматриваемой ситуации в ходе инвентаризации выявлена недостача основного средства. Поэтому при формировании Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) к разделу 2 "Результаты инвентаризации с выявленными отклонениями" формируется приложение N 7 "2.7. Информация о выявленных отклонениях на счетах учета объектов нефинансовых активов".

На закладке Раздел 3 документа отображается информация об Инвентаризационных описях, по которым выявлено несоответствие качественных характеристик объектов учетным данным, наличие просроченных (с истекшим сроком исковой давности) расчетов и (или) обязательств.

Одновременно к разделу 3 формируются приложения. Номер приложения указывается в графе Приложение N. Информация об отклонениях отображается на закладке Приложения к разделу 3.

В рассматриваемой ситуации в ходе инвентаризации выявлено несоответствие основного средства критериям актива. Поэтому при формировании Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) к разделу 3 "Результаты выявления качественных характеристик" формируется приложение N 4 "3.4. Раскрытие характеристик объектов, учитываемых на счетах учета объектов нефинансовых активов".

По кнопке Внутр.ЭДО можно сформировать и подписать электронными подписями Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Копию Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) можно распечатать.

Отклонения при инвентаризации расчетов фиксируются в документе Инвентаризация расчетов с контрагентами.

Поскольку в рассматриваемом примере инвентаризация расчетов проводится отдельной инвентаризационной комиссией, результаты инвентаризации обобщаются в отдельном Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Возможно добавить инвентаризационные описи в соответствующие разделы Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) вручную по кнопке Добавить.

В рассматриваемом примере в ходе инвентаризации выявлены неподтвержденные обязательства. Поэтому при формировании Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) заполняется раздел 2 "Результаты инвентаризации с выявленными отклонениями" и приложение N 8 "2.8. Информация о выявленных отклонениях на счетах учета расчетов с покупателями, поставщиками и прочими кредиторами и дебиторами".

По кнопке Внутр.ЭДО можно сформировать и подписать электронными подписями Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).

Копию Акта о результатах инвентаризации (ф. 0510463) можно распечатать.

Оформление Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)

Для формирования Инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088) в программе используется документ Инвентаризация кассы.

В шапке документа Инвентаризация кассы указывается Решение о проведении инвентаризации. Результаты инвентаризации наличных денежных средств фиксируются на закладке Наличные средства.

По кнопке Создать на основании документа Инвентаризация кассы можно сформировать документ Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств.

В шапке документа Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств указываются Решение о проведении инвентаризации, Опись и Ответственное лицо.

В соответствии с данными документа Инвентаризация кассы закладка Наличные средства документа Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств заполняется автоматически. При необходимости текст в графе Резолюция комиссии можно скорректировать.

Поскольку форма Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) предусматривает голосование комиссии, после записи документа (кнопка Записать) на закладке Наличные средства подлежит заполнению реквизит Голосование. В зависимости от результатов голосования членов комиссии, процент проголосовавших за резолюцию указывается в графе % за.

По кнопке Внутр.ЭДО можно сформировать и подписать электронными подписями Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) и Лист голосования.

Копию Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836) можно распечатать.

Итак, мы показали, как выглядит ЭДО в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0 на примере оформления документов инвентаризации.

В заключении напомним, что, если у организации нет технической возможности формировать и хранить документы в электронном виде, в том числе если сформировать электронный документ невозможно из-за особенностей реализации или технических ошибок при его формировании в бухгалтерской программе, формы из Приказа N 61н должны оформляться на бумаге.