Энциклопедия решений. Представление документов по требованию СФР (январь 2025)

Представление документов по требованию СФР Смотрите в этом материале: - сроки представления документов в СФР; - какие документы могут быть затребованы; - способы представления документов в СФР; - продление сроков представления документов в СФР Сроки представления документов в СФР Необходимые для проверки документы могут быть затребованы СФР в рамках различных контрольных мероприятий, в частности при проведении камеральной и выездной проверок (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования", ч. 1 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ, п. 3 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). В свою очередь, проверяемое лицо обязано: Обязанность Срок Представить истребуемые документы В течение 10 рабочих дней со дня вручения соответствующего требования (п. 6 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ) Письменно уведомить о невозможности представления в установленный срок документов с указанием: - причин, по которым они не могут быть представлены своевременно; - сроков, в течение которых проверяемое лицо может представить истребуемые документы В течение 1 рабочего дня, следующего за днем получения требования о представлении документов (п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ) Какие документы могут быть затребованы? Конкретный перечень документов, необходимых для проверки страхователя, законодательством не установлен. Следовательно, в ходе контрольных мероприятий могут быть запрошены любые документы, связанные с предметом проверки. Такими документами могут быть организационно-распорядительные документы, определяющие систему оплаты труда и формы материального поощрения у страхователя, а также определяющие размеры осуществленных выплат в пользу застрахованных, приведенные в пп. 91-92 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утв. постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81. Исходя из арбитражной практики, территориальные органы, как правило, запрашивают: - авансовые отчеты (командировочные расходы, хозяйственные расходы); - договоры гражданско-правового характера, акты выполненных работ; - договоры, связанные с хозяйственной деятельностью организации (арены транспортных средств, жилых помещений у физических лиц); - документы, подтверждающие заявленный тариф; - документы, подтверждающие обоснованность установления скидки или надбавки по страховому тарифу (отчет о проведении специальной оценки условий труда, заключительный акт о проведении обязательных периодических медицинских осмотров, заключение по результатам проведения медицинского осмотра и прочее); - документы, подтверждающие суммы и обоснованность выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами; - документы, устанавливающие наличие трудовых отношений между страхователем и застрахованным лицом (трудовая книжка, трудовой договор, служебный контракт); - карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов; - аналитические регистры бухгалтерского учета по счетам, связанными с начислением и уплатой страховых взносов (в т.ч. Оборотно-сальдовая ведомость); - первичные бухгалтерские документы, связанные с получением дохода страхователем за выполненные работы (оказанные услуги) и подтверждающие данные бухгалтерской отчетности (договоры, накладные, акты выполненных работ и прочее); - положения об оплате труда; - приказы о назначении на должность директора и главного бухгалтера (действующие в проверяемый период); - приказы по организации работ, выплате заработной платы, премий, материальной помощи, вознаграждений; - регистры бухгалтерского учета, на которых отражаются хозяйственные операции с контрагентами, связанные с получением дохода (выручки) за выполненные работы и (или) за оказанные услуги; - сводные ведомости; - трудовые договоры (коллективные договоры); - штатное расписание (штатная расстановка). И суды в большинстве своем подтверждают необходимость таких документов для проведения проверки (смотрите, например, постановление Тринадцатого ААС от 12.07.2023 N 13АП-14578/23, решение АС Республики Татарстан от 23.12.2022 по делу N А65-27514/2022, решение Дзержинского районного суда г. Перми Пермского края от 14.12.2023 по делу N 12-314/2023). Как представить документы в СФР? Истребуемые документы могут быть представлены (направлены) в территориальный орган страховщика: 1) на бумажном носителе: - лично или через уполномоченного представителя; - по почте заказным письмом (п. 2 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 3 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). Документы должны быть представлены с сопроводительным письмом, в котором указывается: - основание их представления (дата и номер требования о представлении документов (информации)), - общее количество листов документов. Сопроводительное письмо обязательно должно содержать (или прилагаться к нему) опись представленных документов. При представлении лично или через представителя сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается вместе с документами в СФР, а другой, с проставленной на нем отметкой о приеме, остается у проверяемого лица. При отправке почтой документы лучше направить заказным почтовым отправлением с описью вложения и с уведомлением о вручении. 2) в электронном виде: - по ТКС; - через Единый портал госуслуг (пп. 19 п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ). В этом случае документы должны быть подписаны только усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). Случаи продления сроков представления документов в СФР Законодательство не содержит перечня ситуаций, при возникновении которых страхователь может продлить срок представления истребуемых документов. Причины, по которым обязанность не может быть своевременно исполнена, должны быть указаны непосредственно страхователем. При этом страховщик вправе: - продлить сроки представления документов; - или отказать в продлении указанных сроков. Ответственность за принятие такого решения возложена непосредственно на руководителя (заместителя руководителя) территориального органа страховщика (п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ). И принять такое решение необходимо в течение 2-х дней со дня получения уведомления от страхователя. Соответственно, у проверяющего лица будет меньше оснований для отказа, если причины, указанные в уведомлении, будут обоснованы и подтверждены доказательствами. В качестве причин продления срока представления документов могут быть заявлены, в частности: - отсутствие возможности изготовления значительного количества копий запрашиваемых документов по техническим причинам (ремонт копировального аппарата или недостаточное кол-во копировальной техники в организации и т. п., что должно быть подтверждено документально); - нахождение лица, ответственного за подготовку, оформление и хранение запрашиваемых документов в командировке, больнице, отпуске и т.д.

Тема Администрирование страховых взносов См. также О чем страхователю необходимо сообщать в СФР в части обязательного социального страхования Ответственность за отказ в представлении или непредставление в СФР документов, необходимых для осуществления контроля за уплатой страховых взносов от несчастных случаев и профзаболеваний Энциклопедия судебной практики Формы документов Сопроводительное письмо к документам Уведомление о невозможности представления в установленные сроки документов