Приложение N 1. Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное), предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений

Приложение N 1

Порядок
постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов и тому подобное), предоставления копий указанных документов и содержащихся в них сведений
(утв. постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 29 октября 2016 г. N 393)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает требования к постоянному хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Республики Саха (Якутия) (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) (далее - учетно-техническая документация).

1.2. В целях обеспечения постоянного хранения учётно-технической документации и содержащихся в ней сведений организация, осуществляющая хранение, выполняет следующие функции:

обеспечивает сохранность учётно-технической документации в пределах всего срока хранения;

осуществляет учет и использование учётно-технической документации;

осуществляет проверку наличия и состояния учётно-технической документации, переданной на постоянное хранение.

II. Хранение технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в них сведений

2.1. Постоянное хранение учётно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии (далее - хранилище).

2.2. Сохранность учётно-технической документации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение, утрату или порчу архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

2.3. В комплекс работ по обеспечению сохранности учётно-технической документации включаются:

предоставление хранилищ;

обеспечение нормативных условий хранения учётно-технической документации, выполнение требований к размещению учётно-технической документации в хранилище;

проверка наличия и состояния учётно-технической документации.

2.4. В целях обеспечения сохранности учётно-технической документации хранилище должно быть изолированным, соответствовать требованиям нормативных условий хранения, охранной и пожарной безопасности.

Устройство естественной вентиляции должно исключать попадание влаги в помещение. В нерабочее время естественная вентиляция должна прерываться. В хранилище поддерживается положительная температура от 14 до 20 градусов и относительная влажность от 50 до 65%. Материалы хранения должны быть защищены от прямого попадания солнечных лучей. Хранилище оборудуется стеллажами с ячейками, высота которых должна обеспечивать хранение учетно-технической документации в вертикальном положении. Хранилище должно быть снабжено лестницей - стремянкой, пылесосом, ящиком с песком и огнетушителем. Сухая обработка пола запрещается. Необходимо проводить влажную уборку пола. Уборка помещения проводится в присутствии работника хранилища.

2.5. Учётно-технической документация в хранилище должна быть оформлена в установленном порядке и размещаться на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.

2.6. Проверка наличия и состояния учётно-технической документации проводится организацией, осуществляющей хранение, не реже одного раза в год, либо после перемещения документов в другое хранилище.

Единовременная проверка наличия и состояния учётно-технической документации, подлежит проведению по решению руководителя организации, осуществляющей хранение, в случае хищения, утраты или порчи архивных документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации.

2.7. В ходе проверки наличия и состояния учётно-технической документации:

устанавливается фактическое наличие документов на бумажном носителе в инвентарном деле и соответствие их инвентаризационным описям;

выявляются отсутствующие документы в инвентарном деле, являющиеся его неотъемлемой частью, и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

2.8. По результатам проверки составляется соответствующий акт о результатах инвентаризации, подписывается проводившими проверку сотрудниками организации, осуществляющей хранение, и утверждается руководителем организации, осуществляющей хранение.

2.9. По результатам проверки в случае отсутствия документов, организуется их розыск. Руководителем организации, осуществляющей хранение, принимаются меры по привлечению к ответственности виновных лиц в установленном порядке.

Розыск документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. По истечении указанного срока в отношении необнаруженных в результате проведения розыска документов составляется акт об утрате документов, и принимается решение о снятии утраченных документов с учета.

2.10. Ответственность за сохранность документов несет руководитель организации, осуществляющей хранение, в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

III. Использование и предоставление копий технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и содержащихся в них сведений

3.1. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, являются общедоступными, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с федеральными законами.

3.2. Общедоступные сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются по запросам любых лиц.

3.3. Подлинники учетно-технической документации, выдаче не подлежат.

3.4. Учетно-техническая документация предоставляется в виде копий:

технического паспорта объекта капитального строительства, помещения;

поэтажного/ситуационного плана;

экспликации поэтажного плана, экспликации объекта капитального строительства, помещения;

учетно-технической документации, содержащей сведения об инвентаризационной, восстановительной, балансовой или иной стоимости объекта капитального строительства, помещения;

проектно-разрешительной документации, технического или экспертного заключения;

правоустанавливающего (правоудостоверяющего) документа, хранящегося в материалах инвентарного дела.

3.5. Сведения, содержащиеся в учетно-технической документации, предоставляются в виде следующих документов:

выписки из реестровой книги о праве собственности на объект капитального строительства, помещение;

справки, содержащей сведения об инвентаризационной стоимости объекта капитального строительства;

справки, содержащей сведения об инвентаризационной стоимости помещения;

справки, содержащей сведения о наличии (отсутствии) права собственности на объекты недвижимости;

справки, содержащей сведения о характеристиках объекта государственного технического учета.

3.6. Основанием для предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений является заявление. Заявление представляется в отношении одного объекта государственного технического учета либо одного правообладателя.

3.7. Копии учетно-технической документации и содержащиеся в них сведения предоставляются по запросу любого заинтересованного лица вне зависимости от принадлежности объекта, документы и общедоступные сведения на который запрашиваются.

3.8. К заявлению прилагаются следующие документы:

документ, удостоверяющий личность заявителя (представителя заявителя) (при личном обращении предъявляется оригинал, при почтовом отправлении и в электронной форме - копия, заверенная в установленном порядке);

документ, удостоверяющий полномочия действовать от имени заявителя (доверенность, иной документ);

письменное согласие на обработку персональных данных;

документ, подтверждающий внесение платы за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений.

3.9. Заявление должно содержать следующие обязательные реквизиты:

фамилию, имя, отчество или наименование заявителя;

фамилию, имя, отчество или наименование представителя заявителя, если действия осуществляются представителем;

адрес заявителя;

контактный телефон заявителя или представителя заявителя;

ходатайство заявителя о предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений, позволяющее идентифицировать учетно-техническую документацию, копия которой и сведения из которой запрашиваются;

личную подпись заявителя или его представителя;

дату подачи заявления.

3.10. Заявление подается в организацию, осуществляющую хранение, по выбору заявителя в виде бумажного документа, представляемого заявителем при личном обращении либо в виде бумажного документа путем его отправки по почте либо в электронной форме путем его направления по адресу электронной почты в порядке, устанавливаемом организацией, осуществляющей хранение, при наличии технической возможности, по месту нахождения объекта недвижимости относительно которого запрашивается учетно-техническая документация и содержащиеся в них сведения. Пошаговое описание порядка подачи заявления в электронном виде и адреса электронной почты организации, осуществляющей хранение, размещаются на официальном сайте организации, осуществляющей хранение, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в разделе "Прием заявок в электронном виде". Заявление при направлении в электронной форме подписывается электронной цифровой подписью.

3.11. Информация об адресах приема заявлений, выдачи документации по результатам их рассмотрения, а также времени работы размещается на официальном сайте организации, осуществляющей хранение, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3.12. Заявление при наличии документа, подтверждающего оплату, является основанием для предоставления копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений.

3.13. В случае предоставления копии документа, содержащего персональные данные иных физических лиц, заявителем должны быть приложены согласие на обработку и хранение персональных данных, а также доверенности лиц, чьи персональные данные содержатся в учетно-технической документации, с которой заявителем запрашиваются копии.

3.14. При отсутствии согласий на обработку и хранение персональных данных, а также доверенностей от лиц, чьи персональные данные содержатся в документах, с которых заявителем запрашиваются копии, такие копии выдаются только после обезличивания персональных данных физических лиц в них.

3.15. Заявление о предоставлении копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений рассматриваются организацией не более 10 рабочих дней с момента подачи заявления при условии предоставления документа, подтверждающего внесение платы за предоставление копий учетно-технической документации и содержащихся в них сведений.

3.16. По итогам рассмотрения заявления заявителю в срок, не превышающий срок, установленный пунктом 3.15 настоящего Порядка, предоставляются заверенные копии учетно-технической документации и сведения из учетно-технической документации либо уведомление об отказе в предоставлении копии учетно-технической документации и сведений.

3.17. Основаниями для отказа в предоставлении учетно-технической документации и содержащихся в них сведений являются:

ограничение федеральным законом доступа к запрашиваемым документам и сведениям;

отсутствие в организации, осуществляющей хранение, учетно-технической документации и запрашиваемых сведений.

3.18. Перечень оснований для отказа в предоставлении учетно-технической документации и содержащихся в них сведений является исчерпывающим.