Приложение N 2. Положение об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия)

Приложение N 2

Положение
об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия)
(утв. Указом Главы Республики Саха (Якутия) от 6 февраля 2017 г. N 1719)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) (далее - Положение) определяет условия и порядок управления проектной деятельностью, реализуемой исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), в том числе с участием подведомственных организаций и иных хозяйствующих субъектов, использованием средств государственного бюджета Республики Саха (Якутия).

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется в исполнительных органах государственной власти Республики Саха (Якутия) с целью повышения эффективности и результативности их деятельности за счет:

обеспечения достижения результатов, запланированных исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия);

обеспечения соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

обеспечения эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений;

повышения эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления, а также взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления с гражданами и организациями.

1.3. Положение разработано с учетом следующих стандартов, методических документов, нормативных правовых актов в области управления проектной деятельностью:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 октября 2016 г. N 1050 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации";

Методические рекомендации по внедрению проектного управления в исполнительных органах государственной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14 апреля 2014 г. N 26Р-АУ;

Государственный стандарт ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

Государственный стандарт ГОСТ Р 54870-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов";

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по управлению проектами".

2. Основные понятия

Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

1) проект - это комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели и имеющих однократный, неповторяющийся характер;

2) процесс - последовательность работ, которые регулярно повторяются для реализации определенных функций и достижения целей;

3) портфель проектов - совокупность проектов, объединенных для эффективного достижения целей в условиях ресурсных ограничений;

4) проектная деятельность - деятельность, осуществляемая в виде проектов, которые могут объединяться в портфели проектов, и включающая связанные мероприятия;

5) система управления проектной деятельностью - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для определения целей проектной деятельности и обеспечения эффективной реализации процессов управления, необходимых для достижения поставленных целей;

6) цель проекта - запланированное событие, для достижения которого в выбранном интервале времени осуществляется проект;

7) ключевые параметры проекта - сведения о проекте, которые должны быть указаны в паспорте проекта, включая наименование проекта, основание для инициации, цель (цели), задачи, результаты, состав команды проекта, с указанием ответственности и обязанностей, план контрольных точек проекта, бюджет проекта и источники финансирования расходов, риски проекта;

8) ключевые показатели эффективности проекта - совокупность измеримых показателей, дающих возможность судить о достижении целей проекта и эффективности его реализации;

9) жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных и выделяемых для унификации методов планирования и контроля стадий проекта (инициация, планирование, реализация, закрытие проекта, постпроект), в результате завершения которых достигается один из основных результатов проекта;

10) контрольная точка (веха) - событие проекта, отражающее достижение заданного в календарном плане результата проекта (промежуточного или конечного) и (или) начало или завершение определенного объема работы, характеризующееся датой и критериями достижения и используемое для контроля выполнения проекта;

11) результат проекта - измеримый эффект, получаемый при реализации проекта;

12) продукт проекта - измеримый уникальный результат, получаемый по итогам реализации проекта, который должен соответствовать требованиям заказчика проекта;

13) риск проекта - вероятностное событие, которое может оказать позитивное или негативное воздействие на стоимость, сроки, качество и (или) иные параметры проекта;

14) управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на всех стадиях жизненного цикла проекта, направленные на достижение цели проекта;

15) управление портфелем проектов - деятельность по формированию, оптимизации, мониторингу, контролю, а также управлению изменениями портфеля проектов;

16) управление проектной деятельностью (проектное управление) - планирование, организация и контроль деятельности, осуществляемой в виде проектов (портфелей проектов), в том числе установление основополагающих принципов и правил проектной деятельности;

17) управленческие документы по проекту - документы, сопровождающие управление проектной деятельностью, формы и требования к которым утверждаются проектным офисом. К управленческим документам относятся паспорт проекта, календарный план проекта, итоговый отчет по проекту, статус-отчет, запрос на изменения по проекту;

18) паспорт проекта - документ, содержащий информацию о проекте, ключевых параметрах проекта, периодичности отчетности, утверждаемый куратором проекта и предоставляющий руководителю проекта право на начало работ по проекту и использование ресурсов, выделенных для реализации проекта;

19) календарный план - документ, содержащий перечень необходимых для реализации проекта работ и контрольных точек, их плановые даты, а также сведения об исполнителях;

20) итоговый отчет - документ, содержащий оценку успешности проекта (в том числе степень достижения цели проекта, соблюдение сроков выполнения и бюджета проекта), обобщенный опыт, рекомендации по итогам реализации проекта, оценку качества работы и взаимодействия представителей команды проекта;

21) статус-отчет - документ, содержащий информацию о текущем состоянии проекта, в том числе о достижении промежуточных результатов и контрольных точек проекта, рисках проекта и способах их минимизации;

22) проектный комитет - высший координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти в Республике Саха (Якутия), принимающий ключевые управленческие решения в части планирования и контроля проектной деятельности, выполняющий функции управления портфелем проектов;

23) проектный офис - координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью, создаваемый в форме исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия), структурного подразделения или временной ролевой структуры исполнительного органа государственной власти, организующий планирование, реализацию и контроль проектной деятельности исполнительных органов государственной власти в Республике Саха (Якутия);

24) инициатор проекта - исполнительный орган государственной власти Республики Саха (Якутия), направляющий предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта;

25) команда проекта - совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для планирования и выполнения работ, включая формирование отчетности по определенному проекту. Состав команды проекта указывается в паспорте проекта;

26) управляющий комитет - совокупность лиц (включающая куратора проекта, представителя заказчика проекта и руководителя проекта), входящих в состав команды проекта, осуществляющих контроль реализации проекта и принимающих решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий руководителя проекта;

27) куратор проекта - руководитель или заместитель руководителя, специалист исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия), отвечающий за обеспечение проекта ресурсами и решение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта;

28) заказчик проекта - исполнительный орган государственной власти Республики Саха (Якутия), к установленной сфере деятельности которого относится реализация проекта, заинтересованный в выполнении проекта и получении его продукта;

29) руководитель проекта - руководитель или заместитель руководителя, специалист исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия), представитель организации, подведомственной исполнительному органу государственной власти Республики Саха (Якутия), отвечающий за достижение целей проекта, руководящий процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта и осуществляющий непосредственное управление проектом;

30) рабочая группа - исполнители, объединенные во временную организационную структуру для выполнения работ по определенному направлению деятельности;

31) руководитель рабочей группы - специалист исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия), представитель организации, организующий работу группы специалистов по одному из направлений;

32) исполнитель проекта - лицо, ответственное за непосредственное выполнение работ в рамках определенного проекта;

33) ответственный за мониторинг - лицо, отслеживающее общественно значимый эффект от реализации проекта. Как правило, функции ответственного за мониторинг возлагаются на заказчика проекта;

34) администратор проекта - лицо, отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение управленческих документов по проекту, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проекта;

35) руководитель портфеля проектов - руководитель или заместитель руководителя, специалист исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия), отвечающий за достижение целей реализации портфеля проектов и осуществляющий непосредственное управление портфелем проектов.

3. Участники проектной деятельности

3.1. Участниками проектной деятельности являются исполнительные органы государственной власти, руководители и заместители руководителей исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия), иные физические и юридические лица, которые могут привлекаться в управлении проектной деятельностью и ее реализации.

3.2. Функции участников проектной деятельности:

а) исполнителя - своевременное и качественное выполнение поручений; работ проекта, предусмотренных календарным планом, предоставление информации о статусе (ходе) выполнения работ и достигнутых результатах;

б) администратора проекта - содействие руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту, организации и контроле выполнения командой проекта запланированных работ и исполнении поручений, включая формирование отчетности по проекту (в том числе сбор фактических данных о статусе (ходе) выполнения работ); организация совещаний по проекту; ведение архива управленческих документов по проекту;

в) руководителя рабочей группы - организация и контроль выполнения рабочей группой работ проекта, включая подготовку отчетности;

г) руководителя проекта - планирование реализации проекта, в том числе подготовка паспорта проекта, организация подготовки командой проекта календарного плана; организация и контроль выполнения командой проекта работ проекта, включая подготовку промежуточной и итоговой отчетности, планирование постпроектного мониторинга;

д) руководителя портфеля проектов - организация работ в рамках портфеля проектов для достижения целей, определенных для портфеля проектов; контроль достижения целей портфеля;

е) заказчика проекта - определение требований к продукту проекта; согласование паспорта, календарного плана, итогового отчета по проекту;

ж) куратора проекта - обеспечение проекта ресурсами; утверждение паспорта, календарного плана, итогового отчета по проекту;

з) управляющего комитета - согласование управленческих документов по проекту; контроль реализации проекта; приемка продукта проекта;

и) проектного офиса - его функции выполняют Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) и функциональный/ведомственный проектный офис;

к) проектного комитета - принимает решения о запуске, закрытии проектов, назначает куратора и руководителя проекта, руководителя портфеля проектов, определяет требования к управлению портфелями проектов, утверждает состав портфеля проектов и его целевые показатели, осуществляет контроль реализации портфеля проектов и приемку результатов реализации портфелей проектов.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) - проектный офис, создаваемый в форме структурного подразделения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), на который возложены функции по реализации единой государственной политики и нормативному правовому регулированию в сфере управления проектной деятельностью, обеспечивающий организационно-методическое сопровождение и управление проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии со стратегическими целями Республики Саха (Якутия).

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, принимает решения о запуске, закрытии проектов, назначает куратора и руководителя проекта, осуществляет согласование управленческих документов по проекту, контроль реализации проектов и портфелей проектов, контроль качества управления проектами, обеспечивает деятельность проектного комитета, развитие компетенций участников проектной деятельности, формирует предложения по мотивации представителей команд проектов, по развитию системы управления проектной деятельностью.

Функциональный (ведомственный) проектный офис - проектный офис, созданный в форме структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия) или временной ролевой структуры, обеспечивающий организационно-методическое сопровождение и развитие проектной деятельности в определенной сфере (строительство, информационные технологии, образование, здравоохранение, иной сфере) или в границах отдельного проекта.

Функциональный проектный офис осуществляет согласование управленческих документов по проекту, контроль реализации проектов в пределах своей сферы деятельности.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) принимает решение о создании функционального проектного офиса по согласованию с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия) и утверждает положение о нем.

3.3. Совокупность участников проектной деятельности, а также взаимосвязей между ними и с иными лицами составляет организационную структуру системы управления проектной деятельностью. В схематичном виде организационная структура системы управления проектной деятельностью представлена в таблице 1.

4. Объекты управления проектной деятельностью

4.1. Выделяются следующие объекты управления проектной деятельностью:

4.1.1. Проект.

4.1.2. Портфель проектов.

4.2. В целях унификации методов планирования и контроля исполнения проект разделяется на стадии жизненного цикла: инициация, планирование, реализация, закрытие проекта, постпроект. Описание стадий управления проектом приведено в разделах 5-9 Положения. В схематичном виде последовательность стадий жизненного цикла проекта приведена в таблице 2.

4.3. Управление проектом осуществляется в соответствии с регламентом управления проектом, утверждаемым Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия).

4.4. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта формирует инициатор проекта.

4.5. Решение о реализации комплекса мероприятий как проекта может быть принято в порядке, установленном Положением, при наличии одного и (или) нескольких факторов:

а) комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности исполнительного органа государственной власти, такие как изменение организационной структуры, процессов управления и так далее;

б) комплекс мероприятий ограничен во времени и установлена четкая дата их окончания;

в) комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия);

г) комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например: временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ;

д) комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками.

4.6. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта с учетом требований подпунктов "а" - "д" пункта 4.5 Положения.

4.7. В целях дифференциации подходов к управлению проекты подразделяются на стандартные и приоритетные. Отнесение проекта к стандартному или приоритетному осуществляется Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия) в зависимости от общего количества баллов, присвоенных проекту в соответствии с классификационными признаками, указанными в таблице 3.

Если сумма баллов, присвоенных проекту в соответствии с классификационными признаками, составляет 4 и более баллов, проект признается приоритетным, если сумма баллов менее 4 - проект признается стандартным.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе передать решение вопроса о признании проекта приоритетным проектному комитету вне зависимости от количества суммы баллов.

4.8. На стадиях планирования, реализации и закрытия функции проектного офиса для стандартных проектов выполняет функциональный проектный офис, для приоритетных проектов - центральный проектный офис либо по его поручению специально созданный функциональный проектный офис.

Если соответствующий функциональный проектный офис не создан, его роль выполняет Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия).

4.9. Предложение о формировании портфеля проектов вправе готовить проектный комитет, Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия), инициатор проекта. Решение о формировании портфеля проектов принимается в порядке, установленном настоящим Положением. Управление портфелем проектов осуществляется в соответствии с регламентом управления портфелем проектов, утверждаемым Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия). Описание стадий управления портфелем проектов приведено в разделе 10 настоящего Положения.

4.10. Один и тот же проект не может быть включен в несколько портфелей проектов.

5. Стадия инициации

5.1. Задачей стадии инициации является принятие решения о запуске проекта, то есть решения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, назначение куратора и руководителя проекта.

Контрольной точкой, определяющей завершение стадии инициации проекта, является решение о результатах рассмотрения проектной инициативы, принятое в порядке, установленном настоящим Положением.

5.2. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться нормативные и (или) ненормативные правовые акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия), и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде проектной инициативы, направляемой инициатором проекта в Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия). Форму проектной инициативы, требования к ее содержанию, порядок формирования и рассмотрения проектной инициативы утверждает Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия).

Департамент проектного управления Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) в зависимости от отраслевой принадлежности проекта может устанавливать требования к предоставлению инициатором проекта одновременно с проектной инициативой иных документов, необходимых для ее рассмотрения.

Инициативы в сфере развития местного производства в обязательном порядке рассматриваются Центральным проектным офисом Республики Саха (Якутия) и вносятся на рассмотрение Центрального проектного комитета Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном настоящим Положением.

Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) рассматривает вопросы планирования, контроля и реализации проектов развития местного производства в порядке, установленном настоящим Положением.

5.3. Инициатор проекта в случае принятия решения об утверждении запуска проекта выступает в роли его заказчика.

5.4. Поступившие проектные инициативы регистрирует Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) в реестре проектных инициатив.

5.5. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) рассматривает проектную инициативу, определяя ее соответствие:

а) стратегии социально-экономического развития Республики Саха (Якутия);

б) действующей методологии управления проектной деятельностью.

5.6. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе направить проектную инициативу для оценки целесообразности, экономической эффективности реализации проекта заместителям Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), исполнительным органам государственной власти Республики Саха (Якутия), совещательным (координационным) органам Республики Саха (Якутия), к установленной сфере деятельности которых относится проект, иным органам, организациям и лицам.

5.7. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе по согласованию с инициатором проекта самостоятельно внести изменения в параметры проектной инициативы.

5.8. По результатам рассмотрения проектной инициативы Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) согласовывает или не согласовывает проектную инициативу.

5.9. В случае согласования проектной инициативы Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) принимает одно из следующих решений:

а) по стандартным проектам - принять проектную инициативу, утвердить запуск проекта;

б) по приоритетным проектам - направить проектную инициативу на рассмотрение проектному комитету.

5.10. Если проектная инициатива не согласована, Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) возвращает проектную инициативу инициатору проекта для доработки или отклоняет проектную инициативу. В отдельных случаях по решению руководителя Центрального проектного офиса Республики Саха (Якутия) Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) вправе передать проектную инициативу в проектный комитет.

5.11. Инициатор проекта в случае утверждения запуска проекта выступает в роли заказчика проекта.

5.12. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

5.13. Проектный комитет рассматривает проектные инициативы, поступившие только от Центрального проектного офиса Республики Саха (Якутия).

5.14. По результатам рассмотрения проектной инициативы проектный комитет принимает одно из следующих решений:

а) принять проектную инициативу, утвердить запуск проекта;

б) возвратить проектную инициативу инициатору проекта для доработки;

в) отклонить проектную инициативу.

5.15. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) уведомляет инициатора проекта о принятом проектным комитетом решении.

5.16. В схематичном виде последовательность действий стадии инициации отражена в таблице 4.

6. Стадия планирования

6.1. Задачами стадии планирования являются определение целей и задач, результатов, стоимости проекта, оптимальное распределение ресурсов проекта для достижения поставленных целей, установление основных контрольных точек проекта, а также принятие решения о начале выполнения работ по проекту.

Стадия планирования завершается утверждением паспорта и календарного плана проекта.

6.2. Руководитель проекта после утверждения запуска проекта оформляет паспорт проекта, который направляет на рассмотрение в проектный офис.

6.3. Проектный офис рассматривает паспорт проекта на соответствие требованиям методологии управления проектной деятельностью, определяет перечень лиц, с которыми необходимо согласовать паспорт проекта, и передает им на согласование. Паспорт проекта подлежит обязательному согласованию с заказчиком проекта.

6.4. По результатам рассмотрения проектный офис согласовывает или не согласовывает паспорт проекта.

6.5. Согласованный паспорт проекта проектный офис передает на утверждение куратору проекта.

6.6. Несогласованный паспорт проекта проектный офис возвращает руководителю проекта на доработку.

6.7. Согласованный заинтересованными лицами и утвержденный куратором паспорт проекта является основанием для включения указанных в нем физических и юридических лиц в состав команды проекта. На основании утвержденного паспорта проекта руководитель проекта имеет право привлекать к выполнению работ по проекту указанных в нем участников команды проекта, запрашивать информацию, документы, непосредственно связанные с осуществляемой деятельностью.

6.8. Утвержденный паспорт проекта Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) доводит до сведения команды проекта.

6.9. На основании утвержденного паспорта проекта команда проекта готовит календарный план проекта, который передает на согласование в проектный офис.

6.10. Проектный офис рассматривает календарный план проекта на соответствие требованиям методологии проектного управления, направляет на согласование в управляющий комитет и при необходимости также иным лицам. Календарный план проекта подлежит обязательному согласованию с заказчиком проекта.

6.11. По результатам рассмотрения проектный офис согласовывает или не согласовывает календарный план проекта.

6.12. Проектный офис передает согласованный календарный план на утверждение куратору проекта.

6.13. Несогласованный календарный план проектный офис возвращает команде проекта (в лице руководителя проекта) на доработку.

6.14. Утверждение основных документов по управлению проектом (паспорта проекта и календарного плана проекта) означает разрешение куратора проекта на переход к стадии реализации проекта.

6.15. В схематичном виде последовательность действий стадии планирования отражена в таблице 5.

7. Стадия реализации проекта

7.1. Задачей стадии реализации проекта является выполнение предусмотренных календарным планом работ проекта. Контрольной точкой стадии реализации проекта является принятие управляющим комитетом продукта проекта.

7.2. После утверждения паспорта и календарного плана проекта руководитель проекта организует выполнение работ по проекту, в том числе осуществляет постановку задач исполнителям в соответствии с календарным планом проекта, проводит регулярные совещания команды проекта, осуществляет контроль соблюдения сроков и качества выполнения работ.

7.3. Исполнители представляют руководителю проекта сведения о статусе (ходе) выполнения работ, в том числе информацию о степени завершения работ, фактических темпах выполнения, возникших проблемах, отклонениях от календарного плана.

7.4. Руководитель проекта осуществляет анализ полученных сведений, выявляет причины и определяет значимость отклонений фактических показателей от запланированных, принимает решение о методах воздействия на отклонения, вносит данные об исполнении в статус-отчет по проекту. Периодичность подготовки статус-отчета определяет проектный офис и указывает в паспорте проекта.

7.5. По завершении отдельных этапов проекта руководитель организует приемку результатов работ, по итогам приемки готовит отчет о завершении этапа проекта. Утверждение отчета о завершении этапа проекта куратором проекта означает, что результаты этапа приняты.

7.6. Руководитель проекта обеспечивает актуальность паспорта проекта, календарного плана проекта (документы не должны содержать устаревшей информации, просроченных задач).

7.7. Управляющий комитет осуществляет контроль достижения промежуточных результатов, указанных в паспорте проекта. При необходимости принимает решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий отдельных членов управляющего комитета, в том числе вносит изменения в управленческие документы по проекту.

7.8. Проектный офис осуществляет контроль соблюдения показателей проекта, утвержденных в паспорте проекта и календарном плане проекта. Проектный офис вправе рекомендовать руководителю проекта внести изменения в управленческие документы по проекту.

7.9. В случае несоответствия фактических результатов и показателей запланированным, которое приводит к сдвигу контрольных точек, изменению бюджета проекта, ухудшению качества продукта проекта, решение о продолжении работ выносится на рассмотрение Центрального проектного офиса республики Саха (Якутия) или проектного комитета.

7.10. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) в отношении стандартного проекта, проектный комитет в отношении приоритетного проекта осуществляют анализ промежуточных результатов и показателей проекта, оценивают целесообразность дальнейшей реализации проекта, принимают решение о продолжении, приостановлении работ или досрочном закрытии проекта.

7.11. В случае выполнения всех работ проекта и достижения его цели управляющий комитет принимает решение о переходе к приемке продукта проекта.

7.12. Для перехода на стадию закрытия проекта управляющий комитет осуществляет приемку продукта проекта, подписывает соответствующие документы. При этом участие заказчика в приемке продукта проекта является обязательным.

7.13. В случае если было принято решение о приостановлении работ или о досрочном закрытии проекта, управляющий комитет осуществляет приемку полученных промежуточных результатов.

7.14. В схематичном виде последовательность действий стадии реализации отражена в таблице 6.

8. Стадия закрытия проекта

8.1. Задачей стадии закрытия проекта является подведение итогов реализации проекта, официальное закрытие проекта.

8.2. Команда проекта подводит итоги проекта: разрабатывает итоговый отчет по проекту, а также по приоритетному проекту - готовит план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта.

8.3. План постпроектного мониторинга должен содержать:

перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для определения эффекта от реализации проекта;

сроки выполнения мероприятий;

ответственного за проведение мониторинга.

8.4. Итоговый отчет по проекту и план постпроектного мониторинга (по приоритетным проектам) передаются на согласование проектному офису и заказчику проекта. Согласованный проектным офисом и заказчиком проекта итоговый отчет по проекту передается на утверждение куратору проекта.

8.5. Утвержденный итоговый отчет означает высвобождение ресурсов, задействованных в проекте.

8.6. После утверждения итогового отчета по проекту команда проекта систематизирует документы по управлению проектом, передает их в проектный офис для формирования архива проекта.

8.7. Проектный офис анализирует информацию, содержащуюся в итоговом отчете, обновляет базу знаний, которая ведется с целью накопления, хранения исторической информации по реализованным проектам, передачи опыта и знаний.

8.8. По стандартным проектам центральный проектный офис рассматривает утвержденный итоговый отчет по проекту, анализирует итоговые показатели, принимает решение о закрытии проекта.

8.9. По приоритетным проектам проектный офис передает итоговый отчет и план постпроектного мониторинга на рассмотрение проектному комитету.

8.10. Проектный комитет рассматривает утвержденный итоговый отчет по проекту, анализирует итоговые показатели, принимает решение о закрытии проекта и утверждает план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (по приоритетным проектам).

8.11. В схематичном виде последовательность действий стадии закрытия отражена в таблице 7.

9. Постпроектная стадия

9.1. В течение указанного в плане постпроектного мониторинга периода ответственный за мониторинг выполняет мероприятия, запланированные в плане постпроектного мониторинга.

9.2. По итогам завершения стадии постпроектного мониторинга ответственный за мониторинг готовит и направляет в центральный проектный офис отчет по постпроектному мониторингу общественно значимого эффекта от реализации проекта.

9.3. Центральный проектный офис Республики Саха (Якутия) рассматривает результаты постпроектного мониторинга, изложенные в отчете, и передает на рассмотрение проектному комитету.

9.4. В схематичном виде последовательность действий постпроектной стадии отражена в таблице 8.

10. Процессы управления портфелем проектов

10.1. Процессы управления портфелем проектов осуществляются в виде последовательного выполнения стадий портфеля проектов: обеспечение, формирование, а также мониторинг и контроль.

10.2. Обеспечение - это стадия управления портфелем проектов, задачей которой является определение уникальных для каждого портфеля проектов требований к результатам портфеля проектов, включая целевые показатели, а также процедур управления портфелем проектов и процедур оценки портфеля проектов.

Под целевыми показателями портфеля проектов понимаются заданные характеристики, отражающие ожидаемый уровень выполнения задач реализации стратегии социально-экономического развития Республики Саха (Якутия) в результате управления портфелем проектов.

10.3. Формирование - стадия управления портфелем проектов, задачей которой является утверждение оптимального с точки зрения определенных на стадии обеспечения требований и ограничений состава проектов в портфеле проектов.

10.4. Мониторинг и контроль - стадия управления портфелем проектов, задачей которой является регулярный мониторинг и контроль достижения целевых показателей портфеля проектов.

10.5. В схематичном виде процессы управления портфелем проектов представлены в таблице 9.

Таблица 1

Организационная структура системы управления проектной деятельностью

Таблица 2

Последовательность стадий жизненного цикла проекта

Таблица 3

Признаки классификации проектов

Классификационный признак	Значение классификационного признака	Количество баллов
Уровень контроля проекта	Федеральный уровень	2
	Региональный уровень	1
	Исполнительный орган государственной власти Республики Саха (Якутия)	0
Стоимость проекта	1000 млн. руб. и более	3
	500 млн. руб. - до 1 000 млн. руб.	2
	100 млн. руб. - до 500 млн. руб.	1
	До 100 млн. руб.	0
Организационная сложность проекта	Участие более 3 исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)	2
	Участие 2-3 ИОГВ	1
	Участие одного ИОГВ	0
Влияние/зависимость с другими проектами	Влияние/зависимость на более чем 3 других проектов	2
	Влияние/зависимость с 2-3 другими проектами	1
	Нет прямого влияния/зависимости	0

Таблица 4

Последовательность действий стадии инициации

Таблица 5

Последовательность действий стадии планирования

Таблица 6

Последовательность действий стадии реализации

Таблица 7

Последовательность действий стадии закрытия

Таблица 8

Последовательность действий постпроектной стадии

Таблица 9

Процессы управления портфелем проектов