Приложение. Политика Министерства экологии, природопользования и лесного хозяйства Республики Саха (Якутия) в отношении обработки и защиты персональных данных

Приложение
к приказу Министерства экологии,
природопользования и лесного хозяйства
Республики Саха (Якутия)
от 19 июля 2018 г. N 351-к

Политика
Министерства экологии, природопользования и лесного хозяйства Республики Саха (Якутия) в отношении обработки и защиты персональных данных

1. Общие положения

1.1. Назначение

Настоящий документ определяет политику Министерства экологии, природопользования и лесного хозяйства Республики Саха (Якутия) (далее по тексту - МИНИСТЕРСТВО, Оператор) в отношении обработки персональных данных и их защиты (далее - Политика).

МИНИСТЕРСТВО, являясь Оператором, осуществляющим обработку персональных данных, обеспечивает защиту прав и свобод субъектов при обработке их персональных данных и принимает меры для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами.

Настоящий документ является общедоступным и подлежит размещению на официальном сайте МИНИСТЕРСТВА.

Локальные нормативные акты и другие документы, регламентирующие обработку персональных данных, разрабатываются с учетом положений Политики.

1.2. Основные понятия, используемые в Политике

В настоящем документе используются следующие понятия:

- персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

- субъект персональных данных - физическое лицо, которое прямо или косвенно определено или определяемо с помощью персональных данных;

- оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

- обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

- автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

- распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

- предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

- блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

- обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

- информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

- трансграничная передача персональных данных - передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.3. Основные права и обязанности Оператора и субъектов персональных данных

1.3.1. Права и обязанности субъектов персональных данных

Субъекты, персональные данные которых обрабатываются в МИНИСТЕРСТВЕ, имеют право:

1) на безвозмездное ознакомление со своими персональными данными, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных";

2) на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, в том числе содержащей:

- подтверждение факта обработки персональных данных МИНИСТЕРСТВА;

- правовые основания и цели обработки персональных данных;

- цели и применяемые МИНИСТЕРСТВОМ способы обработки персональных данных;

- наименование и место нахождения, сведения о лицах (за исключением работников МИНИСТЕРСТВА), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с МИНИСТЕРСТВА или на основании федерального закона;

- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

- информацию об отсутствии трансграничной передачи данных;

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению МИНИСТЕРСТВА, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

- иные сведения, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

3) требовать от МИНИСТЕРСТВА уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

4) обжаловать действия или бездействие МИНИСТЕРСТВА в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке;

5) на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

Субъекты, персональные данные которых обрабатываются в МИНИСТЕРСТВА, обязаны:

- сообщать достоверную информацию о себе и предоставлять документы, содержащие персональные данные, состав которых установлен законодательством Российской Федерации и локальными нормативными документами Министерства в объеме, необходимом для цели обработки;

- сообщать в МИНИСТЕРСТВА об уточнении (обновлении, изменении) своих персональных данных.

1.3.2. Права и обязанности работников министерства, обрабатывающих персональные данные субъектов персональных данных

Работники МИНИСТЕРСТВА, обрабатывающие персональные данные, в зависимости от целей обработки, указанных в разделе 2 настоящей Политики, вправе:

- получать документы, содержащие персональные данные;

- требовать от субъекта персональных данных своевременного уточнения предоставленных персональных данных.

Работники МИНИСТЕРСТВА, обрабатывающие персональные данные субъектов персональных данных, обязаны:

- обрабатывать персональные данные, полученные в установленном действующим законодательством порядке;

- рассматривать обращения субъекта персональных данных (законного представителя субъекта персональных данных, уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных) по вопросу обработки его персональных данных и давать мотивированные ответы в срок, не превышающий 7 (семи) рабочих дней с даты поступления обращения (запроса);

- предоставлять субъекту персональных данных (законному представителю субъекта персональных данных) возможность безвозмездного доступа к своим персональным данным, обрабатываемым в МИНИСТЕРСТВА;

- принимать меры по уточнению, уничтожению персональных данных субъекта персональных данных в связи с его (законного представителя) обращением с законными и обоснованными требованиями;

- организовывать оперативное и архивное хранение документов МИНИСТЕРСТВА, содержащих персональные данные субъектов персональных данных, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

2. Цели сбора персональных данных

Обработка МИНИСТЕРСТВА персональных данных осуществляется в следующих целях:

- обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, Республики Саха (Якутия) федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Республики Саха (Якутия);

- исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- проведения учебно-ознакомительной и преддипломной практики;

- содействия кандидатам в трудоустройстве, работникам в получении образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

- ведения кадрового делопроизводства и личных дел работников;

- предоставления работникам отпусков и направления их в командировки;

- организации и оформления награждений и поощрений работников;

- оформления заграничных паспортов и виз, а также медицинских страховок для выезжающих за рубеж;

- организации постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системе обязательного пенсионного страхования;

- предоставления работникам и членам их семей дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;

- выполнения задач и функций МИНИСТЕРСТВА в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных нормативными правовыми актами, Положением МИНИСТЕРСТВА и иными локальными нормативными актами МИНИСТЕРСТВА;

- ведения реестров МИНИСТЕРСТВА, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Уставом МИНИСТЕРСТВА и иными локальными нормативными актами МИНИСТЕРСТВА;

- заполнения и передачи в органы исполнительной власти и иные уполномоченные организации требуемых форм отчетности;

- регистрации участников мероприятий МИНИСТЕРСТВА и органов государственной власти;

- рассылки информационных и иных материалов по направлениям деятельности МИНИСТЕРСТВА;

- подготовки, заключения, исполнения и прекращения гражданско-правовых договоров;

- формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности МИНИСТЕРСТВА;

- обеспечения пропускного режима в здания МИНИСТЕРСТВА.

3. Правовые основания обработки персональных данных

Правовыми основаниями обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми осуществляет обработку персональных данных, в том числе:

- Конституция Российской Федерации;

- Гражданский кодекс Российской Федерации;

- Трудовой кодекс Российской Федерации

- Налоговый кодекс Российской Федерации;

- Административный кодекс Российской Федерации;

- Конституция Республики Саха (Якутия)

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";

- ФЗ "Об охране окружающей среды", Водный кодекс РФ, ФЗ "Об охране атмосферного воздуха", ФЗ "Об отходах производства и потребления", ФЗ "О животном мире", ФЗ "Об экологической экспертизе", ФЗ "Об особо охраняемых природных территориях", ФЗ "О радиационной безопасности" Лесной Кодекс РФ";

- Положение МИНИСТЕРСТВА и иные локальные нормативные акты МИНИСТЕРСТВА;

- иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Республики Саха (Якутия) и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти;

- согласие субъектов на обработку их персональных данных.

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

В зависимости от целей, предусмотренных в разделе 2 настоящей Политики, в МИНИСТЕРСТВА могут обрабатываться персональные данные следующих категорий субъектов: работников упраздненных и реорганизуемых исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)

1. Студенты высших учебных заведений:

- фамилия, имя, отчество;

- пол;

- возраст;

- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

- иные персональные данные, сообщаемые студентами в резюме и сопроводительных письмах.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3. Работники МИНИСТЕРСТВА, работники структурных, подведомственных государственных учреждений и организациях МИНИСТЕРСТВА:

- фамилия, имя, отчество;

- пол;

- возраст;

- изображение (фотография);

- паспортные данные;

- адрес регистрации и фактического проживания;

- индивидуальный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

- семейное положение, наличие детей, родственные связи;

- сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и/или дисциплинарных взысканий;

- данные о регистрации брака;

- сведения о воинском учете;

- сведения об инвалидности;

- сведения об удержании алиментов;

- сведения о доходе с предыдущего места работы;

- сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;

- сведения о наличии или об отсутствии судимости;

- сведение о здоровье

- иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства, законодательства о государственной гражданской службе.

4. Лица, входящие в органы управления МИНИСТЕРСТВА (Коллегия, НТС), а также общественные организации и внештатные общественные инспектора в области охраны окружающей среды Республики Саха (Якутия):

- фамилия, имя, отчество;

- пол;

- возраст;

- изображение (фотография);

- паспортные данные;

- адрес регистрации и фактического проживания;

- индивидуальный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

- семейное положение, наличие детей, родственные связи;

- сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и/или дисциплинарных взысканий;

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6. Кандидаты на замещение конкурсных должностей государственной гражданской службы в МИНИСТЕРСТВЕ:

- фамилия, имя, отчество;

- пол;

- возраст;

- изображение (фотография);

- паспортные данные;

- адрес регистрации и фактического проживания;

- индивидуальный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

- образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

- семейное положение, наличие детей, родственные связи;

- сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и/или дисциплинарных взысканий;

- данные о регистрации брака;

- сведения о воинском учете;

- сведения об инвалидности;

- сведения об удержании алиментов;

- сведения о доходе с предыдущего места работы;

- сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера;

- иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства, законодательства о государственной гражданской службе.

7. Лица, представленные к наградам и поощрениям:

- фамилия, имя, отчество;

- возраст;

- адрес постоянного места жительства;

- сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и/или дисциплинарных взысканий.

8. Лица, заявляющие о предоставлении разрешений на добычу охотничьих ресурсов:

- паспортные данные;

- адрес регистрации и фактического проживания;

- индивидуальный номер налогоплательщика;

- охотничий билет.

9. Лица, заявляющие о предоставлении охотничьих билетов: -- паспортные данные;

- адрес регистрации и фактического проживания;

- изображение (фотография).

10. Лицам заключающие договора на водопользование, лесопользование (договор аренды лесных участков, договора купли - продажи лесных насаждений для собственных нужд граждан) и предоставление "Дальневосточного гектара"

- паспортные данные;

- адрес регистрации и фактического проживания;

- индивидуальный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

В МИНИСТЕРСТВЕ не осуществляется обработка персональных данных специальных категорий, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Обработка персональных данных может осуществляться с помощью средств вычислительной техники (автоматизированная обработка) либо при непосредственном участии человека без использования средств вычислительной техники (неавтоматизированная обработка).

К обработке персональных данных допускаются только те работники МИНИСТЕРСТВА, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.

Указанные работники имеют право получать только те персональные данные, которые необходимы им для выполнения своих должностных обязанностей.

Обработка персональных данных осуществляется путем:

- получения информации, содержащей персональные данные, в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;

- предоставления субъектами персональных данных оригиналов необходимых документов;

- получения заверенных в установленном порядке копий документов, содержащих персональные данные или копирования оригиналов документов;

- получения персональных данных при направлении запросов в органы государственной власти, государственные внебюджетные фонды, иные государственные органы, органы местного самоуправления, коммерческие и некоммерческие организации, физическим лицам в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

- получения персональных данных из общедоступных источников;

- фиксации (регистрации) персональных данных в журналах, книгах, реестрах и других учетных формах;

- внесения персональных данных в информационные системы МИНИСТЕРСТВА;

- использования иных средств и способов фиксации персональных данных, получаемых в рамках осуществляемой МИНИСТЕРСТВА деятельности.

Передача персональных данных третьим лицам (в том числе трансграничная передача) допускается с письменного согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъектов персональных данных, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

При передаче персональных данных третьим лицам в соответствии с заключенными договорами МИНИСТЕРСТВА обеспечивает обязательное выполнение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов МИНИСТЕРСТВА в области персональных данных.

Передача персональных данных в уполномоченные органы исполнительной власти и организации (Министерство внутренних дел Российской Федерации, Министерство природных ресурсов и экологии Российской Федерации, Федеральную налоговую службу. Пенсионный фонд Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования Российской Федерации и Республики Саха (Якутия и другие) осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

МИНИСТЕРСТВО вправе поручить обработку персональных данных другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю с согласия субъектов персональных данных на основании заключаемого договора. Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие обработку персональных данных по поручению МИНИСТЕРСТВА, обязаны соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

В случае, когда МИНИСТЕРСТВА на основании договора передает или поручает обработку персональных данных другому юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, существенным условием договора должна быть обязанность обеспечения указанным лицом условий конфиденциальности и обеспечения безопасности персональных данных при их передаче или обработке.

Хранение персональных данных в МИНИСТЕРСТВА осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели их обработки. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:

- иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между МИНИСТЕРСТВА и субъектом персональ