Приказ Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия) от 3 апреля 2019 г. N 2-01/39 "Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив судебных участков Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования"

В целях установления единого порядка организации хранения, комплектования, учета и использования документов судебных участков Республики Саха (Якутия), приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив судебных участков Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования (прилагается).

2. Отделу организационно-правового и информационно-статистического обеспечения деятельности мировых судей (Желобцов А.Н.) довести настоящий Приказ до сведения мировых судей и работников их аппаратов для использования в работе.

3. Отменить приказ от 12 октября 2016 года N 2-01/90 "Об утверждении Инструкции о порядке обора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования" и считать ранее утвержденную Инструкцию о порядке обора на хранение в архив мировых судей Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования утратившим силу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагается на заместителя начальника Неустроева А.А.

Начальник

С.Ю. Трофимов

Центральный аппарат по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия)

Инструкция
о порядке отбора на хранение в архив судебных участков Республики Саха (Якутия) документов, их комплектования, учета и использования

1. Общие положения

1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов (далее - дела (наряды*)), документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей ведения делопроизводства и архива судебного участка.

* Наряд - это сброшюрованное дело документов одной категории, сформированное в алфавитном порядке, в хронологической последовательности или в хронологическо-тематической последовательности.

1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

1.3. Настоящая Инструкция разработана с федеральными конституционными законами от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ "О судах общей юрисдикции в Российской Федерации", федеральными законами от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее - Правила N 526), Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. (далее - Примерная номенклатура), действующим перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения (далее - Перечень документов), утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, и другими нормативными правовыми актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

1.4. В настоящей Инструкции регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебного участка, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению.

2. Оформление дел и иных документов к последующему хранению в архиве судебного участка

2.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, оформляются секретарем суда в соответствии с требованиями Правил N 526, Инструкции по судебному делопроизводству в аппарате мирового судьи и настоящей Инструкцией.

2.2. Решение на передачу дел в архив принимает мировой судья, а при его отсутствии - мировой судья, на которого возложено исполнение его обязанностей.

Мировой судья проверяет все производство по делу, материалу, обращая особое внимание на реальное исполнение вступившего в законную силу приговора, решения, постановления, определения. В справочном листе дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи.

2.3. Формирование дела производится с учетом следующих общих правил:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

документы должны быть правильно и полностью оформлены (иметь дату, подпись и иные необходимые реквизиты);

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело группируются документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела).

2.4. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

2.5. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя (приложение N 2);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 1);

оформление обложки дела (приложение N 14).

2.5.1. Документы подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы - в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке.

Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела - лист-заверитель.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата мирового судьи. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

2.5.2. Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

При обнаружении большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

2.5.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 2).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

2.5.4. Оформление обложки дел.

На обложках дел (приложение N 8 к настоящим Методическим рекомендациям), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование судебного участка (полностью, в именительном падеже);

заголовок дела (тома);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

индекс дела;

номер тома;

количество листов в деле;

срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;

дата передачи дела в архив;

подпись мирового судьи (с расшифровкой подписи).

Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела будут приняты.

При изменении наименования судебного участка на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на бумажном носителе переносятся на обложку дела из номенклатуры. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

На обложке дела указывается его дата - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись:

"В деле имеются документы за ... год(ы)".

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом.

Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

2.5.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.6. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек проверяется их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100- 150 учетно-статистических карточек.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

2.7. Перед передачей судебного дела в архив необходимо обращать особое внимание на обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного решения.

2.8. Помощник мирового судьи обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. Списание дела в архив производится на основании резолюции мирового судьи.

Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Обращение к исполнению производится в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации, инструкцией по делопроизводству.

2.8.1. Уголовное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения) во всех его частях: основное и дополнительное наказание, материальные взыскания и т.д.

2.8.1.1. В части основного наказания основаниями для списания дела в архив являются:

а) в отношении осужденного к лишению свободы - получение сведений о месте отбывания наказания осужденным;

б) в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению свободы, ограничению свободы или исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных несовершеннолетних - также комиссии по делам несовершеннолетних;

в) в отношении осужденного к исправительным работам - поступление уведомления о получении копии приговора от уголовно-исполнительной инспекции;

г) в отношении осужденного к штрафу - представление осужденным квитанции об уплате наложенного штрафа либо возвращение исполнительного документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении;

д) в отношении осужденного к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - поступление сообщений администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо об освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие определенной деятельностью, подтвержденных уголовно-исполнительной инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был возложен контроль за исполнением приговора;

2.8.1.2. В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела являются:

а) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении;

в) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части;

г) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе;

д) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном исполнении.

2.8.1.3. При рассмотрении мировым судьей представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с лишением свободы, основаниями для списания материалов являются:

а) в случае изменения условий содержания в местах лишения свободы - получение сообщений об исполнении постановления от исправительных учреждений по старому и новому месту отбывания наказания;

б) в случае условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от отбывания наказания беременной женщине либо женщине, имеющей малолетних детей - получение сообщения исправительного учреждения об освобождении осужденного из-под стражи;

в) в случае освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - поступление сообщений: исправительного учреждения о направлении его в психиатрическое учреждение для применения принудительных мер медицинского характера или об освобождении осужденного из-под стражи; органа здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением мирового судьи;

г) в случае замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке ст. 80 УК РФ - получение сообщения о принятии постановления к исполнению (либо его реальном исполнении) от органа, ведающего исполнением либо контролирующего исполнение вновь назначенного наказания;

д) в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 УК РФ, направления осужденной для отбывания наказания в порядке статьи 82 УК РФ, а также замены исправительных работ ограничением свободы, арестом или лишением свободы в порядке ч. 3 статьи 50 УК РФ - получение сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного (осужденной) под стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания наказания.

2.8.1.4. В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив:

а) в случаях условно - досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно - исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;

б) во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.

2.8.2. При списании гражданского дела в архив необходимо руководствоваться следующими основаниями:

а) производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

б) гражданское дело, по которому в удовлетворении иска отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в архив после вступления в законную силу постановленного решения или определения.

в) в случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета, дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате, либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении, или невозможности взыскания, при условии истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению.

2.8.3. Дело об административном правонарушении считается законченным и подлежит списанию в архив, при наличии в материалах административного дела уведомления о поступлении копии постановления мирового судьи о назначении данного вида наказания:

а) при назначении ареста - в специальный приемник органов внутренних дел;

б) при наложении взыскания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - в орган (должностному лицу), полномочному изымать у правонарушителя документ, которым предоставлено специальное право;

в) при применении штрафа и взыскании материального ущерба - судебному приставу-исполнителю;

г) при конфискации вещи, явившимся орудием совершения или предмета административного правонарушения - судебному приставу-исполнителю;

д) в случае вынесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушения, - после их направления адресату;

е) при наложении взыскания в виде предупреждения - с момента получения копии, вступившего в законную силу постановления лицом, в отношении которого оно было вынесено;

ж) в случае лишения прав на управление транспортными средствами - поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности дорожного движения об изъятии водительских прав.

3. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции экспертной комиссии судебного участка

3.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве мирового судьи и их передаче на постоянное хранение.

3.3. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

3.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов на судебном участке создается Экспертная комиссия из числа работников аппарата судебного участка.

3.5. Председателем экспертной комиссии назначается помощник мирового судьи, членом комиссии - секретарь судебного заседания, секретарем экспертной комиссии - секретарь суда. Персональный состав Экспертной комиссии утверждается приказом мирового судьи.

3.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии у мирового судьи Республики Саха (Якутия), утвержденной приказом начальника Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в Республике Саха (Якутия).

3.7. Основными функциями экспертной комиссии являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами судебного участка.

3.8. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости,

но не реже одного раза в год, и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

Решения экспертной комиссии по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей.

3.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии.

3.10. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

3.11. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

3.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. Согласованные экспертной комиссией акты и описи утверждаются мировым судьей.

4. Отбор документов и оформление их на уничтожение

4.1. Находящиеся в архиве документы, по которым истек срок хранения, установленный номенклатурой дел, образующихся в деятельности мировых судей, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляют, секретарь суда и при наличии архивариус. Помощник мирового судьи осуществляет контроль.

4.2. Отбор дел (нарядов) к уничтожению оформляется актом (приложение N 5) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период (приложения N 3, 4).

4.3. Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

4.4. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются по акту, рассмотренному Центральной экспертной комиссией Центрального аппарата (далее - ЦЭК Центрального аппарата).

4.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Изъятые судебные постановления подшиваются в отдельные наряды в порядке номеров дел, нумеруются и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

4.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

4.7. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии одновременно с описями на дела постоянного хранения.

После утверждения мировым судьей актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, такие дела могут быть уничтожены.

4.8. Одновременно с судебными делами, производствами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и другие документы, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел. Отбор к уничтожению вышеуказанных документов оформляется отдельным актом.

4.9. Описи документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения направляются в ЦЭК Центрального аппарата для утверждения (согласования) после рассмотрения экспертной комиссией судебного участка.

4.10. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии.

4.11. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, сдаются на утилизацию в специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения мирового судьи комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах или механической переработки, о чем составляется акт.

4.12. Перед передачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.

4.13. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем должностного лица, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

4.14. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

5. Научно-справочный аппарат

5.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.

5.2. В состав научно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

6. Порядок нумерации листов

6.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.

6.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

6.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.

6.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.

6.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

6.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

6.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

6.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

6.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

6.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь, сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение N 2).

6.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. Исправление иным способом не допускается.

6.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.

6.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

6.14. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 2).

6.15. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

6.16. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).

6.17. Лист-заверитель подписывается помощником мирового судьи, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

7. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

7.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел. Сроки хранения нарядов и дел определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

7.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены номенклатурой дел, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с ЦЭК Центрального аппарата.

7.3. Исчисление сроков хранения нарядов и дел общего делопроизводства начинается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.

Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2019 году, начинается с 1 января 2020 года.

7.4. Сроки хранения для гражданских дел исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступления в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

7.5. Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

со дня окончания срока отбытия наказания (исполнения наказания);

со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правого характера и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока отбытия наказания;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления - со дня окончания срока отбытия наказания;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечении лица к уголовной ответственности - со дня окончания срока отбытия наказания;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания - со дня окончания срока отбытия наказания;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией,

для отбывания наказания - со дня окончания срока отбытия наказания;

с момента вынесения определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

Общий срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного), срока погашения судимости в зависимости от тяжести совершенного преступления, вида и размера наказания и срока, установленного номенклатурой дел.

7.6. Сроки хранения для дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:

обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

7.7. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами сроки хранения таких документов, описи дел по которым согласованы экспертной комиссией судебного участка, ЦЭК Центрального аппарата и утверждены мировым судьей, не пересматриваются.

Новые сроки хранения распространяются лишь на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.

8. Составление описей дел на судебные дела (наряды) постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и их представление на утверждение

8.1. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Опись дел составляется на основе номенклатуры дел.

8.2. На гражданские, уголовные, административные дела, дела (наряды) общего делопроизводства постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения заводятся отдельные описи (приложения N 3, 4).

8.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;

графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа "Примечание" используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.

8.4. Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года.

Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.

8.5. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой "постоянно" проставляются номер описи и номер дела по описи.

8.6. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения ЦЭК Центрального аппарата допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии судебного участка мирового судьи.

8.7. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

8.8. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.

8.9. При наличии в архиве двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 13).

Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

8.10. Описи дел (годовые разделы описей дел) составляются:

постоянного хранения - не менее чем в четырех экземплярах;

временного (свыше 10 лет) хранения - не менее чем в двух экземплярах.

8.11. При первом определении описи на дела (наряды) постоянного хранения составляется историческая справка и предисловие к ней, в которой излагаются принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. При последующих оформлениях описей постоянного хранения составляется только предисловие.

Историческая справка к фонду состоит из истории фондообразователя (судебного участка), истории фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристики документов фонда.

8.12. Дела (наряды) вносят в опись в порядке значимости этих документов. Дела (наряды), включенные в опись, имеющие срок хранения "постоянно", подлежат передаче на хранение в архив судебного участка. При наличии в примечании отметки "на постоянное хранение не передается" ряд дел и документов, имеющих срок хранения "постоянно" хранятся в архиве судебного участка и в опись не вносятся.

8.13. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения рассматриваются экспертной комиссией судебного участка, при их согласовании в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола экспертной комиссии и даты заседания.

8.14. Согласованные экспертной комиссией описи дел (годовые разделы описей) постоянного срока хранения представляются на утверждение ЦЭК Центрального аппарата. Описи дел (годовые разделы описей) направляются в ЦЭК Центрального аппарата в четырех экземплярах на бумажном носителе, не позже, чем через три года после завершения дел делопроизводством.

Пример:

Годовые разделы описей на наряды, переданные в архив судебного участка в 2016 году (за 2015 год и ранее), представляются на утверждение ЦЭК Центрального аппарата не позднее 2019 года.

Перед направлением описей дел на утверждение проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.

Описи на дела (наряды) постоянного срока хранения предоставляются вместе с протоколами рассмотрения этих разделов описей, утвержденными экспертной комиссией судебного участка, справочного листа к описям дел (титульный лист, содержание, историческая справка (при первом предоставлении), предисловие), заключением к описям дел.

После утверждения описей дел ЦЭК Центрального аппарата они утверждаются мировым судьей.

8.15. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с экспертной комиссией, после чего направляются на согласование в ЦЭК Центрального аппарата. После согласования ЦЭК Центрального аппарата утверждаются мировым судьей.

8.16. После утверждения мировым судьей по три экземпляра описей дел постоянного хранения на бумажном носителе передаются в архив судебного участка. После утверждения годового раздела мировым судьей и ЦЭК Центрального аппарата первый экземпляр годового раздела описи в качестве контрольного передается в Центральный аппарат, остальные остаются в судебном участке (приложение N 3).

9. Передача дел (нарядов) временного срока хранения и других документов в архив мирового судьи, порядок их хранения и использования

9.1. Подготовленные и оформленные уголовные, гражданские дела, наряды и другие документы передаются в архив судебного участка ежегодно, не позднее 1 апреля следующего года, по графику, утвержденному мировым судьей.

Пример:

Дела, наряды, законченные делопроизводством в 2018 году, должны быть переданы в архив судебного участка не позднее 1 апреля 2019 года.

9.2. Документы временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.

9.3. Документы временного хранения (до 10 лет) или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт (приложение N 5).

9.4. Гражданские, административные, уголовные дела (наряды), передаются в архив по описям и учетно-статистическим карточкам.

9.5. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд).

9.6. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, отвечающим за ведение архива, и утверждается мировым судьей.

9.7. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.

9.8. Поступившие в архив судебного участка дела (наряды) и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

9.9. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.

9.10. Если по делу не закончено исполнение, оно в архив судебного участка не сдается. На учетно-статистической карточке делается отметка, у кого находится дело на контроле.

9.11. По окончании исполнения по делу на учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив судебного участка. Акт приема-передачи составляется отдельно.

9.12. Из архива судебного участка дела, наряды могут выдаваться для служебной надобности во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.

9.13. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (книге) (приложение N 11), где указываются: номер дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, роспись в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

10. Учет документов в архиве судебного участка

10.1. Учет документов в архиве судебного участка - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

10.2. Все материалы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны. На все материалы должны быть оформлены учетные документы.

10.3. Основными учетными документами в архиве судебного участка являются:

паспорт архива (приложение N 8);

номенклатура дел (нарядов) судебного участка;

описи дел (нарядов) постоянного хранения;

журнал регистрации выданных копий, выписок, документов;

книга выдачи дел (нарядов);

акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

акты проверки наличия и состояния дел (нарядов).

10.4. Вспомогательными учетными документами являются:

книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;

книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.

10.5. Дела (наряды) учитываются по описям.

10.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

10.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

10.8. Ведется раздельно учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (более 10 лет) хранения.

10.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.

10.10. Архив судебного участка ежегодно (по состоянию на 1 декабря) составляет паспорт архива (приложение N 8) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

11. Проверка наличия и состояния документов в архиве судебного участка

11.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве судебного участка, экспертной комиссией судебного участка производится проверка наличия и состояния дел (нарядов) по утвержденным и согласованным ЦЭК Центрального аппарата.

11.2. Проверка наличия и состояния дел проводится:

в сроки, установленные мировым судьей, но не реже одного раза в 5 лет, электронных дел - не реже одного раза в 3 года;

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);

после перемещения дел в другое помещение;

при смене мирового судьи или работника, ответственного за работу архива.

11.3. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел и их соответствие учетным документам;

выявление и устранение недостатков в учете дел;

выявление отсутствующих дел и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

11.4. Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи дел делается запись "проверено" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

11.5. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел, то организуется их розыск.

Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение N 10).

11.6. Розыск архивных дел, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт об утрате документов (приложение N 10), который рассматривается экспертной комиссией и мировым судьей. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в ЦЭК Центрального аппарата для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

11.7. Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись дел запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

11.8. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 7).

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 24).

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных документов также составляется соответствующий акт (приложение N 23).

12. Организация использования документов архива

12.1. Использование документов архива судебного участка проводится только с разрешения мирового судьи. Работник аппарата мирового судьи, ответственный за работу архива, для служебного использования документальных материалов архива:

выдает документальные материалы работникам аппарата мирового судьи;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие организации и учреждения по указанию мирового судьи;

информирует мирового судью о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

12.2. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 11).

12.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник ответственный за работу архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается мировому судье.

12.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов (приложение N 6).

*Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

12.3.2. Документы выдаются из архивохранилища на срок,

не превышающий:

одного месяца - для использования работниками аппарата мирового судьи;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения мирового судьи на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

12.4. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) работников аппарата мирового судьи и с письменного разрешения мирового судьи. На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 16), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

12.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном мировым судьей, на основании их письменного заявления и при предъявлении соответствующих документов.

12.6. Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении судебного участка в присутствии работника ответственного за работу архива в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 6).

12.7. Ознакомление лиц, участвующих в деле, их представителей, а также иных лиц с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 12.5 и 12.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении судебного участка в присутствии работника ответственного за работу архива путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

12.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении.

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном мировым судьей. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией мирового судьи подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

12.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи. Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником ответственного за работу архива по письменному запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи.

12.10. Выдаваемые копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписью мирового судьи или иного уполномоченного им лица, а также гербовой печатью.

При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляются штамп "Копия верна" (приложение N 20) и гербовая печать.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов осуществляется работником ответственного за работу архива. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "Копия".

12.11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" (приложение N 21) с указанием судебного участка, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

12.12. В случае если вышестоящий суд изменил решение мирового судьи,

на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником ответственным за работу архива также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

12.13. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются работником ответственного за работу архива в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

12.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

12.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения мирового судьи по письменному заявлению (приложение N 17), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

12.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном мировом судьей порядке.

12.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном мировым судьей.

12.17.1. На письменном заявлении (приложение N 18) мировой судья делает соответствующую отметку о поручении работнику ответственного за работу архива изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

12.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в судебный участок материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем судебном участке).

12.17.3. Представленные в судебный участок материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью, представленный материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата мирового судьи, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, при этом предварительно уведомив лицо, подавшее соответствующее заявление.

12.17.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата мирового судьи на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети и не имеющем доступа в сеть Интернет.

12.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания не заверяется.

12.17.6. После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником ответственным за работу архива делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

12.18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства, а также письменные справки по делам выдаются им работниками ответственными за работу архива на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция мирового судьи.

12.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная подписью мирового судьи и гербовой печатью.

12.18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.

12.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

12.18.4. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 22) устанавливается мировым судьей.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

12.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок по почте заказным письмом или с курьером.

12.20. Работник ответственный за работу архива обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать мировому судье.

До возвращения дела в судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В журнале выдачи дел из архива отмечается, когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение N 12).

12.21. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются мировым судьей.

13. Оборудование помещения архива судебного участка, режим хранения документов

13.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива судебного участка отводится специально оборудованное помещение.

13.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.

13.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.

13.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

13.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.

13.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.

13.7. Запрещается использование не приспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.

13.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации.

13.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

13.10. Ответственный работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.

13.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 метра, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 метра, остальных проходов - 70 - 80 см.

Целесообразно применять передвижные стеллажи.

13.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

13.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

13.14. В помещении архива категорически запрещается курение.

13.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.

13.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.

13.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50 до 60 процентов.

13.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям, которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

13.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

13.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

13.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

СОГЛАСОВАНО

Протокол Центральной экспертной комиссии

Центрального аппарата по организационному

обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я)

от "___" __________ 20__ г. N ______.

Приложение N 1

Внутренняя опись
документов ед. хр. N ______________

п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                       (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

                      _____________ _____________________________________

                        (подпись)            (расшифровка подписи)

Дата _____________ 20__г.

Приложение N 2

Лист-заверитель дела N _____

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________

_________________________________________________________________ листов,

                      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности работника
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Дата ___________________ 20 __г.

Приложение N 3

_______________________________________

   (наименование судебного участка)

Фонд N							УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
дел постоянного хранения специальная документация							(Ф.И.О., должность)
за				гг.
							(подпись)			(расшифровка подписи)
							Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ед. хр., __________________________________

                                            (цифрами и прописью)

сс N __________________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи _____________ _________________________________________

                    (подпись)           (расшифровка подписи)

Наименование должности

лица, ответственного за архив ___________ ______________________________

                               (подпись)       (расшифровка подписи)

Дата _____________ 20 __г.

УтвержденО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я)	Протокол ЭК судебного участка
от "__" ___________ 20___ г. N _____________	от "__" ____________ 20___ г. N __________

Приложение N 4

______________________________________

   (наименование судебного участка)

Фонд N							УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N
дел временного (свыше 10 лет) хранения специальная документация							(Ф.И.О., должность)
за				гг.
							(подпись)			(расшифровка подписи)
							Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ед. хр., __________________________________

                                            (цифрами и прописью)

N _____________________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи _____________ _________________________________________

                    (подпись)           (расшифровка подписи)

Наименование должности

лица, ответственного за архив ___________ ______________________________

                               (подпись)       (расшифровка подписи)

Дата _____________ 20 __г.

УтвержденО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я)	Протокол ЭК судебного участка
от "__" ___________ 20___ г. N _____________	от "__" ____________ 20___ г. N __________

Приложение N 5

______________________________________

   (наименование судебного участка)

АКТ						УТВЕРЖДАЮ
	N
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению						(Ф.И.О., должность)
						(подпись)			(расшифровка подписи)
						Дата

На основании ____________________________________________________________

             (название перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны  к уничтожению  как не имеющие  научно-исторической  ценности  и

утратившие практическое значение документы ______________________________

                                                  (название фонда)

_________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок дела)	Годы	Номер описи	Номер дела по описи	Количество дел	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _______________________________ ед. хр. за ___________________ годы

           (цифрами и прописью)

Опись дел постоянного хранения за ____________________ гг. утверждена ЦЭК

Центрального  аппарата   по  организационному   обеспечению  деятельности

мировых судей в РС (Я)

(протокол от _______________ 20 __ г. N _________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов           _____________ _____________________________

                                (подпись)       (расшифровка подписи)

Дата _______________ 20 __ г.

	СОГЛАСОВАНО
	Протокол ЭК судебного участка
	от "___" ____________ 20___ г. N ___________

Приложение N 6

______________________________________

   (наименование судебного участка)

Лист использования документов

Фонд N ________________ Опись N _______________ Дело N ____________________

Заголовок дела ____________________________________________________________

Дата использования	Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр)	N использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Приложение N 7

____________________________________

  (наименование судебного участка)

АКТ						УТВЕРЖДАЮ
		N				_______________________________ (Ф.И.О., должность)
(место составления)
проверки, наличия и состояния дел						(подпись)				(расшифровка подписи)
						Дата
(постоянного, временного хранения, по личному составу)
Фонд N

Основание _______________________________________________________________

          (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие

                                   и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии ___________________________________________________

                          (наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:__________________________________________________________

                      (наименование должностей, фамилии, инициалы)

Проверка проводилась с ____________________ по ____________________

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: _______________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

в  том числе  по описям,  утвержденным  (согласованным)  ЦЭК Центрального

аппарата, __________________________________________________________ дел.

                            (цифрами и прописью)

2. Всего не оказалось в наличии ____________________________________ дел,

                                         (цифрами и прописью)

в  том  числе по описям,  утвержденным  (согласованным)  ЦЭК Центрального

аппарата, ___________________________________________________________дел.

                            (цифрами и прописью)

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенных в итоговых записях описей _________________________ дел,

                                             (цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________

____________________________________________________________________ дел.

                      (цифрами и прописью)

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей _________________________ дел,

                                             (цифрами и прописью)

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ____________

____________________________________________________________________ дел.

                     (цифрами и прописью)

5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,

____________________________________________________________________ дел.

                     (цифрами и прописью)

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

____________________________________________________________________ дел.

                     (цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в описи

____________________________________________________________________ дел.

                     (цифрами и прописью)

8.  Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в

наличии ____________________________________________________________ дел,

                           (цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дезинфекции _________________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

8.2. требующих дезинсекции _________________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации _________________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки ________________________________ дел,

                                         (цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих текстов ________________________

____________________________________________________________________ дел,

                         (цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных ______________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки _______________________________ дел,

                                           (цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование _______________________________ дел.

                                          (цифрами и прописью)

9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные

отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N ...).

Проверку проводили:

________________________ ___________ ____________________________________

(наименование должности)  (подпись)        (расшифровка подписи)

________________________ ___________ ____________________________________

(наименование должности)  (подпись)        (расшифровка подписи)

________________________ ___________ ____________________________________

(наименование должности)  (подпись)        (расшифровка подписи)

Дата ___________________

Приложение N 8

Кому представляется ______________________

                    (наименование и адрес

                          получателя)

Паспорт
архива судебного участка на ________________ 20__ года
(указать период)

1. Общие сведения

Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. метров)	Загруженность архивохранилища (%)
1	2	3

2. Сведения о документах

Количество единиц хранения
всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЦЭК Центрального аппарата			Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
	начальная	конечная	всего	Крайние даты
				начальная	конечная
1	2	3	4	5	6	7	8

"___" __________ 20__ года

Мировой судья

судебного участка        ____________________________

                                  (подпись)

Фамилия и телефон исполнителя

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное;

отопление: центральное, печное, отсутствует;

стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет;

шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют;

сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет;

читальный зал: есть, нет;

температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

Приложение N 9

____________________________________

  (наименование судебного участка)

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
	N			_______________________________ (Ф.И.О., должность)
(место составления)
о неисправимых повреждениях документов				(подпись)					(расшифровка подписи)
				Дата
				Фонд N
					(название фонда)

В фонде обнаружены документы, признанные неисправимо поврежденными:

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Заголовок поврежденных ед. хр.	Крайние даты	Сущность и причины повреждения
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено неисправимо поврежденных _______________________ ед. хр.

                                           (цифрами и прописью)

Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Наименование должности

лица, ответственного за архив   _________________  ______________________

                                    (подпись)       (расшифровка подписи)

Дата ____________________

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я)	Протокол ЭК судебного участка
от "___" ____________ 20___ г. N _____________	от "___" ____________ 20___ г. N ___________

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности работника,

внесшего изменения в учетные документы ___________ ______________________

                                        (подпись)   (расшифровка подписи)

Дата ____________ 20__г.

Приложение N 10

____________________________________

  (наименование судебного участка)

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
	N			_______________________________ (Ф.И.О., должность)
(место составления)
о не обнаружении документов, пути розыска, которых исчерпаны				(подпись)				(расшифровка подписи)
				Дата

Фонд N __________________________________________________________________

                               (название фонда)

В результате ________________________________________________ установлено

отсутствие  в  фонде   перечисленных  ниже   дел,   предпринятые  архивом

всевозможные  меры  по розыску  дел положительных  результатов не дали, в

связи с чем считаем возможным снять с учета:

Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________________ ед. хр.

                     (цифрами и прописью)

Содержание  утраченных   материалов   может   быть   частично  восполнено

следующими ед. хр.: _____________________________________________________

                         (номера ед. хр. и их групповые заголовки)

_________________________________________________________________________

Наименование должности

лица, ответственного за архив _________________ _________________________

                                  (подпись)       (расшифровка подписи)

Дата _____________ 20 __г.

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Центрального аппарата по организационному обеспечению деятельности мировых судей в РС (Я)	Протокол ЭК судебного участка
от "___" ____________ 20___ г. N _____________	от "___" ____________ 20___ г. N ___________

Приложение N 11

____________________________________

  (наименование судебного участка)

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ N ___________

Начата _______________________ Окончена______________________

N п/п	Дата выдачи	Кому выдано, с какой целью	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого в _____________ году выдано из хранилища N ________________________

                                                   (цифрами и прописью)

__________________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись        ___________ _________________________

                                     (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата

Приложение N 12

Наименование судебного участка мирового судьи

Журнал
регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п	Автор запроса, исх. номер, дата, адрес, телефонный номер	Дата и регистрационный номер запроса	Содержание запроса	Название выданного документа (копия, выписка, справка и др.)	Дата и регистрационный номер выданного документа	Расписка в получении или дата отправки	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Приложение N 13

Наименование судебного участка

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ Начат ______________ Окончен ____________

N п/п	N фонда	N описи	Название описи	Количество дел в описи		Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
				постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения
1	2	3	4	5	6	8	9	10	11

     Всего хранится в архиве ____________________________ описей, из них:

                                 (цифрами и прописью)

постоянного хранения ___________________________________________________,

                                   (цифрами и прописью)

временного хранения (свыше 10 лет) _____________________________________,

                                           (цифрами и прописью)

в том числе поступило в _______ году ____________________________ описей,

                                        (цифрами и прописью)

в том числе выбыло в _______ году _______________________________ описей.

                                       (цифрами и прописью)

Работник, ответственный

за работу архива               Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 14

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                  (наименование государственного архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                     (наименование судебного участка)

_________________________________________________________________________

ДЕЛО N ________ ТОМ N ______________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                           (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                            (крайние даты)

                                          На _____________________ листах

                                          Хранить _______________________

                                                  (срок хранения в годах,

                                                  до какого года хранить)

Ф. N ______________
Оп. N ______________
Д. N ______________

                                       _________ (______________________)

                                        Подпись     Расшифровка подписи

Приложение N 15

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
"__" ___________	N	__________		_______________________________ (Ф.И.О., должность)
о технических ошибках в учетных документах				(подпись)			(расшифровка подписи)
Дата ________________________ Фонд N _________________

Название фонда __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

В ходе выполнения ________________________________ обнаружены технические

ошибки в записях ________________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ____

__________________________________________________________________ единиц

                    (цифрами, прописью)

хранения.

Примечания:

Наименование должности работника          Подпись    Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                          Подпись    Расшифровка подписи

Приложение N 16

___________________________________________

     (наименование судебного участка)

КАРТА - ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело ____________________________________________________________________

                               (N и название)

Опись ___________________________________________________________________

                               (N и название)

Фонд ____________________________________________________________________

                               (N и название)

Выдано во временное пользование:

N п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата	Подпись выдавшего дело	Подпись получившего дело
1	2	3	4	5	6

Приложение N 17

                                        Мировому судье

                                        _________________________________

                                        от ______________________________

                                        ________________________________,

                                           (Ф. И. О., процессуальное

                                           положение, данные документа,

                                            удостоверяющего личность и

                                                   полномочия)

                                        проживающего по адресу:

                                        _________________________________

                                        ________________________________,

                                        номер контактного телефона: _____

                                        _________________________________

Заявление
о выдаче копии судебного акта

     1. Прошу выдать мне копию(ии) судебных актов _______________________

_________________________________________________________________________

          (указание наименование и реквизиты судебного акта)

по делу _________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Подпись/Ф. И. О. (расшифровать):

     "__" ____________ 20__ г.

     2. Копию судебного акта получил ____________________________________

                                    (Ф. И. О. и подпись лица, получившего

                                           копию, дата выдачи копии)

     3. Выдал ___________________________________________________________

               (должность, Ф. И. О., подпись работника аппарата мирового

                        судьи, выдавшего судебное дело, дата)

Приложение N 18

                                        Мировому судье

                                        _________________________________

                                        от _____________________________,

                                             (Ф. И. О., процессуальное

                                            положение, данные документа,

                                             удостоверяющего личность и

                                                    полномочия)

                                        проживающего по адресу: _________

                                        ________________________________,

                                        номер контактного телефона: ______

                                        ________________________________

Заявление
о выдаче копии аудиозаписи судебного заседания

     1. Прошу выдать  мне  копию(ии) аудиозаписи судебного  заседания  по

делу ____________________________________________________________________

     Подпись/Ф. И. О. (расшифровать):

     "___" ___________ 20__ г.

     2. Электронный носитель информации прилагается.

     3. Копию электронного носителя получил _____________________________

                                              (Ф. И. О. и подпись лица,

                                           получившего копию, дата выдачи

                                                       копии)

     4. Выдал ___________________________________________________________

               (должность, Ф. И. О., подпись работника аппарата мирового

                      судьи, выдавшего электронный носитель, дата)

Приложение N 19

Наименование судебного участка

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
"__" ___________	N	__________		Мировой судья
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)
				(подпись)			(расшифровка подписи)
				Дата

     В ходе _____________________________________________________________

                                 (вид работы)

обнаружено ______________________________________________________________

                    (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

_________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок единицы хранения	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов	К какому фонду относится	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено _____________________________________________ документов

                           (цифрами и прописью)

Наименование должности работника     Подпись      Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                     Подпись      Расшифровка подписи

Приложение N 20

Размер 65 x 25 мм

Штамп "КОПИЯ ВЕРНА"
Для заверения соответствия копии судебного акта подлиннику

"Копия верна" подпись мирового судьи ________________ Наименование должности уполномоченного работника аппарата мирового судьи ______________________ (Инициалы, фамилия) "__" _______________ 20___ г.

Приложение N 21

Образец наклейки
с заверительной надписью, используемой при оформлении заверенных копий судебных актов

	Наименование судебного участка Мировой судья
	Пронумеровано и скреплено печатью ______ листов подпись ____________

Приложение N 22

Наименование судебного участка

     Справочные данные суда                                Адресат

   (почтовый адрес, телефон,

         телефон/факс)

       АРХИВНАЯ СПРАВКА

_______________ N _______________

     (дата)

На N __________ от ______________

Текст

Основание:

Мировой судья

(иное уполномоченного лицо)      Подпись        Расшифровка подписи

       Печать

Фамилия исполнителя

Номер телефона

Приложение N 23

Наименование судебного участка

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
"__" ___________	N	__________		Мировой судья
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)
				(подпись)			(расшифровка подписи)
				Дата

В ходе __________________________________________________________________

                                (вид работы)

обнаружено ______________________________________________________________

                    (в фонде, хранилище, рабочем помещении)

_________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок единицы хранения	Шифр (если есть)	Крайние даты	Количество листов	К какому фонду относится	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Итого обнаружено _____________________________________________ документов

                            (цифрами и прописью)

Наименование должности работника         Подпись     Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                         Подпись     Расшифровка подписи

Приложение N 24

Наименование судебного участка

АКТ				УТВЕРЖДАЮ
"__" ___________	N	__________		Мировой судья
о технических ошибках в учетных документах
				(подпись)			(расшифровка подписи)
				Дата

Фонд N _________________

Название фонда __________________________________________________________

_________________________________________________________________________

В ходе выполнения ________________________________ обнаружены технические

ошибки в записях ________________________________________________________

Название документа	Существующая запись	Следует записать
1	2	3

В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось) на ____

__________________________________________________________________ единиц

                   (цифрами, прописью)

хранения.

Примечания:

Наименование должности работника         Подпись    Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены.

Работник, ответственный

за работу архива                         Подпись    Расшифровка подписи