Приказ Министерства по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия) от 10 октября 2018 г. N 319-од "Об утверждении Положения о порядке работы с обращениями (запросами) граждан и организаций, приема граждан в Министерстве по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия)" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Министерства по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия)
от 10 октября 2018 г. N 319-од
"Об утверждении Положения о порядке работы с обращениями (запросами) граждан и организаций, приема граждан в Министерстве по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия)"

На основании Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Закона Республики Саха (Якутия) от 16.10.2003 83-3 N 155-III "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)":

1. Утвердить Положение о порядке работы с обращениями (запросами) граждан и организаций, приема граждан в Министерстве по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия) приложению к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу Положение о порядке работы с обращениями (запросами) граждан и организаций, приема граждан в Департаменте по внешним связям Республики Саха (Якутия), утвержденное приказом от 29.03.2017 N 86/1-од.

И.о. первого заместителя министра

В.Н. Васильев

Утверждено
приказом Министерства
по внешним связям и делам народов
Республики Саха (Якутия)
от "10" октября 2018 года N 319-од

Положение
о порядке работы с обращениями (запросами) граждан и организаций, приема граждан в Министерстве по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия)

I. Общие положения

1.1. Положение о порядке работы с обращениями (запросами) граждан и организаций, приема граждан в Министерстве по внешним связям и делам народов Республики Саха (Якутия) в новой редакции (далее - Положение и Министерство) устанавливает требования к организации работы по рассмотрению обращений (запросов) граждан и организаций, поступивших руководителю и его заместителям в письменной форме или в форме электронного документа, индивидуальных и коллективных, а также проведению личного приема граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане) руководителем и его заместителями, руководителями отделов Министерства.

1.2. Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией (Основным законом) Республики Саха (Якутия), Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", законом Республики Саха (Якутия) от 16.10.2003 83-3 N 155-III "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)", Методическими рекомендациями по учету, систематизации и обобщению обращений и запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, результатов их рассмотрения и принятых по ним мер в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденными заместителем Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, руководителем рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций 30 июля 2015 года N А1-3272в, и определяет единый порядок организации работы с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее соответственно - обращение, заявитель), а также запросами о деятельности Главы Республики Саха (Якутия), Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) и его заместителей (далее - запросы) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц.

1.3. Работа с обращениями (запросами), поступившими в Министерство является прямой служебной обязанностью руководителя и его заместителей, которые несут установленную законодательством ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращения (запроса).

1.4. Сотрудники Министерства, осуществляющие работу с обращениями (запросами) в порядке исполнения поручений должностных лиц или в порядке исполнения своих должностных обязанностей, считаются уполномоченными лицами и несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращений (запросов).

1.5. Положение не распространяется на поступившие обращения, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

1.6. Организация работы по учету обращений, контролю соблюдения порядка рассмотрения обращений, анализу и обобщению содержащейся в них информации, проведению проверок состояния работы с обращениями, приему граждан должностными лицами возлагается на Отдел финансово-правового обеспечения и государственной службы (далее - Отдел).

II. Прием, первичная обработка, регистрация обращений

2.1. Обращение (запрос) в Министерство может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, по телефону, посредством электросвязи, "прямых линий (эфиров)" и других форм устного общения с населением, в форме электронного документа по электронной почте (mvsdn@sakha.gov.ru), через официальный информационный портал Республики Саха (Якутия).

2.2. Учет устных и письменных обращений (запросов), обращений в форме электронного документа осуществляется специалистом 1 разряда сводного отдела экономического планирования, государственной гражданской службы и кадров в сроки, установленные законодательством.

2.3. В приемной осуществляется первичная обработка почты:

проверяется правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;

ошибочно поступившие (не по адресу) письменные обращения возвращаются на почту невскрытыми;

вскрывается конверт, проверяется наличие в нем текста письменного обращения и документов. Документы, поступившие с обращением (копии паспорта, военного билета, трудовой книжки и другие), являются приложением к обращению. В случае отсутствия самого текста письменного обращения, делается отметка в поле "краткое содержание" модуля "Обращения граждан" АИС "Дело");

составляется акт, в случае присутствия в конвертах денежных знаков, ценных бумаг (облигаций, акций и т.д.), оригиналов документов (паспорта, военного билета, свидетельств и т.д.), подарков или отсутствия документов, указанных в тексте письменного обращения.

2.4. Поступившие обращения и информация по результатам их рассмотрения подлежат регистрации и обработке в АИС "Дело";

проставляются регистрационные штампы, которые помещаются на лицевой стороне первого листа обращения или запроса в правом нижнем углу. В оттиске штампа указываются дата получения обращения и его регистрационный номер в АИС "Дело";

в регистрационно-контрольную карточку вносятся личные данные заявителя;

к регистрационно-контрольной карточке присоединяется электронный образ обращения;

составляется аннотация содержания обращения;

проводится проверка на повторность, многократность обращения;

обращению присваивается соответствующий номер.

2.5. Работа с устными обращениями (запросами) организована следующим образом:

- поступившими по телефону, осуществляется в соответствии с разделом VIII Положения;

- поступившими по результатам проведения личных приемов, выездных личных приемов, "прямых линий (эфиров)" и других форм устного общения с населением, подлежит регистрации в АИС "Дело" в течение 3 дней со дня проведения указанных мероприятий.

2.6. Обращение (запрос) в форме электронного документа в Министерство может поступить:

- по электронной почте (mvsdn@sakha.gov.ru);

- через модуль "Подать обращение" официального информационного портала Республики Саха (Якутия), без использования или с использованием Личного кабинета гражданина.

2.7. Обращения в форме электронного документа, поступившие в Министерство по электронной почте подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. При этом необходимо обращать внимание на следующие особенности:

2.7.1. В случае если в обращении указан только адрес электронной почты, то ответ направляется на соответствующий адрес электронной почты в форме электронного документа.

2.7.2. В случае если в обращении указан адрес электронной почты и почтовый адрес, то ответ направляется на почтовый адрес в письменной форме.

2.7.3. В любом из указанных случаев уведомление автору обращения может быть направлено по указанному адресу электронной почты в форме электронного документа.

2.7.4. Ответ подписывается должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. В связи с этим возможно использовать электронный образ личной подписи уполномоченного лица.

2.7.5. При собственноручном подписании ответа на официальном бланке для его направления автору обращения в форме электронного документа на адрес электронной почты в форме электронного документа необходимо преобразовать ответ на бумажном носителе в ответ в форме электронного документа путем сканирования, но при этом в адрес автора обращения направляется электронная копия ответа, а не его оригинал.

2.7.6. Если заявитель в обращении, поступившем в форме электронного документа, сообщает о последующем направлении документов и материалов, связанных с рассмотрением его обращения по почте, может быть принято одно из следующих решений:

- если в самом обращении, поступившем в форме электронного документа, содержатся факты и информация, достаточные для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов, обращение может быть рассмотрено в установленном порядке: направлено на рассмотрение по компетенции, либо принято к рассмотрению с направлением запроса о предоставлении документов и материалов, либо рассмотрено с направлением заявителю ответа по существу поставленного вопроса;

- если в самом обращении, поступившем в форме электронного документа, не содержатся факты и информация, достаточные для рассмотрения по существу поставленных в обращении вопросов, на обращение дается ответ. "Ваше обращение от дд.мм.гггг в адрес /на имя зарегистрировано дд.мм.гггг за N 00000. В обращении отсутствуют полные данные для его объективного рассмотрения, так как не поступили направленные Вами отдельно документы и материалы.". Обращение направляется в архив до поступления по почте документов и материалов, связанных с рассмотрением обращения, в регистрационно-контрольной карточке делается соответствующая пометка (например: "В дело. До поступления материалов)". После поступления документов и материалов, они регистрируются и рассматриваются с учетом первичного обращения, поступившего в форме электронного документа.

III. Направление обращения на рассмотрение по компетенции

3.1. Обращения вместе с регистрационно-контрольной карточкой направляются на предварительное рассмотрение первому заместителю руководителя, заместителю руководителя и руководителям отделов по компетенции.

3.2. Должностное лицо, после ознакомления с поступившим обращением принимает одно из следующих решений:

направить для рассмотрения и подготовки ответа по существу поставленного вопроса в структурные подразделения Министерства;

направить для рассмотрения и подготовки ответа заявителю по компетенции в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, в случае необходимости - запросить в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения;

направить для рассмотрения и подготовки ответа по существу в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации или их должностным лицам, в случае необходимости - запросить в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.

3.3. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

3.4. Письменное обращение по обжалованию актов Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), направляется соответствующим структурным подразделениям Министерства для рассмотрения и подготовки ответа, а также с информированием гражданина о принятом решении и при необходимости о порядке обжалования актов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.5. Письменное обращение по обжалованию решений, действий (бездействия) руководителей структурных подразделений Министерства или другого должностного лица структурного подразделения, направляются на рассмотрение и (или) для ответа гражданину первому заместителю, заместителю руководителя, который координирует деятельность структурного подразделения, действия (бездействия) должностных лиц которых обжалуются в полученном обращении.

3.6. Текст поручения должен содержать: наименование Министерства, фамилию и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

3.7. В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным действующим законодательством, невозможно направление жалобы на рассмотрение должностному лицу, в орган государственной власти, орган местного самоуправления, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, оно возвращается автору обращения с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

IV. Рассмотрение обращений

4.1. Обращение гражданина рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. В установленные 30 дней входит время на визирование, рассмотрение обращения по существу, подготовку проекта ответа, его согласование, подписание и направление ответа гражданину.

4.2. Письменное обращение, поступившее руководителю, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня его регистрации.

4.3. В случаях, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, ответственным за его рассмотрение, но не более чем на 30 дней. Гражданин письменно уведомляется о продлении срока рассмотрения его обращения, с указанием обоснования продления и даты окончания рассмотрения его обращения.

4.4. Обращение может рассматриваться должностным лицом непосредственно в Министерстве. Должностное лицо в пределах своей компетенции обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение, при необходимости запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного структурного подразделения Министерства, должностного лица, направляется ими в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

4.5. В случае, предусмотренном п. 3.3. настоящего Положения, если должностным лицом принято решение о направлении обращения для рассмотрения по компетенции в территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации или их должностным лицам, уполномоченное лицо уведомляет гражданина.

4.6. Отдел самостоятельно осуществляет подготовку ответов на следующие обращения:

если текст письменного обращения не поддается прочтению, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

при отсутствии возможности дать ответ по существу без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

4.7. При рассмотрении обращения несколькими государственными органами республики или должностными лицами, подготовку ответа (проекта ответа) гражданину, осуществляет должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, указанное в резолюции первым. Должностные лица, которым поручено совместное рассмотрение одного обращения, не позднее 5 рабочих дней до истечения срока его рассмотрения обязаны представить должностному лицу, указанному в резолюции первым, предложения и все необходимые документы для обобщения и подготовки сводного ответа (проекта ответа).

4.8. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и предыдущие направлялись им в один в тот же государственный орган республики или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

4.10. Должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, принявшее решение о прекращении переписки, уведомляет об этом гражданина, направившего обращение.

4.11. Последующее обращение гражданина с вопросом, по которому принято решение о прекращении переписки, регистрируется в приемной в соответствии с настоящим Положением, гражданину направляется уведомление о ранее принятом решении о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу с указанием регистрационного номера и даты ответа о прекращении переписки.

4.12. Должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4.13. Обращения с просьбами о личном приеме руководителя подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. При необходимости авторам направляются информация о порядке личного приема граждан руководителем и его заместителями.

4.14. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.15. После завершения рассмотрения обращения регистрационно-контрольная карточка, а также копия ответа и материалы, относящиеся к нему, передаются в приемную. Информация о завершении рассмотрения обращения вносится секретарем в АИС "Дело".

V. Требования к подготовке, оформлению ответа на обращение

5.1. Подготовленная исполнителем информация по результатам рассмотрения обращения и ответ заявителю должны соответствовать следующим требованиям:

информация по результатам рассмотрения обращения, на основании которой готовится ответ заявителю, должна содержать юридически обоснованный и мотивированный ответ на каждый поставленный в обращении вопрос со ссылками на законы и иные нормативные правовые акты;

ответ заявителю должен быть последовательным в изложении, содержать исчерпывающую информацию по всем поставленным в обращении вопросам;

при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе заявителю следует указывать, кем, когда и какие меры приняты или что будет предпринято для разрешения заявленных в обращении проблем с указанием конкретных сроков;

если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то следует указать, по каким причинам она не может быть удовлетворена или не могут быть приняты меры в установленные законодательством сроки;

в заключительной части информации по результатам рассмотрения обращения следует сообщить о времени, сроках и порядке информирования заявителя, а также мотивировать целесообразность снятия обращения с контроля или продления срока рассмотрения обращения с указанием окончательной даты его исполнения.

5.2. Ответы на обращения граждан регистрируются и направляются адресатам.

5.3. Информация о результатах рассмотрения обращений граждан (копии ответов гражданам) передается в приемную для учета и снятия с контроля.

5.4. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется Отделом в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Министерстве.

VI. Личный прием граждан

6.1. Прием граждан руководителем проводится по предварительной записи. Предварительную запись осуществляет специалист 1 разряда сводного отдела экономического планирования, государственной гражданской службы и кадров Республики Саха (Якутия). Руководитель осуществляет личный прием граждан в соответствии с утвержденным графиком личного приема граждан.

Информация о месте приема, порядке записи на личный прием, об установленных для приема днях и часах, лицах, ведущих прием, в обязательном порядке размещается на информационном стенде и сайте Министерства.

6.2. Прием граждан в ходе проведения общероссийского дня приема граждан в режиме видео-конференц-связи, аудиосвязи и иных видов связи осуществляется в порядке, определяемом Администрацией Президента Российской Федерации. При личном приеме граждан документы оформляются в соответствии с методическими рекомендациями и образцами форм документов, утвержденными Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций.

6.3. Личный прием граждан и рассмотрение устных обращений включают в себя:

оказание консультативно-правовой помощи гражданину;

определение существа вопросов, поднимаемых гражданами;

разъяснение гражданам, куда и в каком порядке им следует обратиться, если в устном обращении содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции Министерства;

определение должностных лиц Министерства, к компетенции которых относится решение поднимаемых гражданином вопросов, а также разъяснение порядка дальнейшего личного приема (в случае, если поднимаемый в устном обращении вопрос относится к компетенции должностных лиц Министерства);

отказ в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее гражданину был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

рассмотрение устных обращений по существу поднимаемых гражданами вопросов, устный ответ на устное обращение, данный с согласия гражданина.

6.4. Предварительная запись на личный прием руководителем и его заместителями, организация личного приема осуществляет секретарем приемной на основании письменного или устного обращения гражданина с изложением вопроса по существу.

6.5. Специалист 1 разряда сводного отдела экономического планирования, государственной гражданской службы и кадров осуществляет:

предварительную запись на личный прием;

документальное обеспечение, которое включает в себя: регистрацию устного обращения, составление карточки личного приема гражданина, внесение информации о результатах рассмотрения обращения в карточку личного приема гражданина и АИС "Дело". Образец карточки личного приема гражданина приведен в приложении N 6 к настоящему Положению;

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "приложении N 6" имеется в виду "приложении N 3"

подбор при повторных обращениях всех имеющихся в архиве материалов по предыдущим обращениям;

подбор необходимых документов, подготовку предложений по решению вопросов, обозначенных в обращении для доклада принимающему должностному лицу;

заносит в ходе личного приема содержание устных обращений и информацию о решениях (поручениях) должностного лица, ведущего прием в карточку личного приема гражданина;

прием в ходе личного приема письменных обращений гражданина с последующей регистрацией и рассмотрением в установленном порядке;

контроль рассмотрения устного и письменного обращения гражданина, поступившего во время личного приема, исполнение поручений, данных в ходе личного приема;

6.6. Секретарь приемной вправе:

в случае согласия заявителя направить его на беседу по договоренности в соответствующее подразделение Министерства;

приглашать для рассмотрения поставленных заявителем вопросов в отделах (по договоренности) Министерства;

определять необходимость записи на повторный прием, исходя из содержания ответа, полученного на предыдущем приеме. Запись на повторный прием к руководителю и его заместителям осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

6.7. По просьбе гражданина, оставившего письменное обращение, ему выдается извещение с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.

6.8. Во время личного приема должностное лицо, ведущее прием:

может дать ответ гражданину с его согласия устно в ходе личного приема, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина;

доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии по нему мер, уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ;

дает разъяснение гражданину, куда и в каком порядке ему следует обратиться, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного государственного органа, или должностного лица;

в ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если гражданину Министерством или должностным лицом ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, а новых доводов или обстоятельств в ходе личного приема гражданин не привел.

При этом гражданину должны быть разъяснены мотивы отказа и порядок обжалования принятого решения.

6.9. Прием граждан проводится в порядке очередности, преимущество первоочередного приема предоставляется ветеранам Великой Отечественной войны, гражданам, проживающим за пределами г. Якутска, беременным женщинам и кормящим матерям, инвалидам, лицам преклонного возраста.

6.10. Рассмотрение письменного обращения, принятого в ходе личного приема гражданина, осуществляется в соответствии с настоящим Положением.

6.11. Организацию проведения выездного личного приема граждан руководителя и его заместителями осуществляет Отдел совместно с соответствующими структурными подразделениями Министерства и администрациями муниципальных образований в соответствии с разделом IV Положения с учетом следующих особенностей:

- Министерство доводит до глав администраций муниципальных образований списки выезжающих представителей Министерства, администрация муниципального образования определяет предварительную дату, время, место проведения личного приема граждан руководителем и его заместителями;

- Администрация муниципального образования совместно с Отделом осуществляет предварительную запись граждан, участвующих в приеме и формирует соответствующий список;

- обращения граждан со всеми сопутствующими материалами и документами, карточкой личного приема гражданина, резолюцией должностного лица по итогам проведения выездного личного приема граждан руководителем и его заместителями передаются уполномоченными лицами в Отдел приема и контроля обращений граждан и организаций для регистрации и обработке в АИС "АдмСЭД".

VII. Контроль рассмотрения обращений и направления ответов заявителям в установленный срок. Анализ и обобщение результатов работы с обращениями

7.1. Постановка обращений на контроль осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7.2. Контролю подлежат обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов заявителя, а также обращения по вопросам, имеющим большую общественную значимость, касающимся жизни, здоровья и безопасности населения.

7.3. Контроль рассмотрения обращений в Министерство осуществляется с помощью АИС "Дело" в соответствии с требованиями правовых актов по контролю исполнения поручений руководителя и его заместителей и документов в Министерство.

7.4. Контроль соблюдения порядка рассмотрения обращений, поступивших в Министерство осуществляет Отдел.

Лица, осуществляющие такой контроль, имеют право:

запрашивать у исполнителей и их непосредственных руководителей необходимые сведения о ходе рассмотрения обращений;

знакомиться в установленном порядке с материалами, отражающими состояние рассмотрения обращений;

вносить соответствующим руководителям предложения по устранению недостатков, выявленных в ходе контроля рассмотрения обращений.

7.5. Обращение считается рассмотренным и снимается с контроля на основании отчета исполнителя и документированного подтверждения фактического рассмотрения по существу указанных в обращении вопросов, направления результатов гражданам любым способом доставки (по АИС "Дело", почтовой или фельдъегерской службой, на электронный адрес или факс).

Промежуточный ответ, равно как и запрос, по рассмотрению обращения не может служить основанием для признания обращения рассмотренным.

Для снятия обращения с контроля уполномоченное лицо представляет в Отдел копию ответа или другие материалы, свидетельствующие об исполнении поручения (справки, докладные записки и др.).

7.6. При поступлении от исполнителя обоснованной и мотивированной просьбы о продлении срока рассмотрения обращения (при направлении запроса в государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, при необходимости организации и проведения схода граждан, определения дополнительных источников финансирования, проведения мероприятий, требующих времени или источника информации для принятия решения по заявленным в обращении вопросам) он может быть продлен, но не более чем на 30 дней в соответствии с законодательством. При этом устанавливается новый срок контроля и вносится соответствующая корректировка по дате исполнения в АИС "Дело" после утверждения данного решения уполномоченным лицом. Одновременно исполнителем направляется заявителю уведомление о продлении срока рассмотрения обращения с обоснованием причин.

7.7. В случае если обращение не рассмотрено в установленный срок, оно признается не исполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем по рассмотрению обращения.

7.8. Отдел осуществляет систематизацию и обобщение ответов о результатах рассмотрения обращений, в том числе на личном приеме, на основе ответов структурных подразделений Министерства с учетом:

количества рассмотренных обращений;

формы ответа (письменная, в форме электронного документа, в устной форме (личный прием));

характера принятых по результатам рассмотрения обращений решений ("разъяснено", "не поддержано", "поддержано", в том числе анализируется ответ на предмет "меры приняты");

срока рассмотрения обращения (рассмотрено в установленные сроки, рассмотрено с нарушением сроков, продлен);

формы рассмотрения обращений (с выездом на место, с участием заявителя);

должностных лиц, подписавших ответ (руководитель органа, уполномоченное лицо);

принятия мер к должностным лицам за действие либо бездействие, повлекшее нарушение прав, свобод и законных интересов граждан (привлечены к ответственности, не привлечены к ответственности);

информации гражданам об итогах рассмотрения обращения (ответ не получен);

кратности обращений (повторное, многократное);

типа обращения (заявления, жалобы, предложения);

предмета ведения Российской Федерации;

канала поступления (почта, сеть "Интернет", личный прием, Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан, Правительство Российской Федерации, аппарат Полномочного представителя Президента в федеральном округе, приемная Президента Российской Федерации в субъекте Российской Федерации, Глава Республики Саха (Якутия), Правительство Республики Саха (Якутия);

практики информирования граждан об итогах рассмотрения обращения;

вопроса(ов), содержащихся в обращении, и шифров вопросов на основе типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан и анализа содержания обращения.

7.9. Отдел готовит информационно-аналитические материалы по обращениям граждан и результатам их рассмотрения на основе учетных данных за определенный период времени (год, полугодие, квартал, месяц).

7.10. Отдел обобщает результаты работы отделов с обращениями по итогам года, и представляет проект годового отчета для возможного рассмотрения на заседании коллегии Министерства и размещает информацию на официальной сайте Министерства в сети "Интернет" в течение 10 рабочих дней после отчетного периода.

VIII. Работа по рассмотрению устных обращений (запросов) граждан, поступивших по телефону

8.1. Работу по рассмотрению устных обращений (запросов) граждан, поступивших по телефону, ведут сотрудники всех отделов.

8.2. Сотрудники отделов при личном обращении вправе:

а) уточнять запрашиваемую информацию в целях предоставления заявителю более полной информации;

б) запрашивать у заявителя:

- его фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии);

- его номер телефона и (или) факса;

- наименование государственного органа, органа местного самоуправления либо фамилию или должность лица, которое, по мнению заявителя, имеет отношение к рассмотрению его устного обращения (запроса);

в) принимать решение:

- о предоставлении информации, предусмотренной пунктом 8.3 Положения;

- о принятии устного обращения в форме телефонограммы в порядке, установленном пунктами 2.3, 2.4 и 2.6 Положения;

- отказывать в предоставлении информации в случаях, предусмотренных пунктом 8.2.1 Положения;

8.2.1. Информация не предоставляется в случае, если:

а) содержание устного запроса не позволяет установить суть запрашиваемой информации;

б) при устном запросе:

- не сообщается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;

- не сообщается номер телефона и (или) факса, по которому можно связаться с заявителем;

- не сообщается наименование государственного органа либо фамилия или должность лица, которое, по мнению заявителя, имеет отношение к рассмотрению его устного запроса;

- высказываются нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

в) запрашиваемая информация:

- относится к информации ограниченного доступа; ранее предоставлялась заявителю;

- не относится к деятельности государственного органа или органа местного самоуправления;

- требует правовой оценки актов, принятых государственным органом, органом местного самоуправления, анализа деятельности государственного органа, его территориальных органов, органа местного самоуправления либо подведомственных организаций или проведения иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав заявителя;

- опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети "Интернет";

- касается деятельности судов и не предоставляется в соответствии с Федеральным законом от 22 декабря 2008 года N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации";

- требует осуществления мероприятий по ее сбору, обобщению или анализу.

8.3. По устному обращению (запросу) заявителя предоставляется информация:

а) о почтовом адресе и режиме работы приемных;

б) о порядке проведения личного приема заявителей должностными лицами;

в) об утвержденной дате и времени личного приема заявителей конкретным должностным лицом;

г) о порядке и сроках рассмотрения обращений и запросов заявителей;

д) о фамилии, имени и отчестве должностного лица, к полномочиям которого отнесены организация личного приема заявителей и обеспечение рассмотрения обращений;

е) о регистрационном номере поступившего обращения или запроса заявителя и о том, в какой соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или какому должностному лицу оно направлено на рассмотрение;

ж) о порядке обжалования действий (бездействия) должностных и уполномоченных лиц;

з) о почтовых адресах и справочных телефонах структурных подразделений государственных органов и органов местного самоуправления, обеспечивающих рассмотрение обращений и запросов заявителей;

и) иная информация, не требующая осуществления мероприятий по ее сбору, обобщению или анализу.

8.4. Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения информации принимаются ежедневно с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов, кроме выходных и праздничных дней, в предпраздничный день - с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 17.00 часов.

IX. Обжалование решений, действий (бездействий) в связи с рассмотрением обращения

Граждане вправе обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1
к Положению о порядке работы
с обращениями (запросами) граждан
и организаций, приема граждан
в Министерстве по внешним связям и делам
народов Республики Саха (Якутия)

Образец

                                             Статус: _______________

Министерство по внешним связям и делам народов
Республики Саха (Якутия)
РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

Кому: ___________________________________________________________________

Вид: ____________________________________________________________________

Ф.И.О.: _________________________________________________________________

Район: __________________________________________________________________

Адрес: __________________________________________________________________

Дата поступления: _________________ Регистр, номер N: ___________________

Льготный состав: _________________ Тип: _________________________________

Соц. положение:  __________________ Кол-во документов: __________________

Номер сопр. письма N: ______________ Кратность: _________________________

Шифр по классификатору

_________________________________________________________________________

0000.0000.0000.0000-

_________________________________________________________________________

Краткое содержание

_________________________________________________________________________

                              Содержание

Автор резолюции:

_________________________________________________________________________

                            Текст резолюции

_________________________________________________________________________

Срок исполнения; "__" ____________ 20__ г.

Дата передачи	Исполнитель	Информация исполнителя
Дата исполнения	Статус	Номер, исх.	Номер дела
Дата передачи	Исполнитель	Информация исполнителя
Дата исполнения	Статус	Номер, исх.	Номер дела

Приложение N 2
к Положению о порядке работы
с обращениями (запросами) граждан
и организаций, приема граждан
в Министерстве по внешним связям и делам
народов Республики Саха (Якутия)

Образец

Сопроводительное письмо

МИНИСТЕРСТВО ПО ВНЕШНИМ СВЯЗЯМ
И ДЕЛАМ НАРОДОВ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

Пр. Ленина, 30 г. Якутск, 677011,

тел.: (4112) 506-732, факс: (4112) 42-09-11

е-mail: mvsdn@sakha.gov.ru, http://mvsdn.sakha.gov.ru

Исх. N А18/____             _____________________________________________

                             фамилия, имя, отчество руководителя органа

                              исполнительной власти, органа местного

                                           самоуправления

от 00.00.0000

Срок ответа автору: 00.00.0000  _________________________________________

                               наименование органа исполнительной власти,

                                    органа местного самоуправления

Для сведения:                 ___________________________________________

                                    фамилия, имя, отчество заявителя

                              ___________________________________________

                              почтовый адрес заявителя, при отсутствии -

                                         электронный адрес

Краткое содержание:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Автор(ы): _______________________________________________________________

РЕЗОЛЮЦИЯ:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Приложение на л.

Руководитель                        Инициалы, фамилия руководителя Отдела

Приложение N 3
к Положению о порядке работы
с обращениями (запросами) граждан
и организаций, приема граждан
в Министерстве по внешним связям и делам
народов Республики Саха (Якутия)

Образец

Карточка личного приема гражданина

Дата приема "__" __________ 20__ г.

Ведущий прием:

_________________________________________________________________________

                (фамилия, инициалы, наименование должности)

Ф.И.О. заявителя: _______________________________________________________

Адрес гражданина: _______________________________________________________

Льготный состав _________________________________________________________

Социальное положение:

_________________________________________________________________________

Повторность: да/нет _________________ Количество обращений: _____________

Краткое содержание обращения: ___________________________________________

Результаты приема: ______________________________________________________

Отметка о получении письменного обращения во время приема: да/нет

Даны поручения:

_________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения, фамилии, инициалы исполнителей)

Содержание поручения:

Поручение на контроле: да/нет Срок исполнения "__" ______________ 20__ г.

Приложение:

Подпись лица, ведущего прием

Отметка об ответе заявителю:

_________________________________________________________________________

              (регистрационный номер и дата ответа,

_________________________________________________________________________

              наименование подразделения, исполнитель)

Отметка о снятии с контроля:

Фактический срок исполнения "__" _________ 20__ г.

                           Подпись специалиста