Раздел III. Подготовка проекта (программы)

Раздел III. Подготовка проекта (программы)

28. Основанием для начала стадии подготовки проекта (программы) является утверждение предложения по проекту (программе). Завершается этап подготовки проекта (программы) утверждением паспорта проекта (программы) и сводного плана проекта (программы).

29. Управленческие решения о завершении стадии подготовки проекта (программы) принимают Проектный комитет и куратор проекта (программы).

30. Стадия подготовки проекта (программы) включает в себя следующие действия (мероприятия):

1) определение состава команды проекта (программы);

2) проведение установочного совещания;

3) определение содержания и параметров проекта (программы);

4) формирование паспорта проекта (программы);

5) утверждение паспорта проекта (программы);

6) разработка и утверждение сводного плана проекта (программы).

Определение состава команды проекта (программы)

31. Определение состава команды проекта (программы) осуществляет руководитель проекта (программы).

32. Состав команды проекта (программы) определяется на основании информации о запланированном наборе работ с учетом компетенций, необходимых для их выполнения.

Если проект (программа) имеет несколько направлений по реализации, затрагивает несколько отраслей, по решению руководителя проекта (программы) в составе команды проекта (программы) могут создаваться рабочие группы.

33. Для определения участников команды проекта (программы) выступающим в качестве представителя нанимателя (работодателя) руководителям органов исполнительной власти Курганской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Курганской области, руководителям иных органов и организаций, иным лицам направляются запросы на выделение сотрудников для участия в проекте (программе).

34. Руководитель проекта (программы) формирует список участников команды проекта (программы), который содержит сведения о фамилии, имени, отчестве, должности привлекаемого в проект работника, его контактные данные (телефон, адрес электронной почты), и передает указанный список администратору проекта (программы).

Администратор проекта (программы) размещает список участников команды проекта (программы) в рабочей папке проекта (программы) в день поступления к нему соответствующего списка.

Проведение установочного совещания

35. Основной целью установочного совещания является ознакомление участников команды проекта (программы) с проектом (программой) и его (ее) задачами.

36. Установочное совещание проводится руководителем проекта (программы) с участием функционального заказчика проекта (программы), куратора проекта (программы) и участников команды проекта (программы).

Решения, принятые на установочном совещании, оформляются протоколом.

37. На установочном совещании определяется порядок взаимодействия (цели, способы и периодичность коммуникации) участников команды проекта (программы). Данный порядок впоследствии отражается в плане коммуникаций сводного плана проекта (программы).

Определение содержания и параметров проекта (программы)

38. Содержание и параметры проекта (программы), необходимые для формирования паспорта проекта (программы), определяются руководителем проекта (программы) совместно с участниками команды проекта (программы).

При необходимости руководитель проекта (программы) может привлекать к указанной работе экспертную группу, сформированную ведомственным проектным офисом соответствующего органа исполнительной власти Курганской области.

39. В целях определения содержания и параметров проекта (программы) руководитель проекта (программы) организует работу участников команды проекта (программы) по:

1) уточнению целей проекта (программы), формулированию критериев успеха проекта (программы);

2) сбору требований и описанию результатов проекта (программы);

3) определению состава и длительности работ по проекту (программе) путем детализации задач проекта (программы), логических и (или) технологических взаимосвязей между ними;

4) оценке планируемого бюджета, необходимого для реализации проекта (программы), детализации расходов проекта (программы) по статьям расходов и периодам времени расходования средств;

5) выработке мер реагирования в отношении рисков и возможностей проекта (программы).

40. При необходимости руководитель проекта (программы) принимает меры, направленные на включение проекта (программы) в государственные программы Курганской области и иные программы.

41. В случае необходимости осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения реализации отдельных мероприятий по проекту (программе) руководитель проекта (программы) принимает меры, направленные на осуществление процедур, предусмотренных законодательством о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Формирование паспорта проекта (программы)

42. По результатам проведенных мероприятий, указанных в пунктах 31-41 настоящего Регламента, руководитель проекта (программы) совместно с командой проекта (программы) формирует паспорт проекта по форме согласно приложению 3 к настоящему Регламенту либо программы по форме согласно приложению 4 к настоящему Регламенту и в соответствии с требованиями к его содержанию, установленными методическими рекомендациями регионального проектного офиса.

Срок подготовки паспорта проекта (программы) составляет не более 45 рабочих дней со дня утверждения предложения по проекту (программе) Проектным комитетом (если иной срок не установлен в протоколе Проектного комитета).

43. Паспорт проекта (программы) подлежит согласованию с региональным проектным офисом, функциональным заказчиком проекта (программы) и куратором проекта (программы).

На согласование паспорта проекта (программы) лицам, осуществляющим согласование, отводится 3 рабочих дня со дня получения соответствующих документов.

При наличии замечаний к паспорту проекта (программы) руководитель проекта (программы) обеспечивает их устранение, повторное или дополнительное согласование указанного документа (в том числе по указанию регионального проектного офиса в соответствии с направленными им замечаниями).

44. Руководитель проекта (программы) в течение 2 рабочих дней со дня окончания согласования паспорта проекта (программы) направляет его в региональный проектный офис для рассмотрения Проектным комитетом.

45. В случае необходимости продления срока подготовки паспорта проекта (программы) или невозможности (нецелесообразности) выполнения дальнейших работ по проекту (программе) руководитель проекта (программы) представляет в региональный проектный офис обоснование причин продления срока подготовки паспорта проекта (программы) или прекращения разработки паспорта проекта (программы).

Вопрос о прекращении работ по проекту (программы) выносится региональным проектным офисом на заседание Проектного комитета.

Утверждение паспорта проекта (программы)

46. Проектный комитет рассматривает паспорта проектов (программ), поступившие только от регионального проектного офиса.

47. По результатам рассмотрения паспорта проекта (программы) Проектный комитет принимает одно из следующих решений:

1) об утверждении паспорта проекта (программы);

2) о доработке паспорта проекта (программы);

3) о прекращении работ по проекту (программе).

При принятии решения об утверждении паспорта проекта (программы) в протоколе может быть указан срок подготовки сводного плана проекта (программы).

48. Региональный проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня проведения заседания Проектного комитета направляет копию протокола заседания и утвержденный паспорт проекта (программы) руководителю проекта (программы).

49. Руководитель проекта (программы) уведомляет участников команды проекта (программы), функционального заказчика проекта (программы) и куратора проекта (программы) о принятом Проектным комитетом решении в течение 1 рабочего дня со дня принятия соответствующего решения.

50. В случае принятия решения о доработке паспорта проекта (программы) руководитель проекта (программы) в течение 10 рабочих дней со дня принятия соответствующего решения дорабатывает паспорт проекта (программы) и представляет его в региональный проектный офис в порядке, установленном настоящим Регламентом.

51. Региональный проектный офис регистрирует проекты (программы), паспорта по которым утверждены Проектным комитетом, в реестре региональных проектов (программ), который ведется на бумажном и электронном носителях по форме согласно приложению 5 к настоящему Регламенту.

52. Региональный проектный офис размещает утвержденный паспорт проекта (программы) в сети "Интернет".

Разработка и утверждение сводного плана проекта (программы)

53. После утверждения паспорта проекта (программы) руководитель проекта (программ) совместно с участниками команды проекта (программы) разрабатывает сводный план проекта (программы) по форме согласно приложению 6 к настоящему Регламенту и в соответствии с требованиями к его содержанию, установленными методическими рекомендациями регионального проектного офиса.

54. Сводный план проекта (программы) включает в себя:

- план-график;

- план финансового обеспечения;

- план коммуникаций;

- план управления изменениями.

55. Срок подготовки сводного плана проекта (программы) составляет не более 15 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта (программы) Проектным комитетом (если иной срок не установлен в протоколе Проектного комитета).

56. Руководитель проекта детализирует сводный план проекта (программы) в части задач, мероприятий и их финансового обеспечения проекта (программы) до уровня, позволяющего оценить стоимость и длительность каждого мероприятия и назначить ответственного исполнителя. При этом продолжительность периода, в пределах которого детализируется сводный план проекта (программы), должна составлять не менее 1 года либо до момента завершения проекта (программы).

Дальнейшая детализация сводного плана проекта (программы) осуществляется руководителем проекта (программы) на стадии реализации проекта (программы) в соответствии с требованиями настоящего пункта Регламента.

Внесение соответствующих изменений в сводный план проекта (программы) осуществляется руководителем проекта (программы) посредством подготовки запроса на изменение проекта (программы).

57. Сводный план проекта (программы) подлежит согласованию с региональным проектным офисом и функциональным заказчиком проекта (программы).

На согласование сводного плана проекта (программы) лицам, осуществляющим согласование, отводится 3 рабочих дня со дня получения соответствующих документов.

При наличии замечаний к сводному плану проекта (программы) руководитель проекта (программы) обеспечивает их устранение, повторное или дополнительное согласование указанного документа (в том числе по указанию регионального проектного офиса в соответствии с направленными им замечаниями).

58. Согласованный сводный план проекта (программы) утверждается куратором проекта (программы).

Срок для утверждения сводного плана проекта (программы) куратором проекта (программы) составляет не более 3 рабочих дней со дня получения соответствующих документов.

59. Администратор проекта (программы) размещает утвержденный паспорт проекта (программы), протокол заседания Проектного комитета, утвержденный сводный план проекта (программы), а также другие документы по проекту (программе), разработанные на стадии подготовки проекта (программы), в рабочей папке проекта (программы) в день поступления к нему соответствующих документов.

Администратор проекта (программы) направляет скан-образ утвержденного сводного плана проекта (программы) в региональный проектный офис в течение 3 рабочих дней со дня его утверждения.