Указ Губернатора Курганской области от 2 октября 2018 г. N 216 "О внесении изменений в указ Губернатора Курганской области от 5 марта 2011 года N 72 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Курганской области"

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Правительстве Курганской области постановляю:

1. Внести в приложение к указу Губернатора Курганской области от 5 марта 2011 года N 72 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Курганской области" следующие изменения:

1) в раздел III:

параграф 2 главы 4 дополнить пунктом 41.1 следующего содержания:

"41.1. Если подготавливаемый проект правового акта Губернатора Курганской области влечет за собой внесение изменений в другие правовые акты Губернатора Курганской области, эти изменения включаются в подготавливаемый проект правового акта Губернатора Курганской области или представляются одновременно с ним в виде самостоятельного проекта правового акта Губернатора Курганской области.";

пункт 52 параграфа 3 изложить в следующей редакции:

"52. Если подготавливаемый проект правового акта Правительства Курганской области влечет за собой внесение изменений в другие правовые акты Правительства Курганской области, эти изменения включаются в подготавливаемый проект правового акта Правительства Курганской области или представляются одновременно с ним в виде самостоятельного проекта правового акта Правительства Курганской области.";

2) раздел V изложить в следующей редакции:

"Раздел V. Организация работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в Правительстве Курганской области

Глава 13. Организация работы с письменными обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц

§1. Прием и регистрация письменных обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц

216. Делопроизводство по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), ведется в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

217. Прием письменных обращений специалистами отдела по работе с обращениями граждан управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области (далее - отдел по работе с обращениями граждан) осуществляется ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

При приеме письменного обращения от гражданина лично по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения ставится штамп отдела по работе с обращениями граждан с указанием даты приема обращения, фамилии и телефона специалиста отдела по работе с обращениями граждан.

218. Письменные обращения, поступившие в отдел документационного обеспечения управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области (далее - отдел документационного обеспечения), передаются в отдел по работе с обращениями граждан ежедневно в 11:00 и 16:00.

Выемка письменных обращений из ящика для обращений, установленного в фойе здания Правительства Курганской области, производится ежедневно в 11:00 и 16:00.

219. Обращения в форме электронных документов поступают в отдел по работе с обращениями граждан посредством заполнения формы обращения на официальном сайте Правительства Курганской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", электронной почты Правительства Курганской области, межведомственного электронного документооборота через автоматизированную систему Российской Федерации "Обращения граждан" системы защищенного обмена на базе VipNet (далее - МЭДО) из Администрации Президента Российской Федерации.

Работа с обращениями в форме электронных документов ведется так же, как с письменными обращениями.

220. Письменные обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Правительство Курганской области специалистами отдела по работе с обращениями граждан.

Конверты к письменным обращениям сохраняются в случаях, если:

конверт позволяет установить адрес отправителя;

на конверте имеется почтовый штемпель, подтверждающий дату отправления и получения обращения.

221. Регистрация письменного обращения осуществляется в системе электронного документооборота "Письма и обращения граждан" (далее - СЭД "Письма и обращения граждан") путем присвоения ему порядкового номера с созданием его электронной карточки.

222. На лицевой стороне первого листа письменного обращения в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп отдела по работе с обращениями граждан с указанием регистрационного номера и даты регистрации.

223. В случаях отсутствия отдельных листов в письменном обращении или в приложении к нему, отсутствия приложения при наличии ссылки на него в тексте обращения, обнаружения посторонних вложений специалистами отдела по работе с обращениями граждан составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему обращению, другой направляется автору обращения (заявителю) вместе с посторонним вложением при его наличии.

224. При регистрации письменного обращения в СЭД "Письма и обращения граждан" обязательны для заполнения следующие реквизитные поля:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина или представителя объединения граждан, наименование юридического лица, почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, дата регистрации обращения. Если письменное обращение подписано несколькими авторами (коллективное обращение), то регистрируется первый по списку автор и делается отметка "и другие";

2) вид обращения (заявление, жалоба, предложение), кратность поступления (повторное);

3) наименование государственного органа, в который адресовано обращение;

4) вид контроля (контроль, срочное, без контроля);

5) тема обращения согласно тематическому классификатору СЭД "Письма и обращения граждан";

6) аннотация (краткое изложение) содержания обращения;

7) должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения;

8) содержание поручения о рассмотрении обращения;

9) срок рассмотрения обращения.

§2. Рассмотрение письменного обращения

225. В день регистрации письменное обращение и карточка вопроса по обращению, сформированная в СЭД "Письма и обращения граждан" (далее - карточка вопроса), передаются Губернатору Курганской области, первому заместителю Губернатора Курганской области, заместителю Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителю Аппарата (далее также - должностные лица, ответственные за рассмотрение обращения) в соответствии с распределением обязанностей для принятия решения о рассмотрении обращения.

226. В течение одного рабочего дня должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, оформляет поручение о рассмотрении обращения на карточке вопроса.

Поручение о рассмотрении обращения содержит фамилию и инициалы исполнителя, предписываемое действие и срок рассмотрения обращения, личную подпись должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, дату оформления поручения, отметку о постановке обращения на контроль в Правительстве Курганской области.

Основанием для постановки письменного обращения на контроль в Правительстве Курганской области является решение должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, о постановке обращения на контроль в Правительстве Курганской области.

Постановке на контроль в Правительстве Курганской области в обязательном порядке подлежат письменные обращения:

поставленные на контроль в Администрации Президента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации, Аппарате Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарате Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и других федеральных органах государственной власти;

коллективные обращения;

обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, содержатся вопросы защиты прав детей, сообщения с возможных авариях и иных чрезвычайных ситуациях, вопросы, имеющие общественное значение.

Запросы государственных органов, органов местного самоуправления рассматривающих обращение, о предоставлении материалов и документов по обращению, необходимых для подготовки ответа, также подлежат постановке на контроль в Правительстве Курганской области.

На письменных обращениях, поставленных на контроль в Правительстве Курганской области, ставится штамп "контроль".

227. Письменное обращение, в котором обжалуется решение Органа власти, направляется должностным лицом, ответственным за рассмотрение обращения, для рассмотрения по существу заместителю Губернатора Курганской области, координирующему деятельность соответствующего Органа власти. В случае если руководителем Органа власти, решение которого обжалуется, является заместитель Губернатора Курганской области, письменное обращение направляется для рассмотрения по существу первому заместителю Губернатора Курганской области.

228. В случае если в тексте поручения о рассмотрении обращения вместо даты исполнения или периода времени имеется указание "Срочно", поручение подлежит исполнению в трехдневный срок. Указание "Оперативно" предусматривает десятидневный срок исполнения поручения о рассмотрении обращения с даты регистрации письменного обращения.

229. Поручение о рассмотрении обращения вносится в течение одного рабочего дня специалистом отдела по работе с обращениями граждан в СЭД "Письма и обращения граждан".

230. Специалист отдела по работе с обращениями граждан направляет исполнителю оригинал письменного обращения, контрольную карту к нему, сформированную в СЭД "Письма и обращения граждан", с поручением о рассмотрении обращения, отметкой о постановке на контроль в Правительстве Курганской области, сроке рассмотрения обращения.

Обращение и контрольная карта к нему направляются нескольким исполнителям в виде копий всех документов одновременно.

В случае если письменное обращение направляется для рассмотрения по компетенции в государственные органы, органы местного самоуправления, специалист отдела по работе с обращениями граждан оформляет сопроводительное письмо о направлении обращения на бумажном носителе по первому адресу в подлиннике, по второму и последующим - в копиях.

231. В срок рассмотрения письменного обращения входит время на рассмотрение обращения по существу, подготовку проекта ответа автору обращения (заявителю), его согласование, подписание и направление ответа автору обращения (заявителю).

В случае если окончание срока рассмотрения письменного обращения приходится на нерабочий день, днем окончания срока его рассмотрения считается предыдущий рабочий день.

В случае продления срока рассмотрения письменного обращения исполнитель одновременно уведомляет автора обращения (заявителя) о продлении срока. Специалист отдела по работе с обращениями граждан вносит информацию о продлении срока рассмотрения письменного обращения в СЭД "Письма и обращения граждан".

231.1. В случае поступления письменного обращения после принятия решения о прекращении переписки и уведомления об этом автора обращения (заявителя), не содержащего новых доводов и обстоятельств, оно подлежит регистрации. Должностное лицо, принявшее решение о прекращении переписки, закрывает письменное обращение "в дело" отметкой "Переписка прекращена".

§3. Подготовка и оформление результатов рассмотрения письменных обращений

231.2. Ответственность за качество, объективность, полноту и соблюдение срока рассмотрения обращения несет исполнитель.

231.3. Подготовку ответа на письменное обращение автору обращения (заявителю) осуществляет исполнитель, указанный в поручении о рассмотрении обращения первым (или единственным).

231.4. В ответе указываются наименование органа исполнительной власти Курганской области, осуществлявшего рассмотрение обращения, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя, номер и дата регистрации обращения.

В тексте ответа четко и последовательно излагаются исчерпывающие разъяснения с правовым обоснованием всех поставленных вопросов. При подтверждении сведений о нарушении прав автора обращения (заявителя) в ответе указываются меры, принятые по устранению выявленных нарушений, при необходимости разъясняется право и порядок обжалования принятого по обращению решения. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению.

231.5. В случае совместного рассмотрения одного письменного обращения несколькими исполнителями, не позднее пяти рабочих дней до истечения срока его рассмотрения исполнители обязаны представить исполнителю, указанному в поручении о рассмотрении обращения первым, предложения и все необходимые документы для обобщения и подготовки сводного проекта ответа на обращение.

В тексте ответа на обращение указывается о совместном рассмотрении обращения несколькими органами исполнительной власти Курганской области. Ответ на обращение подписывает исполнитель, указанный в поручении о рассмотрении обращения первым, за исключением случая, предусмотренного абзацем третьим настоящего пункта. Второй экземпляр ответа визируется всеми исполнителями.

В случае если исполнителем является руководитель структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, то ответ на обращение подписывает должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения.

231.6. Ответы в федеральные органы государственной власти о результатах рассмотрения письменных обращений, поставленных на контроль в федеральных органах государственной власти, готовятся на бланке Правительства Курганской области за подписью должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения.

При ответе в федеральные органы государственной власти дается ссылка на исходящий номер сопроводительного письма к обращению и прилагается копия письменного ответа, направленного автору обращения (заявителю).

231.7. Регистрация ответов в федеральные органы государственной власти о результатах рассмотрения обращений, поставленных на контроль в федеральных органах государственной власти, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Отправка зарегистрированных ответов осуществляется отделом документационного обеспечения фельдъегерской связью.

Ответы в Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций о результатах рассмотрения письменных обращений, поставленных на контроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, регистрируются и отправляются отделом по работе с обращениями граждан в электронном виде по системе МЭДО.

Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, с электронного адреса органа исполнительной власти Курганской области, осуществлявшего рассмотрение обращения.

В случае если в обращении не указано иное, ответ на коллективное обращение направляется автору обращения (заявителю), указанному в обращении первым, с просьбой довести содержание ответа до остальных обратившихся заявителей.

Регистрация ответов на обращения, подготовленных специалистами Аппарата Правительства Курганской области, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан. Отправка зарегистрированных ответов осуществляется почтовой связью отделом документационного обеспечения не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации ответа.

Фамилия, имя, отчество адресата, почтовый адрес для направления ответа и регистрационный номер ответа на обращение заносятся специалистом отдела по работе с обращениями граждан в реестр отправки документов.

231.8. После направления ответа на обращение должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения, принимает решение о закрытии обращения "в дело" или о постановке на контроль принятия мер по разрешению вопроса, изложенного в обращении.

О принятии мер по разрешению вопроса, изложенного в обращении, исполнитель готовит доклад в адрес должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, и информирует автора обращения (заявителя).

231.9. После принятия решения о закрытии обращения "в дело" специалист отдела по работе с обращениями граждан в течение одного рабочего дня заносит в СЭД "Письма и обращения граждан" отметку о результате рассмотрения обращения:

"поддержано", в том числе "меры приняты", - принято решение о целесообразности предложения, об обоснованности и удовлетворении обращения, при этом выполнены действия до полного фактического разрешения вопроса, изложенного в обращении;

"разъяснено" - принято решение об информировании о порядке реализации предложения или удовлетворения обращения;

"не поддержано" - принято решение о нецелесообразности предложения, о необоснованности и неудовлетворении обращения;

"оставлено без ответа" - принято решение об оставлении обращения без ответа.

231.10. После принятия должностным лицом, ответственным за рассмотрение обращения, решения о закрытии обращения "в дело" специалист отдела по работе с обращениями граждан формирует дело по обращению.

Дело по обращению формируется из следующих документов: ответ на обращение с решением должностного лица, ответственного за рассмотрение обращения, о закрытии обращения "в дело", подлинник текста обращения, материалы относящиеся к рассмотрению обращения, карточка вопроса с поручением о рассмотрении обращения.

231.11. Дела по обращениям хранятся в отделе по работе с обращениями граждан пять лет, а по истечении срока их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

231.12. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализ содержания поступающих обращений и принятие мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан осуществляет в пределах своей компетенции отдел по работе с обращениями граждан

Глава 14. Личный прием граждан

231.13. Личный прием граждан осуществляется Губернатором Курганской области, заместителями Губернатора Курганской области и уполномоченными на то лицами.

231.14. График личного приема Губернатором Курганской области, заместителями Губернатора Курганской области и уполномоченными на то лицами (информация о месте приема, порядке записи на прием, а также об установленных для приема днях и часах) размещается на информационном стенде в помещении общественной приемной Губернатора Курганской области отдела по работе с обращениями граждан управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области (далее - общественная приемная Губернатора Курганской области), в средствах массовой информации, на официальном сайте Правительства Курганской области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

231.15. Запись на личный прием и организация личного приема Губернатором Курганской области, первым заместителем Губернатора Курганской области, заместителем Губернатора Курганской области по социальной политике, руководителем Аппарата (далее также - должностные лица, осуществляющие личный прием) осуществляется ежедневно, кроме выходных и нерабочих праздничных дней, в общественной приемной Губернатора Курганской области.

231.16. Запись на личный прием осуществляется при обращении гражданина в устной, письменной или электронной форме.

231.17. В случае обращения гражданина о записи на личный прием в устной форме специалист общественной приемной Губернатора Курганской области осуществляет запись на личный прием к должностному лицу, осуществляющему личный прием, в соответствии с графиком личного приема, и сообщает гражданину о дате, месте и времени личного приема.

В случае обращения гражданина о записи на личный прием в письменной или электронной форме специалист общественной приемной Губернатора Курганской области осуществляет запись на личный прием к должностному лицу, осуществляющему личный прием, в соответствии с графиком личного приема, и в течение десяти дней со дня регистрации обращения уведомляет автора обращения (заявителя) в письменной форме за подписью руководителя Аппарата о записи на личный прием к должностному лицу, осуществляющему личный прием, с указанием даты, места и времени личного приема.

231.18. При подготовке личного приема специалист общественной приемной Губернатора Курганской области заполняет карточку личного приема, которая формируется в СЭД "Письма и обращения граждан".

Обязательны для заполнения следующие реквизитные поля карточки личного приема:

1) фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

2) адрес, телефон (при наличии);

3) тема обращения согласно тематическому классификатору СЭД "Письма и обращения граждан";

4) аннотация (краткое изложение) устного обращения;

5) должностное лицо, осуществляющее личный прием;

6) срок рассмотрения обращения.

231.19. Образец карточки личного приема приведен в приложении 31 к настоящей Инструкции.

231.20. Регистрационный номер устного обращения проставляется в правом верхнем углу карточки личного приема. Регистрационный номер состоит из первой буквы фамилии гражданина, порядкового номера обращения и буквы "у", например: N А-121-у.

231.21. При подготовке личного приема специалист общественной приемной Губернатора Курганской области формирует список граждан на личный прием и комплект документов по каждому устному обращению.

Комплект документов содержит:

1) карточку личного приема;

2) копию письменного обращения с приложениями (при наличии);

3) справку о результатах рассмотрения поставленных в устном обращении вопросов государственными органами, организациями или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (при наличии);

4) копии ответов, направленных гражданину по результатам рассмотрения его письменных обращений государственными органами, организациями или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (при наличии);

5) проект решения по итогам личного приема.

231.22. На личный прием могут приглашаться заместители Губернатора Курганской области, руководители Органов власти, главы муниципальных образований Курганской области, иные должностные лица.

231.23. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина "Разъяснено" и ставится личная подпись должностного лица, осуществляющего личный прием, личная подпись гражданина.

В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в устном обращении вопросов.

231.24. В случаях, предусмотренных абзацем вторым пункта 231.23 настоящей Инструкции, должностное лицо, осуществляющее личный прием, по окончании личного приема доводит до сведения гражданина принятое им решение, которое заносится в карточку личного приема в виде поручения о рассмотрении обращения.

Поручение о рассмотрении обращения содержит фамилию и инициалы исполнителя, предписываемое действие и срок рассмотрения обращения, личную подпись должностного лица, осуществляющего личный прием, дату оформления поручения, отметку о постановке обращения на контроль в Правительстве Курганской области.

231.25. Поручение о рассмотрении обращения вносится в течение одного рабочего дня специалистом общественной приемной Губернатора Курганской области в СЭД "Письма и обращения граждан".

Копия карточки личного приема с поручением о рассмотрении обращения, материалы, относящиеся к рассмотрению обращения (при наличии), направляются исполнителю специалистом общественной приемной Губернатора Курганской области в течение одного рабочего дня со дня личного приема.

231.26. Исполнитель в течение 30 дней со дня личного приема, если иной срок не указан в поручении о рассмотрении обращения, направляет в адрес гражданина письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов и представляет доклад об исполнении поручения о рассмотрении обращения должностному лицу, осуществляющему личный прием.

231.27. В случае если поручение дано нескольким исполнителям, доклад об исполнении поручения представляет исполнитель, указанный в поручении первым, если в поручении не определено иное. Второй экземпляр доклада визируется всеми исполнителями.

Доклад об исполнении поручения должен содержать информацию о конкретных мерах, принятых для обеспечения исполнения поручения, характеристику конкретных результатов его исполнения, информацию о направлении письменного ответа гражданину.

231.28. Поручение о рассмотрении обращения снимается с контроля должностным лицом, осуществляющим личный прием, на основании доклада об исполнении поручения. Должностное лицо принимает решение о закрытии обращения "в дело" или о постановке на контроль принятия мер по разрешению вопроса, изложенного в обращении.

231.29. О принятии мер по разрешению вопроса, изложенного в обращении, исполнитель готовит доклад в адрес должностного лица, осуществляющего личный прием, и информирует гражданина.

231.30. После принятия должностным лицом, осуществляющим личный прием, решения о закрытии обращения "в дело" специалист общественной приемной Губернатора Курганской области заносит в СЭД "Письма и обращения граждан" отметку о результате рассмотрения обращения в соответствии с п. 231.9 настоящей Инструкции.

231.31. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, регистрируются и рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".".

2. Контроль за исполнением настоящего указа возложить на заместителя Губернатора Курганской области - руководителя Аппарата Правительства Курганской области.