Глава 1. Прием и регистрация поступающих документов ограниченного распространения

Глава 1. Прием и регистрация поступающих документов ограниченного распространения

38. Прием и регистрация документов ограниченного распространения, поступающих в Администрацию города Кургана, ее орган или подведомственное учреждение, осуществляется служащим, в должностной инструкции которого предусмотрены обязанности по регистрации документов ограниченного распространения.

39. При поступлении документа ограниченного распространения необходимо:

- проверить наличие пометки "Для служебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата, наличие номеров документов, наименование отправителя;

- при получении документа ограниченного распространения в конверте проверить целостность упаковки, соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (при их наличии) указанным на конверте и сопроводительном документе (реестре);

- расписаться с указанием инициалов и фамилии в сопроводительном документе за принятые конверты с проставлением даты (при необходимости - времени).

Если на конверте указан другой адресат, то он не принимается.

40. После вскрытия конверта проверяется количество листов вложенного документа ограниченного распространения, при наличии к ним приложений - соответствие номеров приложений, номеров экземпляров, количества листов приложения указанным в документе ограниченного распространения (сопроводительном документе), наличие на документе ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" или "ДСП".

41. При несоответствии на конверте и (или) в документе ограниченного распространения регистрационных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документа ограниченного распространения, а также в случае если документ направлен ошибочно, составляется в двух экземплярах акт обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку, второй экземпляр которого вместе с конвертом направляется отправителю.

42. Поступившему документу ограниченного распространения присваивается регистрационный номер, данные о документе ограниченного распространения заносятся в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает руководитель соответствующей Службы делопроизводства.

43. На документе ограниченного распространения в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп, который содержит наименование Администрации города Кургана, ее органа или подведомственного учреждения, дату регистрации, входящий номер, присвоенный документу, количество листов, исполнителя.

44. Дата регистрации поступившего документа ограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.03.2019 г.

45. Регистрационный номер поступившего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа, разделенного дефисом, например: ДСП-11.

46. Документы ограниченного распространения после их рассмотрения руководством передаются в соответствующую Службу делопроизводства, для подготовки копий исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией и передачи копий ответственному лицу под подпись в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения.

47. Передача документов ограниченного распространения производится через Службу делопроизводства, в соответствии с отметкой в журнале регистрации отправляемых документов ограниченного распространения с обязательным проставлением даты приема и передачи по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации отправляемых документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает руководитель соответствующей Службы делопроизводства.

48. В пределах Администрации города Кургана, ее органа или подведомственного учреждения передача документов ограниченного распространения от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя, под подпись на соответствующей резолюции к документу ограниченного распространения.