Постановление Администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области от 7 апреля 2016 г. N 234 "О внесении изменений в постановление главы администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области от 28.12.2012 N 2759 "Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)" (утратило силу)

Постановление Администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области
от 7 апреля 2016 г. N 234
"О внесении изменений в постановление главы администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области от 28.12.2012 N 2759 "Об утверждении административного регламента предоставления архивным отделом администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановляю:

1. Внести в административный регламент по предоставлению государственной услуги "Исполнение запросов о предоставлении информации (социально-правовые и тематические запросы)", утвержденный постановлением администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области от 28.12.2012 N 2759, следующие изменения:

1.1. Раздел 1.3. "Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги" изложить в следующей редакции:

"1.3.1. Сведения об уполномоченном органе (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района):

- местонахождение учреждения: ул. Октябрьская, 71, г. Калач-на-Дону, Волгоградская область, 404507;

- почтовый адрес учреждения: ул. Октябрьская, 71, г. Калач-на-Дону, Волгоградская область, 404507;

- справочные телефоны: 8 (84472) 3-19-23;

- факс: 8 (84472) 3-19-23;

- график работы уполномоченного органа: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00 час., обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 час., выходные дни: суббота, воскресенье;

- приемные дни для граждан: понедельник, вторник, среда с 9.00 до 16.00 час., обеденный перерыв с 12.00 до 13.00 час.

- страница уполномоченного органа на сайте администрации Калачевского муниципального района Волгоградской области: Kalachadmin.ru.

Информирование также осуществляется в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ):

- местонахождение учреждения: ул. Октябрьская, 283, г. Калач-на-Дону, Волгоградская область, 404503;

- почтовый адрес учреждения: ул. Октябрьская, 283, г. Калач-на-Дону, Волгоградская область, 404503;

- справочные телефоны: 8 (84472) 3-49-20; 3-49-19, 3-49-18

- график работы: понедельник с 9.00 до 20.00, вторник - пятница с 8.00 до 18.00 час., выходные дни: воскресенье;

- E-maiI: mfc111@volganet.ru

- официальный сайт: http://mfc.volganet.ru

1.3.2. Информирование по процедуре исполнения государственной услуги производится:

- по телефону;

- по письменным обращениям;

- по электронной почте;

- посредством личного обращения заявителя;

1.3.3. При консультировании по телефону сотрудник уполномоченного органа, либо сотрудник МФЦ должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование уполномоченного органа, а затем подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заявителя время для устного информирования.

1.3.4. При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.

1.3.5. При информировании по процедуре предоставления государственной услуги по обращениям, направленным по электронной почте, ответ направляется по электронной почте на электронный адрес заявителя.

1.3.6. При информировании посредством личного обращения сотрудник уполномоченного органа, либо сотрудник МФЦ обязаны принять заявителя в соответствии с графиком приема и дать гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы."

1.2. Пункт 2.2. Раздела 2. "Стандарт предоставления государственной услуги" дополнить абзацем следующего содержания:

"Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии с соглашением о взаимодействии, заключенным между АКМР (администрация Калачевского муниципального района) и МФЦ."

Пункт 2.13. "Показатели доступности и качества государственной услуги" изложить в следующей редакции:

"2.13.1. Показателями оценки доступности государственной услуги являются:

- транспортная доступность к местам предоставления государственной услуги;

- размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на Едином портале государственных и муниципальных услуг;

- размещение информации о порядке предоставления государственной услуги на официальном сайте администрации Калачевского муниципального района.

2.13.2. Показателями оценки качества предоставления государственной услуги являются:

- соблюдение срока предоставления государственной услуги;

- минимизация времени ожидания в очереди при подаче заявителем документов для предоставления государственной услуги;

- минимизация количества обращений заявителей для получения государственной услуги;

- отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения или действия (бездействие), принятые или осуществленные при предоставлении государственной услуги."

1.3. Раздел 3. "Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к их выполнению" изложить в следующей редакции:

"3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием заявлений, проверка личности заявителя и представленных документов специалистом МФЦ или уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района);

- в случае обращения через МФЦ: подготовка и передача в уполномоченный орган (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района) документов, необходимых для получения услуги, в том числе полученных путем межведомственного взаимодействия;

- предварительное рассмотрение документов сотрудником уполномоченного органа: анализ тематики запроса, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса, оформление архивных справок/ архивных выписок/ архивных копий/ ответов на запросы;

- выдача готовых документов заявителю.

3.2. Прием заявлений, проверка личности заявителя и предоставленных документов специалистом МФЦ или должностным лицом уполномоченного органа (архивного отдела администрации Калачевского муниципального района).

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры по приему заявлений служит личное обращение заявителя или законного представителя к сотруднику МФЦ либо к должностному лицу уполномоченного органа ответственному за прием заявлений, либо поступление заявления в электронной форме через официальный портал Губернатора и Правительства Волгоградской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, Единый портал государственных и муниципальных услуг

3.2.2. Ответственным за исполнение данной административной процедуры является сотрудник МФЦ или должностное лицо уполномоченного органа (архивный отдел отдела администрации Калачевского муниципального района).

3.2.3. При обращении заявителя сотрудник МФЦ или должностное лицо уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района), ответственные за прием заявителей, принимает заявление и документы, выполняя при этом следующие операции:

- проверяет наличие заявления и прилагаемых документов в соответствии с требованиями настоящего регламента;

- определяет перечень сведений и документов, которые будут получены по межведомственным запросам;

- проверяет правильность заполнения заявления:

1) текст заявления написан разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения, с указанием их мест нахождения, фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их мест жительства написаны полностью;

2) в заявлении и прилагаемых документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

3) заявление и прилагаемые документы не написаны карандашом;

4) заявление и прилагаемые документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание;

- сверяет копии документов с оригиналами, ставит штамп соответствия копий оригиналам и заверяет своей подписью;

- формирует расписку о принятии заявления и документов;

- выдает расписку заявителю, уведомляя его о максимальном сроке предоставления услуги, а также выявляет возможные способы связи с заявителем для уведомления его о принятом решении.

3.2.4. Сотрудник МФЦ, ответственный за прием заявителей, в течение 10 минут после выдачи расписки и описи заявителю регистрирует заявление и принятые документы в журнале регистрации заявлений.

Сотрудник уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района) регистрирует заявление в день поступления его в архивный отдел.

3.2.5. При обнаружении некорректности в предоставляемых данных сотрудник МФЦ или должностное лицо уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района), ответственный за прием заявителей, разъясняет возникшую ситуацию заявителю, указывает способы устранения ошибок и, если они могут быть устранены в ходе приема, вместе с заявителем устраняет их.

3.2.6. Результатом исполнения административной процедуры является выдача заявителю расписки в получении от него документов с указанием перечня документов и даты их предоставления. В расписке также указывается перечень сведений и документов, которые будут получены по межведомственным запросам.

3.2.7. Общий срок исполнения процедуры по подготовке и передаче документов в уполномоченный орган (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района) составляет не более 2 дней.

3.3. Предварительное рассмотрение документов сотрудником архивного отдела: анализ тематики запроса, поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса, оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий, ответов на запросы.

3.3.1. После получения документов архивный отдел администрации Калачевского муниципального района отправляет межведомственные запросы, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Волгоградской области, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Срок исполнения запроса посредством системы межведомственного информационного взаимодействия составляет не более 5 рабочих дней со дня поступления межведомственного запроса в орган или организацию, предоставляющие документ и информацию, если иные сроки подготовки и направления ответа на межведомственный запрос не установлены федеральными законами, правовыми актами Правительства Российской Федерации и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.4. Анализ тематики поступивших запросов

3.4.1. Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов и определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения, местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса заявителя.

3.4.2. Общий срок исполнения процедуры по анализу тематики поступившего запроса составляет 5 (пять) рабочих дней с момента поступления заявления в архивный отдел.

3.4.3. Результатом настоящей процедуры является передача заявлений с резолюцией непосредственно исполнителям, в ведении которых находится запрашиваемая информация.

3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса

3.5.1. Основанием для начала процедуры служит получение запроса ответственными исполнителями архивного отдела.

3.5.2. Специалисты архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата и баз данных, программных комплексов о составе документов определяют архивные шифры единиц хранения, необходимых для исполнения запроса.

3.5.3. В соответствии с архивными шифрами специалисты архивного отдела определяют необходимые для исполнения запроса единицы хранения и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела возвращают в архивохранилище.

3.5.4. Общий срок исполнения процедуры по поиску архивных документов, необходимых для исполнения запроса составляет 30 рабочих дней с момента поступления в архивный отдел.

В исключительных случаях глава администрации Калачевского муниципального района вправе продлить срок исполнения административной процедуры не более, чем на 30 дней, уведомив гражданина, направившего обращение, о продлении срока исполнения.

3.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запросы

3.6.1. Основанием для начала административной процедуры является завершение поиска архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

3.6.2. Результатом выполнения административной процедуры является архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо, уведомление о перенаправлении запроса по принадлежности, или ответ об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в оригинале").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации Калачевского муниципального района.

Архивная справка подписывается руководителем уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района) и заверяется печатью администрации Калачевского муниципального района.

3.6.3. Архивная выписка - документ архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью руководителя уполномоченного органа (архивный отдел Калачевского муниципального района), заверяется печатью администрации Калачевского муниципального района.

3.6.4. Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения архивных документов, которые проставляются на обороте каждого листа архивной копии. Все листы архивной копии скрепляются.

Архивная копия заверяется руководителем уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района), заверяется печатью администрации Калачевского муниципального района.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью администрации Калачевского муниципального района и подписью руководителя уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района)

3.6.5. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района). В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку.

3.6.6. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, информационные письма, тематические перечни архивных документов, тематические подборки архивных документов и отрицательные ответы оформляются исполнителем на русском языке.

3.6.7. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.6.8. Срок исполнения административной процедуры - 30 дней с момента регистрации запроса.

3.6.9. Ответственными за исполнение данной процедуры является ответственный исполнитель и руководитель уполномоченного органа (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района).

3.7. Выдача готовых документов заявителю

3.7.1. Архивный отдел не позднее чем через три рабочих дня со дня подготовки архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов или подготовки ответа об отказе в выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов направляет архивные справки, архивные выписки, архивные копии документов либо отказ в адрес заявителей почтой или вручает лично заявителю. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях, в заявлении и в журнале, указывая дату их получения.

3.8. Выдача готовых документов заявителю через МФЦ

3.8.1. Основанием для начала процедуры является получение специалистом МФЦ готовых документов от архивного отдела и документов, подлежащих возврату заявителю.

3.8.2. Специалист МФЦ уведомляет заявителя по телефону о подготовленных документов и о необходимости получения, а при наличии электронной почты заявителя пересылает ему электронное сообщение.

3.8.3. Общий срок выдачи или направления заявителю документов составляет 3 (три) рабочих дня с момента принятия решения.

3.8.4. При невозможности установить контакт с заявителем, а также невозможности явки заявителя или его представителя в МФЦ или непосредственно в уполномоченный орган (архивный отдел администрации Калачевского муниципального района) для получения решения комплект документов должен быть направлен заявителю почтой.

3.8.5. Результатом процедуры является получение заявителем подготовленных документов, обозначенного в п. 3.6.2. настоящего регламента."

1.4. Пункт 5.1. Раздела 5 изложить в следующей редакции:

"Заявитель может обратиться с жалобой (претензией) на действия (бездействие) и решения должностных лиц уполномоченного органа в ходе предоставления государственной услуги в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг". Жалоба может быть подана через МФЦ. При поступлении жалобы МФЦ обеспечивает ее передачу в орган местного самоуправления Калачевского муниципального района или в уполномоченный орган в порядке и сроки, которые установлены соглашением о взаимодействии, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы."

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.

3. Контроль исполнения постановления возложить на управляющего делами администрации Калачевского муниципального района В.В. Павленко.

Глава администрации Калачевского муниципального района

С.А. Тюрин