Приложение. Инструкция по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

Приложение
к приказу комитета
по обеспечению безопасности
жизнедеятельности населения
Волгоградской области
от 20 марта 2017 г. N 56

Инструкция
по делопроизводству в комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области

С изменениями и дополнениями от:

17 июля, 24 октября 2017 г., 16 февраля 2018 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее именуется - инструкция) комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области (далее именуется - комитет) совокупность правовых норм, регулирующих деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в комитете.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации и архивного дела, а также Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденными постановлением Правительства Волгоградской области от 23 апреля 2013 г. N 189-п, Положением о межведомственном электронном (безбумажном) документообороте в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденным постановлением Правительства Волгоградской области от 26 февраля 2013 г. N 78-п, постановлением Губернатора Волгоградской области от 17 апреля 2015 г. N 334 "Об автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области", с постановлением Губернатора Волгоградской области от 13 июля 2015 г. N 624 "О подготовке нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области", а также постановлением Администрации Волгоградской области от 04 августа 2016 г. N 406-п "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области".

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Делопроизводство комитета, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием единой автоматизированной системы электронного документооборота - подсистемы комплексной информационной системы "Электронное правительство Волгоградской области" (далее именуется - система электронного документооборота), предназначенной для осуществления межведомственного документооборота комитета.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), регулируются нормативными правовыми актами Российской Федерации и Волгоградской области.

Порядок создания, хранения и (или) обмена электронными документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе порядок регистрации и рассмотрения обращений граждан и организаций, направленных посредством заполнения интерактивной формы на портале государственных и муниципальных услуг Волгоградской области, регулируются Инструкцией с учётом особенностей установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

1.7. Требования Инструкции о работе с бухгалтерской, научно-технической и иной специальной документации распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет сектор делопроизводства и архива комитета (далее именуется - сектор делопроизводства и архива).

Функции, задачи, права и ответственность сектора делопроизводства и архива регламентируются положением о нем, должностными обязанностями государственных гражданских служащих, сотрудников сектора делопроизводства и архива.

1.9. Права и обязанности государственных гражданских служащих, работников (далее - сотрудники), осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях комитета, устанавливаются должностными регламентами и должностными инструкциями.

1.10. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен, подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области".

1.11. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в служебных целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами.

Работа со служебными документами вне помещений комитета не допускается.

При утрате документов проводится служебная проверка.

1.12. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по службе, работе или в случае увольнения сотрудники комитета обязаны передать по акту:

находящиеся у них служебные документы - сотруднику, определенному в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого (уходящего в отпуск) или переводящегося (перемещаемого) по службе;

документы, имеющие гриф ограниченного доступа и/или поставленные на инвентарный учет в комитете, - сотруднику сектора делопроизводства и архива.

1.13. Инструкция обязательна для соблюдения всеми сотрудниками комитета.

Сотрудники комитета несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.14. Вновь принятые на службу (работу) сотрудники должны быть ознакомлены непосредственным руководителем структурного подразделения с Инструкцией в течение пяти рабочих дней со дня их принятия.

2. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию

2.1. Инструкция и изменения к ней разрабатываются сектором делопроизводства и архива в соответствии с действующими правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области и комитета, регулирующими деятельность по созданию и организации работы с созданными официальными документами в органах исполнительной власти Волгоградской области и правилами подготовки нормативных правовых актов органов исполнительной власти Волгоградской области.

2.2. Проект Инструкции в установленном порядке направляется на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов комитета (далее - ЭК), затем на согласование экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области (далее - ЭПМК).

Правовыми актами Российской Федерации или Волгоградской области могут быть установлены дополнительные требования о согласовании Инструкции или проекта её изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти или их структурными подразделениями.

Указанные согласования осуществляются до направления Инструкции или проекта её изменений на согласование ЭПМК, с приложением документов (копий документов) подтверждающих согласование Инструкции или проекта её изменений с органами исполнительной власти Волгоградской области или федеральными органами государственной власти Российской Федерации или их структурными подразделениями.

2.3. Решение о согласовании Инструкции оформляется проставлением штампа о согласовании в нижней части лицевой стороны последнего листа текста Инструкции.

2.4. После согласования ЭПМК Инструкция утверждается нормативным правовым актом комитета и доводится до сведения сотрудников комитета.

3. Основные термины и определения

В Инструкции используются следующие основные термины и определения:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности комитета;

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в комитете;

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в установленной форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

запрос информации - обращение гражданина (физического лица), организации (юридического лица), общественного объединения, органа государственной власти или органа местного самоуправления в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в комитет, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в комитете, с указанием сроков их хранения, составленный по установленной форме;

обращение гражданина - направленные в комитет или его должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба (в том числе в электронной форме), а также устное обращение гражданина в комитет или другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям), поступившее в комитет на исполнение;

объем документооборота - количество документов, поступивших в комитет и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный комитетом, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот комитета;

официально-деловой стиль переписки - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально-деловых отношений;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (получаемый) комитетом в установленном порядке;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководство комитета - председатель комитета, заместители председателя комитета, уполномоченные рассматривать документы и давать указания по их исполнению;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание и сбор электронных документов и электронных образов документов, управление ими, их регистрацию, хранение и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности комитета;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией;

телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования;

телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

факсограмма (факс) - копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе и переданная по каналам факсимильной связи;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок.

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

4. Создание документов в комитете

4.1. Состав документов комитета

4.1.1. В деятельности комитета создаются:

а) проекты законов Волгоградской области, правовых актов Губернатора и Администрации Волгоградской области;

б) правовые акты комитета, в том числе приказы комитета по основной (профильной) деятельности, личному составу;

в) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

г) планы, отчеты, программы, заключения;

д) акты;

е) записки (аналитические, служебные, пояснительные);

ж) письма;

з) телеграммы, факсограммы, телефонограммы;

и) доверенности;

к) договоры, контракты, соглашения.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности комитета создаются и другие виды документов (прогнозы, программы, и др.).

4.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются:

а) в протоколах коллегии комитета;

б) в протоколах совещаний председателя;

в) в протоколах заседаний и совещаний совещательных органов (комиссий, рабочих групп, советов) комитета и т.д.

4.1.3. Взаимные обязательства комитета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде государственных контрактов (договоров), соглашений, протоколов разногласий (согласований) и других документов.

4.1.4. В установленных законодательством случаях в комитете могут издаваться документы совместно с территориальными подразделениями федеральных органов исполнительной власти и органами исполнительной власти Волгоградской области.

Такие акты оформляются как единый документ (приказ, соглашение, протокол и др.).

4.2. Бланки документов

4.2.1. Документы, создаваемые в комитете, изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А6 (105 х 148 мм) и (или) в виде электронных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения согласно приложениям 1, 2.

4.2.2. Разработка и изготовление бланков документов комитета с воспроизведением Герба Волгоградской области осуществляется в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

4.2.3. Бланки комитета с воспроизведением Герба Волгоградской области изготавливаются по заказу комитета типографским способом.

На Гербовых бланках, изготовленных типографским способом, слева в нижней части бланка на его оборотной стороне проставляются порядковые номера для организации их учета.

4.2.4. В комитете используются следующие виды бланков:

бланк приказа;

бланк решения коллегии;

бланк протокола;

бланк письма с угловым расположением реквизитов;

бланк письма с продольным расположением реквизитов;

бланк письма координационного органа;

бланк председателя комитета, предназначенный для указаний по исполнению документов (резолюций);

бланк заместителя председателя комитета, указаний по исполнению документов (резолюций).

Бланки документов комитета разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - по середине листа вдоль верхнего поля.

4.2.5. Образцы бланков разрабатываются сектором делопроизводства и архива и приведены в формах согласно приложений 3-10.

4.2.6. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.2.7. В целях обеспечения порядка использования Гербовых бланков в комитете ведется их учет как документов строгой отчетности.

Заведующий сектором делопроизводства и архива, уполномоченные лица структурных подразделений комитета несут ответственность за обеспечение сохранности Гербовых бланков и правильность их использования.

При поступлении Гербовых бланков в комитет из типографии заведующий сектором делопроизводства и архива регистрирует их в журнале учета поступления Гербовых бланков по форме согласно приложению 11.

Гербовые бланки комитета хранятся в секторе делопроизводства и архива в опечатываемых металлических шкафах, используются строго по назначению, выдаются уполномоченным лицам структурных подразделений комитета с отметкой в журнале учета выдачи гербовых бланков согласно приложению 12.

Передача Гербовых бланков посторонним лицам не допускается.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в пункт 4.2.8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2.8. Организация работы по изготовлению типографским способом Гербовых бланков комитета возлагается на отдел материально-технического обеспечения и контрактной службы, который получает заявки от заведующего сектором делопроизводства и архива на изготовление типографским способом Гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты), в установленном порядке оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет (как материальных ценностей) и выдачу поступивших гербовых бланков заведующему сектором делопроизводства и архива.

4.2.9. Испорченные и невостребованные бланки комитета возвращаются в сектор делопроизводства и архива для их списания и уничтожения.

4.2.10. По факту уничтожения комиссией комитета составляется акт по форме согласно приложению 13.

Состав и порядок деятельности комиссии устанавливается правовым актом комитета.

4.3. Оформление реквизитов документов

4.3.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа в формате текстового редактора Microsoft Word.

4.3.2. В комитете устанавливаются следующие размеры полей на документе:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2,00 см - верхнее;

2,00 см - нижнее.

Гарнитура используемого шрифта - Times New Roman (Cyr), размер шрифта - 14; межстрочный интервал - одинарный.

При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов меньших размеров вида Arial.

4.3.3. Документы, создаваемые в комитете, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства установлен следующий состав реквизитов:

1) герб Волгоградской области;

2) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

3) наименование должности;

4) подпись;

5) наименование вида документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) заголовок к тексту;

12) текст документа;

13) ссылка на регистрационных номер и дату документа;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования документа;

16) гриф утверждения документа;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле;

23) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

24) гриф ограничения доступа к документу;

25) отметка о поступлении документа;

26) отметка об электронной подписи.

4.3.4. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки: о поступлении документа в комитет, "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и др.

Указанные дополнительные реквизиты размещаются в свободном поле лицевой стороны первого листа документа.

4.3.5. Для каждого вида бланка комитета устанавливается следующий состав реквизитов:

Для бланка приказа, протокола:

герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа.

Для бланка решения коллегии:

герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа.

Для бланка письма:

герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

Для бланка письма координационного органа:

герб Волгоградской области;

наименование координационного органа;

справочные данные о координационном органе и его секретаре;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылки на регистрационный номер и дату документа.

Для бланка, предназначенного для указаний по исполнению документа (резолюций):

герб Волгоградской области;

наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

наименование должности;

дата документа;

регистрационный номер документа.

4.3.6. В Инструкции используется нумерация реквизитов документов, используемая в ГОСТ Р 6.30-2003. Реквизит документа "Наименование должности" пронумерован как 31, реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" пронумерован как 32.

4.3.7. При оформлении отдельных реквизитов документов могут быть использованы иные размеры шрифтов и междустрочных интервалов, предусмотренные Инструкцией.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатают через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложений", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга межстрочными интервалами - полуторным либо двойным.

Без отступа от левой границы текстового поля печатаются реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "приказываю", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

Начало абзаца в тексте печатается с отступом от левой границы - 1,25 см.

4.3.8. Герб Волгоградской области (реквизит 02).

Изображение Герба Волгоградской области помещается на бланках документов комитета в соответствии с Законом Волгоградской области от 18 сентября 2000 г. N 436-ОД "О Гербе и Флаге Волгоградской области".

На бланках документов комитета Герб Волгоградской области изображается в многоцветном и одноцветном (черно-белом) варианте, помещается на верхнем поле бланка документа и центрируется. Реквизит помещается на бланк документа комитета из файла электронной копии эталонного изображения Герба Волгоградской области.

Размеры изображения Герба для печати на бланках комитета: высота - 17 миллиметров, ширина - 12,75 миллиметра.

4.3.9. Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 08).

Наименование комитета - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному постановлением Администрации Волгоградской области от 04 августа 2016 г. N 406-п "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области".

4.3.10. Наименование должности (реквизит 31).

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в реквизите "Подпись", если документ подготовлен на бланке комитета и подписан председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

4.3.11. Справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области (реквизит 09).

Справочные данные о комитете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес официального сайта и другие сведения, например: код организации по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), код формы документа по ОКУД (проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации), ОГРН (Основной государственный регистрационный номер комитета проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами), ИНН/КПП (Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

4.3.12. Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа (приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

4.3.13. Место составления (издания) документа (реквизит 14).

Место составления или издания документа (Волгоград) указывается в бланках документов комитета, за исключением бланков писем.

4.3.14. Дата документа (реквизит 11).

Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, служебная записка, акт и др.), проведения (решение коллегии), утверждения (инструкции, положения, правил, регламента, плана, отчета и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документов, или сотрудником сектора делопроизводства и архива при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти Волгоградской области, является дата более поздней подписи.

Дата документа оформляется двумя способами:

цифровым - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 08.01.2016;

словесно-цифровым - день месяца указывается парой арабских цифр, наименование месяца пишется словом, год указывается четырьмя арабскими цифрами, например: 08 января 2016 г.

4.3.15. Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в комитете.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований организаций в заголовочной части документа.

4.3.16. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта (реквизит 13).

Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, освобождает текст от вспомогательной информации.

4.3.17. Адресат (реквизит 15).

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам и юридическим лицам.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятое сокращенное наименование органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Если необходимо указать ученую степень, воинское звание, классный чин юстиции (кандидат медицинских наук, генерал-майор внутренней службы, советник юстиции 1 класса), то они указываются после должности адресата, перед инициалами и фамилией.

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

При адресовании документа в орган государственной власти (их территориальные органы, структурные подразделения), другим юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

                                                  Комитет здравоохранения

                                                  Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                    Председателю комитета

                                                    здравоохранения

                                                    Волгоградской области

                                                    И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти и их территориальные органы, органы государственной власти Волгоградской области, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                Государственное казенное

                                                учреждение Волгоградской

                                                области "Центр управления

                                                и связи"

                                                Авиаторов шоссе, д. 2а,

                                                Волгоград, 400000

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                               Калинину И.П.

                                               Садовая ул., д. 5, кв. 12,

                                               Михайловский район,

                                               Волгоградская область,

                                               403340

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений органа исполнительной власти Волгоградской области, то они указываются обобщенно, например:

                                                    Администрации

                                                    муниципальных районов

                                                    и городских округов

                                                    Волгоградской области

или:

                                                    Руководителям органов

                                                    исполнительной власти

                                                    Волгоградской области

4.3.18. Заголовок к тексту (реквизит 18).

Заголовок к тексту - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чём?) "Об утверждении Положения об архиве комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области"; "О временных нормах расхода топлива на осенне-зимний период 2015/2016 гг."

Письмо (о чём?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке, печатается через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту центрируется относительно границ текстового поля.

4.3.19. Текст документа (реквизит 20).

В комитете документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю ... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...; представляю информацию по Вашему запросу;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о....; представляем на рассмотрение и утверждение....; в протоколах: слушали...; выступили...; решили;

3-го лица единственного числа: ...комитет по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области представляет...; ...коллегия постановила...; комитет не считает возможным...;

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем ..., решили... .

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя структурного подразделения комитета или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной и исполнительной власти, указываются: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются, начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

4.3.20. Отметка о наличии приложений (реквизит 21)

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                              ПРИЛОЖЕНИЕ 2

                                              к приказу комитета

                                              по обеспечению безопасности

                                              жизнедеятельности населения

                                              Волгоградской области

                                              от 15 июня 2016 г. N 10

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент) в верхнем правом углу проставляется отметка об утверждении документа, например:

                                              УТВЕРЖДЕНО

                                              приказом комитета

                                              по обеспечению безопасности

                                              жизнедеятельности населения

                                              Волгоградской области

                                              от 15 июля 2012 г. N 10

4.3.21. Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования документа, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области

Подпись        И.О. Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области

от 26 октября 2014 г. N 32/06-234

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа и печатается через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

Если содержание документа затрагивает интересы двух или более организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

органами исполнительной власти Волгоградской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти в установленных сферах деятельности (при необходимости);

с иными организациями (при необходимости).

4.3.22. Виза (реквизит 24).

Согласование проекта документа должностными лицами и сотрудниками комитета оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Председатель комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области

Подпись        И.О. Фамилия

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела комитета, а также внутренних информационно-справочных документах (служебные записки) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа, копия которого помещается в дело комитета.

При согласовании проектов приказов по основной (профильной) деятельности реквизит "Виза" проставляется в поле таблицы бланка согласования проектов приказов. В случае, если проект приказа по основной (профильной) деятельности является нормативным правовым актом, то виза начальника отдела правового и кадрового обеспечения ставится на первом листе проекта документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Председатель комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области

Подпись        И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

4.3.23. Подпись (реквизит 22).

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно 12 пт". Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Например:

Председатель комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области                Подпись               И.О. Фамилия

или

Временно осуществляющий

полномочия председателя комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области                Подпись               И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке комитета, то в состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (без указания наименования комитета), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Председатель комитета                Подпись               И.О. Фамилия

или

Временно осуществляющий

полномочия председателя

комитета                             Подпись               И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если председатель комитета временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель председателя комитета, имеющий право подписывать документы за руководителя (в соответствии с наделенными полномочиями и правовым актом об временно осуществлении полномочий председателя комитета). При этом, если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителей председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей между ними и председателем комитета, то в документе указывается его фактическая должность, например:

Заместитель председателя комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области                Подпись               И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии             Подпись             И.О. Фамилия

Члены комиссии                    Подпись             И.О. Фамилия

                                  Подпись             И.О. Фамилия

4.3.24. Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения документа проставляется в верхнем правом углу документа и печатается через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                              УТВЕРЖДАЮ

                                              Председатель комитета

                                              по обеспечению безопасности

                                              жизнедеятельности населения

                                              Волгоградской области

                                              Подпись        И.О. Фамилия

                                              Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения документа состоит из слов Утверждено (Утвержден, Утверждены, Утверждена), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (приказом), его даты и номера, например:

                                              УТВЕРЖДЕНО

                                              приказом комитета

                                              по обеспечению безопасности

                                              жизнедеятельности населения

                                              Волгоградской области

                                              от 15 сентября 2014 г. N 70

4.3.25. Оттиск печати (реквизит 25).

Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.3.26. Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно" или "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), а также указание на место нахождения подлинника документа.

Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется с использованием технических средств.

При оформлении реквизита с использованием технических средств слова "Верно" или "Копия верна", наименование комитета, наименование должности лица, заверившего копию, его фамилия и инициалы распечатываются с использованием компьютера на автоматизированном рабочем месте, а личная подпись и дата заверения выполняются вручную.

Например:

     Подлинник    документа    находится   в  деле  N 01-06  комитета  по

обеспечению    безопасности   жизнедеятельности  населения  Волгоградской

области за 2016 год.

Верно

Ведущий специалист сектора

делопроизводства и архива комитета

Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно", в таком случае проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа копии документа.

Допускается копию документа заверять печатью (штампом) структурного подразделения комитета.

Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется уполномоченными индивидуальным правовым актом комитета сотрудниками в соответствии с требованиями, установленными нормативными правовыми актами Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

4.3.27. Отметка об исполнителе (реквизит 27).

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя, код города и номер его телефона. Используется шрифт Times New Roman, диапазон: от 10 до 12; например:

И.О. Фамилия

(8442) 24-56-88

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе документа проставляется в соответствии со специальными требованиями, предусмотренными для оформления документов конфиденциального характера.

4.3.28. Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке для резолюций и поручений.

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Н.В. Морозову, И.А. Федосеевой

Прошу подготовить проект

постановления к 05.12.2016.

Подпись                   Дата

4.3.29. Отметка о контроле (реквизит 19).

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

4.3.30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи основного исполнителя документа или сотрудника сектора делопроизводства и архива и даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

4.3.31. Отметка о поступлении документа (реквизит 29).

Отметка о поступлении документа в комитет содержит входящий регистрационный номер, дату поступления документа (при необходимости часы и минуты) и количество листов документа. Отметка о поступлении документа проставляется с использованием штампа.

4.3.32. Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 32).

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 03 ноября 1994 г. N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии" и постановлением Губернатора Волгоградской области от 29 мая 2013 г. N 503 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информаций ограниченного распространения в органах исполнительной власти Волгоградской области" гриф ограничения доступа к документу на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования". Гриф проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4.4. Проекты законов Волгоградской области

4.4.1. Комитет разрабатывает проекты законов Волгоградской области (далее именуются - законопроекты) по относящимся к своей компетенции вопросам во исполнение актов законодательства Российской Федерации, Волгоградской области, планов законопроектной деятельности Администрации Волгоградской области, соответствующих поручений Губернатора Волгоградской области, а также в инициативном порядке.

4.4.2. Процедура подготовки и внесения проекта закона в Волгоградскую областную Думу определена Уставом Волгоградской области от 24 февраля 2012 г. N 1-ОД, Законом Волгоградской области от 09 декабря 2014 г. N 169-ОД "О нормативных правовых актах Волгоградской области" и постановлением Волгоградской областной Думы от 18 ноября 2015 г. N 23/1453 "О Регламенте Волгоградской областной Думы".

Информация об изменениях:

Пункт 4.4.3 изменен с 24 октября 2017 г. - Приказ комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 24 октября 2017 г. N 264

См. предыдущую редакцию

4.4.3. Проекты законов Волгоградской области, пояснительную записку и финансово-экономическое обоснование к законопроекту подготавливают сотрудники комитета на основании поручений председателя, заместителей председателя комитета и (или) руководителя структурного подразделения либо в инициативном порядке, в соответствии с профилем деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

4.4.4. Необходимым условием внесения законопроекта в Волгоградскую областную Думу в порядке законодательной инициативы является представление:

проекта постановления Волгоградской областной Думы (к законопроекту);

текста законопроекта и иного нормативного правового акта;

пояснительной записки;

финансово-экономического обоснования законопроекта;

перечня нормативных правовых актов, требующих внесения изменений в связи с принятием предлагаемого законопроекта, в том числе их отмены полностью или частично.

4.5. Оформление законопроектов Волгоградской области

4.5.1. Проекты законов и приложения к ним, подготавливаемые для внесения в Волгоградскую областную Думу, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

Верхнее поле законопроекта устанавливается равным 2,00 см, левое поле - 2,75 см, правое - 2,25 см, нижнее - 2,00 см.

Законопроекты имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Виза", пометки и могут содержать приложения.

4.5.2. На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля без отступа от верхнего поля, в две строки через один межстрочный интервал печатается пометка: "Внесен Губернатором Волгоградской области" ("Внесен Администрацией Волгоградской области"), которая выравнивается по левой границе пометки.

4.5.3. На расстоянии междустрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается пометка "Проект".

4.5.4. Наименование вида документа - ЗАКОН ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ - отделяется от слова "Проект" междустрочным интервалом 42 пт. Слова "ЗАКОН" и "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" печатаются прописными буквами в две строки через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по центру.

4.5.5. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт, печатается через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется, например:

          О внесении изменений в отдельные законодательные акты

       Волгоградской области в связи с приведением в соответствие

                        с бюджетным процессом

или

     О внесении изменений в статью 15 Закона Волгоградской области

     от 10 апреля 2007 г. N 1442-ОД "О социальной поддержке семей

                   с детьми в Волгоградской области"

4.5.6. Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36-48 пт и печатается через один межстрочный интервал.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть. Преамбула определяет задачи, стоящие перед законом, и способы их разрешения и содержит в себе разъяснение мотивов и целей их издания. Нормативные предписания в преамбулу не включаются.

Нормы законопроекта должны быть четко сформулированы и исключена возможность их двойного толкования. Не допускается употребление устаревших слов и выражений, образных сравнений, эпитетов. В законопроектах даются определения малоизвестных юридических, технических и других специальных терминов.

В законопроектах нормативные предписания излагаются в виде статей, имеющих порядковые номера. В частях статей могут содержаться пункты и подпункты. Статьи близкого содержания значительных по объему законопроектов объединяются в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы. Разделы и главы имеют заголовки и нумеруются.

Заголовки разделов и глав печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера разделов и глав проставляются римскими цифрами, например:

         РАЗДЕЛ I. ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Слово "Статья" печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля с прописной буквы. Номер статьи проставляется арабскими цифрами. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после номера статьи ставится точка. Точка в конце заголовка не ставится, например:

Статья 15. Избирательное право

Текст отделяется от заголовка статьи двумя межстрочными интервалами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом, точка после номера статьи не ставится. Текст статьи печатается через один межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, например:

     Статья 1

     Внести  в Закон Волгоградской области от 06 декабря 1999 г. N 335-ОД

"О  порядке  управления  и  распоряжения  государственной  собственностью

Волгоградской области" следующие изменения:...

Статьи имеют единую сквозную нумерацию.

Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с точкой в пределах каждой статьи. Подпункты обозначаются строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой.

4.5.7. Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов "Губернатор Волгоградской области" и инициалов, фамилии Губернатора Волгоградской области. Слова "Губернатор" и "Волгоградской области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Губернатора Волгоградской области указываются у правой границы текстового поля на уровне последних слов наименования должности.

4.5.8. Пометка об исполнителе и дате подготовки законопроекта отделяется от подписи четырьмя межстрочными интервалами. Текст пометки выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов и печатается через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 90 мм и ограничивается правым полем документа, например:

                                              Подготовлен комитетом

                                              по обеспечению безопасности

                                              жизнедеятельности населения

                                              Волгоградской области

                                              05 августа 2016 г.

4.5.9. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

4.5.10. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись".

4.5.11. Наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4.5.12. Наименование (заголовок) документа отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

                           ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

      к проекту закона Волгоградской области "О внесении изменений

      в статью 1 Закона Волгоградской области от 13 ноября 2001 г.

            N 624-ОД "О почетном звании Волгоградской области

                "Почетный гражданин Волгоградской области"

4.5.13. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка междустрочным интервалом 24-36 пт и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать наименование субъекта права законодательной инициативы и разработчиков, обоснование необходимости принятия, включающее в себя развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, состояния законодательства в данной сфере правового регулирования.

4.5.14. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из наименования должности автора пояснительной записки, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

4.5.15. Образец оформления проекта закона Волгоградской области приведен в приложении 14.

4.6. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области

4.6.1. В пределах своей компетенции комитет разрабатывает проекты:

постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области;

постановлений Администрации Волгоградской области.

4.6.2. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области осуществляется в порядке, установленном правовым актом Губернатора Волгоградской области.

4.6.3. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Волгоградской области, постановлений Администрации Волгоградской области, разрабатываются сотрудниками комитета на основании поручений председателя комитета, заместителей председателя комитета, руководителем структурного подразделения либо в инициативном порядке, в соответствии с направлением деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

5. Подготовка и оформление отдельных видов документов в комитете

5.1. Нормативные правовые акты комитета

5.1.1. Нормативный правовой акт комитета - изданный в установленном порядке акт комитета, устанавливающий правовые нормы, то есть правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение и обязательные для неопределенного круга лиц (далее именуется - НПА).

5.1.2. НПА разрабатываются, согласовываются и доводятся до сведения в порядке, установленном настоящей Инструкцией, с учетом особенностей, установленных нормативными правовыми актами Волгоградской области.

5.1.3. Обязательными этапами согласования НПА являются правовая и антикоррупционная экспертизы, в том числе определение нормативности правового акта и необходимости его опубликования (размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет), проведение независимой антикоррупционной экспертизы, а также направление проекта НПА для оценки регулирующего воздействия, проводимые в порядке, установленным нормативными правовыми актами Волгоградской области и комитета.

5.1.4. НПА подлежат официальному опубликованию и рассылке в случаях и в порядке, установленных правовыми актами Волгоградской области и комитета.

Образец оформления реестра рассылки приведен в приложении 15.

5.2. Приказы комитета по основной (профильной) деятельности и по личному составу

5.2.1. В целях реализации полномочий комитета и организации его деятельности путем установления обязательных правовых предписаний в комитете издаются приказы.

5.2.2. Приказы комитета подразделяются:

по основной (профильной) деятельности;

по личному составу.

Проекты приказов комитета по основной (профильной) деятельности (далее - приказы) разрабатываются на основании поручений председателя комитета, заместителей председателя комитета, руководителем структурного подразделения либо в инициативном порядке, в соответствии с направлением деятельности структурного подразделения и своими должностными обязанностями.

Приказы по вопросам государственной гражданской службы и личному составу подготавливает сектор кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

Проекты приказов подготавливаются на чистых листах бумаги формата А4.

5.2.3. Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя структурного подразделения - разработчика проекта приказа.

Подготовка приказа включает в себя:

а) изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

б) подготовку проекта приказа с использованием технических средств;

в) согласование проекта приказа;

г) подписание проекта приказа;

д) регистрацию приказа;

е) доведение приказа до исполнителей и (или) рассылку приказа подведомственным и иным организациям, должностным лицам в соответствии с требованиями законодательства, настоящей Инструкцией и содержанием приказа.

5.2.4. Если издание приказа повлечет за собой изменение или признание утратившими силу ранее изданных правовых актов, автор проекта приказа прилагает копии правовых актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу.

5.2.5. В случае если приказ после подписания председателем комитета будет рассылаться или направляться на ознакомление, автор проекта приказа заполняет реестр рассылки.

5.2.6. Согласование проводит сотрудник структурного подразделения комитета, подготовивший проект приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования. Форма бланка согласования приведена в приложении 16.

5.2.7. Подготовленный проект приказа согласовывается:

разработчиком проекта приказа и непосредственным руководителем структурного подразделения комитета;

заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;

при затрагивании интересов других структурных подразделений комитета - руководителями заинтересованных структурных подразделений и заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;

начальником отдела правового и кадрового обеспечения.

5.2.8. В случае если проект приказа затрагивает вопросы, связанные с исполнением полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделением, расходованием средств, оформлением и ведением бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов, то он в обязательном порядке визируется начальником отдела экономики и планирования комитета, сотрудником сектора внутреннего финансового аудита комитета.

5.2.9. Проект приказа по личному составу в обязательном порядке визируется начальником отдела правового и кадрового обеспечения.

5.2.10. Начальники отдела экономики и планирования и отдела правового и кадрового обеспечения, сотрудником сектора внутреннего финансового аудита осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий 10 рабочих дней (не считая дня поступления проекта приказа).

Остальные сотрудники комитета осуществляют визирование проекта поступившего приказа в срок, не превышающий один рабочий день (не считая дня поступления проекта приказа).

5.2.11. Отделом правового и кадрового обеспечения комитета осуществляет работу с проектом приказа в порядке и в срок, установленный правовым актом Губернатора Волгоградской области.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются визирующим в виде служебной записки, которая изготавливается и передается автору проекта приказа в сроки, установленные настоящей Инструкции.

5.2.12. Если в проект приказа были внесены изменения, на любом из этапов его согласования, проект приказа подлежит повторному согласованию со всеми сотрудниками, завизировавшими предыдущий вариант проекта приказа.

5.2.13. Согласованный проект приказа со всеми приложениями передается разработчиком проекта приказа на подписание председателем комитета в сектор делопроизводства и архива.

5.2.14. Приказы печатаются на бланках установленной формы.

5.2.15. Дополнительно к реквизитам, установленным в бланке приказа, оформляются следующие реквизиты: "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись", "Визы". Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности.

Заголовок к тексту.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа и составляется ко всем приказам. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста и отвечать на вопрос "О чем?" ("О ком?"), например: "Об утверждении ... ", "О создании ...", "Об объявлении ...", "Об итогах ..." и т.д. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 1,5 см от реквизита "Место составления (издания) документа" через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст документа.

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа и начинаться словами "В целях", "Во исполнение", "В соответствии ...", "Для ..." и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении (например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инструкций, актов, нормативов и т.д.).

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются заместители председателя комитета и (или) руководители структурных подразделения комитета. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа: "Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на...".

5.2.16. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

5.2.17. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

5.2.18. Допускается уменьшение отступов между реквизитами "Заголовок к тексту", "Текст документа", "Подпись" при необходимости размещения текста приказа на одной странице.

При оформлении приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются, начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

5.2.19. Подпись.

Подпись отделяется от текста 3-4 одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (без указания наименования комитета), личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно 12 пт".

Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля в одной строке с последней строкой наименования его должности. Приказы подписывает председатель комитета.

Председатель комитета             подпись                 И.О. Фамилия

5.2.20. Приказы регистрируются в день подписания в секторе делопроизводства и архива по порядку номеров в пределах календарного года на бумажных носителях в журнале регистрации приказов комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области по основной (профильной) деятельности, в том числе нормативных правовых актов и документы (справки, информации, пояснительные записки, реестры) к ним (приложение 17).

Образец оформления приказа приведен в приложении 18.

5.2.21. Доведение приказов по основной (профильной) деятельности в соответствии с реестром возложено на сектор делопроизводства и архива.

Копии приказов на бумажном носителе заверяются печатью сектора делопроизводства и архива.

5.2.22. Доведение приказов по личному составу до сведения сотрудников комитета, а также заверение их копий осуществляется сектором кадрового обеспечения отделом правового и кадрового обеспечения комитета.

5.2.23. Приложения к проектам приказов оформляются аналогично приложениям к проектам постановлений Губернатора Волгоградской области.

5.2.24. Совместные приказы комитета печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более федеральными органами, органами исполнительной власти Волгоградской области, организациями, состоит из регистрационных номеров проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей федеральных органов, органов исполнительной власти Волгоградской области, организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

5.3. Правила, положения, инструкции

5.3.1. Правила - правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий или запрещающий определенное поведение.

5.3.2. Положение - правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.

5.3.3. Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего НПА либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).

5.3.4. Правила, положение, инструкции утверждаются приказами комитета.

5.3.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов комитета.

5.3.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.

5.3.7. Заголовок к тексту положения, правил, инструкций отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения, правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

5.3.8. Основной текст положения, правил, инструкций может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5.3.9. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:

точность применяемых формулировок, без использования слов и терминов, имеющих множественный смысл;

использование коротких предложений, общепринятых выражений и связок, при необходимости - предварительное определение используемых терминов и определений, сокращений, аббревиатур;

описание всех возможных вариантов событий и соответствующих им вариантов действий, т.е. полнота представления информации;

структурированность текста с целью достижения наилучшей последовательности изложения материала;

минимизация текста с помощью применения обобщений (обзоров предполагаемых действий) и применения перечислений (задач, этапов, условий и т.д.).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 5.4 раздела 5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

5.4. Протокол заседания (совещания)

5.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов в комитете.

5.4.2. В качестве исходных документов для подготовки протокола используются:

а) перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания);

б) записи, произведенные во время заседания (совещания) вручную или с использованием диктофона;

в) тезисы докладов или выступлений, а также иллюстрирующие их информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.);

г) принятые решения и особые мнения;

д) лист регистрации участников заседания (совещания).

5.4.3. В комитете протоколы могут издаваться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируются поручения сотрудникам комитета и (или) принятое по нему решение.

5.4.4. Перечень рассматриваемых вопросов заседания (совещания) (далее именуется - повестка заседания) печатается на чистом листе формата А4 шрифтом Times New Roman 14, по правилам, установленным для написания реквизита "Текст документа", и с учетом особенностей, установленных настоящим разделом.

В повестке заседания в обязательном порядке указываются:

а) количество, краткая тематика и последовательность планируемых к обсуждению вопросов;

б) фамилии, инициалы и должности докладчиков;

в) дата и время проведения заседания;

г) место проведения заседания;

д) наименование должности, подпись, расшифровка подписи автора повестки заседания.

Повестка заседания составляется сотрудником комитета, являющимся секретарем коллегиального органа на основании регламента коллегиального органа и указаний председателя и (или) руководителя коллегиального органа.

При формировании повестки заседания учитывается объемность обсуждаемых вопросов с целью планирования продолжительности заседания (совещания) и перерывов.

Повестка заседания утверждается руководителем (председательствующим) координационного, совещательного органа или рабочей группы.

5.4.5. Лист регистрации участников заседания (совещания) составляется при количестве участников более 15 человек и оформляется в виде приложения к протоколу. Если на заседании необходимо учитывать наличие кворума, то составление листа регистрации является обязательным, независимо от количества участников.

5.4.6. Утвержденная повестка заседания координационных, совещательных органов и рабочих групп, тезисы докладов или выступлений, проекты решений, информационно-справочные материалы (таблицы, графики, расчеты, справки и др.), необходимые для ознакомления участниками совещания (заседания), тиражируются и передаются и (или) рассылаются по числу участников, в порядке и в сроки, установленные положениями о соответствующих координационных, совещательных органах или рабочих группах.

Организация и проведение совещаний председателя комитета только с сотрудниками комитета и (или) руководителями подведомственных комитету государственных учреждений допускается без предварительной передачи или рассылки повестки заседания, тезисов докладов или выступлений, проектов решений, информационно-справочных материалов (таблиц, графиков, расчетов, справок и др.).

5.4.7. Протоколы печатаются: на бланке протокола, на бланке письма с продольным расположением реквизитов, на листе бумаги формата А4.

5.4.8. Оформление протокола на листе формата А4.

При оформлении протокола на стандартном листе бумаги оформляются следующие реквизиты:

"Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области" - указывается полное официальное и/или сокращенное наименование комитета. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

"Наименование вида документа" - ПРОТОКОЛ, реквизит печатается шрифтом Times New Roman 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

"Вид заседания, совещания" - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

"Место составления (издания) документа" - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два междустрочных интервала после реквизита "Вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

"Дата документа и регистрационный номер документа" - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Регистрация протоколов производится в день подписания или на следующий рабочий день сотрудниками структурных подразделений, ответственных за проведение данных совещаний, мероприятий.

"Текст документа" - состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против -..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Председатель комитета по обеспечению

безопасности жизнедеятельности населения

Волгоградской области                                  - И.О. Фамилия

Заместители председателя комитета

по обеспечению безопасности

жизнедеятельности населения

Волгоградской области                                  - И.О. Фамилия

                                                       - И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

"Подпись" - отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал "Точно 12 пт" и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.4.9. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарем заседания (совещания).

При отсутствии секретаря заседания, в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.

В случаях, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области или положением, регулирующим деятельность коллегиального органа, протокол подписывается всеми членами, участвовавшими в заседании (совещании).

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в приложениях 19, 20.

5.4.10. Оформление протокола на бланке письма с продольным расположением реквизитов.

Если при оформлении протокола используется бланк письма с продольным расположением реквизитов, то на нем уже указаны реквизиты: "Герб Волгоградской области", "Наименование органа исполнительной власти Волгоградской области".

Остальные реквизиты протокола оформляются по правилам, предусмотренным для оформления протокола на стандартном листе бумаги.

5.4.11. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения комитета, готовившего рассмотрение вопроса.

5.4.12. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, содержащий часть информации протокола.

В выписке из протокола воспроизводятся:

а) реквизиты "а" - "д", "ж" протокола;

б) сведения о присутствовавших;

в) вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка;

г) часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения.

5.4.13. Выписка из протокола заверяется подписью секретаря координационного, совещательного органа или рабочей группы, а в случае его отсутствия - подписью председателя (руководителя) координационного, совещательного органа или рабочей группы и печатью сектора делопроизводства и архива.

5.5. План

5.5.1. План - документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.

5.5.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

а) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

б) гриф утверждения документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) наименование вида документа;

е) заголовок к тексту;

ж) текст документа;

з) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в подпунктах "а"; "в" - "е" настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа комитета.

5.5.3. Текст документа.

Оформляется в виде таблицы с графами:

а) номер пункта плана;

б) наименование мероприятия;

в) срок исполнения;

г) исполнитель;

д) примечание.

План работы сотрудника подписывается сотрудником и утверждается его непосредственным руководителем структурного подразделения.

План работы структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем председателя в соответствии с распределением обязанностей.

План работы комитета подписывается председателем комитета, визируется сотрудником структурного подразделения комитета - автором документа, непосредственным руководителем структурного подразделения - автора документа, а также заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

Планы работы могут утверждаться председателем комитета. В этом случае их подписывает заместитель председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, визируют сотрудник комитета - автор документа и непосредственный руководитель структурного подразделения - автора документа.

Утвержденные планы подлежат регистрации как внутренние документы комитета.

5.5.4. Номер пункта плана - номер, соответствующий отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.

5.5.5. Наименование мероприятия - формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и определений, имеющих множественный смысл).

5.5.6. Срок исполнения - может быть указан как период выполнения мероприятий (например: 1 - 2 квартал, январь и т.п.) или дата окончания их исполнения (например: до 10.01.2011).

5.5.7. Исполнитель - инициалы, фамилия должностного лица или наименование (полное или официальное сокращенное) организации - исполнителей плана.

В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым или помечается как ответственный.

5.5.8. Графа "примечание" - служит для внесения пометок, информации, имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.

5.6. Отчет

5.6.1. Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.

5.6.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, - создаются по установленной государственными органами форме и в определенном ими порядке.

5.6.3. Отчеты, предоставляемые сотрудниками комитета в ходе внутреннего служебного взаимодействия, - создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.

5.6.4. Отчеты, предоставляемые в случаях, не указанных в подпунктах 5.6.2 и 5.6.3 настоящей Инструкции, оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:

а) наименование органа исполнительной власти;

б) дата документа;

в) регистрационный номер документа;

г) наименование вида документа;

д) заголовок к тексту;

е) текст документа;

ж) подпись.

Порядок напечатания и размещения реквизитов, указанных в абзацах "а" - "д" подпункта 5.6.4. настоящего пункта, аналогичен напечатанию реквизитов на бланке приказа комитета.

5.6.5. В тексте отчета в обязательном порядке должно содержаться указание на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению, и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).

Отчет о деятельности сотрудника подписывается автором отчета.

Отчет о деятельности структурного подразделения подписывается руководителем структурного подразделения.

Отчет о деятельности комитета подготавливается и подписывается сотрудником(ками), определенным(и) в соответствии с поручением председателя или заместителя председателя комитета.

5.7. Заключение

5.7.1. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы, сделанные от имени комитета, комиссии или эксперта по какому-либо вопросу или документу.

Заключения составляются на проекты разрабатываемых в комитете документов, на документы, представленные на рассмотрение коллегиальных органов комитета или на согласование председателю, а также по итогам проверок.

5.7.2. Сроки и порядок подготовки заключения определяются правовым актом, регламентирующим осуществление конкретной экспертизы, работы соответствующего коллегиального органа или осуществление проверки.

5.8. Служебные и аналитические записки

5.8.1. В целях осуществления служебного взаимодействия между сотрудниками комитета в рамках внутреннего документооборота в комитете применяются служебные и аналитические записки.

Служебная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса, объясняющий причины какого-либо действия, поступка, события, факта и в случае необходимости - выводы и предложения составителя по его решению.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденцией ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

5.8.2. Служебные и аналитические записки (далее именуются - записки) являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.

5.8.3. Записки, направляемые за пределы комитета, называются внешними. Составляются они по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности комитета, оформляются на бланке письма с угловым расположением реквизитов.

5.8.4. Авторами служебных записок являются сотрудники комитета.

Записка может составляться как по указанию председателя комитета или заместителя председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, руководителя структурного подразделения комитета, так и по инициативе конкретного работника.

5.8.5. Записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14. При оформлении записок на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме.

5.8.6. При оформлении записок используются следующие реквизиты:

а) наименование структурного подразделения органа исполнительной власти Волгоградской области - автора документа;

б) адресат;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту;

ж) текст документа;

з) отметка о наличии приложений;

и) подпись;

к) виза.

Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен порядку напечатания и размещения реквизитов на бланке письма комитета.

5.8.7. Наименование структурного подразделения комитета, руководителем которого подписана записка, - автор документа. Реквизит печатается через межстрочный интервал "Точно 12 пт" в несколько строк от левой границы текстового поля и выравнивается по центру относительно самой длиной строки в наименовании. Длина строки не должна превышать 28-30 ударов.

5.8.8. Адресат - должностное лицо комитета, кому адресована записка. Реквизит оформляется в правом верхнем углу на 40 ударе от левой границы текстового поля: печатается наименование должностного лица комитета, кому адресована записка. Выравнивается по левому краю.

5.8.9. Наименование вида документа.

Наименование вида документа отделяется от предыдущих реквизитов 2-3 одинарными межстрочными интервалами и печатается прописными буквами в одну строку, выравнивается по центру относительно левой и правой границ текстового поля, выделяется полужирным шрифтом, например "СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА", "АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА".

5.8.10. Дата документа.

Дата документа отделяется от предыдущего реквизита 2 одинарными межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля, оформляется словесно-цифровым способом, например: 24 марта 2014 г.

5.8.11. Регистрационный номер документа помещается справа от даты на одной строке с ней через пять пробелов и представляет собой простой порядковый номер, например: N 25.

Регистрируются записки в том структурном подразделении комитета, которое явилось инициатором данного документа.

5.8.12. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту отвечает на вопрос: "О чем?", "О ком?" издан документ.

Заголовок печатается на расстоянии 2 см от реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" с прописной буквы от левой границы текстового поля и занимает не более 28-30 знаков флаговым способом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт.

Если текст внутренней записки не превышает 6-8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

5.8.13. Текст документа.

Структура текста записки зависит от цели ее создания.

Текст инициативной внешней служебной записки состоит из двух частей.

В одной содержится точная и объективная информация о событии или ситуации, их оценка составителем, излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий. В другой части текста приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства, а также формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы "предлагаю", "считаю необходимым", "прошу".

5.8.14. В случае необходимости в записки включается реквизит "Отметка о наличии приложений", которая располагается от границы левого поля ниже текста.

5.8.15. Реквизит "Подпись" оформляется также, как и в служебных письмах.

Записку подписывает заместитель председателя или руководитель структурного подразделения комитета - инициатор записки.

Внешнюю записку подписывает председатель комитета.

5.8.16. Виза.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.

Если записка подготовлена в двух экземплярах, то визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра документа в нижней его части.

Реквизит "Виза" оформляется, в случае если записка пишется на имя руководителя структурного подразделения, не являющегося непосредственным руководителем автора служебной записки, на имя заместителя председателя или председателя комитета, если служебная записка является внешней.

5.8.17. Реквизит "Виза" может не оформляться, если служебная переписка:

осуществляется между руководителями структурных подразделений, заместителями председателя, заместителем председателя и руководителем структурного подразделения, заместителем председателя и председателем комитета;

осуществляется сотрудником на основании поручения своего непосредственного руководителя о предоставлении регулярных отчетов (информации);

связана с сообщением о возникновении конфликта интересов, склонением к совершению коррупционного правонарушения или с иным нарушением законодательства.

5.9. Служебная переписка

5.9.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией.

Виды служебной переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

5.9.2. Служебные письма комитета подготавливаются как:

доклады о выполнении поручений;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Волгоградской области, проектам правовых актов Губернатора Волгоградской области и (или) Администрации Волгоградской области;

ответы на запросы различных организаций и физических лиц;

инициативные письма.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль изложения письма.

5.9.3. Письма, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти, в том числе их территориальные органы, на имя члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Волгоградской областной Думы, государственным органам иностранных государств, международным организациям, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, а также письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном нормативными правовыми актами Волгоградской области.

5.9.4. Сроки подготовки и направления докладов о выполнении поручений и писем-ответов на запросы определяются в соответствии со сроками, установленными действующими нормативными правовыми актами, и уточняются указаниями по исполнению документа (резолюциями).

В случае, если срок подготовки писем-ответов не установлен, они должны быть подготовлены в срок не более 30 календарных дней с момента поступления в комитет.

Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем комитета.

5.9.5. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

а) герб Волгоградской области;

б) наименование органа исполнительной власти Волгоградской области;

в) справочные данные об органе исполнительной власти Волгоградской области;

г) адресат;

д) дата документа;

е) регистрационный номер документа;

ж) заголовок к тексту;

з) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

и) текст документа;

к) отметка о наличии приложений;

л) виза;

м) подпись;

н) отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются гербовой печатью комитета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется отметка о конфиденциальности.

Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 4.3 раздела 4 Инструкции.

5.9.6. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.9.7. Проекты писем по вопросам правового характера подготавливаются сотрудником отдела правового и кадрового обеспечения комитета.

Проекты писем по вопросам кадровой работы подготавливаются сектором кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения.

Проекты писем по вопросам исполнения полномочий главного распорядителя бюджетных средств, выделения, расходования средств, оформления и ведения бухгалтерской отчетности, а также финансовой статистической отчетности или документации, финансовой дисциплины, принятия на учет и контроля за использованием материальных средств и запасов подготавливаются сотрудниками отдела экономики и планирования и сотрудниками сектора внутреннего финансового аудита.

В случаях если в тексте проекта письма частично содержится один или несколько аспектов деятельности из указанных в настоящем пункте, проект такого письма подготавливается ответственным исполнителем автором письма, и оно визируется соответственно начальниками отдела правового и кадрового обеспечения, экономики и планирования и сектора внутреннего финансового аудита.

5.9.8. Письма делятся на одноаспектные и многоаспектные.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма.

Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Служебное письмо составляется по схеме:

вступление;

основная часть;

заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Служебное письмо содержит только одну заключительную часть.

Основные вопросы письма надо четко формулировать и располагать в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия.

5.9.9. Тексты писем-ответов должны точно соответствовать отданным поручениям, поступившим запросам, резолюциям председателя и заместителей председателя комитета.

При составлении письма исполнитель должен:

детально продумать его содержание;

собрать информацию по данному вопросу, при необходимости изучить законодательство по существу вопроса;

проанализировать предыдущие обращения.

При подготовке письма-ответа необходимо:

сделать ссылку на реквизиты поступившего документа (дату и номер).

использовать одинаковые языковые средства выражения (т.е. терминологию);

соблюдать определенную последовательность в изложении аспектов содержания.

5.9.10. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом, выравнивается по центру) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма (перед подписью, печатается с абзаца на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля). Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

5.9.11. Служебные письма излагаются:

от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

от 1-го лица множественного числа ("Прошу Вас направить в адрес комитета...", "Считаю необходимым ...");

от 3-го лица единственного числа ("Комитет не считает возможным...", "Комитет предлагает рассмотреть возможность...").

5.9.12. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма на чистом листе бумаги формата А4, содержащий отметку о визировании. Служебные письма проходят процедуру визирования с заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей и руководителем структурного подразделения комитета, в котором был подготовлен проект служебного письма.

5.9.13. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и (или) более органов исполнительной власти Волгоградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 (без бланка), при этом наименования органов исполнительной власти Волгоградской области - авторов документа, указываются в реквизите "Подпись". Подписи должностных лиц оформляются на одном уровне.

Подписывается столько экземпляров документа, сколько органов исполнительной власти Волгоградской области участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах - авторов совместного письма.

Экземпляр совместного письма с визами согласования хранится в деле органа исполнительной власти Волгоградской области - инициатора создания документа.

5.9.14. Письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

5.9.15. Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" на втором, третьем и четвертом экземплярах не указывается - каждый из них должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса, составляется реестр адресатов для рассылки документа, и на каждом документе проставляется только один адрес.

5.9.16. Право подписи на служебных письмах комитета имеет председатель или заместители председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

Если председатель комитета, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы, фамилия.

При подписании служебных документов не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением черты перед наименованием должности.

5.9.17. При подготовке писем необходимо учитывать требования приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи" и постановления Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

5.10. Телеграмма

Порядок подготовки телеграмм аналогичен порядку, установленному для писем, с учетом требований, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

5.11. Факсограмма (факс)

5.11.1. Поступившее в комитет через факсимильную связь письмо или иной документ (далее именуется - факс) приравнивается к аналогичным документам на бумажном носителе.

5.11.2. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих в комитет факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

5.11.3. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется исполнителю в соответствии с указанием по исполнению документа (резолюцией) на поступивший ранее факс.

5.11.4. Порядок оформления факсов, отправляемых комитетом через факсимильную связь, и хранения их копий аналогичен порядку, установленному для писем.

5.11.5. Необходимость направления оригинала документа, отправленного по факсимильной связи, решается автором письма.

5.12. Доверенность

5.12.1. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления интересов комитета перед третьими лицами.

5.12.2. Доверенность подписывается председателем комитета и заверяется круглой Гербовой печатью комитета.

5.12.3. Доверенность оформляется на бланке письма комитета с продольным расположением реквизитов по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем с учетом требований законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.

5.12.4. Доверенность выдается сотрудникам комитета для представления интересов комитета или уполномочивает осуществлять действия и (или) функции в интересах комитета.

5.12.5. Проект доверенности подготавливается сотрудником структурного подразделения комитета, которому доверенность будет выдана. Визируется проект доверенности начальником отдела правового и кадрового обеспечения и сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным руководителем структурного подразделения этого сотрудника и заместителем председателя комитета, курирующим структурное подразделение, после чего передается в сектор делопроизводства и архива для направления на подписание.

5.12.6. В тексте доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; срок действия доверенности.

Образец оформления доверенности приведен в приложении 21.

5.12.7. Доверенность, выдаваемая в соответствии с изложенным порядком, обязательному нотариальному удостоверению не подлежит.

5.12.8. Срок действия доверенности не может превышать одного года.

5.12.9. Доверенность регистрируется в секторе делопроизводства и архива после подписи председателя комитета в журнале регистрации доверенностей.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" присваиваются в пределах календарного года.

5.13. Акты

5.13.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

5.13.2. Оформление акта.

При оформлении акта на стандартом листе бумаги формата А4 оформляются следующие реквизиты:

а) гриф утверждения документа;

б) наименование вида документа;

в) заголовок к тексту;

г) дата документа;

д) место составления (издания) документа;

е) регистрационный номер документа;

ж) текст документа;

з) подпись.

5.13.3. Актам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе документов.

5.13.4. Реквизит "Текст документа" состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В водной части указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей, инициалов и фамилии (в именительном падеже).

5.13.5. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

5.13.6. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, например:

"Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр - отдел правового и кадрового обеспечения;

2-й экземпляр - сектор делопроизводства и архива;

3-й экземпляр - государственное казенное учреждение Волгоградской области "1 отряд противопожарной службы".

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

5.13.7. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед реквизитом "Подпись", оформляется реквизитом "Отметка о наличии приложений" от левой границы текстового поля.

5.13.8. Акт подписывается всеми членами комиссии.

Образец оформления акта приведен в приложении 22.

5.14. Государственные контракты, договоры, соглашения

5.14.1. Государственный контракт - гражданско-правовой договор, предметом которого является поставка товара, выполнение работы, оказание услуги для обеспечения государственных нужд от имени субъекта Российской Федерации.

5.14.2. Разработка проекта государственного контракта в установленном порядке осуществляется контрактной службой комитета, согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений комитета, визируется исполнителем, руководителем контрактной службы, заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, начальником отдела правового и кадрового обеспечения комитета и представляется на подпись председателю комитета.

5.14.3. Договоры (соглашения) могут заключаться на безвозмездной основе, с органами исполнительной власти Волгоградской области, другими государственными органами Российской Федерации, с территориальными федеральными органами исполнительной власти, другими организациями независимо от организационно-правовой формы на основании поручений председателя комитета, его заместителей либо в инициативном порядке, в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

Проект договора (соглашения) подлежит согласованию в аналогичном порядке в соответствии с пунктом 5.14.2.

5.14.4. Проекты договоров (соглашений), подготовленные иными органами исполнительной власти Волгоградской области, направляются в контрактную службу комитета, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке в соответствии с пунктом 5.14.2.

5.14.5. Структура государственного контракта (далее - контракт) должна соответствовать требованиям, установленным законодательством РФ.

5.14.6. Если контракт по какой-либо причине отклоняется или имеются замечания, то участник процедуры согласования указывает причину отказа или перечень замечаний в бланке согласования. Срок устранения замечаний - до 3 рабочих дней.

5.14.7. Замечания к контракту, полученные в ходе прохождения процедуры согласования, подлежат устранению работником контрактной службы комитета. В бланке согласования делается отметка о снятии замечаний.

5.14.8. Количество экземпляров контракта соответствует количеству сторон контракта. В случае необходимости контракт может быть подготовлен в большем количестве экземпляров.

5.14.9. Подписание контракта председателем комитета производится при наличии согласований, полученных в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Подписанный председателем комитета контракт направляется в контрактную службу комитета для дальнейшего подписания с контрагентом.

5.14.10. Подписанный контракт регистрируется в день подписания или на следующий рабочий день контрактной службой комитета.

5.14.11. Оригинал заключенного контракта со всеми сопроводительными документами (представлениями, письмами, ходатайствами) контрактная служба комитета направляет в отдел экономики и планирования комитета для постоянного хранения.

Копия контракта хранится в контрактной службе комитета.

5.14.12. Заверенная копия контракта по указанию председателя комитета может быть предоставлена отделом экономики и планирования комитета на основании мотивированного письменного запроса органа исполнительной власти Волгоградской области, структурного подразделения аппарата Губернатора Волгоградской области организациям, предприятиям, учреждениям.

5.14.13. Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются сектором кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения в двух экземплярах по форме, установленной Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Трудовым кодексом Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя - председателем комитета и заверяются оттиском Гербовой печати.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному гражданскому служащему (работнику), второй помещается в его личное дело.

6. Организация документооборота

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 6.1 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

6.1. Принципы организации документооборота

6.1.1. Движение документов в комитете с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и направление в дело образует документооборот.

6.1.2. Организация документооборота в комитете основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок исполнения поручений.

6.1.3. В документообороте комитета выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

6.1.4. В составе поступающей (входящей) документации выделяются:

обращения граждан;

обращения пользователей информацией;

документы, поступившие от органов государственной власти Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по правам ребенка, Уполномоченного при Президенте Российской Федерации по защите прав предпринимателей, других органов власти и организаций Российской Федерации;

документы, поступившие от Волгоградской областной Думы;

документы, поступившие от органов исполнительной власти Волгоградской области;

документы, поступившие от других органов государственной власти, органов местного самоуправления Волгоградской области и иных субъектов Российской Федерации;

документы, поступившие от других юридических и физических лиц, расположенных на территории Российской Федерации;

документы, поступившие от иностранных корреспондентов.

6.1.5. В составе внутренней документации выделяются:

а) правовые акты комитета;

б) протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных органов, рабочих групп и т.д.);

в) планы, отчеты, заключения;

г) записки (аналитические, служебные);

д) доверенности;

е) акты;

ж) договоры, контракты, соглашения.

6.1.6. В комитете доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочно).

6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

6.2.1. Вся корреспонденция, поступающая в комитет, принимается и проходят первичную сортировку централизованно в секторе делопроизводства и архива.

6.2.2. Конверты с корреспонденцией вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

6.2.3. При обнаружении некомплектности или повреждения документа составляется акт в трех экземплярах: первый остается в секторе делопроизводства и архива, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

6.3. Регистрация поступающих (входящих) документов

6.3.1. Поступающие в комитет документы регистрируются централизованно в секторе делопроизводства и архива. Регистрация документов проводится независимо от способа их доставки.

6.3.2. Регистрация документов, поступивших в комитет до 16 ч 00 мин. рабочего дня, а также документов, срок рассмотрения которых составляет не более пяти рабочих дней, осуществляется в день их поступления. Регистрация иных поступивших документов осуществляется на следующий рабочих день.

6.3.3. На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера, количество листов документа.

6.3.4. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер формата 32-ПН:

32 - индекс комитета, присваиваемый в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Волгоградской области;

ПН - порядковый номер документа в пределах календарного года.

6.3.5. Сведения о поступившем (входящем) документе вносятся сотрудником сектора делопроизводства и архива в систему электронного документооборота.

Сведения о поступившем (входящем) электронном образе документа вносятся в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) автоматически, после подтверждения факта приема электронного образа документа.

6.3.6. Список документов, не подлежащих обязательной регистрации в комитете:

пригласительные, поздравительные письма и телеграммы;

билеты;

планы и программы семинаров, конференции и других подобных мероприятий, поступающие без сопроводительного письма;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы;

коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов.

6.4. Предварительное рассмотрение документов

6.4.1. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения председателем комитета и направляемые непосредственно заместителям председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

6.4.2. Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно рассматривает все поступившие документы в целях выделения документов, требующих обязательного рассмотрения председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

6.4.3. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение председателем комитета или заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей между ними, указания по исполнению документа (резолюции).

6.4.4. В ходе предварительного рассмотрения документов из общего потока документов выделяются документы с отметками "Срочно", "Оперативно" или документы, имеющие очень сжатые сроки исполнения. В верхней части первого листа такого документа ставится штамп синего цвета "Срочное".

6.5. Порядок передачи документов на рассмотрение председателю комитета или заместителям председателя комитета

6.5.1. Документы передаются на рассмотрение председателю комитета или заместителям председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, ежедневно по мере поступления документов после регистрации и предварительного рассмотрения.

6.5.2. Указания по исполнению документов делаются в форме резолюций. В состав резолюции включаются следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя, содержание действий, личная подпись председателя или заместителя председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, дата резолюции. В необходимых случаях в резолюцию включается срок исполнения документа.

6.5.3. Указание об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу комитета, а если нескольким лицам, то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо комитета, указанное в резолюции первым (если отсутствует отметка об основном исполнителе документа).

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 6.6 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

6.6. Передача поступивших документов на исполнение

6.6.1. Все поступившие документы, прошедшие первичную обработку, регистрацию и рассмотренные председателем или заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, доставляются сотрудником сектора делопроизводства и архива заместителям председателя комитета и, соответственно, в структурные подразделения комитета два раза в течение рабочего дня: в 11.00 и 16.30 часов. Исключения составляют документы с пометкой "Срочно" и "Оперативно", которые доставляются незамедлительно.

6.6.2. В соответствии с резолюцией (указаниями (поручениями) по исполнению документа) председателя или заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения комитета - основному исполнителю, соисполнителям передаются копии документа.

6.6.3. Передача документов между председателем, заместителями председателя, руководителями структурных подразделений комитета осуществляется через сектор делопроизводства и архива.

6.7. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

6.7.1. Организация работы с поступившими (входящими) документами в структурных подразделениях комитета осуществляется на основании резолюций (поручений (указаний) по их исполнению) председателя и заместителей председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

6.7.2. Входящие документы, поступившие в структурное подразделение комитета с резолюцией (поручением) председателя комитета и (или) заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, передаются исполнителям (соисполнителям) только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения комитета.

6.7.3. Сотрудники структурных подразделений комитета в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации, в том числе в форме служебного взаимодействия и внутренней служебной переписки;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в комитете;

в необходимых случаях согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами (при наличии замечаний на проект отправляемого (исходящего) документа на оборотной стороне последнего листа проекта проставляется расписка заинтересованного лица с отметкой "С замечаниями", а также в обязательном порядке прикладываются соответствующие письменные аргументированные пояснения);

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях подготовку списка (указателя) рассылки отправляемого (исходящего) документа;

предоставление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись (утверждение) председателю комитета;

определение места хранения отправляемого (исходящего) документа (его копии);

проставлением на отправляемом (исходящем) документе (или его копии) отметки об индексе дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен отправляемый (исходящий) документ.

6.7.4. При совместной работе над документом, если исполнение документа поручено нескольким исполнителям:

ответственным исполнителем является тот, чья фамилия, имя, отчество в резолюции указана первая, если отсутствует указание на ответственного исполнителя;

все остальные исполнители ответственны за своевременную и качественную подготовку информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.);

ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей и несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.7.5. В случае непредставления (несвоевременного представления) информации и материалов, в том числе проектов документов, соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом автора резолюции.

6.7.6. Изменение состава исполнителей резолюции и (или) срока исполнения возможно по единоличному решению автора резолюции или председателя комитета, принятому в том числе и на основании служебной записки любого из исполнителей, поданной автору резолюции или председателю комитета с обоснованием причин изменения и соблюдением требований, установленных настоящей Инструкцией.

В случае принятия решения об изменении состава исполнителей и (или) срока исполнения автор резолюции или исполнитель, подавший служебную записку, незамедлительно информирует об изменении резолюции заведующего сектором делопроизводства и архива для внесения соответствующей корректировки в регистрационно-контрольную карточку электронного документа в системе электронного документооборота, а также в резолюцию к документу на бумажном носителе.

Сроки исполнения по документам, подлежащим срочному или оперативному рассмотрению, не продлеваются.

6.7.7. Исполнитель (соисполнитель) не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых (исходящих) документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

6.8. Помещение документов в дело после исполнения

6.8.1. Помещение исполненного документа в дело осуществляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, в соответствии с номенклатурой дел комитета.

6.8.2. Помещение исполненного документа в дело осуществляется сотрудниками структурных подразделений комитета, в которых согласно номенклатуре дел комитета, сформировано дело.

6.8.3. Помещение в дело неисполненного или частично исполненного документа не допускается.

6.9. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

6.9.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа в комитете возлагается на основного исполнителя документа.

6.9.2. Проекты документов комитета подготавливаются на Гербовых бланках установленной формы.

6.9.3. Для отправки документов, не имеющих адресной части, подготавливаются сопроводительные письма.

6.9.4. До представления на подпись председателю комитета или заместителю председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа и соответствие его правилам орфографии и пунктуации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

6.9.5. Проекты отправляемых (исходящих) документов визируются основным исполнителем, руководителем структурного подразделения комитета, при необходимости - сотрудниками других структурных подразделений, а также заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей (визы проставляются на лицевой стороне в нижней его части последнего листа второго экземпляра документа).

6.9.6. Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Соисполнитель - за полноту и достоверность представленной информации основному исполнителю.

6.10. Регистрация отправляемых (исходящих) документов

6.10.1. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные председателем или заместителями председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей, передаются на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.

6.10.2. Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку правильности оформления отправляемого (исходящего) документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа согласно списку рассылки.

Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы возвращаются на доработку исполнителю документа.

6.10.3. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

6.10.4. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в делопроизводстве комитета.

6.10.5. Копия отправляемого (исходящего) документа с приложениями подшивается в дело структурного подразделения - исполнителя документа в соответствии с номенклатурой дел комитета вместе с документом-запросом. На документе-запросе проставляется отметка об исполнении документа, которая включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

6.10.6. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа имеет номер формата 32-СП-ПН или 32-СП/СС-ПН и состоит из:

32 - индекса комитета, присваиваемого в соответствии с классификатором органов исполнительной власти Волгоградской области;

СП - цифрового индекса структурного подразделения комитета по номенклатуре дел

или

СП/СС - цифрового индекса структурного подразделения комитета по номенклатуре дел, если в составе отдела предусмотрены сектора;

ПН - порядкового номера документа в пределах календарного года.

6.10.7. Не допускается регистрация отправляемых (исходящих) документов с нарушением установленного порядка и при отсутствии всех необходимых согласований (виз).

6.11. Отправка документов

6.11.1. Отправку исходящих документов производит сектор делопроизводства и архива, а также производит их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Отправляемые (исходящие) документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные отправляемые (исходящие) документы подлежат отправке в первую очередь.

6.11.2. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа посредством почтовой связи.

6.11.3. Отправляемые (исходящие) документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется основным исполнителем отправляемого (исходящего) документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу в почтовое отделение связи.

6.11.4. Несколько отправляемых (исходящих) документов, отправляемых средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

6.11.5. Передача электронных сообщений осуществляется сектором делопроизводства и архива только при наличии подписанного председателем комитета подлинника документа.

6.11.6. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, передаются в сектор делопроизводства и архива с указанием номера телефона-факса адресата.

6.11.7. Обработка отправляемых (исходящих) документов для отправки средствами почтовой связи осуществляется сектором делопроизводства и архива в соответствии с федеральным законодательством.

6.11.8. В соответствии с федеральным законодательством адрес пишется в следующем порядке:

наименование адресата (для граждан - фамилия, имя, отчество);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс (условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи).

6.11.9. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтового пакета, почтовой карточки, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

Все адресные данные пишутся разборчиво чернилами или печатаются на оргтехнике. На почтовые отправления можно наклеивать адресные ярлыки, заранее напечатанные крупным шрифтом. Для ярлыков используется белая бумага или бумага светлых тонов.

6.11.10. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 6.12 раздела 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

6.12. Регистрация и прохождение внутренних документов

6.12.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

6.12.2. Служебные записки создаются в электронной форме и регистрируются в подсистеме АСЭД.

6.12.3. Служебные записки создаются на бумажном носителе в случаях:

если служебная записка содержит персональные данные гражданина или сведения ограниченного доступа;

если служебная записка содержит сообщение о возникновении конфликта интересов, факте склонения к совершению коррупционного правонарушения или сообщение об ином нарушении законодательства.

6.12.4. Регистрацию внутренних информационно-справочных документов (докладов, обзоров, сводок, аналитических и служебных записок, справок) осуществляет сотрудник того структурного подразделения комитета, которое подготовило документ.

6.12.5. Внутренним документам присваивается порядковый регистрационный номер в пределах календарного года.

6.12.6. После рассмотрения и наложении резолюции председателем или заместителями председателя комитета внутренний документ передается сектором делопроизводства и архива исполнителю, указанному в резолюции, с сообщением этой информации автору внутреннего документа.

6.13. Стенографические работы

6.13.1. Еженедельные оперативные совещания, проводимые председателем комитета, стенографирует сотрудник сектора делопроизводства и архива.

6.13.2. При проведении мероприятий, инициатором которых выступает заместители председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей и (или) структурное подразделение комитета, - осуществляется сотрудником структурного подразделения комитета, ответственным за организацию мероприятия.

6.13.3. Протокол еженедельного оперативного совещания подготавливается в течение 1 рабочего дня и подписывается председателем комитета и секретарем совещания.

6.13.4. Протоколам еженедельных оперативных совещаний присваивается очередной порядковый номер в пределах календарного года.

6.13.5. После подписания протоколы еженедельных оперативных совещаний направляются в электронном виде на официальные электронные адреса сотрудников комитета и (или) директорам подведомственных государственных учреждений - ответственным исполнителям.

6.13.6. Подлинники протоколов еженедельных оперативных совещаний хранятся в секторе делопроизводства и архива в соответствии с номенклатурой дел комитета.

6.14. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в комитет, и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов анализируются, обобщаются сектором делопроизводства и архива и предоставляются председателю комитета один раз в полугодие до 5 числа месяца следующего за отчетным в виде аналитической справки.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в комитет и созданных им за определенный период времени на бумажном носителе и в системе электронного документооборота и зарегистрированных в секторе делопроизводства и архива.

За единицу учета количества документов принимается один экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете отправляемых (исходящих) документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

7. Контроль исполнения документов

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль; учет; предварительную проверку хода исполнения, обобщение и анализ результатов исполнения документов; информирование председателя комитета в целях своевременного и качественного исполнения поручений; снятие с контроля; направление исполненного документа в дело.

Контролю подлежат документы, которые требуют ответа или преставления доклада об исполнении поручения в соответствии с резолюцией.

При постановке поручения на контроль на документе делается отметка о контроле.

Контроль исполнения поручений ежедневно осуществляет сектор делопроизводства и архива с размещением информации о документах, поставленных на контроль, и сроках их исполнения, в сетевом окружении "общий диск на KOBGN-srvdata" в папке "КОНТРОЛЬ".

Сроки исполнения поручений определяются председателем комитета, исходя из сроков, установленных вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по поручениям Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, если направление ответа предусматривается средствами почтовой связи, - не менее чем за 10 дней до установленного в поручении срока;

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок;

имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца;

по обращениям депутатов:

- Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней с даты поступления в аппарат Губернатора Волгоградской области, если другой срок не указан;

- Волгоградской областной Думы - в согласованный с депутатом Волгоградской областной Думы срок, но не позднее 5 рабочих дней.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Волгоградской областной Думы дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов ответственный исполнитель обязан проинформировать об этом депутата Волгоградской областной Думы в письменной форме в 3-дневный срок со дня получения обращения депутата. Окончательный ответ предоставляется депутату Волгоградской областной Думы не позднее 30 дней со дня поступления его обращения в аппарат Губернатора Волгоградской области.

Ответы на обращения депутатов Волгоградской областной Думы, полученные для рассмотрения из аппарата Губернатора Волгоградской области, подготавливаются, согласовываются, оформляются и направляются в порядке, установленном правовыми актами Волгоградской области.

Если обращение депутата Волгоградской областной Думы направлено на рассмотрение непосредственно в комитет, то ответ направляется за подписью председателя комитета.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического его исполнения в полном объеме, документированного подтверждения исполнения в соответствии с нормативным правовым актом Губернатора Волгоградской области и настоящей Инструкцией.

Информация об изменениях:

Раздел 8 изменен с 16 февраля 2018 г. - Приказ комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 16 февраля 2018 г. N 38

См. предыдущую редакцию

8. Рассмотрение обращений граждан и организаций и их обработка

Работа по рассмотрению обращений граждан и организаций, поступивших в комитет в устной, письменной форме или в форме электронного документа (далее именуются - обращения), осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Сектор делопроизводства и архива осуществляет:

прием обращений;

регистрацию обращений отдельно от других документов комитета в день их поступления, в автоматизированной системе обработки конфиденциальной информации Волгоградской области (далее - АСОКИ);

направление обращений на рассмотрение председателю комитета или лицу, его замещающему;

контроль за своевременным рассмотрением обращений;

регистрацию ответов на обращения в журнале регистрации ответов по рассмотрению личных обращений граждан, а также обращений граждан, поступивших из территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, законодательных и исполнительных органов государственной власти Волгоградской области, муниципальных образований Волгоградской области и организаций на бумажном носителе, а также в АСОКИ;

направление ответов на обращения.

В секторе делопроизводства и архива поступившие обращения проверяются на повторность поступления. В случае установления факта повторного поступления обращения, к нему подбирается дело по истории предыдущей переписки.

Письменные обращения рассматриваются:

в течение 30 дней со дня их регистрации в комитете;

в указанный срок, если обращение поступило из отдела по работе с обращениями граждан и организаций аппарата Губернатора Волгоградской области.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", председатель комитета, или лицо, его замещающее, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Переадресация обращения по компетенции происходит в порядке, установленном статьей 8 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Поручения о рассмотрении обращения, принятие необходимых мер с указанием ответственного исполнителя оформляются в форме резолюции председателя комитета или лица, его замещающего. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

Ответ на письменное обращение не дается в случаях, указанных в статье 11 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Если обращение в комитет поступило в форме электронного документа, ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме. Кроме того, на поступившее в обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона на официальном сайте данных государственного органа или органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Если для рассмотрения обращения необходимы дополнительные документы и материалы, их необходимо запрашивать в форме электронного документа в формате PDF (при отсутствии почтового адреса) по адресу электронной почты гражданина.

Обращение считается исполненным только после фактического выполнения принятого по нему решения.

Рассмотренные обращения со всеми относящимися к ним материалами передаются в сектор делопроизводства и архива для оформления и формирования в дела отдельно от других документов комитета и хранения.

Сотрудники комитета, нарушившие сроки рассмотрения обращений, несут персональную ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

9. Документальный фонд комитета

9.1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Документальный фонд комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд комитета составляют документы, созданные в комитете и полученные в результате взаимодействия с другими государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в сектор делопроизводства и архива в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Министерства культуры Российской Федерации, нормативными правовыми документами Волгоградской области, комитета, комитета культуры Волгоградской области, государственного казенного учреждения "Государственный архив Волгоградской области".

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 9.2 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

9.2. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в комитете, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке. Используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы комитета, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела.

Номенклатура дел является основой:

для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

формирования документального фонда комитета.

Документальный фонд комитета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд комитета составляют документы, созданные в комитете и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, правильностью формирования и оформления дел, обеспечение их учета, сохранности и передачу в архив комитета возложена на сектор делопроизводства и архива.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о комитете, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность комитета, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности комитета.

В комитете составляются номенклатуры дел структурных подразделений комитета (приложение 22) и номенклатура дел комитета (приложение 23).

Номенклатура дел структурного подразделения комитета составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с заведующим сектором делопроизводства и архива, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в сектор делопроизводства и архива для обобщения.

Руководитель вновь созданного структурного подразделения комитета в 2-недельный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и согласовывает ее с заведующим сектором делопроизводства и архива.

Сводная номенклатура дел комитета составляется заведующим сектором делопроизводства и архива на основе номенклатур дел структурных подразделений комитета.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел структурного подразделения комитета оказывают сектор делопроизводства и архива, экспертная комиссия комитета (далее именуется - ЭК).

Один раз в 5 лет сводная номенклатура дел комитета согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры Волгоградской области (далее именуется - ЭПМК).

Сводная номенклатура дел комитета, подписанная заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей и заведующим сектором делопроизводства и архива, утверждается председателем комитета после согласования с ЭПМК не позднее конца текущего года и вводится в действие приказом комитета по основной (профильной) деятельности с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры комитета сводная номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПМК.

Сводная номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: в трех подлинных экземплярах (1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело сектора делопроизводства и архива, 2-й - является неотъемлемой частью приказа по основной (профильной) деятельности о введении в действие номенклатуры дел на следующий год, 3-й - направляется в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является комитет); 4-й экземпляр (копия), заверенный надлежащим образом, - используются как рабочий экземпляр в секторе делопроизводства и архива.

В комитете для определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее именуется - Перечень).

Номенклатура дел комитета составляется по установленной форме.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в комитете цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05, где 01 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области по основной (профильной) деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.);

название органа исполнительной власти Волгоградской области или структурного подразделения (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан и организаций (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами исполнительной власти Волгоградской области по финансово-экономическим вопросам.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с комитетом финансов Волгоградской области по финансово-экономическим вопросам.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами муниципальных районов и городских округов Волгоградской области по выделению средств из резервного фонда.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые отчеты о проделанной работе комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Волгоградской области для продолжения и др.

Если в течение года в комитете возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

9.3. Порядок формирования, учета и хранения дел в комитете

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет контроль над правильным формированием дел, проверку их наличия и состояния в структурных подразделениях комитета.

Формирование документов в дела в структурных подразделениях комитета осуществляется на основании выписок из соответствующих разделов сводной номенклатуры дел комитета.

При формировании дел в структурных подразделениях комитета необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и др. реквизиты);

не помещать в дело лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума; законов Волгоградской области, актов Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, выписки из соответствующих протоколов заседаний аппарата Губернатора Волгоградской области, Администрации Волгоградской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Волгоградской области и Администрации Волгоградской области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии;

документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной (профильной) деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в отдельные дела по вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам, учебным отпускам).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы комитета, его подразделений, или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел комитета в системе электронного документооборота.

Дела со дня их заведения до передачи в архив комитета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки - регистраторы.

В каждом структурном подразделении комитета назначаются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители структурных подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел;

обеспечение защиты информации в информационной системе, обеспечивающей хранение электронных документов.

Дела размещают:

постоянного срока хранения - в рабочих комнатах в запирающихся металлических шкафах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света;

временного срока хранения - в рабочих комнатах в закрываемых шкафах.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда комитета, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив комитета, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится ежегодно, а также при смене руководителя сектора делопроизводства и архива, при реорганизации и (или) ликвидации комитета или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке и с количеством дел, указанном в графе 3, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений комитета на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения председателя комитета по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя комитета с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 9.4 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

9.4. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Дела комитета подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных подразделений комитета при методической помощи сектора делопроизводства и архива.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 24). Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование комитета (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование комитета - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, комитет был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК комитета культуры Волгоградской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за...год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника сектора кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на обложке с листа - заверителя дела (приложение 25).

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в секторе делопроизводства и архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК комитета культуры Волгоградской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение.

Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле. Вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с государственным казенным учреждением "Государственный архив Волгоградской области",употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, обращения граждан, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 26).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применяется канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры использовать не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы комитета являются собственностью Волгоградской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственное казенное учреждение "Государственный архив Волгоградской области", источником комплектования которого является комитет, как часть архивного фонда Волгоградской области.

9.5. Передача дел на архивное хранение в сектор делопроизводства и архива

В сектор делопроизводства и архива передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение (передача в сектор делопроизводства и архива личных дел государственных гражданских служащих Волгоградской области, уволенных с государственной гражданской службы Волгоградской области, осуществляется сектором кадрового обеспечения отдела правового и кадрового обеспечения комитета, в котором хранились личные дела, по истечении 10 лет со дня увольнения):

передача документов в сектор делопроизводства и архива производится по утвержденным описям дел;

дела временного срока хранения (до 10 лет) передаются в сектор делопроизводства и архива по истечении 2 лет после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

передача дел в сектор делопроизводства и архива осуществляется по графику, утвержденному приказом комитета по основной (профильной) деятельности;

прием дел производится сотрудником сектора делопроизводства и архива в присутствии сотрудника структурного подразделения комитета с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника сектора делопроизводства и архива и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы передаются в сектор делопроизводства и архива руководителями структурных подразделений комитета со справкой, в которой указывается количество передаваемых дел и описей.

При упразднении структурного подразделения комитета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения организационно-штатных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другое структурное подразделение комитета, являющееся правопреемником по исполнению функций упраздненного структурного подразделения комитета, или в сектор делопроизводства и архива, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при реорганизации (слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование) комитета сектор делопроизводства и архива в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в другой орган исполнительной власти Волгоградской области, являющийся правопреемником по исполнению полномочий реорганизованного комитета, независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел);

при ликвидации комитета, сектор делопроизводства и архива в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает: документы по личному составу в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив документов социально-правовой защиты граждан Волгоградской области", остальные - в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", независимо от сроков хранения (передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел).

9.6. Экспертиза ценности документов

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для проведения экспертизы ценности документов в комитете создается постоянно действующая ЭК, действующая на основании положения, утверждаемого председателем комитета.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях комитета сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под методическим руководством заведующего сектором делопроизводства и архива, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив комитета; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с отметкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях комитета, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законами Волгоградской области от 11 июня 2008 г. N 1693-ОД "Кодекс Волгоградской области об административной ответственности", от 31 декабря 2009 г. N 1981-ОД "Об архивном деле в Волгоградской области", нормативными правовыми актами Губернатора и Администрации Волгоградской области, комитета, нормативно-методическими документами Министерства культуры Российской Федерации и комитета культуры Волгоградской области, государственного казенного учреждения Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 и сводной номенклатуры дел комитета.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

По завершении делопроизводственного календарного года и по результатам экспертизы ценности документов, дела комитета подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 9.7 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

9.7. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В комитете в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством сектора делопроизводства и архива. По этим описям документы сдаются в сектор делопроизводства и архива.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией (приложение 27). Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями комитета, служат основой для подготовки сводной описи дел комитета, которую подготавливает сектор делопроизводства и архива, и по которой он сдает дела на государственное хранение в соответствующий государственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме на дела постоянного хранения и по личному составу (приложение 28) и представляются в сектор делопроизводства и архива не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый (1, 2, 3, ...);

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с сектором делопроизводства и архива;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим сектором делопроизводства и архива и утверждается руководителем структурного подразделения комитета. Опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения комитета составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в сектор делопроизводства и архива, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении комитета.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 9.8 раздела 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

9.8. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 29).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего комитета (при этом дела каждого структурного подразделения комитета составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты о выделении документов к уничтожению утверждаются председателем комитета только после утверждения ЭПМК комитета культуры Волгоградской области описей дел постоянного срока хранения.

После утверждения председателем комитета актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на уничтожение или на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

После уничтожения дел в сводной номенклатуре дел комитета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, подписи и расшифровки подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

10. Порядок передачи документов на хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области"

Документы комитета являются государственной собственностью Волгоградской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Министерства культуры Российской Федерации, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственное казенное учреждение Волгоградской области "Государственный архив Волгоградской области", как государственная часть архивного фонда Волгоградской области.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Волгоградской области, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение комитет создает архив.

11. Особенности работы с электронными документами

11.1. Общие положения работы с электронными документами

11.1.1. В комитете создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

11.1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Герба Волгоградской области, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

11.1.3. Перечень управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности комитета, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, составляется на основе рекомендаций комитета культуры Волгоградской области, согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией комитета культуры Волгоградской области и утверждается приказом комитета по основной (профильной) деятельности.

При составлении номенклатуры дел комитета для документов, входящих в названный перечень, указывается "Ведется в электронном виде".

11.1.4. В системе электронного документооборота обрабатываются все документы (в том числе внутренние) независимо от способа их доставки [почтовой связью, фельдъегерской связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Исключение составляют:

документы, носящие сведения конфиденциального характера, в том числе сведения, содержащие государственную тайну и иную охраняемую законом тайну;

документы, содержащие персональные данные;

приложения без основного документа или сопроводительного письма;

государственные контракты, договоры, соглашения;

приложения к поступающей корреспонденции, содержащие финансовые документы: балансы, счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, протоколы разногласий, акты сверки, акты приема-передачи, финансовые отчеты и прогнозы, договора, платежные поручения, справки об ассигнованиях, сметы доходов и расходов и т.п.;

формы статистической отчетности, приложенные органами статистики к сопроводительному письму;

копии лицензий;

судебные постановления;

документы исполнительного производства;

сброшюрованные приложения, книги, презентационные материалы.

11.1.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются сектором делопроизводства и архива.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в пункт 11.1.6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11.1.6. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документах в соответствии с приложением 30.

В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения о документах.

11.1.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота.

11.1.8. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется в системе электронного документооборота как один документ. Все приложения вносятся в одну РКК.

11.2. Порядок работы с электронными документами

11.2.1. Система электронного документооборота предназначена для осуществления процессов создания, обработки, регистрации, передачи, хранения и поиска документов, контроля исполнительской дисциплины, для организации межведомственного электронного документооборота комитета.

11.2.2. Участниками процесса электронного документооборота являются:

председатель комитета;

заместители председателя комитета;

руководители структурных подразделений комитета,

сектор делопроизводства и архива;

сотрудники комитета, являющиеся исполнителями электронных документов.

11.2.3. Председатель комитета осуществляет в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

11.2.4. Заместители председателя комитета, руководители структурных подразделений комитета осуществляют в системе электронного документооборота:

рассмотрение электронных документов;

выдачу поручений;

постановку на контроль электронных документов и снятие их с контроля;

исполнение электронных документов;

согласование электронных документов;

подписание электронных документов.

11.2.5. Сектор делопроизводства и архива осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

проверку подлинности электронной подписи;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронных документов;

рассылку электронных документов адресатам;

направление исполненных электронных документов в дело.

11.2.6. Сотрудники комитета, являющиеся исполнителями документов, осуществляют в системе электронного документооборота:

исполнение электронных документов;

доработку электронных документов;

создание электронных документов;

согласование электронных документов (при делегировании данных полномочий);

направление исполненных электронных документов в дело.

11.2.7. Типовые маршруты прохождения электронных документов в системе электронного документооборота с соответствующими этапами их обработки включают в себя:

1) Для поступающих (входящих) документов:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

рассмотрение электронного документа;

контроль исполнения электронного документа;

исполнение электронного документа;

направление электронного документа в дело.

2) Для отправляемых (исходящих) электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

проверку правильности оформления электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

отправку электронного документа;

снятие с контроля электронного документа.

3) Для внутренних электронных документов:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа (в случае необходимости);

подписание электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

регистрацию электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

4) Для нормативных правовых актов Российской Федерации и Волгоградской области:

прием электронного документа;

предварительную обработку электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

регистрацию электронного документа;

рассмотрение электронного документа;

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление в дело.

5) Для правовых актов комитета:

подготовку проекта электронного документа;

согласование проекта электронного документа;

подписание электронного документа;

регистрацию электронного документа;

создание электронного образа документа при наличии бумажной версии документа (сканирование);

исполнение электронного документа;

контроль исполнения и снятие с контроля электронного документа;

направление электронного документа в дело.

12. Порядок обработки электронных документов

12.1. Порядок работы с поступающими (входящими) электронными документами

12.1.1. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших в электронной форме

12.1.1.1. Документы, поступившие в комитет в электронной форме, проверяются сектором делопроизводства и архива на наличие в РКК следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла, если электронный документ указан в сводной номенклатуре дел с отметкой "Ведется в электронном виде");

связанных документов;

электронной подписи.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

12.1.1.2. При выявлении ошибок в заполнении РКК или отсутствии в ней обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

12.1.1.3. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.

12.1.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших на бумажном носителе

12.1.2.1. Документы, поступившие в комитет на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после создания электронных образов документов (сканирования).

При сканировании документов для последующего вложения в системе электронного документооборота необходимо использовать следующие параметры: размер документа - А4; формат файла - PDF; цветовую палитру - ч/б (либо цветную для страниц, содержащих подпись и печать); разрешение - 200 dpi (200 точек на дюйм).

12.1.2.2. Документ, поступивший на бумажном носителе, после проведения предварительной обработки регистрируется сектором делопроизводства и архива в системе электронного документооборота путем создания РКК, в которую вносятся основные обязательные реквизиты документа:

регистрационный номер электронного документа;

дата электронного документа;

заголовок (краткое содержание) электронного документа;

вложение (электронный образ документа);

связанный документ (если таковой указан в тексте и зарегистрирован в системе электронного документооборота).

12.1.2.3. После заполнения в РКК обязательных реквизитов формируется маршрут прохождения документа, и созданный электронный документ направляется на рассмотрение.

12.2. Прием, предварительная обработка и регистрация документов, поступивших по электронной почте

12.2.1. Документы могут поступать в комитет на официальный адрес электронной почты. Участниками обмена информацией по электронной почте являются: комитет, юридические и физические лица.

Электронные документы, поступившие в комитет и отвечающие требованиям оформления электронных документов, подлежат регистрации в системе электронного документооборота в установленном порядке.

В случае невозможности идентификации реквизитов поступившего электронного документа сектор делопроизводства и архива вправе затребовать от лица, направившего электронное сообщение, документ на бумажном носителе.

В системе электронного документооборота производится первичная обработка и регистрация электронных документов, поступивших по электронной почте, аналогично поступившим документам на бумажном носителе (за исключением функции сканирования). РКК заполняется сведениями из заголовка электронного сообщения. К РКК прикрепляется файл, поступивший по электронной почте, и формируется маршрут прохождения электронного документа.

После регистрации электронный документ, поступивший на официальный адрес электронной почты, направляется на рассмотрение в соответствии с маршрутом прохождения документа.

12.3. Рассмотрение поступившего (входящего) электронного документа, подготовка резолюцией (выдача поручений по его исполнению), постановка на контроль и направление электронного документа ответственному исполнителю (исполнителям)

12.3.1. Зарегистрированный в системе электронного документооборота электронный документ направляется на рассмотрение председателю комитета или заместителям председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей между ними и подготовку резолюцией (выдачу поручений по его исполнению).

Резолюции должны быть подписаны электронной подписью.

12.3.2. Постановка электронного документа на контроль (при необходимости) осуществляется путем добавления поручении "На контроль" с указанием данных о сотруднике комитета, его осуществляющем и имеющем право снять исполненный электронный документ с контроля, сроках исполнения электронного документа.

12.3.3. Рассмотренный в системе электронного документооборота электронный документ направляется ответственному исполнителю (исполнителям) на исполнение в соответствии с резолюциями (выданными поручениями по его исполнению) и сформированным маршрутом прохождения электронного документа.

12.4. Исполнение поступившего (входящего) электронного документа

Исполнение поступившего (входящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с поступившим (входящим) электронным документом;

сбор и обобщение информации от исполнителей поступившего (входящего) электронного документа (для ответственного исполнителя);

исполнение поступившего (входящего) электронного документа;

создание файла (ответа на исполненный электронный документ);

снятие электронного документа с контроля при исполнении всех выданных поручений.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в подраздел 12.5 раздела 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подраздела в предыдущей редакции

12.5. Работа с отправляемыми (исходящими) электронными документами

12.5.1. Подготовка отправляемых (исходящих) электронных документов включает в себя следующие этапы:

подготовку проекта отправляемого (исходящего) электронного документа (создание файла с текстом электронного документа);

создание РКК отправляемого (исходящего) электронного документа и заполнение ее полей (внесение основных реквизитов документа, создание вложения и прикрепление файла отправляемого (исходящего) электронного документа с приложениями (если они имеются), внесение сведений о связанных электронных документах);

формирование маршрута прохождения отправляемого (исходящего) электронного документа;

отправку отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с маршрутом прохождения электронного документа.

12.5.2. Согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в системе электронного документооборота включает в себя:

согласование проекта отправляемого (исходящего) электронного документа руководителем курируемого структурного подразделения и заместителем председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на согласование повторно.

12.5.3. Проверка правильности оформления проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

проверку соответствия документа установленным требованиям делопроизводства (проверка наличия всех необходимых реквизитов, правильности их оформления);

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю при наличии замечаний по оформлению;

доработку ответственным исполнителем проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на проверку правильности оформления повторно.

12.5.4. Подписание проекта отправляемого (исходящего) электронного документа включает в себя:

ознакомление с содержанием отправляемого (исходящего) электронного документа;

подписание отправляемого (исходящего) электронного документа при отсутствии замечаний;

направление проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственному исполнителю при наличии замечаний;

доработку ответственным исполнителем проекта отправляемого (исходящего) электронного документа в соответствии с замечаниями и направление его на подписание повторно.

12.5.5. При получении проекта отправляемого (исходящего) электронного документа на доработку ответственный исполнитель обязан:

доработать электронный документ в соответствии с полученными замечаниями;

повторно сформировать маршрут прохождения проекта отправляемого (исходящего) электронного документа;

направить проект отправляемого (исходящего) электронного документа на согласование, проверку правильности оформления и подписание повторно.

12.5.6. После процедуры подписания отправляемый (исходящий) электронный документ направляется на регистрацию в сектор делопроизводства и архива.

Сектор делопроизводства и архива осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

В РКК заполняется регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) электронного документа.

После регистрации в системе электронного документооборота документ, подписанный электронной подписью, поступает на этап отправки адресату.

12.5.7. При необходимости ответственный исполнитель создает бумажную версию отправляемого (исходящего) электронного документа на этапе направления электронного документа на согласование руководителю структурного подразделения в необходимом количестве экземпляров, верифицирует с электронным документом.

После этапа согласования ответственный исполнитель представляет бумажную версию электронного документа на подпись председателю или заместителю председателя комитета в соответствии с распределением обязанностей.

После завершения процедуры подписания и регистрации отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на следующий этап - сканирование.

При сканировании осуществляется создание электронного образа отправляемого (исходящего) электронного документа и его прикрепление к РКК.

12.5.8. После завершения процедуры сканирования отправляемый (исходящий) электронный документ, сформированный на бумажном носителе, направляется на отправку адресату.

В систему электронного документооборота, наряду с направлением отправляемого (исходящего) электронного документа, сформированного на бумажном носителе, направляется электронная версия документа.

12.6. Направление электронного документа в дело

12.6.1. Направление исполненного электронного документа в электронное дело заключается в определении места его хранения согласно сводной номенклатуре дел комитета сотрудником комитета - ответственным исполнителем документа.

12.6.2. На этапе направления исполненного электронного документа в электронное дело в системе электронного документооборота заполняется поле "Дело по номенклатуре", а также происходит проверка соответствия электронного дела и дела, формируемого на бумажном носителе.

12.6.3. На исполненном документе, поступившем на бумажном носителе, ответственным исполнителем проставляется отметка "Об исполнении документа и направлении его в дело".

12.7. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

12.7.1. Электронный документ может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

12.7.2. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками сектора делопроизводства и архива, которые внесены в Региональный реестр уполномоченных лиц органов исполнительной власти Волгоградской области, заверяющих электронные документы.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в пункт 12.7.3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12.7.3. Бумажная копия электронного документа должна содержать на каждом листе обязательную отметку о заверении согласно приложению 31.

12.7.4. Электронный документ и его бумажная копия должны быть аутентичными.

12.8. Хранение электронных документов

12.8.1. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе электронного документооборота в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

12.8.2. Исполненные электронные документы формируются в системе электронного документооборота в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел комитета и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

12.8.3. Место хранения электронных документов в системе электронного документооборота до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в комитете программно-технических средств, нормативных и методических документов специально уполномоченного Администрации Волгоградской области органа исполнительной власти в области архивного дела.

12.8.4. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

12.8.5. Архив электронных документов формируется в системе электронного документооборота в структурных подразделениях комитета и секторе делопроизводства и архива.

12.8.6. Сформированный в системе электронного документооборота архив электронных документов доступен только для просмотра.

12.8.7. Доступ к информации, содержащейся в архиве электронных документов, обеспечивается путем установления определенных категорий пользователей и применения соответствующих технических средств и правовых норм действующего законодательства.

12.8.8. Передача электронных документов на государственное хранение осуществляется в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом комитета по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области от 17 июля 2017 г. N 174 в раздел 13 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

13. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

Комитет в соответствии с постановлением Администрации Волгоградской области от 04 августа 2016 г. N 406-п "Об утверждении Положения о комитете по обеспечению безопасности жизнедеятельности населения Волгоградской области" имеет печать с изображением Герба Волгоградской области.

Кроме печати с изображением Герба Волгоградской области в комитете используются:

печати и штампы отдела экономики и планирования; отдела правового и кадрового обеспечения; отдела материально-технического обеспечения и контрактной службы; сектора по защите информации и мобилизационной работе; сектора делопроизводства и архива;

штампы для отдельных категорий документов: "Для пакетов", "Для договоров", "Для копий", "Для пропусков", "Для документов ПЗГТ";

металлические выжимные печати для опечатывания помещений, сейфов и дверей, а также штампы.

Печати и штампы комитета изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов, их количестве принимает председатель комитета.

Заявки на изготовление печатей и штампов, их эскизы оформляются в соответствующих структурных подразделениях комитета и передаются в отдел материально-технического обеспечения и контрактной службы, который размещает заказ на изготовление печатей (Гербовых печатей - в соответствии с действующим законодательством) и штампов.

В случае служебной необходимости по решению председателя комитета допускается изготовление дополнительных идентичных экземпляров печатей и штампов (с проставлением на них цифровой отметки "1, 2, 3" и т.д.).

Изготовленные печати и штампы учитываются в отделе материально-технического обеспечения и контрактной службы в журнале учета печатей и штампов (далее - журнал) (приложение 32), который должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью начальника отдела материально-технического обеспечения и контрактной службы. Выдача печатей и штампов сотрудникам структурных подразделений комитета осуществляется под подпись в данном журнале.

В структурных подразделениях комитета:

печати и штампы хранятся в сейфах или металлических шкафах;

передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений (за исключением металлических печатей для опечатывания помещений, сейфов и металлических хранилищ) не допускается.

Ответственность:

за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного Герба Российской Федерации руководителей структурных подразделений комитета, которым выданы данные печати;

за надежность хранения, законность использования других печатей и штампов

возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений и на сотрудников комитета, имеющих печати и штампы.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату в отдел материально-технического обеспечения и контрактной службы, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

В случае утраты печатей или штампов необходимо немедленно сообщить начальнику отдела материально-технического обеспечения и контрактной службы для проведения служебной проверки.

Начальник отдела материально-технического обеспечения и контрактной службы ежегодно организует проверку наличия у сотрудников комитета выданных печатей и штампов.