Приложение N 2. Положение о системе электронного учета услуг (работ) в муниципальном бюджетном учреждении "Муниципальная информационная библиотечная система"

Приложение N 2
к постановлению администрации
городского округа-город Волжский
Волгоградской области
от 31.08.2017 г. N 5312

Положение
о системе электронного учета услуг (работ) в муниципальном бюджетном учреждении "Муниципальная информационная библиотечная система"

1. Общие положения

1.1. Положение о системе электронного учета услуг (работ) в муниципальном бюджетном учреждении "Муниципальная информационная библиотечная система", устанавливает порядок организации и работы системы электронного учета услуг (работ), оказываемых (выполняемых) муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальная информационная библиотечная система", функции и полномочия участников системы электронного учета, порядок использования бесконтактных проксимити идентификаторов.

1.2. Целью принятия настоящего положения является:

- организация учета посещений библиотек в стационарном режиме, организация формальной процедуры сбора и обработки информации о выполнении муниципального задания муниципальным бюджетным учреждением "Муниципальная информационная библиотечная система" в части предоставления услуг (работ) по библиотечному, библиографическому и информационному обслуживанию получателей услуг (работ) библиотек в стационарных условиях, по проведению библиотечных мероприятий.

1.3. Участниками системы электронного учета являются:

- получатели услуг (работ) библиотек;

- муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальная информационная библиотечная система" (далее - Учреждение);

- библиотеки;

- муниципальное автономное учреждение "Современные городские технологии" городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее - Оператор);

- управление культуры администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее - Управление культуры);

- управление финансов администрации городского округа - город Волжский Волгоградской области (далее - Управление финансов).

2. Термины и определения, используемые в Положении

В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

- бесконтактный проксимити идентификатор (далее - БПИ) - бесконтактная карта, предназначенная для идентификации в системах контроля и управлением доступа и учета получения услуг (работ) библиотечно-информационного обслуживания, проведения библиотечных мероприятий;

- библиотечно-информационная услуга (работа) - конкретный результат библиотечного обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность получателей услуг (работ) библиотеки (выдача документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, выставки, консультации и т.д.);

- библиотечное мероприятие (далее - мероприятие) - вид библиотечной услуги, представляющий собой совокупность действий и организационных форм, ориентированных на целевые группы участников для удовлетворения их потребностей в знании, информации, повышении квалификации, получении навыков работы с информационно-библиотечными ресурсами;

- получатели услуг (работ) библиотек (далее - Получатели услуг (работ)) - читатель, абонент, обращающийся в библиотеку за библиотечно-информационным обслуживанием, посетитель библиотечного мероприятия;

- библиотеки - обособленные подразделения, входящие в состав Учреждения;

- ответственный сотрудник - сотрудник библиотеки, ответственный за организацию работы по электронному учету посетителей, получателей услуг в стационарном режиме, назначаемый приказом директора Учреждения;

- дежурный сотрудник - сотрудник библиотеки, ответственный за фиксацию учета посетителей, получателей услуг в стационарном режиме, назначаемый приказом заведующего библиотеки;

- посещение библиотек - приход пользователя в помещение библиотек с целью получения библиотечно-информационной услуги (работы), участия в библиотечном мероприятии, использования библиотечного пространства для общения, обращения к ресурсам информационно-телекоммуникационной сети Интернет, доступных в библиотеке, обращение в библиотеку Получателей услуг (работ), посещающих библиотеку стационарно, посредством средств коммуникации (телефон, факс, электронная почта) для продления пользования книгами, получения справки, информации, консультации и т.п.;

- посетитель библиотечного мероприятия - гражданин, принимающий участие в мероприятиях и зарегистрированный в установленных библиотекой формах учета и отчетности;

- реестр бесконтактных проксимити идентификаторов (далее - реестр БПИ) - информационный ресурс, формируемый в виде базы данных, содержащих информацию об идентификационных номерах БПИ.

3. Описание организации электронного учета получения услуг (выполнения работ)

3.1. Процесс мониторинга оказания библиотечно-информационных услуг (работ) организуется с учетом действующих для данной сферы ГОСТов, регламентов, инструкций, методических указаний. Для учета количества посещений применяются положения порядка учета показателя "посещение" ГОСТа Р 7.0.20-2014 "Библиотечная статистика: показатели и единицы измерения" и Инструкции "О порядке учета статистических показателей работы в МБУ "МИБС" от 29.12.2016.

3.2. Учет количества посещений библиотек осуществляется по каждой библиотеке.

3.3. Ответственные сотрудники за организацию работы по электронному учету посетителей, получателей услуг в стационарном режиме назначаются приказом директора Учреждения в целом по Учреждению и по каждой библиотеке отдельно. Назначенные ответственные сотрудники обеспечивают сохранность БПИ.

3.4. Учет обращений в библиотеку Получателей услуг (работ), посещающих библиотеку стационарно, посредством средств коммуникации (телефон, факс, электронная почта) для продления пользования документами, получения справки, информации, консультации и т.п., осуществляется библиотекой в отдельной графе "Дневника ежедневного учета работы библиотеки", а также в "Журнале учета обращений получателей услуг (работ) через средства коммуникаций" (далее - Журнал), форма которого утверждается приказом директора Учреждения.

3.5. Электронный учет посетителей каждой библиотеки ведется с применением 2-х видов БПИ:

- учет получивших библиотечно - информационную услугу стационарно;

- учет принявших участие в мероприятии с использованием библиотечного пространства для общения.

3.6. Учет посетивших библиотеку стационарно ведется путем суммирования результатов электронного учета и количества обращений в библиотеку через средства коммуникаций, отраженных в Журнале.

3.7. Организация процесса электронного учета посещений библиотек осуществляется в следующем порядке:

- получатель услуги (работы) библиотеки фиксируется в момент выхода из помещения библиотеки после получения услуги (работы). Дежурный сотрудник библиотеки выполняет идентификацию потенциального получателя услуги (работы), при этом получатель должен находиться в поле видимости IP-видеокамеры. После завершения идентификации соответствующего вида услуги (работы) (книговыдача/мероприятие), дежурный сотрудник прикладывает соответствующую услуге БПИ к считывателю для осуществления фиксации в системе электронного учета;

- ответственность за фиксацию посещений получателя услуг (работ) несет дежурный сотрудник;

- график дежурств разрабатывается в каждой библиотеке заведующей и доводится под роспись всем сотрудникам библиотеки;

- БПИ для фиксации посещений в электронной системе передаются от одного ответственного сотрудника к другому под роспись с отметкой в журнале приема (передачи) БПИ (Приложение N 1).

4. Использование БПИ

4.1. Учреждение закупает БПИ в соответствии с действующим законодательством о закупках.

4.2. Учреждение осуществляет передачу БПИ Оператору на основании акта приема-передачи, предусмотренного соглашением об информационном взаимодействии между Оператором и Учреждением.

4.3. На основании заключенного соглашения об информационном взаимодействии между Оператором и Учреждением, Оператор осуществляет привязку БПИ за конкретной библиотекой и конкретным видом услуги (книговыдача, мероприятие) в системе контроля и управлением доступа.

4.4. По завершению процедуры закрепления БПИ за конкретной библиотекой Оператор формирует акт приема-передачи (Приложение N 2 к Положению) и передает 2 экземпляра акта в Учреждение вместе с БПИ. После завершения процедуры сверки количества переданных БПИ от Оператора Учреждению и отсутствия со стороны Учреждения претензий по количеству переданных БПИ в пользование, подписанный 2-ой экземпляр акта, возвращается Оператору. Экземпляры подписанных актов на бумажном носителе хранятся у Оператора и Учреждения.

БПИ является обезличенной и служит исключительно для фиксации получаемых услуг (работ) получателями услуг (работ), посетителями библиотечных мероприятий. Срок закрепления БПИ с момента передачи Оператору от Учреждения составляет 3 рабочих дня.

4.5. Зарегистрированные в системе контроля и управлением доступа БПИ подлежат передаче и последующей выдаче в библиотеке, за которой закреплены БПИ, для осуществления учета оказываемых услуг (работ).

4.6. БПИ выдаются ответственным сотрудникам библиотек, назначенным директором Учреждения по реестру приема-передачи (приложение N 3), который хранится в Учреждении.

4.7. Действие БПИ прекращается в случае:

- утраты БПИ;

- порчи БПИ.

4.8. В случае утраты основного комплекта БПИ или одной из БПИ, позволяющих регистрировать услуги (работы) (книговыдача, мероприятие), ответственный сотрудник направляет директору Учреждения служебную записку с указанием номера утраченного БПИ, вида услуги, регистрируемой с помощью данной БПИ (книговыдача или мероприятие), причины утраты. В период отсутствия БПИ библиотека не может отказать получателю услуги (работы) в предоставлении услуг (работ). С целью недопущения приостановки оказания услуг пользователям библиотечной системы городского округа - город Волжский Волгоградской области, в каждую из библиотек передается резервный комплект БПИ, разделенный по видам услуг (книговыдача, мероприятие). При утрате основного комплекта БПИ или одной из БПИ, позволяющих идентифицировать получение услуги, используется резервный комплект БПИ.

4.9. После получения Учреждением служебной записки о начале использования резервного комплекта БПИ в одной из библиотек, данная информация в течение 1 рабочего дня должна быть доведена Учреждением до Оператора и Управления культуры путем направления официального письма. Допускается передача данной информации с применением информационно-телекоммуникационной сети Интернет с применением средств электронной почты, путем направления электронного образа официального письма на электронные ящики Оператора и Управления культуры.

4.10. После поставки дополнительных БПИ в библиотеки используемые резервные БПИ остаются в работе и становятся основным комплектом БПИ. Поступившие (новые) БПИ становятся резервными и хранятся у ответственного сотрудника библиотеки.

5. Основные функции участников системы электронного учета

5.1. Оператор в системе Учета выполняет следующие функции:

5.1.1. Ведет электронный реестр БПИ в системе контроля и управления доступа, содержащий идентификационные номера БПИ.

5.1.2. Осуществляет привязку БПИ к библиотекам Учреждения.

5.1.3. Осуществляет передачу зарегистрированных и проинициализированных БПИ в системе контроля и управлением доступа Учреждению на основании акта приема-передачи.

5.1.4. Осуществляет мониторинг работоспособности используемого в библиотеках оборудования в режиме реального времени. В случае выявления отклонений в работе оборудования сообщает об этом в Учреждение и библиотеки.

5.1.5. Обеспечивает электронный учет услуг (работ) библиотек.

5.1.6. Осуществляет комплексную защиту персональных данных, используемых в системе электронного учета.

5.1.7. Осуществляет консультирование и обучение персонала Учреждения при работе с оборудованием, используемым в системе электронного учета.

5.1.8. Представляет в Учреждение, Управление культуры и Управление финансов информацию, зафиксированную системой электронного учета, в целом по Учреждению и в разрезе его библиотек, ежемесячно в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным.

5.2. Учреждение в целях создания единой информационной базы, необходимой для осуществления анализа и контроля посещаемости в системе учета, выполняет следующие функции:

5.2.1. Закупает оборудование в соответствии с действующим законодательством о закупках.

5.2.2. Осуществляет выдачу БПИ Ответственному сотруднику не позднее 1 рабочего дня с даты поступления БПИ от Оператора в Учреждение.

5.2.3. Ежемесячно в срок не позднее 3 - х рабочих дней с начала месяца, следующего за отчетным, заведующие библиотеками предоставляют заместителю директора по библиотечной работе или директору Учреждения количественные показатели выполнения услуги (работы): по библиотечно-информационному обслуживанию получателей услуг (работ) библиотек в стационарном режиме, по проведению библиотечных мероприятий.

5.2.4. Заместитель директора по библиотечной работе или директор Учреждения на основе предоставленной Оператором и библиотеками информации составляет сводный отчет о выполнении муниципального задания по форме, разработанной и утвержденной Управлением культуры.

5.2.5. Учреждение осуществляет учет предоставления библиотечных услуг (работ) в целом по Учреждению и в разрезе библиотек.

5.2.6. Ежемесячно в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным, предоставляет в Управление культуры отчет о выполнении муниципального задания и количестве получателей услуг (работ) библиотек, посетивших библиотеки в стационарном режиме, но не отметившихся в системе электронного учета по причине технической неисправности программного обеспечения или утери БПИ.

5.2.7. Директор Учреждения обеспечивает выполнение муниципального задания как в целом, так и в разрезе направлений деятельности.

5.2.8. Директор Учреждения осуществляет контроль за соответствием информации, отраженной посредством электронного учета получателей услуг (работ). В случае выявления недостоверных данных (факта завышения или занижения) показателей к виновному лицу могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

5.2.9. Учреждение обеспечивает поддержку в рабочем состоянии компонентов системы электронного учета в части работоспособности инфраструктуры, включающей в себя считыватель бесконтактных проксимити идентификаторов стандарта EM-Marine, функционирование IP-камер видеонаблюдения, наличия на участках доступа в информационно-телекоммуникационную сеть Интернет для осуществления передачи данных от оборудования на сервера, расположенные у оператора, наличие выделенного статического (белого) IP-адреса в каждой из библиотек. В случае возникновения перебоя в штатной работе инфраструктуры системы электронного учета сообщать Оператору о наличии таких проблем и причин их возникновения в устной форме путем передачи по телефонным каналам связи информации Оператору, а также письменно путем направления письма, оформленного на официальном бланке организации за подписью директора Учреждения, средствами электронной почты на адрес электронной почты Оператора: proekt_obrazsgt@mfc-v.su.

5.2.10. Учреждение самостоятельно устраняет проблемы, связанные с функционированием инфраструктуры системы электронного учета, в случае их возникновения, при этом соблюдая порядок, указанный в пункте 5.2.9, настоящего Положения.

5.3. Управление культуры при использовании системы электронного учета выполняет следующие функции:

- разрабатывает и утверждает единый порядок учета посещений библиотек посредством электронной системы;

- осуществляет на основании электронных данных Оператора контроль за исполнением муниципального задания в Учреждении в части предоставляемых библиотечных услуг (работ);

- ежемесячно совместно с директором Учреждения проводит системный анализ причин отклонения фактических посещений от плановых в целом по Учреждению и в разрезе библиотек, разрабатывает мероприятия, направленные на исполнение муниципального задания;

- формирует отчет о результатах оказания муниципальных услуг (работ) до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, на основании данных, предусмотренных п. 5.2.4.

В случае невыполнения муниципального задания к руководителю Учреждения и руководителю Управления культуры применяются меры в соответствии с действующим бюджетным законодательством, КоАП РФ и нормативными правовыми актами городского округа - город Волжский Волгоградской области.

6. Заключительные положения

6.1. Информационный обмен между участниками системы электронного учета осуществляется посредством бумажных и /или электронных документов.

6.2. Участники системы электронного учета несут ответственность за несоблюдение Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Заместитель главы администрации

Е.Р. Овчаренко