Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области

Приложение N 1
к постановлению администрации
Октябрьского муниципального
района Волгоградской области
от 30.03.2018 N 134

Положение
об организации проектной деятельности в администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об организации проектной деятельности в администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области (далее - Положение) устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области.

1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение цели и уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

жизненный цикл проекта - набор обязательных последовательных этапов реализации проекта: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта;

проектная деятельность - деятельность, осуществляемая на всех этапах жизненного цикла проекта;

приостановление проекта - временное прекращение реализации мероприятий проекта с возможностью последующего возобновления их выполнения;

управление проектом - деятельность, связанная с планированием, организацией и контролем за использованием трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделенных для реализации проекта;

проектная документация - предложение по проекту, паспорт проекта, план проекта, итоговый отчет по проекту;

этап реализации проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью достижения основного результата выделенной (обособленной) части проекта;

мероприятие проекта - имеющий сроки начала и окончания комплекс связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта;

блок мероприятий проекта - часть проекта, объединяющая несколько мероприятий проекта с целью достижения цели проекта;

результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

контрольная точка проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта и имеющее срок окончания;

бюджет проекта - сумма финансовых средств, необходимых для реализации проекта;

мониторинг проектной деятельности - систематический сбор информации и ее анализ с целью прогнозирования и оценки хода реализации проекта.

1.3. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности в администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области является отдел по экономики администрации Октябрьского муниципального района (далее именуется - уполномоченный орган).

1.4. Реализации, в соответствии с настоящим Положением, подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в документах стратегического планирования администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области и (или) в нормативных правовых актах администрации Октябрьского муниципального района Волгоградской области (далее - администрация).

1.5. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

необходимость интеграции нормативных, контрольных и финансовых (бюджетных, внебюджетных) инструментов для реализации проекта;

необходимость организации для реализации проекта эффективного внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с хозяйствующими субъектами, которых планируется привлечь для реализации проекта.

нацеленность проекта на достижение уникального результата и (или) инновационного результата на территории Октябрьского муниципального района;

1.6. Проектная деятельность в администрации состоит из следующих процессов: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта, приостановление проекта, мониторинг проектной деятельности и контроль над реализацией проекта.

1.7. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

1.7.1. Постоянные органы управления проектной деятельностью:

Муниципальный проектный совет;

Муниципальный проектный офис.

1.7.2. Временный орган управления проектной деятельностью - команда проекта, в которую входят:

- группа управления проектом, состоящая из руководителя проекта и куратора проекта;

- рабочая группа проекта, состоящая из администратора проекта, специалистов, ответственных за реализацию блоков мероприятий проекта, специалистов, ответственных за реализацию входящих в блоки мероприятий проекта отдельных мероприятий проекта.

1.8. Функции органов управления проектной деятельностью и лиц, входящих в состав рабочей группы проекта, определяются настоящим Положением и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в администрации.

1.9. Управление проектами и взаимодействие между участниками проектной деятельности осуществляется с использованием информационной системы управления проектами (ИСУП) со дня ввода ее в эксплуатацию

2. Инициирование проекта

2.1. Началом этапа инициации проекта является проектное предложение по вопросу открытия проекта, которое направляется инициатором проекта в Муниципальный проектный офис в письменном виде.

Инициатором проекта могут выступать: структурные подразделения администрации, общественные объединения, муниципальные предприятия или учреждения, в отношении которых администрация выполняет функции и полномочия учредителя и иные организации, заинтересованные в реализации проекта.

Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта, как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.

2.2. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

- наименование проекта;

- цель проекта;

- примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

- бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости);

- основные мероприятия, необходимые для реализации проекта;

- результат проекта;

- факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

- предполагаемые органы исполнительной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления, должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта;

- предполагаемый куратор проекта;

- предполагаемый руководитель проекта;

- иные сведения, касающиеся реализации проекта.

Форма предложения по проекту и требования к подготовке предложения по проекту утверждаются нормативным актом администрации.

2.3. Разработанное предложение по проекту направляется сопроводительным письмом инициатора проекта в Муниципальный проектный офис. Муниципальный проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

2.3.1. Осуществляет регистрацию предложения по проекту.

2.3.2. Осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, а также осуществляет проверку предложения по проекту на соответствие утвержденной форме и требованиям к его подготовке.

2.3.3. В случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин.

2.3.4. В случае несоответствия предложения по проекту утвержденным форме и (или) требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту инициатору проекта на доработку.

Взаимодействие инициатора проекта и Муниципального проектного офиса при доработке предложения по проекту, в случае его несоответствия утвержденным форме и (или) требованиям к подготовке предложения по проекту, осуществляется в соответствии с регламентом администрирования проектов, утвержденным нормативным актом администрации (далее именуется - Регламент).

2.3.5. В случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, и соответствия предложения по проекту утвержденным форме и требованиям к его подготовке:

направляет предложение по проекту на согласование:

в органы исполнительной власти Волгоградской области, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта (далее - согласующие органы), - для согласования в части целесообразности реализации проекта на территории Октябрьского муниципального района;

в хозяйствующие субъекты, указанные в предложении по проекту, а также в хозяйствующие субъекты, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта, для согласования в части участия в реализации проекта работников хозяйствующего субъекта;

в структурные подразделения администрации Октябрьского муниципального района, к сферам деятельности которых относится проект.

Руководители структурных подразделений администрации, к сферам деятельности которых относится проект, а также согласующие органы в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты поступления к ним предложения по проекту:

рассматривают предложение по проекту;

по результатам рассмотрения направляют в Муниципальный проектный офис заключение, которое должно содержать:

выводы о целесообразности реализации проекта на территории Октябрьского муниципального района (далее - выводы о целесообразности реализации проекта) с предложениями по кандидатурам для включения в предполагаемый состав рабочей группы проекта и при наличии замечания к предложению по проекту с мотивированным обоснованием (далее - замечания) либо выводы о нецелесообразности реализации проекта на территории Октябрьского муниципального района (далее - выводы о нецелесообразности реализации проекта) с мотивированным обоснованием.

К выводам о нецелесообразности реализации проекта могут прилагаться замечания.

При наличии в заключении выводов о целесообразности реализации проекта и при отсутствии замечаний Муниципальный проектный офис согласовывает предложение по проекту и на следующий рабочий день с даты поступления заключения направляет его на рассмотрение в Муниципальный проектный совет.

2.4. Муниципальный проектный совет в течении 5 рабочих дней с даты поступления согласованного предложения по проекту и заключения по предложению, рассматривает их и принимает одно из следующих решений:

- об открытии проекта;

- об отклонении проекта.

Решение об отклонении проекта принимается в случае, если цели и задачи проекта не соответствуют целям и задачам, указанным в пункте 1.4 настоящего Положения.

Решение об открытии проекта направляется в Муниципальный проектный офис на следующий день после принятия решения.

2.5. Цель проекта после принятия решения об открытии проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

2.6. Муниципальный проектный офис ежегодно не позднее 15 декабря года, предшествующего планируемому периоду, представляет в Муниципальный проектный совет реестр проектов, реализуемых на территории Октябрьского муниципального района по форме приложения N 1 к Положению.

2.7. В течение года в реестр проектов, реализуемых на территории Октябрьского муниципального района, могут вноситься изменения в соответствии с решениями Муниципального проектного совета.

2.8. Группа управления проектом совместно с инициатором проекта в срок, не превышающий 15 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта и согласование его с муниципальным проектным офисом.

2.9. Форма паспорта проекта и требования к его подготовке утверждаются нормативным актом администрации.

Взаимодействие команды проекта и Муниципального проектного офиса при согласовании паспорта проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

2.10. Паспорт проекта утверждается председателем Муниципального проектного совета в течении 5 рабочих дней со дня согласования с Муниципальным проектным офисом.

2.11. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более 60 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта Муниципальным проектным офисом обеспечивается закрытие проекта.

2.12. С даты утверждения паспорта проекта завершается этап инициирования проекта и начинается этап планирования проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Началом этапа планирования проекта является формирование рабочей группы проекта.

Формирование рабочей группы проекта осуществляется в порядке и в сроки, установленные Регламентом.

Рабочая группа проекта осуществляет подготовку сводного плана проекта на основе утвержденного паспорта проекта.

Форма сводного плана проекта и требования к его подготовке утверждаются нормативным актом администрации.

Подготовка и согласование сводного плана проекта осуществляются не позднее 15 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

3.2. Сводный план проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее именуется - план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

3.3. Подготовленный сводный план проекта подписывается руководителем проекта и представляется им на согласование в Муниципальный проектный офис.

Взаимодействие руководителя проекта с Муниципальным проектным офисом при согласовании плана проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

Условием согласования сводного плана проекта Муниципальным проектным офисом является соответствие плана проекта утвержденным форме и требованиям к подготовке.

3.4. Согласованный сводный план проекта утверждается председателем Муниципального проектного совета в течение 5 рабочих дней с даты согласования его с Муниципальным проектным офисом.

3.5. С даты утверждения сводного плана проекта завершается этап планирования проекта и начинается этап реализации проекта.

4. Реализация проекта

4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком;

внесение изменений в проект (при необходимости).

4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком организует руководитель проекта.

4.3. Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком и обеспечивает размещение документов, подтверждающих выполнение мероприятий проекта, в соответствии с Регламентом.

4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.1. Основаниями для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами рабочей группы проекта:

отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее именуются - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее именуются - плановые показатели);

необходимость совершения опережающих действий с целью предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.2. Для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта рабочая группа проекта готовит ведомость изменений проекта, которая подписывается руководителем проекта. Ведомость изменений проекта подлежит согласованию Муниципальным проектным офисом.

Взаимодействие группы управления и Муниципального проектного офиса при согласовании ведомости изменений проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

Обязательным условием согласования ведомости изменений проекта Муниципальным проектным офисом является соответствие ведомости изменений проекта форме и требованиям к подготовке ведомости изменений проекта, утвержденным нормативным актом администрации.

Согласованная ведомость изменений муниципального проекта представляется Муниципальным проектным офисом на утверждение Муниципальному проектному совету.

Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.5. В случае если внесение изменений в проект повлекло включение в план-график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план-график, руководитель проекта, при необходимости, принимает меры к изменению состава рабочей группы проекта.

4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных сводным планом проекта и паспортом проекта.

5. Закрытие проекта

5.1. Началом этапа закрытия проекта является подготовка командой проекта итогового отчета по проекту.

Подготовка и согласование итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 15 рабочих дней с даты выполнения последнего мероприятия проекта в соответствии с сводным планом проекта.

5.2. Итоговый отчет по проекту готовится в соответствии с формой и требованиями по подготовке итогового отчета по проекту, утвержденными нормативным актом администрации, и должен содержать следующую информацию:

1) о достижении результатов проекта, цели проекта;

2) об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

3) о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

4) о статусе реализации проекта:

"проект реализован успешно без отклонений" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта;

"проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по двум условиям: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы;

"проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и представляется на согласование в Муниципальный проектный офис.

5.4. Взаимодействие руководителя проекта и Муниципального проектного офиса при согласовании итогового отчета по проекту осуществляется в соответствии с Регламентом.

5.5. Согласованный итоговый отчет не позднее 3 рабочих дней со дня согласования направляется Муниципальным проектным офисом на рассмотрение Муниципального проектного совета.

Муниципальный проектный совет в течение 5 рабочих дней с даты поступления согласованного итогового отчета принимает решение о закрытии муниципального проекта с соответствующим статусом реализации проекта и утверждении итогового отчета по проекту.

5.6. Решение о закрытии проекта является основанием для расформирования команды проекта.

Руководитель проекта в течение 10 рабочих дней с даты принятия решения о закрытии проекта направляет по основному месту работы членов рабочей группы информацию за подписью куратора проекта об итогах их работы с целью рассмотрения возможности применения к членам рабочей группы мер поощрения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

6. Приостановление проекта

6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

6.2. Решение о приостановлении проекта принимается командой проекта и оформляется протоколом.

6.3. Руководитель проекта в день принятия решения о приостановлении муниципального проекта направляет указанное решение в Муниципальный проектный офис. Муниципальный проектный офис не позднее 5 рабочих дней со дня получения решения о приостановлении проекта представляет указанное решение на согласование в Муниципальный проектный совет.

6.4. Решение о возобновлении проекта принимается командой проекта и оформляется протоколом.

6.5. Руководитель проекта, в день принятия решения о возобновлении муниципального проекта, направляет указанное решение в Муниципальный проектный офис.

Муниципальный проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления с Муниципальным проектным советом.

7. Мониторинг проектной деятельности и контроль за реализацией проекта

7.1. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

7.2. Мониторинг проектной деятельности (далее - мониторинг) осуществляется Муниципальным проектным офисом на основании следующих документов:

проектной документации;

документов, касающихся формирования команд проектов;

протоколов Муниципального проектного совета, Муниципального проектного офиса, рабочих групп;

отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

7.3. В целях проверки достоверности информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, Муниципальный проектный офис вправе с привлечением руководителя проекта и (или) членов рабочей группы проекта осуществлять выездные мероприятия.

Муниципальным проектным офисом по итогам анализа хода реализации проекта оформляется отчет о ходе реализации проекта, по итогам выездного мероприятия - протокол о ходе реализации проекта.

7.4. Муниципальный проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, представляет информацию о ходе реализации проектов в Муниципальный проектный совет.

7.5. Контроль за реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта сводному плану проекта и паспорту проекта.

7.6. Контроль за реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов:

документов, указанных в пункте 7.2 настоящего Положения;

отчетов о результатах мониторинга;

отчетов о ходе реализации проекта;

протоколов о ходе реализации проекта.

7.7. Контроль за реализацией проекта осуществляется в проверке хода реализации проекта, по итогам которой Муниципальным проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

7.8. Проведение проверки хода реализации проекта осуществляется в соответствии с регламентом проведения проверок хода реализации муниципальных проектов, утвержденным нормативным актом администрации.

7.9. В случае если по результатам мониторинга и контроля за реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, муниципальный проектный офис направляет проектной команде уведомление о внесении изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

7.10. Внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.4.2 настоящего Положения.