Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе

Приложение N 1
к постановлению администрации
Фроловского муниципального района
от 28 апреля 2018 г. N 291

Положение
об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе.

1.2. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе является отдел по экономике, управлению имуществом и землепользованию.

1.3. Реализации, в соответствии с настоящим Положением, подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в документах стратегического планирования Фроловского муниципального района и (или) нормативных правовых актах Фроловского муниципального района.

1.4. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

- нацеленность проекта на достижение уникального и (или) инновационного результата на территории Фроловского муниципального района;

- необходимость при реализации проекта без применения проектной деятельности внесения изменений в деятельность органов местного самоуправления Фроловского муниципального района (организационной структуры, процессов управления);

- необходимость интеграции нормативных, контрольных и финансовых (бюджетных, внебюджетных) инструментов для реализации проекта;

- необходимость организации для реализации проекта эффективного внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с хозяйствующими субъектами, которых планируется привлечь для реализации проекта.

1.5. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

1.5.1. Постоянные органы управления проектной деятельностью:

- муниципальный Совет по проектам (далее - Совет);

- муниципальный проектный офис (далее - проектный офис).

1.5.2. Временный орган управления проектной деятельностью - команда проекта, в которую входят:

- группа управления проектом, состоящая из куратора проекта и руководителя проекта;

- рабочая группа проекта, состоящая из администратора проекта, специалистов, ответственных за реализацию блоков мероприятий проекта, специалистов, ответственных за реализацию входящих в блоки мероприятий проекта отдельных мероприятий проекта, специалиста - оператора мониторинга проекта.

1.6. Функции органов управления проектной деятельностью и лиц, входящих в состав рабочей группы проекта, определяются настоящим Положением и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью во Фроловском муниципальном районе.

1.7. Управление проектами и взаимодействие между участниками проектной деятельности осуществляется с использованием информационной системы управления проектами со дня ввода ее в эксплуатацию.

2. Инициирование проекта

2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором проекта предложений по проекту в муниципальный проектный офис.

2.2. Предложения по проектам инициируются администрацией Фроловского муниципального района, муниципальными учреждениями Фроловского муниципального района, органами местного самоуправления сельских поселений, входящих в состав Фроловского муниципального района.

2.3. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

2.3.1. наименование проекта;

2.3.2. цель проекта;

2.3.3. примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

2.3.4. бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости);

2.3.5. основные мероприятия, необходимые для реализации проекта;

2.3.6. результат проекта;

2.3.7. факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

2.3.8. предполагаемые федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления, должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта;

2.3.9. предполагаемый руководитель проекта;

2.3.10. предполагаемый куратор проекта;

2.3.11. иные сведения, касающиеся реализации проекта.

2.4. Разработанное предложение по проекту направляется сопроводительным письмом инициатора проекта в проектный офис. Проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

2.4.1. осуществляет регистрацию предложения по проекту;

2.4.2. осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, а также осуществляет проверку предложения по проекту на соответствие утвержденной форме и требованиям к его подготовке;

2.4.3. в случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин;

2.4.4. в случае несоответствия предложения по проекту утвержденным форме Приложение N 1 к Положению об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе) и (или) требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту инициатору проекта на доработку;

2.4.5. в случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, и соответствия предложения по проекту утвержденным форме и требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту на согласование:

- органы местного самоуправления, указанные в предложении по проекту и (или) органы местного самоуправления, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта (далее именуются - согласующие органы), - для согласования в части целесообразности реализации проекта на территории Фроловского муниципального района, а также участия должностных лиц указанных органов в реализации проекта;

- в хозяйствующие субъекты, указанные в предложении по проекту, а также в хозяйствующие субъекты, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта, - для согласования в части участия в реализации проекта работников хозяйствующего субъекта;

- руководителям должностных лиц, специалистов в определенной сфере деятельности, указанных в предложении по проекту.

Взаимодействие инициатора проекта и проектного офиса при доработке предложения по проекту, в случае его несоответствия утвержденным форме и (или) требованиям к подготовке предложения по проекту, осуществляется в соответствии с регламентом администрирования проектов, утвержденным постановлением администрации Фроловского муниципального района (далее именуется - Регламент).

2.4.6. Должностные лица, курирующие сферу деятельности, к которой относится проект, согласующие органы в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты поступления к ним предложения по проекту:

1) рассматривают предложение по проекту;

2) по результатам рассмотрения направляют в проектный офис заключение, которое должно содержать:

выводы о целесообразности реализации проекта на территории Фроловского муниципального района (далее именуются - выводы о целесообразности реализации проекта) с предложениями по кандидатурам для включения в предполагаемый состав рабочей группы проекта и при наличии замечания к предложению по проекту с мотивированным обоснованием (далее именуются - замечания) либо выводы о нецелесообразности реализации проекта на территории Фроловского муниципального района (далее именуются - выводы о нецелесообразности реализации проекта) с мотивированным обоснованием.

К выводам о нецелесообразности реализации проекта могут прилагаться замечания.

2.4.7. При наличии в заключении выводов о целесообразности реализации проекта и при отсутствии замечаний проектный офис на следующий рабочий день с даты поступления заключения направляет его на рассмотрение в проектный офис.

2.4.8. При согласии с замечаниями проектный офис в течение пяти рабочих дней с даты поступления заключения совместно с инициатором проекта обеспечивает внесение соответствующих изменений в предложение по проекту и направление предложения по проекту на рассмотрение в Совет.

2.5. Совет в течение 20 рабочих дней с даты поступления предложения по проекту рассматривает его и принимает одно из следующих решений:

- об открытии проекта, подготовке паспорта проекта с учетом рекомендаций муниципального Совета по проектам (при наличии) и утверждении состава группы управления проектом;

- об отклонении проекта.

Решение об отклонении проекта принимается муниципальным Советом по проектам в случае, если цели и задачи проекта не соответствуют целям и задачам, указанным в пункте 1.3. Положения.

2.6. Решение об открытии проекта направляется в проектный офис на следующий рабочий день после принятия соответствующего решения.

2.7. Цель проекта после принятия решения об открытии проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

2.8. Группа управления проектом совместно с инициатором проекта и проектным офисом в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта.

Взаимодействие группы управления проектом, инициатора проекта и проектного офиса при согласовании паспорта проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

2.9. Паспорт проекта утверждается председателем Совета в течение пяти рабочих дней.

2.10. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более 60 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта проектным офисом обеспечивается закрытие проекта.

2.11. С даты утверждения паспорта проекта завершается этап инициирования проекта и начинается этап планирования проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Началом этапа планирования проекта является формирование группой управления проектом рабочей группы (рабочих групп) проекта.

Формирование рабочей группы проекта осуществляется в порядке и в сроки, установленные Регламентом.

3.2. Рабочая группа проекта осуществляет подготовку сводного плана проекта (Приложение N 3 к положению об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе) на основе утвержденного паспорта проекта (Приложение N 2 к положению об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе).

Подготовка и согласование сводного плана проекта осуществляются не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

3.3. На этапе планирования проекта производится разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных точек проекта.

Контрольная точка проекта - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания.

Целесообразно выделять не менее 1 контрольной точки в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

3.4. Сводный план проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее именуется - план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

3.5. Подготовленный сводный план проекта подписывается руководителем проекта и представляется им на согласование куратору проекта, в муниципальный проектный офис.

Взаимодействие руководителя проекта с муниципальным проектным офисом при согласовании сводного плана проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

Условием согласования сводного плана проекта муниципальным проектным офисом является соответствие сводного плана проекта утвержденным форме и требованиям к подготовке сводного плана.

3.6. Согласованный сводный план проекта утверждается председателем муниципального Совета по проектам в течение пяти рабочих дней с даты согласования его с муниципальным проектным офисом.

3.7. С даты утверждения сводного плана проекта завершается этап планирования проекта и начинается этап реализации проекта.

4. Реализация проекта

4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

- выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком;

- внесение изменений в проект (при необходимости).

4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком организует руководитель проекта.

4.3. Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком и обеспечивает размещение документов, подтверждающих выполнение мероприятий проекта, в соответствии с Регламентом.

4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.1. Основаниями для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами рабочей группы проекта:

отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее именуются - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее именуются - плановые показатели);

необходимость совершения опережающих действий с целью предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.2. Для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта рабочая группа проекта готовит ведомость изменений проекта, которая подписывается руководителем проекта и согласовывается куратором проекта. Согласованная ведомость изменений проекта подлежит согласованию муниципальным проектным офисом.

Взаимодействие рабочей группы и проектного офиса при согласовании ведомости изменений проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

Обязательным условием согласования ведомости изменений проекта проектным офисом является соответствие ведомости изменений проекта форме и требованиям к подготовке ведомости изменений проекта (Приложение N 4 к положению об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе).

Согласованная ведомость изменений проекта представляется проектным офисом на утверждение председателю Совета.

Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью сводного плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.5. В случае если внесение изменений в проект повлекло включение в план-график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план-график, руководитель проекта при необходимости принимает меры к изменению состава рабочей группы проекта.

4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных сводным планом проекта и паспортом проекта.

5. Закрытие проекта

5.1. Началом этапа закрытия проекта является подготовка рабочей группой совместно с проектным офисом итогового отчета по проекту.

Подготовка и согласование итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 15 рабочих дней с даты выполнения последнего мероприятия проекта в соответствии со сводным планом проекта.

5.2. Итоговый отчет по проекту готовится в соответствии с формой и требованиями по подготовке итогового отчета по проекту (Приложение N 5 к положению об организации проектной деятельности во Фроловском муниципальном районе) и должен содержать следующую информацию:

1) о достижении результатов проекта, цели проекта;

2) об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

3) о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

4) о статусе реализации проекта:

"проект реализован успешно без отклонений" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта;

"проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по двум условиям: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы;

"проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и представляется на согласование куратору проекта и в проектный офис.

5.4. Взаимодействие руководителя проекта с проектным офисом при согласовании итогового отчета по проекту осуществляется в соответствии с Регламентом.

5.5. Согласованный итоговый отчет по проекту с приложением презентации не позднее трех рабочих дней со дня согласования направляется проектным офисом на рассмотрение Совета.

Совет в течение 20 рабочих дней с даты поступления согласованного итогового отчета принимает решение о закрытии проекта с соответствующим статусом реализации проекта и утверждении итогового отчета по проекту.

5.6. Решение о закрытии проекта является основанием для расформирования рабочей группы.

Руководитель проекта в течение 10 рабочих дней с даты принятия решения о закрытии проекта направляет по основному месту работы членов рабочей группы информацию за подписью куратора проекта об итогах их работы с целью рассмотрения возможности применения к членам рабочей группы мер поощрения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

6. Приостановление проекта

6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

6.2. Решение о приостановлении проекта принимается рабочей группой и оформляется протоколом.

6.3. Руководитель проекта в день принятия решения о приостановлении проекта направляет указанное решение в проектный офис. Проектный офис не позднее пяти рабочих дней со дня получения решения о приостановлении проекта представляет указанное решение на согласование председателю Совета.

Проект считается приостановленным в случае согласования его приостановления председателем Совета.

6.4. Решение о возобновлении проекта принимается рабочей группой и оформляется протоколом.

6.5. Руководитель проекта в день принятия решения о возобновлении проекта направляет указанное решение в проектный офис.

Решение о возобновлении проекта согласовывается председателем Совета не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления председателем Совета.

7. Мониторинг проектной деятельности и контроль за реализацией проекта

7.1. Мониторинг проектной деятельности (далее - мониторинг) осуществляется проектным офисом на основании следующих документов:

проектной документации;

документов, касающихся формирования рабочих групп проекта;

протоколов Совета, рабочих групп;

отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

7.2. Мониторинг включает анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, по итогам которого проектным офисом оформляется отчет о ходе реализации проекта, а также анализ хода реализации проектов на основании информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, и документах, указанных в пункте 7.1. Положения.

7.3. В целях проверки достоверности информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, проектный офис вправе с привлечением руководителя проекта и (или) членов рабочей группы проекта осуществлять выездные мероприятия.

Проектным офисом по итогам выездного мероприятия оформляется протокол о ходе реализации проекта.

7.4. Проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, при необходимости представляет информацию о ходе реализации проектов Совету заключения и рекомендации по итогам мониторинга.

7.5. Контроль за реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта сводному плану проекта и паспорту проекта.

7.6. Контроль за реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов:

документов, указанных в пункте 7.1 настоящего Положения;

отчетов о результатах мониторинга;

отчетов о ходе реализации проекта;

протоколов о ходе реализации проекта.

7.7. Контроль за реализацией проекта осуществляется на двух уровнях:

на первом уровне - руководителем проекта и администратором проекта;

на втором уровне - проектным офисом.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.9. На первом уровне контроля за реализацией проекта осуществляется анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, по итогам которого оформляется отчет о результатах контроля за реализацией проекта.

На втором уровне контроля за реализацией проекта осуществляется проверка хода реализации проекта, по итогам которой проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

7.10. Проведение проверки хода реализации проекта осуществляется в соответствии с порядком проведения проверок хода реализации проектов, утвержденным постановлением администрации Фроловского муниципального района.

7.11. В случае если по результатам мониторинга и контроля за реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, проектный офис направляет рабочей группе уведомление о внесении изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

7.10. Внесение изменений в план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.4.2 настоящего Положения.