Постановление Администрации Волгограда от 5 февраля 2019 г. N 132 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда" (с изменениями и дополнениями) (документ не действует)

Постановление Администрации Волгограда от 5 февраля 2019 г. N 132
"Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда"

На основании Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказа Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", руководствуясь статьями 7, 39 Устава города-героя Волгограда, администрация Волгограда постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о документальном фонде администрации Волгограда.

2. Организационному управлению аппарата главы Волгограда подготовить проект распоряжения администрации Волгограда о назначении ответственных за документальный фонд администрации Волгограда в структурных подразделениях администрации Волгограда, не наделенных правами юридического лица.

3. Признать утратившими силу постановления администрации Волгограда:

3.1. От 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3.2. От 30 января 2017 г. N 115 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3.3. От 25 июля 2017 г. N 1197 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

3.4. От 13 декабря 2017 г. N 1905 "О внесении изменений в постановление администрации Волгограда от 19 октября 2016 г. N 1584 "Об утверждении Положения о документальном фонде администрации Волгограда".

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата главы Волгограда Алтухова Е.А.

Глава Волгограда

В.В. Лихачев

Утверждено
постановлением
администрации Волгограда
от 5 февраля 2019 г. N 132

Положение
о документальном фонде администрации Волгограда

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, разработанными по заказу Федерального архивного агентства, и устанавливает единые требования к обеспечению учета и сохранности при текущем хранении документов, образующихся в процессе деятельности администрации Волгограда или полученных в результате взаимодействия с другими органами власти, организациями и гражданами.

1.2. Действия настоящего Положения распространяются:

на структурные подразделения администрации Волгограда, не наделенные правами юридического лица (далее - структурные подразделения);

на организацию работы с документами независимо от вида носителя информации, в том числе с электронными документами с использованием системы автоматизированного делопроизводства и электронного документооборота "Дело".

1.3. В соответствии с настоящим Положением в структурных подразделениях распоряжением администрации Волгограда назначаются ответственные за документальный фонд администрации Волгограда (далее - ответственный работник структурного подразделения).

2. Состав документального фонда администрации Волгограда

2.1. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

2.2. Документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

2.3. Документы по личному составу, в том числе организаций-предшественников.

2.4. Документы постоянного срока хранения до передачи в муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив" (далее - МКУ "ВГА").

2.5. Научно-справочный аппарат к документам.

3. Задачи и функции документального фонда администрации Волгограда

3.1. Задачи:

3.1.1. Организация хранения документов.

3.1.2. Организация проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

3.1.3. Разработка номенклатуры дел.

3.1.4. Формирование и оформление документов.

3.1.5. Учет документов.

3.1.6. Создание научно-справочного аппарата к документам.

3.1.7. Подготовка и передача документов постоянного срока хранения в МКУ "ВГА".

3.1.8. Организация работы по уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.2. Функции:

3.2.1. Проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов.

3.2.2. Предоставление справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда.

3.2.3. Ведение учета и анализа использования документов.

3.2.4. Оказание методической помощи структурным подразделениям по составлению номенклатуры дел.

3.2.5. Поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам.

4. Создание документального фонда администрации Волгограда

4.1. Начальным этапом, обеспечивающим выполнение процесса комплектования документального фонда администрации Волгограда, является проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения и отбора документов для постоянного хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве структурных подразделений при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче на хранение в организационное управление аппарата главы Волгограда (далее - организационное управление аппарата).

Экспертиза ценности документов проводится в структурных подразделениях ежегодно работниками структурных подразделений при методической помощи ответственного работника общего отдела организационного управления аппарата. Результаты экспертизы ценности согласовываются экспертной комиссией администрации Волгограда (далее - ЭК), создаваемой распоряжением администрации Волгограда.

ЭК является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого постановлением администрации Волгограда.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в организационное управление аппарата,

отбор документов с временными (до 10 лет включительно) сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

отбор документов, срок хранения которых истек, к уничтожению.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурного подразделения: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

На дела с истекшим сроком хранения в структурных подразделениях составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, составленному по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

На основе предложений структурных подразделений ответственный работник общего отдела организационного управления аппарата составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен указанный акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистовому просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Отметка "ЭПК" означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

Остальные документы с отметкой "ЭПК" включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда, при этом отметка "ЭПК" в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда не указывается.

4.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда администрации Волгограда.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел администрации Волгограда составляется по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению ответственным работником общего отдела организационного управления аппарата на основании номенклатур дел структурных подразделений, составленных по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению, ответственными работниками структурных подразделений.

Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации Волгограда являются наименования структурных подразделений.

Номенклатура дел администрации Волгограда составляется на календарный год, вводится в действие с 01 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.

Номенклатура дел администрации Волгограда визируется начальником организационного управления аппарата, ответственным работником общего отдела организационного управления аппарата и после согласования ЭК направляется на согласование экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) МКУ "ВГА", после чего утверждается руководителем аппарата главы Волгограда.

В случае изменения функций и структуры администрации Волгограда номенклатура дел администрации Волгограда подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке.

Если в течение года в структуре администрации Волгограда создается новое структурное подразделение, ответственный за документальный фонд администрации Волгограда этого подразделения в течение месяца должен подготовить номенклатуру дел структурного подразделения и передать ее в организационное управление аппарата для последующего включения в состав номенклатуры дел администрации Волгограда.

После утверждения номенклатуры дел администрации Волгограда структурные подразделения получают выписки ее соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатура дел администрации Волгограда согласовывается с ЭМК МКУ "ВГА" один раз в пять лет.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел администрации Волгограда, структурного подразделения (далее - номенклатура дел) составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в отчетном году (далее - итоговая запись).

В итоговой записи отдельно указывается количество заведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дел и дел с отметкой "ЭПК".

Итоговая запись составляется с учетом данных, внесенных в графу 3 "Количество дел" номенклатуры дел и заполняется по завершении календарного года. В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте хранения подлинников документов, о передаче дел и др.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения, передаются в организационное управление аппарата и на их основании ответственный работник общего отдела организационного управления аппарата передает сводные сведения в МКУ "ВГА", о чем в номенклатуре дел делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

4.3. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:

в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

дела формируются структурными подразделениями;

документы постоянного и временного хранения помещаются в отдельные дела;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

в дело включаются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы работника;

дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см, приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся; приложения объемом свыше 250 листов выделяются в отдельный том, о чем в листе-заверителе дела в графе 1 делается отметка;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (последнее - при наличии) в пределах календарного года.

4.4. Оформление дел производится работниками структурных подразделений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации при методической помощи ответственного работника общего отдела организационного управления аппарата.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет документов дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению;

составление внутренней описи документов дела по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению;

оформление обложки дела по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению.

При подшивке, переплете соблюдаются следующие действия:

металлические скрепления из документов удаляются,

при необходимости в начале дела подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела; документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле все листы дела, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов в деле, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись документов дела и лист-заверитель дела подписываются его составителем.

При оформлении обложки дела указываются:

наименование муниципального архива, принимающего документы на постоянное хранение;

полное официальное наименование организации - источника комплектования муниципального архива,

наименование структурного подразделения,

индекс дела,

номер тома (при необходимости),

заголовок дела, соответствующий номенклатуре дела (в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения),

крайние даты дела,

количество листов в деле,

срок хранения дела.

5. Порядок передачи документов на хранение, экспертиза ценности документов

5.1. Передача дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в организационное управление аппарата проводится по описям дел, составленным в структурных подразделениях.

5.2. Опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на хранение, по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

Описи дел структурных подразделений служат основой для составления описей дел администрации Волгограда, составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в организационное управление аппарата, а второй остается в качестве контрольного экземпляра.

Перед внесением заголовков дел в опись дел структурного подразделения проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел администрации Волгограда.

При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

5.3. Прием-передача дел в организационное управление аппарата производится ответственным работником общего отдела организационного управления аппарата и ответственным работником структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

При передаче документов постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения в организационное управление аппарата проводится проверка наличия, состояния документов (дел) в соответствии с номенклатурой дел администрации Волгограда.

В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи ответственного работника общего отдела организационного управления аппарата, принявшего дела, и ответственного работника структурного подразделения, передавшего дела.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные работники структурных подразделений обязаны устранить.

5.4. Описи дел администрации Волгограда готовит ответственный работник общего отдела организационного управления аппарата.

Описи дел администрации Волгограда составляются на дела постоянного хранения по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения по форме согласно приложению 9 к настоящему Положению, в том числе по личному составу по форме согласно приложению 10 к настоящему Положению.

Описи дел постоянного хранения администрации Волгограда и по личному составу администрации Волгограда рассматриваются и согласовываются на заседании ЭК, затем представляются в МКУ "ВГА":

опись дел постоянного хранения для утверждения экспертно-проверочной и методической комиссией комитета культуры Волгоградской области,

опись дел по личному составу для согласования ЭМК МКУ "ВГА".

После утверждения (согласования) описи дел администрации Волгограда утверждаются руководителем аппарата главы Волгограда.

5.5. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, администрации Волгограда.

Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки или измельчения (шредирования).

6. Организация оперативного хранения документов

6.1. Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в организационное управление аппарата или уничтожения.

6.2. Со дня заведения и до передачи в организационное управление аппарата документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования в дела.

6.3. Проверка наличия, состояния документов и дел проводится ответственным работником структурного подразделения:

при смене руководителя структурного подразделения,

при реорганизации или ликвидации структурного подразделения,

при смене ответственного работника структурного подразделения.

6.4. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через три года после завершения дел в делопроизводстве структурные подразделения передают на хранение в организационное управление аппарата.

Личные дела уволенных муниципальных служащих, которые в соответствии с пунктом 4.1 правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", передаются на хранение в организационное управление аппарата после 10 лет хранения в кадровой службе.

В случае если дело постоянного или временного (свыше 10 лет) сроков хранения, предусмотренное номенклатурой дел администрации Волгограда, по истечении трех лет хранения и использования в структурном подразделении в организационное управление аппарата не передается, то на имя руководителя аппарата главы Волгограда готовится письмо с мотивированным объяснением причины отсутствия дела.

Состав документов, хранящихся в организационном управлении аппарата:

документы постоянного хранения - в течение двух лет до передачи в МКУ "ВГА";

документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

документы по личному составу:

созданные до 2003 года - не менее 75 лет с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения документов,

созданные начиная с 2003 года - в течение 50 лет с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения документов;

личные дела руководителей - постоянно.

6.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в организационное управление аппарата не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.6. При ликвидации структурного подразделения его руководитель в период проведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочению всех имеющихся документов в дела, оформление и передачу дел в структурное подразделение, создаваемое взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного подразделения, создаваемого взамен ликвидируемого, дела передаются в организационное управление аппарата независимо от сроков хранения документов.

6.7. По истечении срока хранения в организационном управлении аппарата документы постоянного срока хранения передаются в МКУ "ВГА".

7. Порядок работы с документальным фондом администрации Волгограда

7.1. Основными формами работы с документальным фондом администрации Волгограда являются:

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений.

7.2. Исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера, осуществляется в форме выдачи справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда или отказа в предоставлении справок, выписок, копий документов из документального фонда администрации Волгограда в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, настоящим Положением.

Запрос пользователя должен содержать следующую информацию:

фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя, сведения о почтовом адресе заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона (при наличии);

суть запроса;

личная подпись автора запроса (гражданина или должностного лица);

дата обращения.

Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с даты регистрации запроса.

7.3. Выдача документов из документального фонда администрации Волгограда работникам структурных подразделений осуществляется на основании письменного разрешения начальника организационного управления аппарата.

Документы выдаются после регистрации в журнале выдачи дел, где указываются структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

7.4. Изъятие документов из дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу допускается в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и проводится с разрешения руководителя аппарата главы Волгограда с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

7.5. Ответственный работник общего отдела организационного управления аппарата ведет учет использования документов документального фонда администрации Волгограда, хранящихся в общем отделе организационного управления аппарата.

8. Ответственность

Ответственность за обеспечение сохранности при текущем хранении, утрату и несанкционированное уничтожение документального фонда администрации Волгограда возлагается на руководителей структурных подразделений и на ответственных работников структурных подразделений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 1
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                              ОПИСЬ ДЕЛ

                      структурного подразделения

                       администрации Волгограда

________________________________________

(наименование структурного подразделения

        администрации Волгограда)

ОПИСЬ N _____

дел ____________

за ______ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данную опись внесено ______________________________________________ дел

                                    (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: ____________________________________________________.

__________________________________ ___________ __________________________

      (наименование должности       (подпись)    (расшифровка подписи)

         составителя описи)

Дата _________

__________________________________ _____________ ________________________

    (руководитель структурного       (подпись)     (расшифровка подписи)

   подразделения администрации

           Волгограда)

Дата __________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 2
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                                  АКТ

     о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,

                       администрации Волгограда

Администрация Волгограда АКТ _____________ N _______ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы Волгограда ________________ __________________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата ___________

На основании ____________________________________________________________

                   (название и выходные данные перечня документов

                           с указанием сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической ценности и

утратившие  практическое  значение  документы  фонда N ____ администрации

Волгограда

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи	Индекс дела по номенклатуре	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ________________________ единиц хранения за _________________ годы.

        (цифрами и прописью)

     Описи  дел постоянного хранения за _________________ годы утверждены

экспертно-проверочной    и    методической  комиссией  комитета  культуры

Волгоградской области (протокол от ________ N __________).

__________________________________ ____________ _________________________

   (наименование должности лица,     (подпись)    (расшифровка подписи)

 проводившего экспертизу ценности

            документов)

СОГЛАСОВАНО

протокол экспертной комиссии

администрации Волгограда

от _____________ N _____

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                    (цифрами и прописью)

весом _______ кг сданы в ________________________________ на переработку.

                            (наименование организации)

____________________________________ _____________ ______________________

 (наименование должности работника,    (подпись)   (расшифровка подписи)

ответственного за сдачу документов)

Дата _________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 3
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                            НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                        администрации Волгограда

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОЛГОГРАДА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ___________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы Волгограда ______________ _____________________ (подпись) (инициалы, фамилия) Дата _______

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Начальник организационного управления

аппарата главы Волгограда __________ _______________________

                           (подпись)  (расшифровка подписи)

Дата __________

________________________________________ ___________ ____________________

 (наименование должности ответственного   (подпись) (расшифровка подписи)

работника общего отдела организационного

  управления аппарата главы Волгограда)

Дата __________

СОГЛАСОВАНО протокол экспертной комиссии администрации Волгограда от _________ N ______

СОГЛАСОВАНО протокол экспертно-методической комиссии муниципального казенного учреждения "Волгоградский городской архив" от _________ N ______

             Итоговая запись о категориях и количестве дел,

                         заведенных в _____ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник организационного управления

аппарата главы Волгограда __________ ______________________

                           (подпись)  (расшифровка подписи)

Дата ______________

     Итоговые  сведения  переданы  в  муниципальное  казенное  учреждение

"Волгоградский городской архив".

__________________________________ ____________ _________________________

(наименование должности работника,   (подпись)    (расшифровка подписи)

       передавшего сведения)

Дата ______________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 4
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

          структурного подразделения администрации Волгограда

_________________________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения администрации Волгограда)

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                              на _______ год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

_____________________________________ __________ ________________________

(наименование должности руководителя   (подпись)  (расшифровка подписи)

    структурного подразделения

     администрации Волгограда)

Дата _________

________________________________________ _________ ______________________

 (наименование должности ответственного  (подпись) (расшифровка подписи)

  работника структурного подразделения

       администрации Волгограда)

Дата _________

             Итоговая запись о категориях и количестве дел,

                       заведенных в _____ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

____________________________________ __________ _________________________

(наименование должности руководителя (подпись)    (расшифровка подписи)

     структурного подразделения

      администрации Волгограда)

Дата ______________

     Итоговые  сведения  переданы  в  организационное управление аппарата

главы Волгограда.

_______________________________________ ___________ _____________________

 (наименование должности ответственного  (подпись)  (расшифровка подписи)

  работника структурного подразделения

       администрации Волгограда)

Дата ______________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 5
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ______

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов,

                                     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________,

пропущенные номера листов ______________________________________________,

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

__________________________________ ___________ __________________________

(наименование должности работника,  (подпись)     (расшифровка подписи)

 оформившего лист-заверитель дела)

Дата __________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 6
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                            ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                         документов дела N _____

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                      (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи документов дела _____________________.

                                                    (цифрами и прописью)

____________________________________ ___________ ________________________

    (наименование должности лица,     (подпись)   (расшифровка подписи)

    составившего внутреннюю опись

           документов дела)

Дата __________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 7
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                              ОБЛОЖКА ДЕЛА

    Муниципальное казенное учреждение "Волгоградский городской архив"

                         Администрация Волгограда

_________________________________________________________________________

    (наименование структурного подразделения администрации Волгограда)

ДЕЛО N _____

ИНДЕКС ДЕЛА N

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

                               ТОМ N _____

                                                     ____________________

                                                        (крайние даты)

                                                    на ___________ листах

                                                    хранить _____________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 8
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                               ОПИСЬ ДЕЛ

             постоянного хранения администрации Волгограда

Администрация Волгограда Фонд N ______ Опись N _____ дел постоянного хранения за _________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы Волгограда _____________ _________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата _______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данную опись внесено ____________________ дел с N _______ по N _______,

                       (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: ____________________________________________________.

_____________________________ ________________ __________________________

   (наименование должности        (подпись)       (расшифровка подписи)

    составителя описи дел)

Дата __________

СОГЛАСОВАНО протокол экспертной комиссии администрации Волгограда от ___________ N _________

Утверждено протокол экспертно-проверочной и методической комиссии комитета культуры Волгоградской области от _________ N ________

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 9
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                              ОПИСЬ ДЕЛ

    временных (свыше 10 лет) сроков хранения администрации Волгограда

Администрация Волгограда Фонд N _______ Опись N ______ временных (свыше 10 лет) сроков хранения за ________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы Волгограда __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата _______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: ____________________________________________________.

____________________________ ________________ ___________________________

  (наименование должности        (подпись)       (расшифровка подписи)

   составителя описи дел)

СОГЛАСОВАНО протокол экспертной комиссии администрации Волгограда от ______ N ______

Организационное управление
аппарата главы Волгограда

Приложение 10
к Положению о документальном
фонде администрации Волгограда,
утвержденному постановлением
администрации Волгограда
от 05.02.2019 N 132

                                                                    Форма

                              ОПИСЬ ДЕЛ

              по личному составу администрации Волгограда

Администрация Волгограда Фонд N _______ Опись N ______ дел по личному составу за ________ год

УТВЕРЖДАЮ Руководитель аппарата главы Волгограда __________ ____________________ (подпись) (расшифровка подписи) Дата _______

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: _______________________________________________________,

пропущенные номера: ____________________________________________________.

___________________________ ________________ ____________________________

  (наименование должности      (подпись)         (расшифровка подписи)

   составителя описи дел)

Дата ___________

СОГЛАСОВАНО протокол экспертной комиссии администрации Волгограда от ______ N ______

СОГЛАСОВАНО протокол экспертно-методической комиссии муниципального казенного учреждения "Волгоградский городской архив" от _____ N ______

Организационное управление
аппарата главы Волгограда