Приложение N 4. Положение о выдаче под отчет денежных средств и денежных документов, составлении и представлении отчетов подотчетными лицами

Приложение N 4
к учетной политике
комитета тарифного
регулирования
Волгоградской области
для целей бюджетного учета

Положение
о выдаче под отчет денежных средств и денежных документов, составлении и представлении отчетов подотчетными лицами

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает единый порядок расчетов с подотчетными лицами в Комитете.

1.2. Основными нормативными правовыми актами, использованными при разработке настоящего Положения, являются:

- Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства";

- Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н;

- Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению".

2. Порядок выдачи денежных средств и денежных документов под отчет

2.1. Денежные средства выдаются под отчет на расходы Комитета, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, и командировочные расходы.

2.2. Выдача под отчет денежных средств на расходы Комитета, связанные с приобретением товаров, работ, услуг, производится работникам Комитета, приведенным в Перечне лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет на приобретение товаров, работ, услуг.

2.3. Авансы на командировочные расходы выдаются под отчет всем лицам, работающим в Комитете на основании трудовых договоров, направленным в служебную командировку в соответствии с приказом Комитета.

2.4. Для получения денежных средств под отчет работник оформляет письменное заявление содержащее запись о сумме аванса и о сроке, на который выдаются денежные средства, назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, подпись руководителя и дата. Форма заявления приведена в Приложении N 1 к настоящему Положению.

2.5. На заявлении работника сотрудниками ГКУ "ЦБУ" делается отметка о наличии на текущую дату задолженности за работником по ранее выданным ему авансам. При наличии задолженности указываются ее сумма, дата и номер документа, которым оформлена выдача денежных средств под отчет, ставится подпись бухгалтера. В случае отсутствия задолженности за работником на заявлении проставляется отметка "Задолженность отсутствует" с указанием даты и подписи бухгалтера ГКУ "ЦБУ".

2.6. Руководитель Комитета в течение двух рабочих дней рассматривает заявление и ставит свою подпись и дату.

2.7. Выдача наличных денежных средств под отчет производится при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам.

Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц на суммы полученных денежных средств допускается при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления Авансового отчета.

2.8. Выдача денежных средств под отчет производится из кассы, расположенной в ГКУ "ЦБУ" по расходному кассовому ордеру или по безналичному расчету на банковскую карту сотрудника. Сумма выдачи денежных средств под отчет связанных с приобретением товаров, работ, услуг не может превышать 100 тыс. рублей.

2.9. Авансы на расходы работников, связанные со служебными командировками, выдаются в пределах сумм расходов, установленных нормативно-правовыми актами Администрации Волгоградской области.

2.10. Максимальный срок выдачи денежных документов и денежных средств под отчет на расходы по приобретению товаров, работ, услуг составляет 30 календарных дней.

2.11. Передача выданных под отчет наличных денежных средств и денежных документов одним лицом другому запрещается. Оплата расходов посредством платежной (банковской) карты, владельцем которой не является сотрудником Комитета, не допускается.

2.12. В случаях, когда работник Комитета произвел оплату расходов за счет собственных средств, производится возмещение этих расходов. Возмещение расходов производится из кассы, расположенной в ГКУ "ЦБУ" или по безналичному расчету на банковскую карту на основании авансового отчета работника об израсходованных средствах, утвержденного руководителем Комитета с приложением подтверждающих документов.

3. Составление, представление отчетности подотчетными лицами

3.1. Об израсходовании полученных сумм подотчетное лицо представляет в отраслевой отдел Комитета авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

3.2. Авансовый отчет по командировочным расходам представляется работником в отраслевой отдел Комитета не позднее одного рабочего дня со дня его возвращения из командировки.

3.3. Отраслевым отделом Комитета проверяется правильность оформления, полученного от подотчетного лица авансового отчета, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованность расходования средств.

3.4. Все прилагаемые к авансовому отчету документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства РФ, с обязательным заполнением всех граф, реквизитов, наличием печатей, подписей и т.д.

3.5. Проверенный Комитетом авансовый отчет передается на проверку и оформление в ГКУ "ЦБУ" не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу подотчетного лица.

3.6. Проверка авансового отчета и подписание его бухгалтером и главным бухгалтером ГКУ "ЦБУ" осуществляются в течение трех рабочих дней со дня представления авансового отчета в бухгалтерию ГКУ "ЦБУ".

3.7. Оформленный авансовый отчет утверждается председателем Комитета, после чего утвержденный авансовый отчет принимается бухгалтерией ГКУ "ЦБУ" к учету.

3.8. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) выдается из кассы ГКУ "ЦБУ" подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру в день поступления в кассу денежных средств по соответствующему КОСГУ или по безналичному расчету на банковскую карту подотчетного лица.

3.9. Остаток неиспользованного аванса вносится подотчетным лицом в кассу, расположенной в ГКУ "ЦБУ" по приходному кассовому ордеру не позднее трех рабочих со дня возвращения из командировки.

3.10. В случае если в установленный срок работником не представлен авансовый отчет в отраслевой отдел Комитета или не внесен остаток неиспользованного аванса в кассу, расположенной в ГКУ "ЦБУ", Комитет имеет право произвести удержание суммы задолженности по выданному авансу из заработной платы работника с соблюдением требований, установленных ст. 137 и ст. 138 ТК РФ.

3.11. В случае увольнения работника, имеющего задолженность по подотчетным суммам, Комитет обязан принять все необходимые меры для взыскания указанных сумм.