Приложение N 1. Положение о системе управления проектной деятельностью в администрации города Пыть-Яха

Приложение N 1
к постановлению администрации
города Пыть-Яха
от 14 декабря 2016 г. N 335-ПА

Положение
о системе управления проектной деятельностью в администрации города Пыть-Яха
(далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Положение определяет условия и порядок управления проектной деятельностью, реализуемой исполнительно-распорядительным органом муниципального образования - администрацией города Пыть-Яха (далее - администрация города), в том числе с участием исполнительных органов государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - автономный округ), территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, подведомственных и иных организаций и лиц, с использованием средств бюджета муниципального образования городской округ город Пыть-Ях, а также иных средств, предусмотренных законодательством Российской Федерации (далее - проектная деятельность администрации города).

1.2. Система управления проектной деятельностью внедряется в администрации города Пыть-Яха с целью повышения эффективности и результативности ее деятельности за счет:

- обеспечения достижения результатов, запланированных администрацией города Пыть-Яха;

- обеспечения соблюдения и сокращения сроков достижения результатов;

- обеспечения эффективного использования временных, человеческих и финансовых ресурсов, выделяемых для реализации проектов;

- обеспечения прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений посредством предоставления актуальной и достоверной информации о реализации проектов;

- повышения эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления, а также взаимодействия органов государственной власти и местного самоуправления с гражданами и организациями;

- обеспечения эффективных механизмов контроля за реализацией проектов;

- обеспечения возможности прогнозировать ход реализации проектов и своевременно предпринимать корректирующие меры.

1.3. Положение разработано с учетом Положения о системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, утвержденного постановлением Правительства автономного округа от 25.12.2015 N 485-п "О системе управления проектной деятельностью в исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", а также следующих стандартов и методических документов в области управления проектной деятельностью:

- Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54869 - 2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

- Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 54870 - 2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению портфелем проектов";

- Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 21500 - 2014 "Руководство по управлению проектами";

- Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Министерства экономического развития Российской Федерации от 14.04. 2014 N 26Р-АУ.

2. Основные понятия

Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

1) администратор проекта - лицо, замещающее муниципальную должность (далее - должностное лицо), лицо, замещающее должность муниципальной службы в администрации города (далее - муниципальный служащий), представитель организации, подведомственной администрации города (далее - подведомственная организация), отвечающее за организацию процесса планирования проекта, подготовку отчетности по проекту, сопровождение согласования и ведение управленческих документов по проекту, ведение архива проекта, организацию совещаний по проекту, ведение протоколов и оказание иной административной поддержки руководителю проекта;

административная группа поддержки портфеля проектов - организационная структура, предназначенная для оказания организационной, информационной и иной помощи руководителю портфеля проектов и комитету по управлению портфелем проектов при управлении портфелем проектов;

2) группа планирования проекта - временная организационная структура, обеспечивающая планирование проекта под руководством руководителя проекта;

3) жизненный цикл проекта - последовательность логически взаимосвязанных и выделяемых для унификации методов планирования и контроля стадий проекта (планирование, реализация, закрытие проекта), в результате завершения которых должен быть получен продукт проекта;

4) заказчик проекта - должностное лицо, представитель исполнительного органа власти муниципального образования, к установленной сфере деятельности которого относится реализация проекта, заинтересованный в выполнении проекта и получении его продукта;

5) запрос на изменения по проекту - управленческий документ по проекту, подготавливаемый в целях внесения изменений в управленческие документы по проекту;

6) инициатор проекта - должностное лицо, представитель исполнительного органа власти муниципального образования, направляющий предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта;

7) инициатор портфеля проектов - должностное лицо, муниципальный служащий автономного округа, предлагающее создать портфель проектов, в том числе по предложению проектного комитета;

8) исполнитель - должностное лицо, муниципальный служащий, представитель подведомственной организации, иные физические лица, ответственные за непосредственное выполнение работ проекта;

9) итоговый отчет по проекту - управленческий документ по проекту, содержащий оценку успешности проекта (в том числе степень достижения цели проекта, соблюдение сроков выполнения и бюджета проекта), обобщенный опыт, рекомендации по итогам реализации проекта, оценку качества работы и взаимодействия представителей команды проекта;

10) календарный план - управленческий документ по проекту, содержащий перечень необходимых для реализации проекта работ и контрольных точек, их плановые даты, а также сведения об исполнителях;

11) ключевые параметры проекта - сведения о проекте, которые должны быть указаны в паспорте проекта, включая наименование проекта, цель (цели), задачи, описание продукта проекта, состав команды проекта, план контрольных точек проекта, расходы на реализацию проекта;

12) команда проекта - совокупность лиц, групп и организаций, объединенных во временную организационную структуру для планирования и выполнения работ, формирования отчетности по проекту. Состав команды проекта указывается в паспорте проекта. В команду проекта в обязательном порядке должны быть включены: куратор проекта, заказчик проекта, руководитель проекта, администратор проекта, исполнитель (исполнители);

13) комитет по управлению портфелем проектов - орган по управлению проектной деятельностью, образованный для принятия наиболее важных решений по управлению портфелем проектов;

14) контрольная точка (веха) - достижимое событие проекта, отражающее достижение заданного в календарном плане результата проекта (промежуточного или конечного) и (или) начало или завершение определенного этапа (подэтапа) проекта, характеризующееся датой и используемое для контроля выполнения проекта;

15) куратор проекта - должностное лицо или муниципальный служащий, отвечающий за обеспечение проекта ресурсами и решение вопросов, выходящих за пределы полномочий руководителя проекта;

16) мероприятие - набор связанных действий, выполняемых для достижения поставленной цели (целей), имеющий сроки начала и окончания;

17) ответственный за проведение постпроектного мониторинга - лицо, которое отслеживает общественно значимый эффект от реализации проекта;

18) организационно-ролевая структура системы управления проектной деятельностью - совокупность лиц, групп и организаций, являющихся участниками проектной деятельности исполнительных органов власти муниципального образования;

19) паспорт проекта - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о проекте, в том числе о ключевых параметрах проекта, периодичности отчетности, утверждаемый куратором проекта и предоставляющий руководителю проекта право на начало работ по проекту и использование ресурсов, выделенных для реализации проекта;

20) план постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (далее - план постпроектного мониторинга) - документ, содержащий перечень мероприятий, которые необходимо осуществить для определения эффекта от реализации проекта, сроки выполнения этих мероприятий;

21) портфель проектов - совокупность проектов и мероприятий, объединенных для эффективного достижения целей в условиях ресурсных ограничений;

22) продукт проекта - измеримый уникальный результат, получаемый по итогам реализации проекта, который должен соответствовать требованиям заказчика проекта;

23) проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, реализуемых в условиях временных и ресурсных ограничений в порядке, установленном настоящим Положением, направленный на создание уникального результата;

24) проектная деятельность - деятельность, осуществляемая в виде проектов, которые могут объединяться в портфели проектов, и включающая связанные мероприятия;

25) проектный комитет - высший координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов власти муниципального образования, принимающий ключевые управленческие решения в части планирования и контроля проектной деятельности, выполняет функции управления портфелем проектов;

26) муниципальный проектный офис - координационно-контрольный орган в сфере управления проектной деятельностью, обеспечивающий организацию системы управления проектной деятельностью исполнительных органов власти муниципального образования, а также планирование, реализацию и контроль проектной деятельности исполнительных органов власти муниципального образования. Функции проектного офиса в муниципальном образовании городской округ город Пыть-Ях выполняет отдел проектного управления и инвестиций управления по экономике администрации города Пыть-Яха;

27) проектная роль - организационная единица, осуществляющая функции и полномочия при управлении проектом, портфелем проектов;

28) процесс - структурированная последовательность работ, характеризующаяся повторяемостью и направленная на реализацию определенных функций и достижение целей;

29) рабочая группа - исполнители, объединенные во временную организационную структуру для выполнения работ по определенному направлению деятельности;

30) риск проекта - вероятностное событие, которое может оказать позитивное или негативное воздействие на стоимость, сроки, качество и (или) иные параметры проекта;

31) руководитель портфеля проектов - должностное лицо или муниципальный служащий, отвечающий за достижение целей реализации портфеля проектов и осуществляющий непосредственное управление портфелем проектов;

32) руководитель проекта - должностное лицо, муниципальный служащий, представитель подведомственной организации, отвечающий за достижение целей проекта, руководящий процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта и осуществляющий непосредственное управление проектом;

33) руководитель рабочей группы - один из исполнителей рабочей группы, который организует ее работу;

34) система управления проектной деятельностью - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов для определения целей проектной деятельности и обеспечения эффективной реализации процессов управления, необходимых для достижения поставленных целей;

35) статус-отчет по проекту - управленческий документ по проекту, содержащий информацию о текущем состоянии проекта, в том числе о достижении контрольных точек проекта, рисках проекта и способах их минимизации;

36) управление портфелем проектов - деятельность по обеспечению управления, формированию, мониторингу и контролю, а также управлению изменениями портфеля проектов;

37) управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на всех стадиях жизненного цикла проекта, направленные на достижение цели проекта;

38) управление проектной деятельностью (проектное управление) - планирование, организация и контроль деятельности, осуществляемой в виде проектов (портфелей проектов), в том числе установление основополагающих принципов и правил проектной деятельности;

39) управленческие документы по проекту - документы, сопровождающие управление проектом, формы и требования к содержанию которых утверждаются проектным офисом.

40) управляющий комитет - совокупность лиц, входящих в состав команды проекта (включающая в том числе куратора проекта, заказчика проекта и руководителя проекта), осуществляющих контроль реализации проекта и принимающих решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий руководителя проекта;

41) цель проекта - запланированное событие, для достижения которого в выбранном интервале времени осуществляется проект;

42) экспертная группа - группа лиц, обладающих специальными знаниями, которая формируется в целях внешнего экспертного сопровождения реализации проекта, портфеля проектов;

43) элемент продукта проекта - составная часть продукта проекта;

44) этап (подэтап) проекта - набор взаимосвязанных работ, направленных на получение элементов продукта проекта.

3. Участники проектной деятельности администрации города

3.1. Участниками проектной деятельности администрации города а являются структурные подразделения администрации города, должностные лица и муниципальные служащие, подведомственные организации и их представители, иные физические и юридические лица, которые участвуют в управлении проектной деятельностью администрации города и ее реализации (далее - участники проектной деятельности).

3.2. В системе управления проектной деятельностью администрации города предусматриваются следующие проектные роли:

а) исполнителя (своевременное и качественное выполнение работ проекта, достижение контрольных точек, предусмотренных календарным планом, поручений; предоставление информации о статусе (ходе) выполнения работ и о достигнутых результатах);

б) администратора проекта (содействие руководителю проекта в подготовке управленческих документов по проекту, в организации и контроле выполнения командой проекта запланированных работ и исполнении поручений, включая формирование отчетности по проекту (в том числе сбор фактических данных о статусе (ходе) выполнения работ); организация совещаний по проекту; ведение архива проекта в порядке, установленном нормативно-правовым актом администрации города Пыть-Яха);

в) руководителя рабочей группы (организация и контроль выполнения рабочей группой работ проекта, включая подготовку отчетности);

г) руководителя проекта (планирование реализации проекта, в том числе подготовка паспорта проекта, организация подготовки командой проекта календарного плана; организация и контроль выполнения командой проекта работ проекта, достижение контрольных точек, включая подготовку промежуточной и итоговой отчетности, проверка ведения архива проекта в порядке, установленном нормативным правовым актом администрации города).

Руководитель проекта:

- организовывает совещания по проекту. Участие в совещаниях, организованных руководителем проекта, для группы планирования, команды проекта является обязательным;

- дает группе планирования, команде проекта (за исключением членов управляющего комитета) обязательные для исполнения поручения;

- вправе запрашивать у исполнительных органов государственной власти, подразделений администрации города, иных организаций и лиц в установленном порядке информацию и документы, необходимые для управления проектом. Данные информация и документы должны быть предоставлены руководителю проекта в срок, указанный в соответствующем запросе;

- обязан предоставлять в проектный офис и куратору проекта информацию и документы по проекту в сроки, указанные в соответствующем запросе;

- является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию управленческих документов по проекту (за исключением статус-отчета по проекту), а также организацию согласования и утверждения указанных управленческих документов по проекту;

д) руководителя портфеля проектов (организация работ в рамках портфеля проектов для достижения целей, определенных для портфеля проектов; контроль достижения целей портфеля).

Руководитель портфеля проектов:

- организовывает совещания по портфелю проектов. Участие в совещаниях, организованных руководителем портфеля проектов, для административной группы поддержки портфеля проектов, руководителей проектов в составе портфеля проектов, лиц, ответственных за достижение целевых показателей портфеля проектов и комитета по управлению портфелем проектов является обязательным;

- дает административной группе поддержки портфеля проектов, лицам, ответственным за достижение целевых показателей портфеля проектов, руководителям проектов в составе портфеля проектов обязательные для исполнения поручения;

- вправе запрашивать у исполнительных органов государственной власти, подразделений администрации города, иных организаций и лиц в установленном порядке информацию и документы, необходимые для управления портфелем проектов. Данные информация и документы должны быть предоставлены руководителю портфеля проектов в срок, указанный в со ответствующем запросе;

- обязан предоставлять в муниципальный проектный офис информацию и документы по портфелю проектов в сроки, указанные в соответствующем запросе;

- является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию управленческих документов по портфелю проектов, а также организацию согласования и утверждения (рассмотрение) указанных управленческих документов по портфелю проектов;

е) заказчика проекта (определение цели, требований к продукту проекта);

ж) куратора проекта (обеспечение проекта ресурсами, утверждение состава экспертной группы).

3.2.1. К органам управления проектной деятельностью администрации города относятся:

а) управляющий комитет:

- осуществляет приемку продукта проекта и элементов продукта проектов;

- осуществляет контроль выполнения работ, достижения контрольных точек, поручений по проекту;

- вправе принимать решения по вопросам, выходящим за пределы полномочий отдельных членов управляющего комитета;

б) муниципальный проектный офис.

Функции муниципального проектного офиса выполняет отдел проектного управления и инвестиций управления по экономике администрации города.

Функции центрального проектного офиса выполняет Департамент проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в соответствии с нормативными правовыми актами автономного округа.

Муниципальный проектный офис в своей деятельности руководствуется предложениями и рекомендациями центрального проектного офиса, в том числе связанными с развитием, порядком организации проектной деятельности администрации города, разработкой правовых актов в сфере управления проектной деятельностью, внесением изменений в управленческие документы по проектам, портфелям проектов администрации города в целях соответствия методологии управления проектной деятельностью.

Муниципальный проектный офис осуществляет взаимодействие с центральным проектным офисом в том числе по вопросам оценки и развития компетенций, мотивации, формирования и ведения рейтинга, системы оценки участников проектной деятельности администрации города, участия муниципальных служащих в проектах (портфелях проектов) исполнительных органов государственной власти автономного округа, получения консультаций и эскалации вопросов, проблем в сфере управления проектной деятельностью, внесения данных и организации работы с информационной системой управления проектами (включая вопросы функционального администрирования), а также по иным вопросам, связанным с организацией и управлением проектной деятельностью;

в) проектный комитет администрации города (принимает решения по проектам о запуске, закрытии проектов, назначает куратора и руководителя проекта, приемку продукта проекта, руководителя портфеля проектов, принимает решение о запуске портфеля проектов, утверждает паспорт портфеля проектов, осуществляет контроль реализации портфеля проектов и приемку результатов реализации портфелей проектов).

Состав, организация деятельности, функции и права проектного комитета определяются Положением о проектном комитете администрации города.

г) комитет по управлению портфелем проектов (формирует портфель проектов, принимает наиболее важные решения по управлению портфелем проектов, в том числе по внесению изменений в состав компонентов портфеля, изменению приоритетов компонентов портфеля проектов, перераспределению ресурсов между компонентами портфеля, корректирующим методам воздействия отдельных компонентов портфеля);

д) экспертная группа (оказывает содействие руководителю проекта, руководителю портфеля проектов в разработке наиболее эффективных путей достижения целей и результатов проекта, портфеля проектов, мер реагирования на риски и открывшиеся возможности в разрешении сложных вопросов в содержательной части проекта, портфеля проектов).

Экспертная группа готовит заключения о паспорте и календарном плане проекта, паспорте портфеля проектов, а также представляет управляющему комитету, комитету по управлению портфелем проектов, руководителю проекта, руководителю портфеля проектов предложения по совершенствованию содержательных и технологических решений, а также иные предложения по эффективной реализации проекта, портфеля проектов.

Экспертная группа формируется как по проекту, так и по портфелю проектов.

Перечень проектных ролей, указанных в настоящем пункте, не является исчерпывающим и включает также проектные роли, указанные в иных нормативных правовых актах в сфере управления проектной деятельностью исполнительных органов государственной власти автономного округа.

3.3. Совокупность участников проектной деятельности, а также взаимосвязей между ними и с иными лицами составляет организационно-ролевую структуру системы управления проектной деятельностью администрации города.

3.4. Требования к профессиональной компетентности, порядок оценки участников проектной деятельности устанавливаются в соответствии с правовым актом администрации города.

При распределении проектных ролей следует учитывать результаты оценки уровня компетентности в области проектной деятельности.

4. Объекты управления проектной деятельностью

4.1. Выделяются следующие объекты управления проектной деятельностью:

4.1.1. проект;

4.1.2. портфель проектов;

4.1.3. мероприятие.

4.2. Цикл управления проектом состоит из пяти стадий: инициация проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта, постпроектного мониторинга, три из которых (планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта) относятся к жизненному циклу проекта.

4.3. Управление проектом осуществляется в соответствии с регламентом управления проектом, утверждаемым правовым актом администрации города.

Требования регламента управления проектом распространяются на все проекты, реализуемые администрацией города, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

Описание стадий управления проектом приведено в разделах 5 - 9 Положения.

4.4. Проект, соответствующий сфере реализации одной муниципальной программы муниципального образования, может отражаться в составе этой муниципальной программы муниципального образования в виде ее структурного элемента (структурных элементов).

Проект, затрагивающий сферы реализации нескольких муниципальных программ, может отражаться в составе соответствующих муниципальных программ в виде их структурных элементов.

4.5. Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта формирует инициатор проекта.

4.6. Решение о реализации комплекса мероприятий как проекта может быть принято в порядке, установленном Положением, при наличии одного и (или) нескольких факторов:

а) комплекс мероприятий направлен на существенные изменения в деятельности администрации города, такие как изменение организационной структуры, процессов управления и так далее;

б) комплекс мероприятий ограничен во времени, и установлена четкая дата их окончания;

в) комплекс мероприятий нацелен на достижение уникального результата;

г) комплекс мероприятий связан с уникальными условиями, например: временный состав команды проекта, члены которой в регулярных условиях не работают вместе; специфический, отличающийся особой сложностью, набор требований к продукту проекта или набор ограничений, накладывающих особые условия на подходы к реализации работ;

д) комплекс мероприятий связан с высокой степенью неопределенности, требующей повышенного внимания к работе с рисками;

е) комплекс мероприятий относится к полномочиям нескольких структурных подразделений администрации города.

4.7. Муниципальный проектный офис определяет возможность реализации комплекса мероприятий в качестве проекта с учетом требований подпунктов "а" - "е" пункта 4.5 Положения.

ГАРАНТ:

По-видимому, в предыдущем абзаце допущена опечатка. Вместо слов "подпунктов "а" - "е" пункта 4.5" следует читать "подпунктов "а" - "е" пункта 4.6"

4.8. Предложение о создании портфеля проектов формирует инициатор портфеля проектов.

4.9. Решение о создании портфеля проектов может быть принято в порядке, установленном Положением, регламентом управления портфелем проектов, утверждаемым муниципальным правовым актом, при наличии одного и (или) нескольких факторов:

а) несколько проектов направлены на достижение одной цели, группы взаимосвязанных целей;

б) цели портфеля проектов являются стратегическими целями муниципального образования городской округ город Пыть-Ях;

в) реализация нескольких проектов в качестве портфеля проектов позволяет более эффективно использовать ресурсы;

г) несколько проектов имеют общие ограничения по какому-либо виду ресурсов;

д) достижение целей портфеля проектов находится в зонах ответственности различных участников проектной деятельности.

4.10. Управление портфелем проектов осуществляется в соответствии с регламентом управления портфелем проектов.

Требования регламента управления портфелем проектов распространяются на все портфели проектов, реализуемые администрацией города Пыть-Яха, и являются обязательными для соблюдения всеми участниками проектной деятельности.

Описание стадий управления портфелем проектов приведено в разделе 10 Положения.

5. Стадия инициации проекта

5.1. Задачей стадии инициации проекта является принятие решения о запуске проекта, то есть решения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта, назначение куратора и руководителя проекта.

Контрольной точкой, определяющей завершение стадии инициации проекта, является решение о результатах рассмотрения проектной инициативы, принятое в порядке, установленном настоящим Положением.

5.2. Основанием для подготовки предложения о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта могут являться правовые акты, поручения, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий администрацией города, и (или) наличие задачи или проблемы, решению которых будет способствовать реализация комплекса мероприятий, предлагаемого инициатором проекта.

Предложение о реализации комплекса мероприятий в качестве проекта оформляется в виде проектной инициативы, направляемой инициатором проекта в муниципальный проектный офис. Форма проектной инициативы, требования к ее содержанию, порядок формирования и рассмотрения проектной инициативы приведены в приложении N 2 к настоящему постановлению.

Администрация города Пыть-Яха, в зависимости от отраслевой принадлежности проекта может устанавливать требования к предоставлению инициатором проекта одновременно с проектной инициативой иных документов, необходимых для ее рассмотрения.

5.3. Инициатор проекта направляет проектную инициативу на экспертизу в Общественный совет города Пыть-Яха (далее - Общественный совет). Общественный совет рассматривает поступившую проектную инициативу и направляет заключение по результатам рассмотрения инициатору проекта в течение 15 рабочих дней с момента поступления проектной инициативы в Общественный совет.

Заключение, полученное по результатам рассмотрения проектной инициативы Общественным советом, прикладывается к проектной инициативе для её рассмотрения проектным комитетом.

5.4. Инициатор проекта в случае запуска проекта, как правило, выступает в роли его заказчика.

5.5. Поступившие проектные инициативы регистрирует муниципальный проектный офис в реестре проектных инициатив.

5.6. Муниципальный проектный офис рассматривает проектную инициативу определяя ее соответствие:

а) документам стратегического планирования муниципального образования городской округ город Пыть-Ях;

б) действующей методологии управления проектной деятельностью.

5.7. Муниципа