Приложение N 1. Положение об экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального района "Усть-Цилемский"

Утверждено
постановлением администрации
муниципального района "Усть-Цилемский"
от 08 ноября 2016 г. N 11/738
(приложение N 1)

Положение
об экспертно-проверочной комиссии администрации муниципального района "Усть-Цилемский"

1. Основные положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - ЭПК) создается для рассмотрения практических вопросов экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и комплектования ими архивного сектора администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - архивный сектор), организации документов в делопроизводстве, осуществления методического руководства и контроля за деятельностью экспертных служб организаций-источников комплектования.

1.2. ЭПК руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Коми "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми", нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Коми, приказами и указаниями, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии Федерального архивного агентства, экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми, муниципальными правовыми актами, Положением об архивном секторе, настоящим Положением.

1.3. ЭПК является совещательным органом. Решения ЭПК утверждаются руководителем администрации муниципального района "Усть-Цилемский".

1.4. Решения и предложения комиссии, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, а также с внесением изменений в федеральные нормативные документы и методические пособия, подлежат рассмотрению Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства в установленном порядке.*

1.5. Положение об ЭПК и ее персональный состав утверждается постановлением администрации муниципального района "Усть-Цилемский".

В состав ЭПК входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК из числа специалистов администрации муниципального района "Усть-Цилемский", организаций-источников комплектования.

1.6. Председателем ЭПК назначается заместитель руководителя администрации муниципального района "Усть-Цилемский", курирующий работу архивного сектора. Председатель ЭПК осуществляет общее руководство деятельностью комиссии, несет ответственность за выполнение возложенных на ЭПК задач. Председатель имеет право привлекать к подготовке отдельных вопросов специалистов архивного сектора и других организаций.

1.7. Заместитель председателя ЭПК назначается из числа ответственных работников администрации муниципального района "Усть-Цилемский".

1.8. Секретарем ЭПК назначается заведующий архивным сектором, который обеспечивает подготовку вопросов и необходимых материалов для рассмотрения на заседании комиссии.

2. Основные задачи ЭПК

2.1. Основными задачами ЭПК являются:

2.1.1. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации.

2.1.2. Рассмотрение методических и практических вопросов экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и комплектования ими архивного сектора.

2.1.3. Рассмотрение вопросов деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) организаций - источников комплектования.

2.1.4. Оказание методической помощи ЭК организаций-источников комплектования.

3. Основные функции ЭПК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭПК выполняет следующие функции:

3.1. ЭПК рассматривает:

3.1.1. Справки, информации архивного сектора по контролю за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях - источниках комплектования.

3.1.2. Предложения архивного сектора, других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивного сектора, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами дел, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах организаций.

3.1.3. Отчеты, информации председателей ЭК организаций - источников комплектования по вопросам соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

3.1.4. Проект положения об ЭПК.

3.1.5. Инструкции по делопроизводству, Положение об архивах и Положение об ЭК организаций - источников комплектования.

3.1.6. Экспертные заключения, справки о включении организаций и граждан в списки источников комплектования или исключении из указанных списков.

3.1.7. Проекты списков организаций - источников комплектования, в т.ч. списки источников комплектования управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документации, документов личного происхождения, электронных документов.

3.1.8. Индивидуальные номенклатуры дел организаций - источников комплектования.

3.1.9. Описи дел постоянного хранения, в т.ч. описи дел фондов управленческой документации, личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов, представленных архивным сектором, после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов.

3.1.10. Описи дел постоянного, долговременного хранения и описи дел по личному составу, хранящихся в организациях - источниках комплектования и ликвидированных учреждениях и предприятиях.

3.1.11. Акты, в т.ч.:

- акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивного сектора по результатам проведения экспертизы ценности документов, в т.ч. по 1945 г. включительно;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов постоянного хранения, хранящихся в архивном секторе и архивах организаций - источников комплектования;

- акты о необнаружении архивных документов постоянного хранения, пути розыска которых исчерпаны, хранящихся в архивном секторе и архивах организаций - источников комплектования;

3.1.12. Вопросы приема (приобретения) на государственное хранение документов личного происхождения.

3.1.13. Вопросы приема на государственное хранение документов по личному составу ликвидирующихся учреждений и предприятий, относящихся к муниципальной собственности.

3.1.14. Вопросы организации и проведения общественных смотров состояния архивного дела и делопроизводства в организациях - источниках комплектования.

3.2. Разрабатывает и проводит мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования.

3.3. ЭПК рассматривает с последующим представлением на ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми**:

3.3.1. Для утверждения ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

- описи дел или их годовые разделы постоянного хранения организаций - источников комплектования;

- описи дел постоянного хранения после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов;

- описи дел постоянного хранения, в т.ч. описи дел фондов личного происхождения, аудиовизуальной документации, электронных документов;

- акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивного сектора по результатам проведения экспертизы ценности, в т.ч. по 1945 г. включительно;

3.3.2. Для согласования ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

- проекты списков источников комплектования, в т.ч. списки источников комплектования управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документации, документов личного происхождения, электронных документов;***

- инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций - источников комплектования;

- акты описания архивных документов, переработки описей;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов, хранящихся в архивном секторе;

- акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, хранящихся в архивном секторе;

3.3.3. Для рассмотрения ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми:

- доклады, информации по контролю за обеспечением сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях-источниках комплектования, в т.ч. по вопросам осуществления контроля за выполнением законодательства в области архивного дела и оказания методической помощи организациям - источникам комплектования;

- экспертные заключения, справки о включении организаций в списки организаций - источников комплектования или исключении из указанных списков;

- предложения архивного сектора, других организаций по разработке (переработке) нормативных документов и методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования архивного сектора, архивов организаций, организации документов в делопроизводстве, по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, а также по вопросам изменения установленных сроков хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архивах организаций;

- проекты списков организаций - источников комплектования, в т.ч. списки источников комплектования управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документации, документов личного происхождения, электронных документов и другой специальной документации, а также изменения и дополнения к ним;

- спорные вопросы при проведении экспертизы ценности документов в архивном секторе, а также в архивах организаций, возникающие при отборе и подготовке документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение.

4. Права ЭПК

4.1. ЭПК принимает решения:

4.1.1. О согласовании:

- описей дел постоянного хранения архивного сектора, в т.ч. описей дел фондов управленческой документации, личного происхождения, аудиовизуальных, электронных документов, после описания, усовершенствования, проведения экспертизы ценности и переработки описей фондов;

- описей дел постоянного хранения, хранящихся в организациях -источниках комплектования и ликвидированных учреждениях и предприятиях;

- описей дел по личному составу, в т.ч. ликвидированных учреждений и предприятий;

- актов о необнаружении архивных документов постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования и подлежащих передаче на государственное хранение в архивный сектор;

- актов о неисправимых повреждениях дел постоянного хранения, хранящихся в организациях - источниках комплектования и подлежащих передаче на государственное хранение в архивный сектор.

4.1.2. Об одобрении:

- положения об ЭПК;

- инструкций по делопроизводству организаций - источников комплектования;

- положений об архивах и ЭК организаций - источников комплектования;

- номенклатур дел организаций - источников комплектования.

4.2. ЭПК предоставляется право:

4.2.1. Участвовать в работе ЭК организаций - источников комплектования.

4.2.2. Давать учреждениям, организациям, предприятиям, находящимся на территории муниципального района, рекомендации по вопросам деятельности архивов организаций и организации документов в делопроизводстве.

4.2.3. Запрашивать письменные объяснения о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов. Рекомендовать организациям - источникам комплектования организовать розыск недостающих дел (документов) постоянного хранения.

4.2.4. Возвращать на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения.

4.2.5. Запрашивать от организаций - источников комплектования предложения и заключения по методическим и практическим вопросам отбора документов на государственное хранение и к уничтожению, а также копии протоколов заседаний ЭК по обсуждению этих вопросов.

4.2.6. Информировать руководителей организаций - источников комплектования по вопросам организации работы ЭК.

4.2.7. Приглашать на заседания ЭПК в качестве консультантов и экспертов-специалистов организаций, находящихся на территории муниципального района.

5. Организация работы ЭПК

5.1. ЭПК организует свою работу на основе годового плана работы. План работы ЭПК утверждается председателем комиссии.

5.2. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, но не реже одного раза в 2 месяца. Заседание считается правомочным, если на нем присутствуют более половины состава ЭПК.

5.3. Поступающие на рассмотрение ЭПК документы, подготовленные организациями - источниками комплектования, иными организациями, должны быть оформлены в соответствии с действующими правилами, содержащиеся в документах предложения и просьбы должны быть аргументированы. Ответственность за качество представляемых материалов возлагается на исполнителей, внесших эти материалы на рассмотрение ЭПК.

5.4. Рассмотрение вопросов о работе ЭК организаций - источников комплектования проходит, как правило, с участием в заседании ЭПК председателя или члена ЭК, лица, ответственного за ведение архива данной организации.

5.5. Повестка дня очередного заседания ЭПК составляется секретарем и передается председателю, членам ЭПК, экспертам, консультантам не позднее, чем за 5 дней до заседания.

5.6. Выступающие на ЭПК эксперты, ответственные за прохождение вопроса, обязаны представить секретарю ЭПК свое выступление в письменном виде.

5.7. Заседания ЭПК протоколируются секретарем. Протокол должен быть подписан председателем и секретарем комиссии.

5.8. Решения принимаются по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК. Особые мнения членов ЭПК отражаются в протоколе или прилагаются к нему в письменном виде.

5.9. Проекты решений ЭПК в течение трех дней после принятия должны быть доработаны и отредактированы исполнителем с учетом замечаний и предложений, внесенных на заседании.

5.10. В случае, если документы, представленные на рассмотрение ЭПК, и проект решения носят межведомственный характер, все документы по данному вопросу в обязательном порядке представляются на согласование заинтересованным организациям.

6. Организация контроля и проверки исполнения решений

6.1. Контроль исполнения принятых решений осуществляет секретарь комиссии, который систематически информирует членов ЭПК о ходе их выполнения.

6.2. Снятие с контроля решений ЭПК осуществляется председателем ЭПК по информации секретаря ЭПК или ответственного исполнителя вопроса.

_____________________________

*См. Положение о ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве и Регламент работы ЦЭПК (утверждены приказом Росархива от 02.05.2007 г. N 22).

** См. приказ Министерства культуры, туризма и архивного дела РК от 06.06.2016 N 325-од "Об утверждении Положения и Регламента работы Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми

*** Переутверждение списков в соответствии с п. 4.2.2.1. "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН". М; 2007 проводится по мере необходимости, но не реже 1 раз в 5 лет.