Приложение N 1. Положение о ведомственном проектном офисе муниципального района "Усть-Цилемский"

Утверждено
постановлением администрации
муниципального района
"Усть-Цилемский"
от 18 декабря 2017 г. N 12/1193
(приложение N 1)

Положение
о ведомственном проектном офисе муниципального района "Усть-Цилемский"

1. Настоящее Положение определяет порядок формирования ведомственного проектного офиса муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - ведомственный проектный офис), его состав, функции, полномочия.

2. Ведомственный проектный офис является ролевой структурой в администрации муниципального района "Усть-Цилемский" (далее - администрация района), обеспечивающей реализацию ведомственных проектов (программ проектов) и портфелей проектов, в том числе межведомственное взаимодействие, текущий мониторинг и анализ рисков ведомственных проектов (программ проектов), организационно-методическое сопровождение и развитие проектной деятельности в определенной сфере муниципального управления.

3. Основной целью деятельности ведомственного проектного офиса является организация проектной деятельности в соответствующей отрасли муниципального управления, ее методическое сопровождение и реализация ведомственных проектов (программ проектов).

4. Ведомственный проектный офис в своей деятельности руководствуется нормативными и правовыми актами Российской Федерации и Республики Коми, регулирующими проектную деятельность, а также настоящим Положением.

5. Ведомственный проектный офис создается и утверждается постановлением администрации района.

6. Ведомственный проектный офис формируется из числа сотрудников администрации района и сотрудников учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя.

В состав ведомственного проектного офиса входят:

а) руководитель ведомственного проектного офиса;

б) заместитель руководителя ведомственного проектного офиса;

в) администратор ведомственного проектного офиса;

г) сотрудники ведомственного проектного офиса.

7. Руководителем ведомственного проектного офиса является заместитель руководителя администрации района.

8. Руководитель ведомственного проектного офиса:

а) организует работу ведомственного проектного офиса для достижения целей внедрения проектного управления в администрации района и реализации проектов (программы проектов) и портфелей проектов;

б) координирует взаимодействие сотрудников ведомственного проектного офиса с другими участниками проектной деятельности Республики Коми при подготовке и реализации проектов (программ проектов), портфелей проектов.

9. Заместитель руководителя ведомственного проектного офиса осуществляет полномочия руководителя ведомственного проектного офиса, указанные в пункте 8 настоящего Положения, в случае отсутствия руководителя ведомственного проектного офиса в соответствии с его поручением.

10. Администратор ведомственного проектного офиса:

а) выполняет сбор информации о ходе реализации ведомственных проектов (программ проектов);

б) осуществляет подготовку и организацию проведения совещаний ведомственного проектного офиса, формирует соответствующие протоколы.

11. Сотрудники ведомственного проектного офиса выполняют функции, возложенные на ведомственный проектный офис, в соответствии с настоящим Положением и поручениями руководителя ведомственного проектного офиса в рамках реализации проектов (программ проектов), портфелей проектов.

12. Ведомственный проектный офис выполняет следующие функции в отношении реализуемых проектов (программ проектов), портфелей проектов:

а) обеспечивает качественную и своевременную реализацию ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов;

б) обеспечивает организационно-методическое сопровождение и развитие проектной деятельности в соответствующей сфере муниципального управления;

в) разрабатывает и утверждает методические рекомендации, регулирующие отраслевые особенности управления проектами в соответствующей сфере муниципального управления, и обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в соответствующей сфере муниципального управления;

г) участвует в работе временных и постоянных органов управления проектной деятельностью (по согласованию) в Республике Коми по вопросам, относящимся к полномочиям ведомственного проектного офиса;

д) обеспечивает подготовку отчетов о ходе реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов сотрудниками администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя, являющимися участниками, в том числе исполнителями мероприятий проектов (программ проектов);

е) осуществляет мониторинг реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов на основании отчетов о ходе реализации проектов (программ проектов), портфелей проектов;

ж) рассматривает и дает оценку управленческим документам по ведомственным проектам (программам проектов), портфелям проектов;

з) представляет в адрес регионального проектного офиса предложения по составам проектных комитетов, по приоритетным проектам (программам проектов), участниками которых является администрация района, в структуре которой сформирован ведомственный проектный офис;

и) проводит мероприятия по мониторингу и оценке хода реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов;

к) анализирует и оценивает риски и проблемы реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов, разрабатывает мероприятия по их минимизации;

л) осуществляет организационное и документационное обеспечение деятельности ведомственного координационного органа администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис;

м) контролирует работу по введению и формированию актуальных данных по ведомственным проектам (программам проектов), портфелям проектов в ИСУП сотрудниками администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя, являющимися участниками, в том числе исполнителями мероприятий ведомственных проектов (программ проектов);

н) совместно с кандидатами на роли руководителей ведомственных портфелей проектов организует разработку паспортов ведомственных портфелей проектов;

о) рассматривает и дает оценку предложений по перечню проектов для их включения в состав портфелей проектов, создаваемых в соответствующей сфере муниципального управления;

п) оказывает содействие членам ведомственных координационных органов в рамках полномочий ведомственного проектного офиса;

р) разрабатывает аналитические материалы по реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов, готовит заключения о достижении целевых показателей ведомственных портфелей проектов;

с) организует и контролирует направление отчетности и результатов анализа динамики и качества реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов в региональный проектный офис;

т) координирует работу по накоплению опыта и развитию профессиональных компетенций сотрудников администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя, являющихся участниками, в том числе исполнителями мероприятий ведомственных проектов (программ проектов) в области управления ведомственными проектами (программами проектов), портфелями проектов;

у) ведет учет участников взаимодействия: сотрудников администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя, являющихся участниками, в том числе исполнителями мероприятий ведомственных проектов (программ проектов);

ф) разрабатывает и проводит мероприятия по мотивации и стимулированию сотрудников администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя, являющихся участниками, в том числе исполнителями мероприятий ведомственных проектов (программ проектов);

х) обеспечивает отражение ведомственных проектов (программ проектов) в составе соответствующей муниципальной программы муниципального района "Усть-Цилемский" в виде ее структурных элементов.

13. Ведомственный проектный офис обладает следующими полномочиями в отношении реализуемых проектов (программ проектов), портфелей проектов:

а) запрашивать материалы, необходимые ведомственному проектному офису для осуществления своих функций, от участников взаимодействия по вопросам, относящимся к компетенции ведомственного проектного офиса в соответствии с настоящим Положением и иными правовыми актами, регулирующими проектную деятельность;

б) рассматривать управленческие документы по проектам (программам проектов) и портфелям проектов, создаваемым в соответствующей сфере муниципального управления;

в) осуществлять мониторинг достижения ключевых показателей ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов;

г) рассматривать вопросы управления ведомственными проектами (программами проектов) в администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и в учреждениях, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя;

д) рассматривать результаты и показатели ведомственных проектов (как запланированные, так и достигнутые), оценивать целесообразность дальнейшей реализации ведомственных проектов (программ проектов);

е) привлекать иных участников проектной деятельности для рассмотрения вопросов реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов для участия в совещаниях, проводимых ведомственным проектным офисом;

ж) формировать предложения в адрес регионального проектного офиса по внедрению и развитию системы управления проектной деятельностью в Республике Коми (в том числе ИСУП);

з) формировать предложения в адрес регионального проектного офиса по обучению проектному управлению и перечень кандидатов на обучение из числа сотрудников администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя;

и) формировать и представлять в адрес инициаторов предложений по проектам (программам проектов), разработчиков паспортов проектов (программ проектов), паспортов портфелей проектов предложения, необходимые для включения в управленческие документы, в случае если они затрагивают соответствующую сферу муниципального управления администрации района, в структуре которой сформирован ведомственный проектный офис;

к) инициировать рассмотрение вопросов реализации ведомственных проектов (программ проектов), требующих принятия решений ведомственным координационным органом, проектным комитетом, куратором или руководителем проекта (программы проектов), в том числе на совместных заседаниях (совещаниях);

л) формировать предложения в адрес руководителя проекта (программы проектов) по включению в команду управления проектом (программой проектов), руководителя портфеля проектов по включению в команду управления портфелем проектов сотрудников администрации района, в структуре которого сформирован ведомственный проектный офис, и учреждений, в отношении которых администрация района осуществляет функции и полномочия учредителя;

м) формировать предложения по мотивации и стимулированию участников команд управления проектами (программами проектов), команд управления портфелями проектов, участником которых является администрация района, вносить эти предложения на рассмотрение руководителям органов в системе исполнительной власти Республики Коми и/или руководителю регионального проектного офиса в соответствии с правовыми актами, регулирующими мотивацию участников проектной деятельности.

14. Деятельность ведомственного проектного офиса осуществляется в следующем порядке:

14.1. В целях осуществления функций и полномочий при реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов сотрудники ведомственного проектного офиса используют все способы коммуникаций и эффективного межведомственного взаимодействия между участниками взаимодействия, в том числе организацию совещаний.

14.2. Инициаторами проведения совещаний ведомственного проектного офиса могут являться сотрудники ведомственного проектного офиса, администраторы и руководители проектов (программ проектов), администраторы и руководители портфелей проектов, сотрудники регионального проектного офиса.

14.3. Совещания ведомственного проектного офиса проводит руководитель ведомственного проектного офиса или его заместитель (по согласованию с руководителем). Решения, принятые на совещании, оформляются протоколом совещания.

14.4. Сотрудники ведомственного проектного офиса участвуют в совещаниях лично. В случае невозможности присутствия на совещании сотрудник ведомственного проектного офиса имеет право заблаговременно представить свое мнение по рассматриваемым вопросам в письменной форме.

14.5. Место и время проведения совещания, список его участников и перечень вопросов, подлежащих обсуждению, определяются руководителем ведомственного проектного офиса (его заместителем).

14.6. В случае если решение, принятое на совещании, касается вопросов реализации конкретных ведомственных проектов (программ проектов), протокол совещания направляется в течение 5 рабочих дней со дня проведения совещания соответствующим участникам проектов (программ проектов) для исполнения поручений протокола в установленные протоколом сроки.