Приложение N 3. Положение о ведомственном координационном органе

Приложение N 3
к распоряжению администрации
муниципального района "Сысольский"
от 15.11.2017 N 280-р§2

Положение о ведомственном координационном органе

1. Настоящее Положение определяет порядок формирования ведомственного координационного органа, его состав, функции и полномочия.

2. Ведомственный координационный орган является совещательным органом, задачами которого являются координация, планирование и контроль в сфере управления проектной деятельностью в системе администрации муниципального района "Сысольский", а также принятие ключевых управленческих решений по поступающим в ведомственный координационный орган предложениям по проектам (программам проектов), планируемым к реализации и проектам (программам проектов), портфелям проектов, реализуемым в Сысольском районе.

3. Ведомственный координационный орган в своей деятельности руководствуется нормативными и правовыми актами Российской Федерации и Республики Коми, регулирующими проектную деятельность, а также настоящим Положением.

4. Ведомственный координационный орган создается решением руководителя администрации муниципального района "Сысольский", (далее - Администрация).

5. Ведомственный координационный орган формируется из числа руководящего состава Администрации, ее структурных подразделений, в отношении которых Администрация осуществляет функции и полномочия учредителя.

6. В состав ведомственного координационного органа входят:

а) председатель ведомственного координационного органа;

б) заместитель председателя ведомственного координационного органа;

в) члены ведомственного координационного органа.

7. Члены координационного органа, осуществляют свою деятельность лично и не вправе делегировать свои полномочия другим лицам.

8. Председатель ведомственного координационного органа:

а) руководит деятельностью ведомственного координационного органа;

б) принимает решения о привлечении к участию в заседаниях ведомственного координационного органа лиц, не являющихся членами ведомственного координационного органа;

в) организует взаимодействие ведомственного координационного органа с лицами, не являющимися членами ведомственного координационного органа;

г) утверждает повестку заседаний ведомственного координационного органа, назначает даты проведения заседаний и ведет заседания;

д) утверждает протокол заседаний ведомственного координационного органа.

9. Заместитель председателя ведомственного координационного органа:

а) участвует в подготовке вопросов, выносимых для рассмотрения на заседания ведомственного координационного органа;

б) осуществляет полномочия председателя ведомственного координационного органа в случае его отсутствия в соответствии с поручением председателя ведомственного координационного органа.

в) Осуществляет контроль за выполнением решений координационного органа.

10. Члены ведомственного координационного органа:

а) вносят предложения о включении в повестку заседания ведомственного координационного органа вопросов для рассмотрения;

б) обеспечивают подготовку материалов по вопросам, подлежащим рассмотрению ведомственным координационным органом, с учетом положений нормативных правовых актов в сфере управления проектной деятельностью в Республике Коми;

в) знакомятся с повесткой к очередному заседанию, с материалами по вопросам, внесенным в повестку очередного заседания ведомственного координационного органа;

г) принимают личное участие в заседаниях ведомственного координационного органа, в обсуждении вопросов, вынесенных на его рассмотрение;

д) принимают участие в голосовании по вопросам повестки заседания ведомственного координационного органа;

е) исполняют решения и (или) поручения, зафиксированные в протоколах ведомственного координационного органа;

ж) информируют председателя ведомственного координационного органа о принятых мерах по исполнению решений и (или) поручений, зафиксированных в повестке ведомственного координационного органа.

11. Ответственный секретарь координационного органа:

- ведет протокол заседания координационного органа;

- информирует членов координационного орган о дате, времени и месте проведения заседаний, а также обеспечивает членов координационного органа необходимыми материалами;

- выполняет иные обязанности по поручению председателя координационного органа.

12. Приглашенные на заседание ведомственного координационного органа участники могут выступать с докладами, участвовать в обсуждении, но не обладают правом участия в голосовании по рассматриваемым на заседании вопросам.

13. Ведомственный координационный орган осуществляет следующие функции в отношении ведомственных проектов (программ проектов) и портфелей проектов:

а) координирует и контролирует управление проектами (программами проектов), портфелями проектов;

б) подтверждает управленческий профиль предлагаемых инициаторами проектов (программ проектов) в момент формирования предложений по проектам (программам проектов);

в) утверждает перечень проектов, включаемых в ведомственные портфели проектов и перечень их целевых показателей;

г) осуществляет контроль достижения перечня целевых показателей и оценку качества управления проектами (программами проектов);

д) определяет параметры и приоритеты для формирования ведомственных портфелей проектов, создаваемых в соответствующей сфере муниципального управления Сысольского района;

е) утверждает кандидатуры руководителей ведомственных портфелей проектов, создаваемых в соответствующей сфере муниципального управления Сысольского района;

ж) назначает кураторов проектов (программ проектов), создаваемых в соответствующей сфере муниципального управления Сысольского района;

з) утверждает запуск и принимает решение о закрытии проектов (программ проектов), решение о закрытии ведомственных портфелей проектов, решение о необходимости внесения изменений в проекты (программы проектов), портфели проектов;

и) рассматривает данные мониторинга реализации проектов (программ проектов);

к) принимает решения по мероприятиям реагирования на риски и проблемы, связанные с реализацией проектов (программ проектов), по иным вопросам реализации проектов (программ проектов), вынесенных на рассмотрение ведомственного координационного органа и требующих принятия управленческих решений;

л) утверждает значимые промежуточные и итоговые результаты реализации проектов (программ проектов);

м) координирует мероприятия по контролю и рассматривает на своих заседаниях информацию о ходе реализации проектов (программ проектов);

н) рассматривает и утверждает отчеты о деятельности ведомственного проектного офиса;

о) контролирует отражение проектов (программ проектов), реализуемых и планируемых к реализации, в составе соответствующей муниципальной программы Администрации;

п) утверждает паспорт ведомственного портфеля проектов с реестром проектов ведомственного портфеля проектов.

14. Ведомственный координационный орган имеет следующие полномочия в отношении реализуемых проектов (программ проектов), портфелей проектов:

а) запрашивать материалы, необходимые ведомственному координационному органу для осуществления своих функций, от участников взаимодействия по вопросам, относящимся к компетенциям ведомственного координационного органа в соответствии с настоящим Положением и иными правовыми актами, регулирующими проектную деятельность;

б) рассматривать управленческие документы по ведомственным проектам (программам проектов) и портфелям проектов;

в) осуществлять мониторинг достижения ключевых показателей ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов;

г) рассматривать вопросы управления ведомственными проектами (программами проектов) в ответственном органе, в структуре которого сформирован соответствующий ведомственный координационный орган, и учреждении, в отношении которого ответственный орган осуществляет функции и полномочия учредителя;

д) рассматривать результаты и показатели ведомственных проектов (программ проектов) (как запланированные, так и достигнутые), оценивать целесообразность дальнейшей реализации ведомственных проектов (программ проектов);

е) привлекать иных участников проектной деятельности для рассмотрения вопросов реализации ведомственных проектов (программ проектов), портфелей проектов на заседаниях ведомственного координационного органа.

15. Деятельность ведомственного координационного органа осуществляется:

15.1. В целях осуществления эффективных коммуникаций, оперативного решения вопросов, принятия управленческих решений по рискам и проблемам, возникающим при реализации проектов (программ проектов), портфелей проектов членами ведомственного координационного органа проводятся заседания.

15.2. Заседание считается правомочным, если на нем присутствует более половины членов ведомственного координационного органа.

Председательствующим на заседании является председатель ведомственного координационного органа либо его заместитель (в случае отсутствия председателя, по согласованию с председателем).

15.3. Решение ведомственного координационного органа считается принятым, если за него проголосовало не менее двух третей от общего числа присутствующих на заседании членов ведомственного координационного органа. Решения оформляются протоколом заседания.

15.4. При равенстве голосов членов ведомственного координационного органа, присутствующих на заседании, решающим является голос председательствующего на заседании.

15.5. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании в течение 5 рабочих дней со дня проведения заседания и в тот же срок направляется всем членам ведомственного координационного органа и иным заинтересованным лицам для организации исполнения в установленные протоколом сроки.

16. Члены ведомственного координационного органа, участники проектной деятельности для рассмотрения на очередном заседании ведомственного координационного органа вправе вносить председателю ведомственного координационного органа предложения, материалы по проектам (программам проектов), перечни вопросов, необходимых для включения в повестку заседания не позднее, чем за пять рабочих дней до даты проведения заседания ведомственного координационного органа.

17. При рассмотрении управленческих документов по проектам (программам проектов), портфелям проектов и принятии решения члены ведомственного координационного органа учитывают:

а) актуальность и полноту информации, представленной в управленческих документах по проектам (программам проектов), портфелям проектов;

б) актуальность и приоритетность проектов (программ), представленных в предложении по проекту (программе проектов), портфелям проектов;

в) обеспеченность проекта ресурсами или наличие возможности перераспределения необходимых ресурсов в соответствии с приоритетом проекта (программы проектов), портфеля проектов.

18. При оформлении протокола заседания ведомственного координационного органа в него включаются следующие сведения:

- дата, место и время проведения заседания;

- состав участников заседания, включая приглашенных лиц;

- рассмотренные вопросы;

- предложения и замечания, высказанные в процессе обсуждения рассматриваемых вопросов;

- результаты голосования по рассматриваемым вопросам;

- перечень решений ведомственного координационного органа и поручений с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей.

19. Информация о выполнении решения или поручений, включенных в протокол заседания, вносится ответственными за их выполнение лицами в информационную систему управления проектами (далее - ИСУП), а при отсутствии доступа к ИСУП - направляется в адрес председателя ведомственного координационного органа в сроки, установленные протоколом для выполнения соответствующих решений или поручений.

20. В случае отсутствия возможности рассмотрения вопросов проектной деятельности ответственного органа на очном заседании ведомственного координационного органа допускается их рассмотрение в заочном порядке.

Члены ведомственного координационного органа в срок до трех рабочих дней согласуют вопросы, вынесенные для рассмотрения на заседание ведомственного координационного органа в заочной форме, или предоставляют письменный мотивированный отказ в согласовании. Решение по вынесенным вопросам ведомственного координационного органа считается принятым, если за него проголосовало не менее двух третей от общего числа всех членов ведомственного координационного органа.

В случае если в заочном порядке не получено согласование не менее двух третей от общего числа всех членов ведомственного координационного органа по рассматриваемым вопросам, то последующее рассмотрение данного вопроса осуществляется в порядке очного голосования в соответствии с Положением о порядке взаимодействия.