III. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации

III. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации

3.1. При поступлении документов в структурные подразделения Администрации проверяется правильность их адресации. Документы или поручения, поступившие, по мнению исполнителя, ошибочно, возвращаются с соответствующей пометкой инициатору поручения в течение 1 рабочего дня со дня ошибочно выданного поручения.

3.2. Каждый вид поручения определяет фиксированный набор действий, доступных исполнителю по отношению к документу в СЭД.

3.3. В первую очередь рассматриваются документы, требующие в соответствии с поручениями срочного и весьма срочного исполнения.

3.4. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

3.5. Проекты документов, представляемые на подпись руководству, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящего Регламента, завизированы исполнителем и руководителем структурного подразделения в СЭД и на бумажном носителе.

3.6. Общий отдел направляет адресату оригинал зарегистрированного исходящего документа, предварительно сканировав его.

Документы, не содержащие реквизитов отправки, принимаются с сопроводительным письмом со всеми приложениями (за исключением копий законов Республики Коми, копий правовых актов Главы Республики Коми, копий правовых актов Правительства Республики Коми и других документов, направляемых адресатам в соответствии с указателем рассылки).

3.7. При отправке письма одного и того же содержания по указателю рассылки в общий отдел передаются подлинный подписанный экземпляр (оригинал) письма и прилагаемые к нему материалы.

3.8. Документы, предназначенные для отправки за пределы Российской Федерации (за исключением государств - участников Содружества Независимых Государств), должны быть переданы для отправки с указанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.

3.9. Документы могут направляться адресатам почтовой, курьерской службой, фельдъегерской связью, электронной почтой, передаваться по телеграфу и факсу, по СЭД, комбинированными способами доставки.