Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики

Приложение N 1
к приказу Государственной ветеринарной
службы Чувашской Республики
от 30 июля 2018 года N 199

Правила
обработки персональных данных в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

1.2. Правила определяют порядок и условия обработки персональных данных в Государственной ветеринарной службе Чувашской Республики (далее - Служба) с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

1.3. Обработка персональных данных в Службе осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия государственному гражданскому служащему Чувашской Республики в прохождении государственной гражданской службы Чувашской Республики в Службе (далее соответственно - гражданский служащий, гражданская служба), в обучении, должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, учета результатов исполнения им должностных обязанностей, а также для реализации полномочий, возложенных на Службу действующим законодательством.

2. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

2.1. Персональные данные субъектов персональных данных, обрабатываются в целях обеспечения кадровой работы, в том числе в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности гражданских служащих, работников организаций, находящихся в ведении Службы, включая членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества.

2.2. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников организаций, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

2.3. Обработка специальных категорий персональных данных гражданских служащих, работников организаций, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, осуществляется без согласия указанных граждан в рамках целей, определенных пунктом 2.1 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2.3 части 2 статьи 10 Федерального закона "О персональных данных" и положениями Трудового кодекса Российской Федерации, за исключением случаев получения персональных данных работника у третьей стороны (в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации требуется письменное согласие работников организаций, находящихся в ведении Службы, и граждан, претендующих на замещение должностей работников указанных организаций).

2.4. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, осуществляется при условии получения согласия указанных граждан в следующих случаях:

1) при передаче (распространении, предоставлении) персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации о гражданской службе;

2) при трансграничной передаче персональных данных;

3) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных граждан или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

2.5. В случаях, предусмотренных пунктом 2.4 настоящих Правил, согласие субъекта персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом "О персональных данных".

2.6. Обработка персональных данных гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, осуществляется структурным подразделением Службы, к компетенции которого отнесены вопросы государственной гражданской службы и кадров Службы, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

2.7. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, осуществляется путем:

1) непосредственного получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, анкета, иные документы, предоставляемые в кадровую службу);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе кадровой работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы, используемые Службой.

2.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от гражданских служащих, граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы.

В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, у третьей стороны, следует заранее известить об этом гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, получить их письменное согласие и сообщить им о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных.

2.9. При сборе персональных данных сотрудник Службы, осуществляющий сбор (получение) персональных данных непосредственно у гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, обязан разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

2.10. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных гражданских служащих, работников, замещающих отдельные должности в организациях, находящихся в ведении Службы, а также граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Службе, и граждан, претендующих на замещение отдельных должностей в организациях, находящихся в ведении Службы, осуществляется лишь в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Условия и порядок обработки персональных данных субъектов в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций

3.1. В Службе обработка персональных данных физических лиц осуществляется в целях предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

3.2. Персональные данные граждан, обратившихся в Службу лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением заявителей о результатах рассмотрения.

В соответствии с законодательством Российской Федерации в Службе подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства.

3.3. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", федеральными законами от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Службы.

3.4. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Службы, предоставляющими соответствующие государственные услуги и (или) исполняющими государственные функции, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

3.5. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Службу для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:

а) получения оригиналов необходимых документов (заявление);

б) заверения копий документов;

в) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

3.6. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции Службой запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3.7. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Службы, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

3.8. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Службой осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

4. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

4.1. При обработке персональных данных гражданских служащих, иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

4.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Службу полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

4.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

5. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

5.1. Персональные данные, содержащиеся в информационных системах, используемых Службой (далее также - ИС), могут быть представлены для ознакомления:

а) сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации в части, касающейся исполнения их должностных обязанностей;

б) уполномоченным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

5.3. Уполномоченными должностными лицами при обработке персональных данных в ИС персональных данных должна быть обеспечена их безопасность с помощью системы защиты.

Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется уполномоченными должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

5.4. Доступ пользователей (операторов информационной системы) к персональным данным в ИС должен требовать обязательного прохождения процедуры идентификации и аутентификации.

5.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в ИС уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

6. Сроки обработки персональных данных и порядок их уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

6.1. Служба в соответствии со статьями 44 и 64 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" вправе осуществлять обработку (в том числе автоматизированную) персональных данных гражданских служащих при формировании кадрового резерва.

6.2. Служба вправе осуществлять обработку (в том числе автоматизированную) персональных данных кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы.

6.3. Структурным подразделением Службы, к компетенции которого отнесены вопросы государственной службы и кадров Службы, осуществляется:

обработка персональных данных гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, назначенных на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации), содержащихся в их личных делах - в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего личные дела передаются в архив;

обработка персональных данных кандидатов на замещение вакантных должностей гражданской службы - в течение трех лет со дня завершения конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (далее - конкурс).

6.4. При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

6.5. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации.

6.6. Документы кандидатов на замещение вакантной должности гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть им возвращены по письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве Службы, после чего подлежат уничтожению.

Факт уничтожения персональных данных, хранящихся в документах кандидатов на замещение вакантной должности гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, оформляется актом об уничтожении Службы.

6.7. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, назначенных на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации), хранятся в структурном подразделении Службы, к компетенции которого отнесены вопросы государственной службы и кадров Службы, в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится структурным подразделением Службы, к компетенции которого отнесены вопросы государственной службы и кадров Службы, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче структурным подразделением Службы, к компетенции которого отнесены вопросы государственной службы и кадров Службы, в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

7. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения

7.1. В Службе осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

- гражданские служащие;

- работники, замещающие должности, не относящиеся к должностям гражданской службы;

- близкие родственники гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации;

- близкие родственники работников, замещающих должности, не относящиеся к должностям гражданской службы, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации;

- граждане, включенные в кадровый резерв; граждане, претендующие на включение в кадровый резерв; граждане, не допущенные к участию в конкурсах; граждане, участвующие в конкурсах, но не прошедшие конкурсный отбор;

- граждане, претендующие на замещение вакантной должности гражданской службы;

- граждане, персональные данные которых необходимы для выполнения возложенных законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики на Службу функций, полномочий и обязанностей и предоставления государственных услуг;

- граждане, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан.

7.2. Персональные данные обрабатываются в сроки, обусловленные заявленными целями их обработки.

7.3. Обработка персональных данных осуществляется с момента их получения Службой и прекращается:

- по достижении целей обработки персональных данных;

- в связи с отсутствием необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки персональных данных.

7.4. Сроки хранения персональных данных, содержащиеся на материальных носителях информации, устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел Службы.

8. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

Служба устанавливает следующие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:

- издание локальных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных;

- назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;

- определение лиц, уполномоченных на обработку персональных данных в Службе и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима обработки персональных данных;

- ознакомление сотрудников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Службы в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников;

- получение согласия на обработку персональных данных у субъектов персональных данных (их законных представителей), за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

- осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике Службы в отношении обработки персональных данных, локальным актам Службы;

- опубликование на официальном сайте Службы документов, определяющих политику Службы в отношении обработки персональных данных, реализуемые требования к защите персональных данных;

- применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона "О персональных данных".