Приложение. Положение о проектном управлении в администрации города Шумерля Чувашской Республики

Приложение
к постановлению
администрации города Шумерля
от 21.04.2017 г. N 233

Положение
о проектном управлении в администрации города Шумерля Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет условия и порядок управления проектами, реализуемыми администрацией города Шумерля, при решении задач муниципального управления, требующих проектного подхода.

1.2. Настоящее Положение также распространяется на проекты, реализуемые администрацией города Шумерля совместно с подведомственными учреждениями и хозяйствующими субъектами.

1.3. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение цели проекта;

бюджет проекта - планируемые расходы проекта с указанием источников их финансирования;

инициатор проекта - администрация города Шумерля, физическое или юридическое лицо, которые выступают с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта;

резюме проекта - краткая информация о проекте, направляемая инициатором проекта по установленной форме, с изложением основных условий его реализации на территории города Шумерля Чувашской Республики;

паспорт проекта - документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту;

руководитель проекта - должностное лицо структурного подразделения администрации города Шумерля, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, завершения проекта;

куратор проекта - глава администрации или заместитель главы администрации города Шумерля, отвечающий за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

контрольное событие - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания;

план контрольных событий проекта - укрупненный план проекта, включающий контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей;

рабочая группа проекта - должностные лица или структурные подразделения администрации города Шумерля, объединенные во временную организационную структуру для выполнения работ по определенному направлению деятельности в соответствии с закрепленными за ними обязанностями;

управление проектом - планирование, организация и контроль трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта, направленных на эффективное достижение целей проекта;

риск проекта - вероятностное событие, которое в случае его наступления может оказать позитивное или негативное воздействие на проект;

цель проекта - запланированное событие, для достижения которого в выбранном интервале времени осуществляется проект;

критерии успеха проекта - совокупность однозначных и ясных показателей (признаков), которые дают возможность судить об успешности выполнения проекта;

результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

итоговый отчет о реализации проекта - документ, содержащий оценку успешности проекта, в том числе степень достижения цели проекта, соблюдение сроков выполнения и бюджета проекта, обобщенный опыт, рекомендации по итогам реализации проекта, оценку качества работы и взаимодействия представителей рабочей группы проекта.

1.4. Основными целями внедрения проектного управления в администрации города Шумерля Чувашской Республики являются:

снижение административных барьеров при реализации проекта;

сокращение сроков получения инициатором проекта необходимых согласований и разрешений, требуемых для реализации проекта;

минимизация сроков организации переговоров, встреч, совещаний, консультаций, направленных на решение вопросов, возникающих в процессе реализации проекта;

увеличение эффективности внутриведомственного и межведомственного взаимодействия за счет использования единых подходов проектного управления.

1.5. Управление проектами в администрации города Шумерля Чувашской Республики состоит из следующих процессов:

- инициация и планирование проекта;

- исполнение и контроль проекта;

- управление изменениями проекта;

- завершение проекта.

II. Инициация и планирование проекта

2.1. Основанием для инициации проекта являются поручения Главы города Шумерля, Главы администрации города Шумерля, содержащие указание на необходимость реализации комплекса мероприятий структурными подразделениями администрации города Шумерля (далее - поручения), и (или) наличие задачи или проблемы, которые будут решены путем реализации проекта, предлагаемого инициатором проекта.

2.2. Началом этапа инициации проекта является резюме проекта, которое направляется инициатором проекта вместе с сопроводительным письмом в структурное подразделение администрации города Шумерля ответственное за развитие проектно-ориентированной системы управления и координацию проектной деятельности, оказание организационно-методической, практической помощи в процессе реализации проектов и организационно-методическое сопровождение проектного управления в администрации города Шумерля (далее - ответственное подразделение).

2.3. Резюме проекта оформляется по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

2.4. Ответственное подразделение в течение 3 дней со дня поступления резюме проекта регистрирует его и направляет в электронном виде копию резюме проекта в структурное подразделение администрации города Шумерля, к сфере деятельности которого относится проект (далее - отраслевое структурное подразделение), для подготовки заключения о целесообразности (нецелесообразности) реализации проекта и паспорта проекта.

2.5. Отраслевое структурное подразделение рассматривает копию резюме проекта и готовит заключение о целесообразности реализации проекта и паспорт проекта по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению или заключение о нецелесообразности реализации проекта.

Отраслевое структурное подразделение не разрабатывает паспорт проекта в случае подготовки заключения о нецелесообразности реализации проекта.

Срок подготовки и направления отраслевым структурным подразделением в ответственное подразделение заключения о целесообразности реализации проекта и паспорта проекта или заключения о нецелесообразности реализации проекта - 10 дней со дня поступления копии резюме проекта от ответственного подразделения.

Ответственное подразделение в течение 3 дней со дня получения заключения о нецелесообразности реализации проекта уведомляет инициатора проекта о нецелесообразности реализации проекта с обоснованием причины.

2.6. Проект, основанием для инициации которого является поручение, ответственное подразделение регистрирует без наличия резюме проекта в течение 3 дней со дня поступления поручения и направляет его копию в отраслевое структурное подразделение для подготовки резюме проекта и паспорта проекта.

Срок подготовки и направления отраслевым структурным подразделением в ответственное подразделение резюме проекта и паспорта проекта - 10 дней со дня поступления копии поручения.

2.7. В случае если инициатором проекта является отраслевое структурное подразделение, в ответственное подразделение направляются резюме проекта, заключение о целесообразности реализации проекта и паспорт проекта.

Ответственное подразделение регистрирует проект в течение 3 дней со дня получения от отраслевого структурного подразделения резюме проекта, заключения о целесообразности реализации проекта и паспорта проекта.

2.8. Ответственное подразделение в течение 10 дней со дня получения заключения о целесообразности реализации проекта, паспорта проекта и резюме проекта:

рассматривает паспорт проекта на соответствие требованию абзаца первого пункта 2.5 настоящего Положения;

принимает решение о возвращении паспорта проекта на доработку в отраслевое структурное подразделение, о чем письменно уведомляет инициатора проекта в день принятия решения;

принимает решение о направлении паспорта проекта на рассмотрение Управляющего совета по разработке и реализации программы "Комплексное развитие моногорода Шумерля" при администрации города Шумерля (далее - Управляющий совет ("проектный офис")), либо в случае, если планируемая продолжительность реализации проекта составляет более одного календарного года, на рассмотрение Совета по улучшению инвестиционного климата при главе администрации города Шумерля (далее - Совет).

Паспорт проекта возвращается на доработку в случае, если он не соответствует требованиям пункта 2.5 настоящего Положения.

2.9. В течение 30 дней со дня поступления паспорта проекта Управляющий совет ("проектный офис") либо Совет рассматривают его и принимают одно из следующих решений:

утвердить паспорт проекта;

отклонить паспорт проекта.

Указанные решения оформляются протоколом заседания Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета.

2.10. Паспорт проекта утверждается в случае соответствия проекта одному из следующих условий:

выполнение мероприятий проекта требует межведомственного взаимодействия;

реализация мероприятий проекта принесет дополнительные эффекты (экономию ресурсов, повышение результативности работ, сокращение сроков реализации проекта и т.д.).

2.11. Со дня утверждения паспорта проекта начинается реализация проекта.

2.12. Ответственное подразделение в течение 5 дней со дня принятия Управляющим советом ("проектным офисом") либо Советом решения об утверждении паспорта проекта или об отклонении паспорта проекта уведомляет инициатора проекта о принятом решении.

III. Исполнение и контроль проекта

3.1. Исполнение проекта осуществляется рабочей группой проекта в соответствии с утвержденным паспортом проекта.

3.2. Руководитель проекта организует деятельность рабочей группы проекта, направленную на достижение цели проекта, проводит по мере необходимости совещания рабочей группы проекта, осуществляет контроль соблюдения сроков и качества выполняемых мероприятий проекта.

3.3. Рабочая группа проекта реализует запланированные мероприятия проекта, достигает контрольные события и ежемесячно в срок до 10 числа месяца, следующего за отчетным, представляет руководителю проекта отчеты о реализации проекта, содержащие информацию о фактическом достижении контрольных событий за отчетный период, а также сведения о проблемах при реализации проекта и рисках проекта.

3.4. В течение 10 дней со дня завершения отдельных этапов проекта руководитель проекта:

организует приемку результатов мероприятий проекта;

готовит итоговый отчет этапа проекта по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению и согласовывает его с куратором проекта.

3.5. Итоговый отчет о реализации этапа проекта утверждается на заседании Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета, принявших решение об утверждении паспорта проекта.

IV. Управление изменениями проекта

4.1. Рабочая группа проекта имеет право предложить руководителю проекта внести изменения в паспорт проекта.

4.2. Руководитель проекта проводит анализ предложенных рабочей группой проекта изменений и обсуждает их с куратором проекта.

4.3. Пересмотр и внесение изменений в паспорт проекта осуществляются на заседании Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета, принявших решение об утверждении паспорта проекта.

V. Завершение проекта

5.1. В случае возникновения обстоятельств, при которых реализация проекта не может продолжаться, руководитель проекта инициирует процедуру прекращения или приостановления проекта.

Прекращение проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

Приостановление проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления.

Руководитель проекта составляет итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению, согласовывает его с куратором проекта и направляет его на рассмотрение Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета, принявших решение об утверждении паспорта проекта.

Итоговый отчет о реализации проекта рассматривается на заседании Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета.

Проект считается прекращенным или приостановленным со дня принятия Управляющим советом ("проектным офисом") либо Советом решения о прекращении или приостановлении проекта.

Возобновление приостановленного проекта осуществляется по инициативе руководителя проекта по согласованию с куратором проекта.

5.2. По достижении цели проекта руководитель проекта инициирует процедуру завершения проекта.

Руководитель проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта по форме согласно приложению N 3 к настоящему Положению, согласовывает его с куратором проекта и направляет его на рассмотрение Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета, принявших решение об утверждении паспорта проекта.

Итоговый отчет о реализации проекта рассматривается на заседании Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета.

По результатам рассмотрения итогового отчета о реализации проекта на заседании Управляющего совета ("проектного офиса") либо Совета принимается решение о завершении проекта.