Приложение N 26. Положение о секторе документационного обеспечения Управления делопроизводства Администрации Главы Чувашской Республики

Утверждено
распоряжением Администрации Главы
Чувашской Республики
от 29.12.2018 N 641
(приложение N 26)

Положение
о секторе документационного обеспечения Управления делопроизводства Администрации Главы Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Сектор документационного обеспечения (далее - сектор) является подразделением Управления делопроизводства Администрации Главы Чувашской Республики (далее - Управление).

1.2. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Конституцией Чувашской Республики, законами Чувашской Республики, иными правовыми актами Чувашской Республики, Положением об Управлении, а также настоящим Положением.

1.3. Положение о секторе утверждается распоряжением Администрации Главы Чувашской Республики.

II. Основные задачи сектора

Основными задачами сектора являются:

документационное обеспечение деятельности Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Главы Чувашской Республики в пределах компетенции сектора;

обеспечение функционирования системы делопроизводства в Администрации Главы Чувашской Республики с использованием системы электронного документооборота;

прием, обработка, регистрация, учет и отправка корреспонденции, поступающей и отправляемой посредством почтовой, фельдъегерской, факсимильной, курьерской связи, электронной почты, системы межведомственного электронного документооборота, системы электронного документооборота;

комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Администрации Главы Чувашской Республики.

III. Функции сектора

Сектор в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

осуществление приема входящей корреспонденции, поступающей посредством почтовой, фельдъегерской, факсимильной, курьерской связи, электронной почты, системы межведомственного электронного документооборота, системы электронного документооборота и доведение до самостоятельных подразделений Администрации Главы Чувашской Республики;

прием, обработка входящей корреспонденции, поступившей в адрес Главы Чувашской Республики, Кабинета Министров Чувашской Республики, Руководителя Администрации Главы Чувашской Республики, самостоятельных подразделений Администрации Главы Чувашской Республики;

регистрация входящей корреспонденции в системе электронного документооборота;

регистрация входящих и исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в соответствующих журналах;

регистрация корреспонденции, не подлежащей регистрации в системе электронного документооборота, в соответствующем журнале;

регистрация подписанных правовых актов Чувашской Республики в соответствующих журналах и внесение их реквизитов и текстов в систему электронного документооборота;

отправка копий правовых актов в государственные органы Чувашской Республики, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации;

проведение систематического анализа и учета входящей и исходящей корреспонденции с целью оптимизации документооборота в Администрации Главы Чувашской Республики;

осуществление контроля за соблюдением установленных требований к оформлению документов при обработке входящей и исходящей корреспонденции;

отправка исходящей корреспонденции в государственные органы Чувашской Республики, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской связи, электронной почты, системы межведомственного электронного документооборота, системы электронного документооборота;

поддержание в актуальном состоянии автоматизированной базы данных организаций, в которые направляется корреспонденция;

участие в формировании и подписании контрактов на осуществление услуг почтовой, фельдъегерской связи;

формирование совместно с самостоятельными подразделениями Администрации Главы Чувашской Республики номенклатуры дел Администрации Главы Чувашской Республики, осуществление контроля за систематизацией документов и формированием их в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации Главы Чувашской Республики;

учет документов, хранящихся в архиве Администрации Главы Чувашской Республики, и выполнение справочно-информационной работы по ним;

выдача в установленном порядке из архива Администрации Главы Чувашской Республики дел, документов, копий, выписок и справок;

подготовка актов о выделении к уничтожению документов, хранящихся в архиве Администрации Главы Чувашской Республики, не подлежащих хранению;

подготовка и передача дел постоянного хранения в государственный архив;

проведение проверки наличия, хранения и использования печатей и бланков документов с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики в самостоятельных подразделениях Администрации Главы Чувашской Республики;

подготовка актов об уничтожении бланков документов, печатей и штампов;

оказание работникам Администрации Главы Чувашской Республики, органов исполнительной власти Чувашской Республики методической и консультативной помощи по вопросам, относящимся к компетенции сектора;

изучение опыта субъектов Российской Федерации в области документационного обеспечения управления и архивного дела;

разработка проектов распоряжений Администрации Главы Чувашской Республики в пределах компетенции сектора.

IV. Права сектора

Сектор для осуществления своих функций имеет право:

запрашивать и получать в установленном порядке от самостоятельных подразделений Администрации Главы Чувашской Республики, органов исполнительной власти Чувашской Республики и организаций необходимые для осуществления своей деятельности документы, материалы;

возвращать исполнителям документы, подготовленные с нарушением установленных правил составления и оформления, для их доработки;

проводить проверки соблюдения установленного порядка формирования дел постоянного хранения в самостоятельных подразделениях Администрации Главы Чувашской Республики;

вносить начальнику Управления предложения по вопросам, относящимся к компетенции сектора;

на материально-техническое и документационное обеспечение;

осуществлять иные права, предоставляемые для решения вопросов, относящихся к компетенции сектора.

V. Организация деятельности сектора

5.1. Сектор возглавляет заведующий сектором.

Заведующий сектором назначается на должность и освобождается от должности Руководителем Администрации Главы Чувашской Республики.

В период отсутствия заведующего сектором его должностные обязанности распределяются начальником Управления между работниками сектора либо на основании распоряжения Администрации Главы Чувашской Республики его должностные обязанности исполняет один из работников сектора.

5.2. Заведующий сектором:

работает под непосредственным руководством начальника Управления;

руководит, организует и контролирует деятельность сектора в соответствии с настоящим Положением;

дает указания и поручения, обязательные для исполнения работниками сектора, и осуществляет иные полномочия в пределах своей компетенции.

5.3. Заведующий сектором и работники сектора несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей по обеспечению выполнения возложенных на сектор задач и функций.

5.4. Работники сектора назначаются на должность и освобождаются от должности Руководителем Администрации Главы Чувашской Республики.

5.5. Сектор создается, реорганизуется и упраздняется по решению Главы Чувашской Республики.