Приложение N 1. Положение о секторе по делам архивов администрации Ибресинского района Чувашской Республики

Приложение N 1
к постановлению
администрации
Ибресинского района
от 17.01.2019 N 20

Положение
о секторе по делам архивов администрации Ибресинского района Чувашской Республики

I. Общие положения

1.1. Сектор по делам архивов администрации Ибресинского района (далее - Сектор) является структурным подразделением администрации Ибресинского района, осуществляющим формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений.

1.2. Сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации и Конституцией Чувашской Республики, основами законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики по архивному делу, федеральными законами и законами Чувашской Республики, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Главы Чувашской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Чувашской Республики, решениями Собрания депутатов Ибресинского района, главы администрации Ибресинского района, Административным регламентом администрации Ибресинского района по предоставлению муниципальной услуги "Выдача справок социально-правового характера, копий, выписок из документов архива Ибресинского района Чувашской Республики", приказами и указаниями сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.

1.3. Сектор обеспечивает проведение государственной политики в развитии архивного дела в районе, осуществляет координацию деятельности отделов администрации района и администраций сельских поселений района в области архивного дела и делопроизводства, а также контролирует состояние хранения документов учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности.

1.4. Финансирование и материально-техническое обеспечение Сектора осуществляется за счет средств бюджета Ибресинского района. Штатная численность Сектора устанавливается главой администрации района.

1.5. Сектор имеет печать и угловой штамп в установленном порядке.

II. Основные задачи

Основными задачами Сектора являются:

2.1. Обеспечение сохранности, учета и использования архивных документов и архивных фондов, организация комплектования и создания оптимальных условий хранения архивных документов организаций, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района;

2.2. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Ибресинского района и сельских поселений, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций, органов местного самоуправления, других муниципальных учреждений района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;

2.4. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями и другими организациями - источниками комплектования законодательства Российской Федерации, Чувашской Республики и иных правовых актов в области архивного дела.

III. Функции

Сектор в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в сектор архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики по установленным формам сведения о хранящихся архивных фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечении их физической сохранности;

3.2. Разрабатывает и по согласованию с сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики представляет на утверждение главы администрации района Списки организаций - источников комплектования муниципального архива Ибресинского района Чувашской Республики, ведет систематическую работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

3.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Секторе;

3.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к архивным фондам с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

3.5. Вносит на рассмотрение главы администрации района проекты программ развития архивного дела и организует их реализацию, информирует органы местного самоуправления, иные учреждения района о составе и содержании документов архива по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;

3.6. Использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях на выставках, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы муниципального архива органам местного самоуправления, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;

3.7. Взаимодействует с органами образования, культуры и средствами массовой информации в целях пропаганды законодательства по архивному делу, формирования у населения потребности сохранить документы, отражающие трудовую, творческую, общественную деятельность, личную жизнь и родословную гражданина;

3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов учреждений, организаций и предприятий, в том числе по личному составу и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования;

3.9. Информирует администрацию района, сектор архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном деле Чувашской Республики и архивах;

3.10. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, организаций и предприятий, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства;

3.11. Рассматривает и согласовывает положения о архивов учреждений, организаций и предприятий, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования;

3.12. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приему в архив;

3.13. Подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения (договора) между сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики и администрацией района;

3.14. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Сектора;

3.15. Организует работу экспертно-проверочной комиссии при Секторе;

3.16. Внедряет в практику работы Сектора нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.

IV. Права

Сектору предоставляется право:

4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию Сектора;

4.2. Получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

4.3. Проверять выполнение организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Чувашской Республики, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

4.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе архивов учреждений, организаций и предприятий, организации документов в делопроизводстве;

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее структурными подразделениями, по вопросам работы архивов учреждений, организаций и предприятий, организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;

4.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда Чувашской Республики;

4.7. Вносить на рассмотрение администрации района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в муниципальном архиве; совершенствованию работы архивов учреждений, организаций и предприятий, организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела и делопроизводства.

V. Организация работы

5.1. Сектор возглавляет заведующий, являющийся муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном Уставом Ибресинского района Чувашской Республики, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела;

5.2. Заведующий Сектором назначается и освобождается от должности главой администрации района. Это решение может согласовываться с сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики;

5.3. Заведующий Сектором организует деятельность муниципального архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Сектор задач; отчитывается о работе Сектора и состоянии архивного дела в районе перед администрацией района и в установленном порядке перед сектором архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики;

5.4. Сектор осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления района, сельских поселений, учреждениями, организациями, предприятиями, общественными организациями;

5.5. Обеспечение Сектора помещениями, отвечающими требованиям постоянного хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других, необходимых для работы условий, осуществляется администрацией района за счет местных бюджетных ассигнований;

5.6. При смене заведующего Сектором прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители администрации района и сектора архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики. Акт приема-передачи утверждается главой администрации района и представляется в сектор архивов Министерства культуры, по делам национальностей и архивного дела Чувашской Республики.

5.7. Реорганизация или ликвидация Сектора осуществляется главой администрации района в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Сектора передаются учреждению-правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника передаются на постоянное хранение в государственный архив Чувашской Республики в установленном порядке.

VI. Система менеджмента качества

Сектор в соответствии с Политикой и Целями администрации района и сектора в области качества, Руководством по качеству РК КЧ-2007 и другими документами Системы менеджмента качества обеспечивает выполнение процесса:

ОП 12 "Управление архивной политикой"