Распоряжение Губернатора г. Севастополя от 26 декабря 2018 г. N 576-РГ "О внесении изменений в распоряжение Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 N 65-РГ "Об утверждении Регламента электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Уставом города Севастополя, законами города Севастополя от 30.04.2014 N 5-ЗС "О Правительстве Севастополя", от 30.04.2014 N 6-ЗС "О системе исполнительных органов государственной власти города Севастополя", от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя" в целях обеспечения учета, хранения и использования документов в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя с использованием системы электронного документооборота

1. Внести в Регламент электронною документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя, утвержденный распоряжением Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 N 65-РГ следующие изменения:

1.1. Абзац шестнадцатый пункта 1.3 изложить в следующей редакции:

"участники электронного взаимодействия - юридические лица и/или их структурные подразделения, осуществляющие обмен информацией в электронной форме в СЭД. Участники электронного взаимодействия подразделяются на три категории: Исполнительные органы государственной власти города Севастополя (01); органы местного самоуправления в городе Севастополе (02); организации, подведомственные исполнительным органам государственной власти города Севастополя (03). В каждой Категории участники электронного взаимодействий систематизируются в соответствии с перечнем индексов. Перечень индексов в первой категории участников электронного взаимодействия определен в приложении N 1 к настоящему Регламенту. Перечни индексов участников электронного взаимодействия второй и третьей категории и порядок формирования номера определяются Главным управлением информатизации и связи города Севастополя с учетом требований пункта 1.14 настоящего Регламента;".

1.2. Абзацы двадцать второй - двадцать третий пункта 1.3 изложить в следующей редакции:

"временное хранение документов Архивного фонда города Севастополя - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством;

архивный фонд - совокупность архивных документов, созданных в деятельности организации;".

1.3. Пункт 1.10 изложить в следующей редакции:

"1.10. Настоящий Регламент используется для организации работы с документами:

- входящими;

- исходящими;

- внутренними;

- иными документами, срок хранения которых не превышает пяти лет.

При определении видов документов, создание, хранение и использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов, следует руководствоваться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя осуществляется в форме электронных документов, указанных в приложении N 2 к настоящему Регламенту.".

1.4. Пункт 1.11 дополнить абзацем следующего содержания:

"- правовые акты Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя (за исключением распоряжений Губернатора города Севастополя о командировании лиц, замещающих государственные должности города Севастополя и должности государственной гражданской службы города Севастополя, согласование которых осуществляется с применением СОД с использованием КЭП).".

1.5. Дополнить пунктом 1.14 следующего содержания:

"1.14. Формирование структуры регистрационного номера документа осуществляется на основе значений, включенных в СЭД, с установлением следующей последовательности элементов регистрационного номера:

- порядковый помер в течение делопроизводственного года;

- индекс участника электронного взаимодействия по перечню индексов и л деке дела по номенклатуре;

- документационный поток: входящий документ (01), исходящий документ (02), внутренний документ (03);

- текущий делопроизводственный год.

Составные части регистрационного индекса отъединяются друг от друга при помощи косой черты.

Например:

355/01-02-01.2-15/01/18,

где: 355 - порядковый номер в течение делопроизводственного года;

01-02-01.2-15 - индекс исполнительного органа согласно перечню индексов первой категории участников электронного взаимодействия (приложение N 1 к настоящему Регламенту) и индекс дела по номенклатуре;

01 - обозначение документационного потока входящих документов;

18 - текущий делопроизводственный год.".

1.6. Заголовок раздела 5 изложить в следующей редакции:

"5. Порядок внесения изменений в СЭД, связанных с изменениями в структуре, штатном расписании исполнительных органов, приемом, увольнением, переходом на другую должность работников, правами пользователей, назначением замещающих лиц";

1.7. Абзац двадцать пятый пункта 7.4 дополнить предложением следующего содержания: "Незаверенные копии электронных документов не подлежат отправке адресату.".

1.8. Раздел 10 изложить в следующей редакции:

"10. Формирование перечня документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в форме электронных документов

10.1. Исполненные электронные документы формируются в электронные дела.

10.2. Электронные дела создаются, систематизируются и индексируются в СЭД в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение, использование которых в исполнительном органе осуществляется в форме электронных документов (далее - Перечень ЭД).

10.3. Перечень ЭД разрабатывается на основании номенклатуры дел, согласованной Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее ЦЭПК) Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

10.4. Разработка Перечня ЭД осуществляется службой делопроизводства исполнительного органа или работниками, отвечающими за делопроизводство в Структурных подразделениях исполнительного органа.

10.5. Разработка Перечня ЭД осуществляется в соответствии с Перечнем документов, создание, хранение и использование которых в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя осуществляется в форме электронных документов, казанным в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

10.6. Сроки хранения документов, установленные Перечнем ЭД и указанные в номенклатуре дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях.

10.7. Перечень ЭД оформляется в соответствии с приложением N 3 к настоящему Регламенту на бумажном носителе в четырех экземплярах:

- первый экземпляр - хранится в службе делопроизводства исполнительного органа и приобщается к номенклатуре дел;

- второй экземпляр - передается в архив исполнительного органа;

- третий экземпляр - приобщается к документам ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;

- четвертый экземпляр - направляется в Главное управление информатизации и связи города Севастополя с приложением файла, содержащего Перечень ЭД, в формате docx.

10.8. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 - индекс по номенклатуре, графа 2 - вид документа, графа 3 - срок хранения документа, графа 4 - номер статьи по перечню и/или ссылка на иной нормативный акт, которым установлен срок хранения, в случае, если срок хранения установлен протоколом экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа, ссылка на дату и номер протокола.

10.9. Перечень ЭД утверждается руководителем исполнительного органа после согласования ЭК исполнительного органа и ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

После утверждения Перечня ЭД в графе "Примечание" номенклатуры дел в отношении документов, включенных в Перечень ЭД, делается обязательная отметка "ЭД".

По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

10.10. После утверждения Перечень ЭД передается исполнительным органом в Главное управление информатизации и связи города Севастополя для перенесения в СЭД. Главное управление информатизации и связи города Севастополя в носит изменения в СЭД только при наличии согласования Перечня ЭД ЦЭПК Управления архивным делом в городе Севастополе Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

Внесение изменений и дополнений в Перечень ЭД осуществляется исполнительным органом - разработчиком Перечня ЭД.

Согласование и утверждение изменений и дополнений Перечня ЭД осуществляется в соответствии с процедурой согласования и утверждения Перечня ЭД, указанной в п. 10.9 настоящего Регламента.".

1.9. В пунктах 14.1 и 14.5 слова "приложения N 2 и N 3" заменить словами "приложения N 4 и N 5".

1.10. Дополнить новыми приложениями N 1 и N 2 в соответствии с приложениями N 1 и N 2 к настоящему распоряжению.

1.11. Приложения N 1, N 2 и N 3 считать приложениями N 3, N 4 и N 5 соответственно.

2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор города Севастополя

Д.В. Овсянников